電子檔案管理論文精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理論文范文
南江水庫作為浙江省東陽市的大（2）型水利樞紐工程，已經(jīng)有40多年的歷史，產(chǎn)生了豐富多樣的紙質(zhì)檔案。隨著辦公自動(dòng)化的推行，水庫的電子文檔管理勢(shì)在必行，檔案工作者也面臨著一項(xiàng)新課題。這是一個(gè)新生事物，其管理比傳統(tǒng)檔案管理要復(fù)雜得多，目前尚處于探索階段。在信息社會(huì)中，電子文件大量產(chǎn)生，在單位文件流轉(zhuǎn)中比重日益增加，但電子文件歸檔管理的基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，電子文件歸檔管理意識(shí)、制度建設(shè)以及安全維護(hù)也有待加強(qiáng)。
2電子文件及其特點(diǎn)
1）電子文件需要借助一定的設(shè)備與軟件。電子文件具有數(shù)字性，它的存在需要特定的設(shè)備與軟件，這個(gè)設(shè)備與軟件將直接影響電子文件的質(zhì)量。
2）電子文件可以實(shí)行共享。電子文檔與紙質(zhì)文檔最大的區(qū)別在于它可以實(shí)行數(shù)字化的共享，無空間、時(shí)間與次數(shù)的限制，實(shí)現(xiàn)效率的最大化。
3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的盛行，電子文檔保存存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰(zhàn)。
4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還存在技術(shù)壽命的問題。紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對(duì)比較穩(wěn)定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時(shí)間也不會(huì)損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺(tái)支撐，需要隨著技術(shù)的升級(jí)不斷轉(zhuǎn)錄，否則不但可能產(chǎn)生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內(nèi)就壽命終結(jié)。
3電子文件對(duì)檔案工作的意義
1）工作介質(zhì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案工作介質(zhì)是紙質(zhì)，而隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，特別是無紙質(zhì)化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，電子文件形成后可以更新到辦公系統(tǒng)中，供相關(guān)人員查閱。
2）整理方法發(fā)生變化。分類歸檔是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，檔案可以通過人工輸入的方式進(jìn)行錄入，也可以借助計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理功能，如掃描等進(jìn)行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。
3）鑒定和利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，其原始性、真實(shí)性可通過分析領(lǐng)導(dǎo)簽字、用印等進(jìn)行直觀判斷，差錯(cuò)概率??；而電子文件則需要通過分析文件生成時(shí)間、版本號(hào)、操作權(quán)限等元數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現(xiàn)被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時(shí)效也得到極大的提高；同時(shí)，信息的保密和保真也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
4實(shí)行電子檔案管理的措施
4．1重視電子檔案管理的建設(shè)盡管電子文檔在我國各個(gè)領(lǐng)域都已出現(xiàn)，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視電子檔案的建設(shè)，成立專門電子檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行大力的宣傳，提高整體人員的認(rèn)知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)。只有各部門、各層面齊心協(xié)力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。
4．2解決電子檔案的技術(shù)問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲(chǔ)，因此檔案工作人員應(yīng)及時(shí)做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，如負(fù)責(zé)人的簽署手續(xù)、移交手續(xù)等，再對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理，不能輕易改變?cè)紨?shù)據(jù)的特性，以保證電子檔案的真實(shí)性。因?yàn)殡娮訖n案的技術(shù)處理，將是電子檔案有效進(jìn)行存儲(chǔ)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關(guān)部門應(yīng)引進(jìn)相關(guān)技術(shù)與技術(shù)人員，對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，才能很好地解決這個(gè)問題。
4．3健全電子檔案的管理機(jī)制在技術(shù)上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護(hù)、電子檔案的利用等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，按照一定的流程進(jìn)行管理，使整個(gè)電子檔案的管理能夠統(tǒng)一化、有序化。在電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)制訂一定的規(guī)章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責(zé)權(quán)。目前南江水庫設(shè)有檔案室，里面有文書、財(cái)務(wù)、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設(shè)的過程中，應(yīng)該明確責(zé)權(quán)、專人負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)分工，這樣才能有序的進(jìn)行工作開展。
4．4加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情形下，檔案工作管理者應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，掌握電子文件管理的技術(shù)。檔案人員要適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的形勢(shì)，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)諸如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)技術(shù)等的學(xué)習(xí)，使先進(jìn)的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
5結(jié)語
第2篇：電子檔案管理論文范文
1.電子檔案管理工作機(jī)制不健全
首先，當(dāng)前電子檔案管理工作雖然對(duì)檔案管理軟件、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式、定期更新備份等工作內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)定，但是對(duì)檔案的重要性劃分不是很清晰，哪些檔案應(yīng)當(dāng)形成介質(zhì)檔案，哪些檔案應(yīng)當(dāng)用什么載體進(jìn)行保存等等細(xì)節(jié)問題沒有給出明確的規(guī)定，沒有統(tǒng)一的操作、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致電子檔案管理混亂，出現(xiàn)只有信息錄入者才能找到相關(guān)內(nèi)容，而其他人檔案管理人員一頭霧水的現(xiàn)象。其次，電子檔案管理工作存在一定的漏洞，主要表現(xiàn)在電子檔案信息的真實(shí)性容易受到破壞，檔案的完整性難以保證。在將紙質(zhì)檔案錄入到電子載體的過程中，由于檔案管理人員工作失誤或者是電子介質(zhì)出現(xiàn)問題導(dǎo)致檔案信息失真、不全，并且電子檔案存儲(chǔ)的形式多樣，流動(dòng)性相對(duì)較強(qiáng)，在處理過程中極容易出現(xiàn)信息丟失、缺損的現(xiàn)象出現(xiàn)。
2.忽視了電子檔案管理的安全性
當(dāng)前大多數(shù)的檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的安全性認(rèn)識(shí)程度不高，在實(shí)際中，由于信息全球化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒層出不窮，對(duì)電子檔案的安全性和保密性產(chǎn)生惡劣的負(fù)面影響。隨著病毒變異能力的提高以及黑客技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案在傳輸、共享甚至存放過程中，極有可能會(huì)發(fā)生信息被竊取、數(shù)據(jù)被篡改等問題，電子檔案的真實(shí)性、安全性和保密性無法得到有效的保證。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的對(duì)策
1.健全電子檔案管理的工作機(jī)制要完善
電子檔案管理的目錄體系，要對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、明確的編目，做到查有所依，這樣能夠大大的提高電子檔案查閱和使用的效率。其次，要強(qiáng)化電子檔案的備份管理機(jī)制，提高備份管理工作意識(shí)，制定分批、定期的備份管理工作制度，杜絕因電子介質(zhì)或者是操作失誤帶來的信息丟失等問題。
2.建立綜合素質(zhì)高的檔案管理人員隊(duì)伍
建立綜合素質(zhì)高的檔案管理人員隊(duì)伍要從以下兩個(gè)方面努力。首先，要積極引進(jìn)掌握計(jì)算機(jī)能力和檔案管理專業(yè)技術(shù)的人員，并注重對(duì)這些人員的思想道德和職業(yè)責(zé)任心等軟實(shí)力方面的考核工作。其次，要對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員對(duì)電子檔案管理工作的熱情，強(qiáng)化檔案管理的高度責(zé)任感。
3.提高電子檔案管理設(shè)備的安全性
能在電子檔案管理過程中，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)硬件系統(tǒng)和存儲(chǔ)介質(zhì)的運(yùn)行環(huán)境和保管制度，尤其是要將U盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)放置在通風(fēng)、陰涼處，避免因溫度、濕度過高造成設(shè)備失靈、檔案信息丟失。其次，要提高電子檔案管理設(shè)施設(shè)備的安全性，對(duì)U盤、光盤要嚴(yán)格進(jìn)行病毒查殺操作，避免在檔案?jìng)鬟f過程中由于存儲(chǔ)介質(zhì)的木馬病毒造成檔案信息失真。
三、結(jié)語
第3篇：電子檔案管理論文范文
關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施
0引言
電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。
1電子檔案的優(yōu)越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。
1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。
1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。
2電子檔案的整理、開發(fā)和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。
3規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施
3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2設(shè)置專門場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。
4結(jié)語
電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻(xiàn)：
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第4篇：電子檔案管理論文范文
通過對(duì)銀行業(yè)務(wù)的分析和歸納，我們得出銀行電子檔案的業(yè)務(wù)需求主要包括下述幾種業(yè)務(wù)應(yīng)用模式：
1.1歸檔和審計(jì)各部門在業(yè)務(wù)辦理過程形成的各種有保存價(jià)值或能反映業(yè)務(wù)過程的電子、紙質(zhì)文件，利用掃描、識(shí)別、分類等方式整理后存入內(nèi)容管理系統(tǒng)，便于審計(jì)和參考。
1.2電子影像管理結(jié)合銀行具體的業(yè)務(wù)處理，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)電子化后同業(yè)務(wù)管理流程結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)各種資料的管理，實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用和共享，支持風(fēng)險(xiǎn)控制和會(huì)計(jì)稽核。
1.3內(nèi)容驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)處理針對(duì)以內(nèi)容作為業(yè)務(wù)辦理驅(qū)動(dòng)的各種銀行業(yè)務(wù)，內(nèi)容管理提供對(duì)關(guān)鍵非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全生命周期的管理，并與其它應(yīng)用系統(tǒng)充分集成，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容數(shù)據(jù)需求的實(shí)時(shí)響應(yīng)或在內(nèi)容管理應(yīng)用體系上完成業(yè)務(wù)的全部流程。1.4Web內(nèi)容管理作為信息門戶的后臺(tái)支持，提供來自不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同部門的各種應(yīng)信息的存儲(chǔ)，并支持內(nèi)容前的格式轉(zhuǎn)換與預(yù)處理以及后的歸檔。
2系統(tǒng)設(shè)計(jì)
本文通過以電子檔案管理為中心，以內(nèi)容管理為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的平臺(tái)，搭建一個(gè)統(tǒng)一視圖的電子檔案管理應(yīng)用程序，通過檔案管理平臺(tái)的外部接口，把各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子檔案集成到這個(gè)平臺(tái)中。電子檔案管理系統(tǒng)提供的功能
2.1掃描錄入影像掃描、質(zhì)量檢查(含圖像優(yōu)化)、要素的輸入(索引項(xiàng)的建立)。掃描錄入工作一般在業(yè)務(wù)辦理/點(diǎn)完成。影像的掃描要求支持不同檔次的掃描設(shè)備，可以兼容平板掃描儀設(shè)備、高速掃描儀設(shè)備。支持在圖像質(zhì)量檢查前，對(duì)圖像的質(zhì)量?jī)?yōu)化處理，如去黑邊，對(duì)比度、亮度調(diào)整、圖像加批注、加水印等。批注主要在影像審批過程中使用，而水印是一個(gè)可選功能主要是防止篡改。索引要素與影像的關(guān)聯(lián)。采用手工錄入索引要素方式，實(shí)現(xiàn)影像與索引、具體業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)。影像掃描后存放在傳輸?shù)木彺嫫髦?，需要?jīng)過質(zhì)檢步驟才能上傳。
2.2影像傳輸為掃描后的圖像以及相關(guān)的要素從網(wǎng)點(diǎn)傳輸?shù)胶蠖朔?wù)器提供高效、穩(wěn)定、安全的傳輸路徑。一般影像傳輸應(yīng)該有實(shí)時(shí)和異步傳輸兩種功能，可以支持不同的帶寬。傳輸服務(wù)器的主要功能是未經(jīng)過質(zhì)檢的影像數(shù)據(jù)緩存、經(jīng)過質(zhì)檢的影像隊(duì)列傳輸。傳輸服務(wù)器自身的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改傳輸服務(wù)中的內(nèi)容。傳輸過程應(yīng)該提供安全保障功能，要求有效防止傳輸密碼的泄漏、防止影像在傳輸過程中被竊取和篡改。傳輸優(yōu)先級(jí)控制，即在影像掃描時(shí)加入優(yōu)先級(jí)選項(xiàng)。傳輸服務(wù)的監(jiān)控功能，可以通過終端交易查詢當(dāng)前傳輸任務(wù)狀態(tài)，管理員可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整隊(duì)列優(yōu)先級(jí)。緩存功能，即對(duì)于已經(jīng)傳輸?shù)接跋穹?wù)器的圖像做短期緩存，即保留2至3天的備份，超出緩存期限的，傳輸服務(wù)器自動(dòng)清除。當(dāng)網(wǎng)點(diǎn)有查詢需求時(shí)，先從傳輸服務(wù)取圖像，若圖像已經(jīng)被批注或本地緩存已經(jīng)過期，則從服務(wù)器獲取。
2.3影像存儲(chǔ)、調(diào)閱為影像數(shù)據(jù)提供存儲(chǔ)及索引管理功能，性能要求高。為影像數(shù)據(jù)提供存儲(chǔ)組織管理、索引維護(hù)、調(diào)閱檢索等功能。影像服務(wù)器的業(yè)務(wù)要求如下：實(shí)時(shí)接受各業(yè)務(wù)辦理網(wǎng)點(diǎn)上傳的影像文件，并且實(shí)施存儲(chǔ)、索引化。完成存儲(chǔ)以及索引化后，通過調(diào)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，更新業(yè)務(wù)系統(tǒng)中圖像已到達(dá)的狀態(tài)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過影像服務(wù)提供的影像調(diào)閱接口，調(diào)閱顯示業(yè)務(wù)相關(guān)的影像。同時(shí)該調(diào)閱接口提供影像修改能力，如影像批注。由于影像服務(wù)系統(tǒng)屬于事中系統(tǒng)，為保證其性能需要對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。當(dāng)一筆業(yè)務(wù)完成以后，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起歸檔動(dòng)作。
2.4工作流系統(tǒng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)特征提供業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)功能。為構(gòu)建基于檔案管理系統(tǒng)之上的各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了公用的工作流管理及運(yùn)行服務(wù)，用以實(shí)現(xiàn)作業(yè)任務(wù)在不同業(yè)務(wù)人員之間的自動(dòng)調(diào)度與流轉(zhuǎn)，以及通過相應(yīng)的接口動(dòng)態(tài)控制這一流轉(zhuǎn)過程。
3結(jié)束語
第5篇：電子檔案管理論文范文
一、企業(yè)信息集成系統(tǒng)下的檔案工作
現(xiàn)代企業(yè)的社會(huì)化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動(dòng)密集型走向自動(dòng)化、程序化。計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的方方面面。計(jì)算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)品的輔助設(shè)計(jì)(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數(shù)控編程(CAPP)，計(jì)算機(jī)參與企業(yè)管理系統(tǒng)的制作文件、統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)處理，進(jìn)而發(fā)展到把集合3C的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)與有關(guān)人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷的管理信息系統(tǒng)(MIS)和制造資源計(jì)劃系統(tǒng)(MRP)等組合在一起的企業(yè)信息集成系統(tǒng)。
置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。
首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。
其次是企業(yè)檔案的分類變化。舊有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。
此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收做為對(duì)其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了。“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時(shí)無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過程中，要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)、加工過程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。
為企業(yè)活動(dòng)提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變。掌握一般的計(jì)算機(jī)操作只是對(duì)企業(yè)檔案工作者的初級(jí)要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時(shí)掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程。一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)。做到把正確的信息，在正確的時(shí)間，以正確的方式，傳遞給正確的對(duì)象。要達(dá)到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者;檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。
二、電子商務(wù)活動(dòng)中的檔案工作
何為“電子商務(wù)”呢?電子商務(wù)即通過電子手段完成整個(gè)商品貿(mào)易活動(dòng)的過程。也就是通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)從原材料的查詢、采購、產(chǎn)品的展示、定購，到出品儲(chǔ)運(yùn)以及電子支付等一系列貿(mào)易活動(dòng)。電子商務(wù)強(qiáng)調(diào)的是在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)環(huán)境下，把買家、賣家、廠商和合作伙伴在因特網(wǎng)(Intemet)、企業(yè)肉部網(wǎng)、和企業(yè)外部網(wǎng)結(jié)合起來的應(yīng)用。電子商務(wù)的核心內(nèi)容是信息的互相溝通和交流。
第6篇：電子檔案管理論文范文
當(dāng)今對(duì)于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論電子檔案安全管理。
對(duì)于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來保障文件檔案的安全。但對(duì)于電子檔案，卻還沒有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題。
電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。
防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障,是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看,防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過濾任務(wù),還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進(jìn)行訪問控制規(guī)則設(shè)置，保證通過網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制，同時(shí)，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。
另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)(Pointof Service,POS)之間，以及存在不同安全等級(jí)的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)(Virtual Local Arca Network,VLAN)劃分等安全訪問控制措施。
第7篇：電子檔案管理論文范文
1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設(shè)計(jì)人員按時(shí)提交完整、準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)圖紙，歸檔率較低。而數(shù)字檔案采用網(wǎng)上收集方式，從電力工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)開始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，可以對(duì)數(shù)字檔案的工作流程進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)行網(wǎng)上采集、自動(dòng)歸檔，歸檔率達(dá)到100%。數(shù)字檔案采集可以實(shí)現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生和形成過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控，并能及時(shí)獲取檔案。
2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費(fèi)力耗時(shí)。數(shù)字檔案的整理過程則是在數(shù)字檔案管理平臺(tái)上進(jìn)行的，管理人員按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)判定電子文檔本身、運(yùn)行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強(qiáng)。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復(fù)雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和整理工作流程。
3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對(duì)數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策
1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號(hào)、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級(jí)和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級(jí)和權(quán)限劃分規(guī)則，對(duì)全部電子檔案進(jìn)行密級(jí)和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫的自動(dòng)安全管理。
第8篇：電子檔案管理論文范文
只有通過對(duì)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對(duì)新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析
（一）社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長迅速
我國社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家****行動(dòng)計(jì)劃(2011-2012年)》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃
近幾年來，國內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。
（三）負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散
第9篇：電子檔案管理論文范文
關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)技術(shù)；電子檔案管理
信息時(shí)代人們進(jìn)行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主,由于其生成簡(jiǎn)便、傳送迅速,必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息,對(duì)于其中具有保存和利用價(jià)值的數(shù)字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生,使信息的存儲(chǔ)方式發(fā)生了深刻變革,由此建立和完善電子檔案庫就成為必然,就是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實(shí)現(xiàn)方便快捷的資源共享。
一、電子檔案庫的組成和特點(diǎn)
1.組成:(1)用戶終端。電子檔案庫應(yīng)具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡(jiǎn)便、界面友好的用戶終端,使查閱手段簡(jiǎn)單化,提高資料的利用率。(2)通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎(chǔ),只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,才能實(shí)現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機(jī)服務(wù)擴(kuò)大使用范圍。(3)數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲(chǔ)存,由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn),通過聯(lián)機(jī)服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檢索系統(tǒng),是關(guān)系到電子檔案庫正常運(yùn)行的關(guān)鍵。
2.特點(diǎn):(1)管理對(duì)象數(shù)字化。隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案管理對(duì)象將轉(zhuǎn)向以機(jī)讀檔案一一存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對(duì)象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。傳統(tǒng)檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術(shù)在辦公、控制、科研等各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案信息將以圖像、動(dòng)畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。(3)檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。信息技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。機(jī)讀文件和機(jī)讀檔案將大量出現(xiàn),使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫為主,檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進(jìn)行。(4)工作方式計(jì)算機(jī)化。管理對(duì)象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計(jì)算機(jī)化。沒有計(jì)算機(jī)及一些必要的輔助設(shè)備機(jī)讀檔案就無法存取、管理、傳遞和開發(fā)利用。(5)檔案信息服務(wù)模式用戶中心化。用戶通過網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前,就可對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務(wù)。
二、信息時(shí)代電子檔案管理應(yīng)解決的問題
1.抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)
計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進(jìn)入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用這些技術(shù)可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西,包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料,把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善地保存起來。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時(shí)也是保護(hù)檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來看,系統(tǒng)處理對(duì)象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。今后一段時(shí)期,檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。
2.加強(qiáng)電子檔案庫的研究和建設(shè)
電子檔案庫有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取,存儲(chǔ)和管理,檔案信息分發(fā)技術(shù),信息安全和權(quán)益管理,支持和實(shí)現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中己有許多成熟的技術(shù),同時(shí)也有許多有待進(jìn)一步研究的新課題。加強(qiáng)電子檔案庫的建設(shè),目的是實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)和共享,提高利用率,有效緩解人員、資金、存儲(chǔ)空間緊張等問題。有利于各級(jí)各類檔案、圖書、情報(bào)、信息中心等部門朝有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。超級(jí)秘書網(wǎng)
3.促進(jìn)和推動(dòng)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案信息載體的多媒體化,是檔案信息載體發(fā)展進(jìn)程中的一種必然趨勢(shì)特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開發(fā)利用,使檔案信息存儲(chǔ)向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。CD-ROM光盤以其存儲(chǔ)量大、檢索速度快、使用查找方便、人機(jī)界面具有圖文并茂的特點(diǎn),很易于代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。利用多媒體技術(shù)可以對(duì)文書檔案、科技檔案、專門檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理,并能很方便地進(jìn)行有關(guān)圖形、圖像的存儲(chǔ)、顯示和打印,特別是能夠?qū)n案庫中保存的檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存與管理,以保護(hù)檔案原件,并可對(duì)某些因時(shí)間太長而破損的重要的歷史檔案原件,利用多媒體計(jì)算機(jī)的編輯功能進(jìn)行存儲(chǔ)、修補(bǔ)和復(fù)原,以提高檔案信息的管理能力?？梢越⒁粋€(gè)多媒體檔案信息管理系統(tǒng),把各種媒體有機(jī)地結(jié)合起來,改善檔案信息的表示方法,使其輸入輸出盡量按人類最習(xí)慣自然的方式進(jìn)行人機(jī)界面直觀、友好,即使完全不懂計(jì)算機(jī)的用戶,也能通過屏幕模擬按鍵進(jìn)行操作。
