大數(shù)據(jù)下醫(yī)院信息化檔案建設(shè)淺析

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摘要：伴隨著我國社會發(fā)展速度的加快，人們已進(jìn)入信息化時代，信息技術(shù)進(jìn)入生活及工作的方方面面。醫(yī)院檔案管理信息化已成必然，想要實現(xiàn)信息技術(shù)融合、高效檔案管理，首先要明確檔案管理工作中存在的問題，如管理制度尚未完善、工作人員欠缺素養(yǎng)、管理模式落后、思想上不重視。針對這些問題，應(yīng)從轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、做好信息化建設(shè)、加強(qiáng)信息化管理、加大人才培養(yǎng)力度等方面著手，實現(xiàn)檔案管理信息化，創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理效率及效果。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；信息化；檔案管理

0前言

檔案屬于醫(yī)院重要資源之一，包含基建、財務(wù)、醫(yī)療、人事、病歷等資料，其管理質(zhì)量在一定程度上反映著醫(yī)院整體管理水平。檔案管理可在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮極其重要的作用，可輔助醫(yī)院有效挖掘各種可用資源，增加醫(yī)院資源，減輕醫(yī)院的資源壓力。檔案管理是醫(yī)院管理中較特殊的一種管理工作，記錄的主要內(nèi)容為醫(yī)院人事問題。在現(xiàn)代化背景下，各種科技在管理工作中的應(yīng)用，提升醫(yī)院管理的效率及效果，同時也提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。醫(yī)院需與時俱進(jìn)，在檔案管理中積極引入新技術(shù)，積極發(fā)揮新技術(shù)價值，輔助醫(yī)院更好地進(jìn)行各項管理工作。但現(xiàn)今我國多數(shù)地區(qū)依然采用傳統(tǒng)檔案管理方法，雖有一定的管理效果，但表現(xiàn)更突出的是管理中存在的各項問題，如工作效率低下、工作質(zhì)量無法保障等。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理信息化已成為必然，如何在醫(yī)院檔案管理工作中有效融入信息技術(shù)成為重點(diǎn)研究內(nèi)容，更是檔案管理創(chuàng)新、改革的關(guān)鍵。

1檔案管理中存在的問題

1.1管理制度尚未完善

醫(yī)院的檔案數(shù)量非常多，且檔案類型相對復(fù)雜，涉及多個領(lǐng)域、多個方面。在傳統(tǒng)管理體系下，相應(yīng)的管理制度無法滿足檔案管理要求，分管檔案的部門比較多，各個部門有對應(yīng)的工作模式、檔案風(fēng)格以及檔案類型，導(dǎo)致整個單位的檔案類型十分復(fù)雜，且格式不統(tǒng)一，從而導(dǎo)致加大檔案管理人員的工作壓力，還會造成檔案管理效率下降。在這種情況下，檔案管理制度難以充分落實，檔案管理人員無法按規(guī)章制度工作，導(dǎo)致制度成為表面文章。管理制度不完善還會導(dǎo)致其它問題，各個部門無法就檔案管理這一工作進(jìn)行及時、有效溝通，難以在短時間內(nèi)進(jìn)行信息工作有效對接，難以規(guī)范檔案格式[1]。且在傳統(tǒng)管理模式下，各個部門因涉及較多的檔案緣故，難以保證檔案管理工作不出錯，無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性與安全性，對檔案管理效果造成直接影響，甚至導(dǎo)致檔案內(nèi)信息無效，成為不具法律價值的無用檔案。

1.2工作人員素養(yǎng)欠缺

受傳統(tǒng)管理模式影響，單位并未明確工作人員的計算機(jī)技術(shù)要求，也沒有要求工作人員具備相應(yīng)的計算機(jī)能力，并未認(rèn)識到計算機(jī)技術(shù)參與檔案管理的優(yōu)越性與積極性，所以部分單位的檔案管理方法比較傳統(tǒng)[2]。部分單位已認(rèn)識到計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要作用，積極引入計算機(jī)技術(shù)，但因工作人員的計算機(jī)技術(shù)掌握情況參差不齊，所以檔案管理是傳統(tǒng)紙質(zhì)管理與計算機(jī)管理混用模式，但傳統(tǒng)紙質(zhì)管理更重要，計算機(jī)成為輔助管理方法。在傳統(tǒng)管理模式下，工作人員難以在短時間內(nèi)完成較多檔案的歸類及整理等工作，工作效率低下，部分檔案甚至?xí)悠谔幚恚y以在第一時間發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行處理、難以完善檔案管理工作，只能進(jìn)行簡單匯總、歸類以及整理等工作。且單位多數(shù)工作人員并非專業(yè)出身，并不了解檔案管理工作的重要性，也沒有第一時間應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)工作，新鮮力量的實際輸入量較少，多數(shù)工作人員年紀(jì)較大，甚至有部分工作人員認(rèn)為檔案管理部門是養(yǎng)老部門，檔案管理工作比較懈怠，也不愿學(xué)習(xí)計算機(jī)等新型技術(shù)，導(dǎo)致單位檔案管理始終停滯不前。

1.3管理模式落后

檔案管理模式落后也是醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題，這一問題直接影響檔案管理整體效果及整體質(zhì)量。檔案管理工作相對復(fù)雜，這與單位的檔案管理類型、涉及內(nèi)容較多、工作量較大等存在直接關(guān)系。這一現(xiàn)象導(dǎo)致工作人員存在較大管理壓力，而落后的管理模式無疑會進(jìn)一步加大工作人員的工作壓力，導(dǎo)致工作人員工作期間發(fā)生各種錯誤，最終導(dǎo)致檔案管理成本偏高、檔案移交工作量較大、檔案管理手段不理想，難以充分發(fā)揮檔案管理的價值。部分單位認(rèn)識到計算機(jī)技術(shù)對檔案管理工作的積極影響，也積極引入計算機(jī)技術(shù)，積極進(jìn)行計算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，但因管理模式落后，導(dǎo)致計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢難以充分發(fā)揮[3]。從調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在傳統(tǒng)管理模式下，很多工作人員依然應(yīng)用傳統(tǒng)文件管理方式，但這一管理行為無疑對文件管理投資造成嚴(yán)重負(fù)面影響，不利于文件利用或管理，難以充分發(fā)揮文件的價值，最終導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)效益下降。

1.4思想上不重視

在信息化背景下，想要做好檔案管理工作，必先做好相應(yīng)的計算機(jī)建設(shè)工作。但當(dāng)前部分醫(yī)院工作人員意識較低，認(rèn)為檔案管理工作就是乏味的搬運(yùn)工作。部分醫(yī)院管理體系也有待進(jìn)一步建立健全。導(dǎo)致檔案管理工作跟不上時代的步伐，比如計算機(jī)建設(shè)始終跟不上信息化時代的進(jìn)步，硬件更新速度緩慢或使用傳統(tǒng)老式設(shè)備，資金投入量較少，最終導(dǎo)致檔案管理工作難以深入、有效開展，無法保證檔案管理工作的信息化水平，難以提升檔案管理效率及質(zhì)量。

2大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院信息化檔案建設(shè)策略

2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案信息化建設(shè)

想要創(chuàng)新檔案管理工作，則需第一時間轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對檔案管理工作的重視，從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，深入實際地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性及對單位管理的積極影響。想要轉(zhuǎn)變工作人員的傳統(tǒng)觀點(diǎn)，首先要做好相關(guān)的檔案管理宣傳教育，積極獲取上層領(lǐng)導(dǎo)的支持與認(rèn)可，在上層領(lǐng)導(dǎo)及部門認(rèn)可檔案管理工作的重要性后，增加人力以及物力的投入，通過檔案管理教育活動、在檔案管理部門或單位公共區(qū)域繪制檔案管理解說圖文、帶領(lǐng)工作人員一起了解檔案管理工作等多項措施，提升工作人員對檔案管理的正確認(rèn)識，促使其重視檔案管理工作，配合檔案管理部門進(jìn)行檔案管理工作，改進(jìn)管理效率、管理質(zhì)量與管理效果[4]。之后要創(chuàng)建單位內(nèi)部的綜合檔案室，這一行為主要基于醫(yī)院有較多類型檔案，通過綜合檔案室可讓各個部門將本部門檔案存在其中的對應(yīng)區(qū)域，并在對應(yīng)檔案管理平臺中錄入檔案相關(guān)信息，方便各部門工作人員及時完成檔案收集、匯總工作，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性與全面性，有利于后期檔案管理人員的整理及保管工作，還可讓檔案完整度達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，為單位后期管理工作提供一定輔助與便利，甚至可形成規(guī)范合理的檔案管理流程及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理成為制度性工作與必要性工作，促使單位全體工作人員均能參與檔案管理工作中。

2.2以大數(shù)據(jù)與信息化建設(shè)為依托

想要檔案管理工作契合信息化時代，則需做好相應(yīng)的信息化建設(shè)工作，積極增加硬件與軟件的建設(shè)投入，保證設(shè)備的先進(jìn)、科學(xué)、適宜，規(guī)避設(shè)備跟不上時代這一現(xiàn)象。但因醫(yī)院的檔案管理工作十分繁瑣、復(fù)雜，需要更多專業(yè)人員進(jìn)行工作，單位檔案管理部門需積極引進(jìn)檔案專業(yè)出身、管理技能較強(qiáng)的工作人員，安排這些專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作。這些專業(yè)人員所接受的教育大多符合信息化時代要求，可迅速上手相關(guān)工作，實現(xiàn)檔案管理高效性，迅速解決繁雜、繁多的檔案管理工作。但單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需結(jié)合檔案管理需求，合理分配檔案管理工作，實現(xiàn)崗位明確與職責(zé)明確，避免人手不足或濫竽充數(shù)導(dǎo)致的檔案管理錯誤或檔案管理效果低下等問題。單位還需結(jié)合檔案管理工作的實際需求，積極配備各種輔助管理設(shè)備，比如掃描儀、二維碼等，并將輔助管理設(shè)備公平、公正地分配給每位管理人員，在現(xiàn)有管理效果基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升檔案管理效果，充分實現(xiàn)電子檔案管理信息化，減少不必要的人力、物力資源的浪費(fèi)，節(jié)省檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)。

2.3加強(qiáng)信息化管理

在信息化時代背景下，醫(yī)院需積極進(jìn)行信息化建設(shè)，在建設(shè)完成后積極進(jìn)行信息化管理?？紤]到紙質(zhì)檔案管理耗費(fèi)的時間、精力更多，且這類檔案容易損毀、霉變，難以保證其始終有效，建議充分利用信息技術(shù)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重管理模式。但在雙重管理過程中，應(yīng)以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案核對信息后存放至相應(yīng)儲藏區(qū)域即可，電子檔案不僅需要紙質(zhì)檔案中的詳細(xì)資料，還可結(jié)合后期檔案變化及時修改、補(bǔ)充其中內(nèi)容，提升檔案完整性，改進(jìn)檔案管理效率，實現(xiàn)檔案長久保存的目的。這種管理模式無疑更為高效、準(zhǔn)確，可進(jìn)一步提升檔案管理科技化、現(xiàn)代化以及智能化，還能讓檔案管理工作變得更簡單、高效，有效減輕檔案管理人員的工作壓力以及工作負(fù)擔(dān)，讓工作人員在有限時間內(nèi)完成更多工作，創(chuàng)新檔案管理工作效率。考慮到醫(yī)院具有大量檔案，還需利用信息技術(shù)構(gòu)建信息化管理平臺或檔案數(shù)據(jù)庫，將電子檔案一一錄入管理平臺或數(shù)據(jù)庫中，同時做好備份工作。在統(tǒng)一平臺或數(shù)據(jù)庫中，各部門工作人員可通過本部門的賬號進(jìn)入其中，結(jié)合賬號權(quán)限查詢、閱覽對應(yīng)檔案文件，可有效縮短檔案查詢、閱覽時間，還可第一時間滿足工作人員的工作需求。通過統(tǒng)一平臺或數(shù)據(jù)庫，還可規(guī)范檔案書寫格式、檔案文件內(nèi)容，可讓各部門工作人員按統(tǒng)一格式采集檔案資料或錄入檔案信息，方便檔案管理人員統(tǒng)一整理單位內(nèi)的檔案文件。利用平臺或數(shù)據(jù)庫，各部門人員還可針對檔案內(nèi)容進(jìn)行信息共享、信息交換與信息匯總，且在對應(yīng)平臺或數(shù)據(jù)庫工作，檔案管理安全性更高，還可實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，并完善檔案管理體系。但因網(wǎng)絡(luò)黑客數(shù)量較多，罪行十分猖獗，還需結(jié)合實際情況，為平臺或數(shù)據(jù)庫構(gòu)建安全防火墻，無賬號不得進(jìn)入，保證檔案信息不會流出單位，避免信息流出導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失。

2.4加大人才培養(yǎng)力度

工作人員工作能力低下與綜合素養(yǎng)低下，是導(dǎo)致檔案管理工作效果不佳的主要原因，也是信息技術(shù)難以充分發(fā)揮的主要原因。想要在醫(yī)院中實現(xiàn)信息化檔案管理，則需結(jié)合人才能力展開干預(yù)。首先，單位完善信息化建設(shè)后，需結(jié)合現(xiàn)有計算機(jī)技術(shù)要求與檔案管理信息化手段，安排工作人員進(jìn)行計算機(jī)技能培訓(xùn)，保證工作人員具備相應(yīng)的計算機(jī)技能應(yīng)用能力。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)針對相應(yīng)的硬件與軟件，培養(yǎng)工作人員的應(yīng)用能力與維護(hù)能力，保證工作人員可充分應(yīng)用相應(yīng)硬件及軟件進(jìn)行檔案管理工作。但部分軟件崩潰后會對檔案管理整體工作造成不良影響，并且會導(dǎo)致檔案信息泄露或丟失等多項問題，所以還需保證工作人員具備一定的軟件及硬件維護(hù)能力，保證相應(yīng)軟件及硬件始終高效地開展相關(guān)工作。還需在檔案管理部門設(shè)置相應(yīng)的意見反饋箱，要求工作人員能結(jié)合日常工作期間，及時發(fā)現(xiàn)并記錄檔案管理工作中存在的各項問題，并以不記名形式反饋給檔案管理者，管理者第一時間調(diào)查相應(yīng)問題，制訂問題解決方案，并帶領(lǐng)工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，保證工作過人員均掌握相應(yīng)的檔案管理問題解決能力。單位還需積極創(chuàng)造機(jī)會，安排單位內(nèi)檔案管理人員前往兄弟單位或其它檔案管理工作理想的單位學(xué)習(xí)，開拓其眼界，還可轉(zhuǎn)變其檔案管理理念及思路，充分調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性，促使檔案管理人員積極參與檔案管理工作，積極進(jìn)行檔案管理信息化改革，積極應(yīng)用更先進(jìn)、更合理的信息技術(shù)解決檔案管理工作?？紤]到信息化設(shè)備若操作不當(dāng)會誘發(fā)故障，單位還需引進(jìn)相應(yīng)的信息化維護(hù)檢修人員，該人員必須具備相應(yīng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，及時指導(dǎo)操作不準(zhǔn)確人員改正錯誤、解決操作中存在的問題。在信息化設(shè)備發(fā)生故障后，第一時間解決相應(yīng)問題，保證信息化設(shè)備始終高效運(yùn)行后，維護(hù)信息化設(shè)備的軟件及硬件功能，盡可能消除設(shè)備故障對檔案管理造成的不良影響。若單位已有相應(yīng)的信息化設(shè)備維護(hù)檢修人員，還需結(jié)合工作需求積極進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升該人員的工作能力。在新形勢背景下，檔案管理要求日益升高，管理人員必須具備相應(yīng)的管理知識與業(yè)務(wù)技能，還需具備較好的專業(yè)素養(yǎng)，才能更好地進(jìn)行檔案管理工作。可從以下幾方面，提升檔案管理人員素養(yǎng)：第一，只有專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理工作，才能獲得理想的管理效果，才能提升檔案管理工作的專業(yè)性與有效性。這種專業(yè)人才必須具備檔案管理學(xué)知識、檔案資料保存學(xué)知識、現(xiàn)代管理學(xué)知識、法學(xué)知識、計算機(jī)知識以及公文處理知識等，才能正常開展檔案管理工作；其次，這種專業(yè)人才還需具備認(rèn)真工作、認(rèn)真負(fù)責(zé)、態(tài)度端正、誠實守信、嚴(yán)守紀(jì)律等多項良好品質(zhì)，才能保證日常工作始終能有條不紊地完成；第二，在短時間內(nèi)無專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作時，應(yīng)針對現(xiàn)有進(jìn)行該項工作的工作人員，明確分析其工作流程與工作效率，了解其工作中的不足，結(jié)合分析結(jié)果制訂相應(yīng)的改善方案[5]；第三，在固定工作人員或是招聘了新職工后，還需結(jié)合單位實際情況，完善相應(yīng)的管理制度，明確檔案管理工作流程、工作范圍與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要求工作人員能遵守相應(yīng)規(guī)章制度進(jìn)行日常工作，最大程度上提高管理工作準(zhǔn)確性與及時性。還需構(gòu)建完善的獎懲制度，明確檔案管理工作的考核內(nèi)容與考核指標(biāo)，讓工作人員積極約束自己行為，興致高昂地展開工作。定時進(jìn)行工作考核，為工作考核達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)職工提供物質(zhì)獎勵、精神獎勵，提升職工歸屬感與成就感。若職工工作不積極，需第一時間明確原因，幫助職工解決問題。若始終不能改正，則可考慮進(jìn)行懲處。

3結(jié)語

在信息化時代背景下明確醫(yī)院檔案管理中存在的問題，積極針對相應(yīng)問題制訂有效的解決措施，持續(xù)改進(jìn)檔案管理水平及質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理高效性、科學(xué)性與規(guī)范性，間接提升醫(yī)院整體管理水平非常必要。

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作者:焦華 單位:日照市人民醫(yī)院