電子檔案管理全文(5篇)

摘要:隨著社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)不斷發(fā)展，教育教學(xué)工作也逐漸朝著多元化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。高職學(xué)校作為我國(guó)教育教學(xué)體系中非常重要的一部分，正源源不斷地為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)人才，信息化時(shí)代的到來也為當(dāng)前高職院校的教育教學(xué)以及其他工作帶來了較大的改變，其中值得關(guān)注的便是檔案管理電子信息化，不斷優(yōu)化當(dāng)前高職院校日常教學(xué)與辦公。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，電子檔案管理能夠不斷減輕人工工作量，提高工作效率，本文就關(guān)于當(dāng)前電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析和建議。

關(guān)鍵詞:電子信息;檔案管理;高職院校

當(dāng)前我國(guó)高職院校逐漸朝著多元化、現(xiàn)代化、科學(xué)化方向發(fā)展，教學(xué)方式變化多端，教學(xué)環(huán)節(jié)復(fù)雜多樣。為了更好地進(jìn)行教學(xué)，方便學(xué)院內(nèi)部的教學(xué)以及管理工作，眾多高職院校開始在實(shí)際工作過程中逐步拋去傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式，采用電子文件來作為學(xué)校招生辦學(xué)科研以及工作的信息傳遞途徑。檔案管理在當(dāng)前的高職院校辦學(xué)以及發(fā)展過程中至關(guān)重要，但是不少高職院校仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，并未與當(dāng)前信息化時(shí)代銜接，因此當(dāng)前各大高職院校應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新和改革，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的完善和普及，不斷促進(jìn)高職院校辦學(xué)效率。

一、電子檔案概念及其特點(diǎn)

從電子檔案的原始概念來講，電子文件主要是指在當(dāng)前各個(gè)社會(huì)組織運(yùn)行以及發(fā)展過程中通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)辦公信息及各類數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)傳輸，與傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介相比更具有現(xiàn)代化特點(diǎn)。隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)不斷發(fā)展，各行各業(yè)都進(jìn)行了快步的提升和創(chuàng)新，信息時(shí)代到來使各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都產(chǎn)生著大量的信息和數(shù)據(jù)。檔案管理對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來說都是至關(guān)重要的，每個(gè)企業(yè)都要重視其檔案管理工作，在實(shí)際工作過程中由于檔案管理不到位所造成的利益丟失以及公司損失數(shù)不勝數(shù)，經(jīng)常發(fā)生紙質(zhì)檔案字跡模糊、數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，更是有許多公司在之前的工作過程中，完全沒有重視起檔案管理工作，以至于公司在進(jìn)行決策以及未來展望時(shí)缺乏科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。電子檔案是指在當(dāng)前各個(gè)社會(huì)組織實(shí)踐發(fā)展過程中的眾多有利價(jià)值信息不斷整合而成的電子文件，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有其自身的特殊性。首先，電子檔案作為現(xiàn)代化不斷發(fā)展的信息時(shí)代產(chǎn)物，必須要借助當(dāng)前的現(xiàn)代化信息辦公設(shè)備才能進(jìn)行工作。其次，電子檔案必須要借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的信息設(shè)備來進(jìn)行傳遞，突破了時(shí)間和空間的限制，最后，電子檔案的保存對(duì)于場(chǎng)地要求不高，然而必須要對(duì)保存環(huán)境進(jìn)行系統(tǒng)的建設(shè)和控制。

(一)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)1．不斷提高檔案管理工作效率信息時(shí)代的到來使各行各業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展都產(chǎn)生了較大的改變，運(yùn)用信息技術(shù)處理工作能夠極大地解放人工工作量，與傳統(tǒng)的人工相比有更大的優(yōu)勢(shì)，因此在當(dāng)前高職院校的教學(xué)以及運(yùn)行發(fā)展過程中進(jìn)行電子檔案管理，能夠有效提升學(xué)院內(nèi)部檔案管理的工作效率。以高職院校的檔案數(shù)據(jù)錄入為例，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要專門的工作人員用筆進(jìn)行抄錄，不僅要對(duì)文字進(jìn)行儲(chǔ)存和校對(duì)，還要投入大量的人力、物力、財(cái)力，更無法保證錄入信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。電子檔案管理方式有效改變了這一現(xiàn)狀，利用當(dāng)前不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行收集和儲(chǔ)存，從而使檔案數(shù)據(jù)的錄入變得更加簡(jiǎn)單，使檔案的管理變得更加便捷，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)性和可靠性，這對(duì)于院校龐大的高職院校來說是至關(guān)重要的。2．不斷增強(qiáng)檔案分享效果高職院校的檔案管理工作歸根結(jié)底是要為教學(xué)工作和學(xué)院發(fā)展而服務(wù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，并不能夠在第一時(shí)間對(duì)有關(guān)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行搜索和提取，不僅需要較為繁雜的程序，而且較長(zhǎng)距離的檔案調(diào)動(dòng)還要受到空間和時(shí)間的限制，在調(diào)動(dòng)過程中機(jī)器容易出現(xiàn)遺失或者檔案損傷的情況。電子檔案管理可以有效改變這一現(xiàn)狀，在現(xiàn)在辦公軟件的支持之下，隨時(shí)隨地提取信息和數(shù)據(jù)，不斷提高檔案分享效果。當(dāng)前企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展完全處在透明公開快速的效果，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作息息相關(guān)、相互融合，必須要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的共享。企業(yè)可以結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立起科學(xué)可行的電子檔案管理制度，設(shè)置相關(guān)的公共平臺(tái)，使各個(gè)環(huán)節(jié)各個(gè)部門，都能夠在不同時(shí)間不同地點(diǎn)隨時(shí)隨地提取需要的電子信息，這樣既能夠不斷滿足當(dāng)前人們的工作需求，也能夠減少人們?cè)谒褜ぴ紮n案時(shí)所浪費(fèi)的不必要時(shí)間，極大程度地節(jié)約了勞動(dòng)力以及時(shí)間成本，能夠不斷提高企業(yè)的綜合實(shí)力。3．不斷降低檔案管理成本在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理過程中，紙質(zhì)檔案管理需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，不僅不利于工作效率的提高，反而造成不必要的資源浪費(fèi)，而電子檔案管理方式的出現(xiàn)，便節(jié)約了大量的人力和物力，對(duì)于環(huán)境保護(hù)有著一定的影響，在電子檔案管理工作過程中，僅僅需要一名專業(yè)人才以及一臺(tái)電腦就可完成所有的檔案管理工作，電腦加密的管理形勢(shì)更有助于資料安全性的保障，也可以避免發(fā)生自然災(zāi)害時(shí)造成不必要的材料損壞，可以避免檔案所受到的自然威脅，保證檔案安全。4．不斷提高檔案?jìng)鬟f速度在實(shí)際工作過程中如果需要較大分量的檔案資料，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為例，需要耗費(fèi)大量的人力、物力，突破時(shí)間和距離的障礙。然而當(dāng)前電子檔案管理僅僅需要一個(gè)小小的儲(chǔ)存卡，或者通過軟件進(jìn)行傳輸就可以滿足人們的使用需要。另外在當(dāng)前眾多高職院校的檔案?jìng)鬏斶^程中，如學(xué)生的畢業(yè)環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案管理只能通過郵寄的方式來傳遞信息，經(jīng)常發(fā)生文件丟失現(xiàn)象，電子檔案就能夠保證傳輸速度的高效以及傳輸?shù)陌踩浴?/p>

(二)電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)電子檔案管理雖有一定的時(shí)代性和安全性，也能夠更加方便高職院校的檔案管理工作，然而自身卻仍舊存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，首先是檔案的安全性，電子檔案占據(jù)空間較小，讀寫速度較快，然而一旦電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備損壞或者丟失，那么將會(huì)造成難以估量的后果。此外，在傳統(tǒng)檔案管理過程中，數(shù)據(jù)錄入過程中如果出現(xiàn)錯(cuò)誤非常容易修改，然而電子檔案為了不斷提高工作效率，因此分批量的錄入方式很難對(duì)資料進(jìn)行查找和修改。近些年來我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，作為一項(xiàng)現(xiàn)代化的新領(lǐng)域，每天都有各種各樣的先進(jìn)技術(shù)出現(xiàn)，高職院校進(jìn)行電子檔案管理，通過將信息儲(chǔ)存在不同的媒介上，然而不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)很難保證媒介以及相關(guān)設(shè)備的穩(wěn)定不變，如果未來的信息技術(shù)不斷更新，那么設(shè)備也將會(huì)容易發(fā)生各種各樣的問題。

摘要：電子檔案能夠使檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量大幅度提升，并具有一定的穩(wěn)定性和安全性，因此高職院校推進(jìn)電子檔案管理勢(shì)在必行。但目前高職學(xué)校檔案管理工作中存在著檔案管理制度不夠健全、電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性較強(qiáng)等問題。要改善高職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，必須做到：（一）重視電子檔案管理，提高對(duì)檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)；（二）提高職工對(duì)電子檔案的認(rèn)知，使其對(duì)電子檔案管理高度重視；（三）加強(qiáng)安全管理，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障；（四）健全檔案管理機(jī)制；（五）優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；高職學(xué)校；檔案管理

前言

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展，教育領(lǐng)域逐漸普及了信息技術(shù)。高職學(xué)校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關(guān)的辦公軟件來對(duì)高職學(xué)校學(xué)生的檔案實(shí)行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學(xué)校需要構(gòu)建多個(gè)含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫，通過這個(gè)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫來記錄存儲(chǔ)學(xué)校中教職工以及學(xué)生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學(xué)校的檔案管理工作中，大部分學(xué)校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過這樣的方式來簡(jiǎn)化檔案管理工作，從而提高學(xué)校檔案管理的效率。為了達(dá)到新時(shí)代背景下對(duì)教育事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，各個(gè)高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來對(duì)電子檔案管理的有效方法進(jìn)行深入探索，促進(jìn)高職學(xué)校的良好發(fā)展。

一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學(xué)生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復(fù)雜，同時(shí)，在反復(fù)翻找的過程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡(jiǎn)單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學(xué)生的名字，就能馬上找到該學(xué)生的檔案文件，對(duì)檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡(jiǎn)便，只要確保計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關(guān)操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。

（二）符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況為角度進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)地飛速發(fā)展是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于高職學(xué)校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學(xué)以及多媒體技術(shù)教學(xué)，教師的辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化。在這樣的形勢(shì)下，為了緊跟時(shí)展腳步，使高校的檔案管理符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作能夠和學(xué)校中的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學(xué)校一體化教學(xué)及管理的形成速度。

一、當(dāng)前電子檔案管理中存在的問題

1.有待提高電子檔案管理水平?，F(xiàn)在電子檔案管理還處于初級(jí)發(fā)展階段，檔案管理人員系統(tǒng)化的教育和專業(yè)化培訓(xùn)缺乏，造成了在選購(gòu)軟件時(shí)沒有變別能力，從而影響了現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中充分發(fā)揮作用。

2.電子文檔在管理中的真實(shí)性容易破壞。電子文件具有高度的可變性和分離性，一旦被更改就無法識(shí)別。電子檔案形成后，在工作人員的操作下存貯到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，檔案管理人員和技術(shù)人員共享信息數(shù)據(jù)。這樣，就使得電子檔案便于修改和復(fù)制，沒有正本和副本的差異，也不會(huì)有多次原始稿本記錄的出現(xiàn)，由此形成的電子檔案的原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，文件與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案的原始性和真實(shí)性就無法準(zhǔn)確的確定，這給電子檔案文件的完整性、真實(shí)性以及原始性的保存帶來了很大的難度。

3.電子檔案的安全性存在隱患。在這個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)全球化的時(shí)代，對(duì)于任何人來講，其都可以自由進(jìn)入因特網(wǎng)，在很大程度上造成了大量文件在網(wǎng)絡(luò)的和流轉(zhuǎn)，而且在電子文件傳輸?shù)倪^程中引發(fā)泄密的現(xiàn)象發(fā)生。

4.電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)度綬慢。從某種關(guān)點(diǎn)上看，電子檔案管理的基礎(chǔ)和前提就是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，但一些檔案管理部門只是考慮到本部門的現(xiàn)狀，并沒有從全面利益出發(fā)，協(xié)調(diào)發(fā)展、統(tǒng)籌安排，造成了各行其是的局面，從而阻礙了檔案電子化的發(fā)展。

二、完善電子檔案管理有效對(duì)策

1.加強(qiáng)電子檔案服務(wù)信息反饋系統(tǒng)的建立。做到及時(shí)了解當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息的需求和發(fā)展?fàn)顩r，不斷提高電子檔案信息反饋工作的自覺性，不斷改進(jìn)電子檔案信息服務(wù)工作，并有效提高電子檔案信息化服務(wù)的質(zhì)量。

【摘要】本文主要對(duì)現(xiàn)代電子文件歸檔、電子檔案管理等進(jìn)行探討，基于檔案管理方式與模式創(chuàng)新、系統(tǒng)和技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新等，進(jìn)一步提高文檔和檔案的保存質(zhì)量。通過研究，旨在為相關(guān)檔案歸檔工作提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】電子文件歸檔；檔案管理；新模式

傳統(tǒng)電子文件歸檔和檔案管理工作大多以紙質(zhì)為媒介，通過館藏方式進(jìn)行保管，使用人員可到檔案管理部門進(jìn)行登記調(diào)閱。但在現(xiàn)階段信息化不斷發(fā)展的背景下，電子化已經(jīng)成為文件歸檔和檔案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保證信息資料的完整性、真實(shí)性和保存長(zhǎng)久性。同時(shí)有助于更便捷地利用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)終端等共享和檢索查閱資料，極大地提升了檔案應(yīng)用效率和質(zhì)量，推動(dòng)單位健康、可持續(xù)發(fā)展。

一、電子文件歸檔和電子檔案管理概述

（一）電子文件歸檔方式。電子文件歸檔方式不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔，其在根本上存在顯著差異。一般是在信息承載方式、信息構(gòu)成形式等層面具有明顯區(qū)別。當(dāng)采用電子歸檔方式時(shí)，往往需要建立相應(yīng)的工作模式，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，促使文件整理和歸檔具有自動(dòng)化且具備一定秩序性。同時(shí)還需建立較為完善的歸檔制度，對(duì)不同文件設(shè)置不同保管期限、針對(duì)不同文件標(biāo)注相應(yīng)編碼，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，提高文件歸檔和保管的便利性。應(yīng)當(dāng)對(duì)文件歸檔方式進(jìn)行規(guī)范處理，與紙質(zhì)文件管理相同，通過制定科學(xué)合理的歸檔方法，保障存儲(chǔ)載體適當(dāng)，并朝向程序化方向發(fā)展。在錄入電子文件檔案時(shí)，要注重紙質(zhì)文件良好保存，基于電子文檔與紙質(zhì)文檔共存的管理保存形式，提高文件檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。另外，電子文件歸檔必須要保證信息安全性，則是利用計(jì)算機(jī)安全技術(shù)輔助文件歸檔和儲(chǔ)存過程中的保密性，避免在傳輸或者使用過程中出現(xiàn)泄漏、盜取、篡改等問題，比如可設(shè)置防火墻、權(quán)限訪問等，進(jìn)一步提高文件歸檔的可靠性。

（二）電子檔案管理。對(duì)于電子檔案的管理則要突破傳統(tǒng)管理模式，在文件傳輸、整理、存儲(chǔ)和修改等方面，都與以往管理方法存在較大差異，要求嚴(yán)格按照電子文件的個(gè)性化特征進(jìn)行創(chuàng)新，建立新型檔案管理工作模式。具體措施如下：1.對(duì)電子檔案管理體系進(jìn)行有效完善，針對(duì)電子檔案信息共享和服務(wù)，健全相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施，防范因部門交叉或者個(gè)人因素等導(dǎo)致的資源浪費(fèi)。保證各個(gè)部門能夠在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的同步化，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、耗費(fèi)大量精力等情況。2.注重提高電子網(wǎng)絡(luò)資源的使用效率，利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案實(shí)施集中管理。對(duì)于部分非電子檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容開展統(tǒng)一化數(shù)字轉(zhuǎn)換，形成綜合性電子檔案庫，確保對(duì)文件檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)電子檔案信息發(fā)布與傳遞的順利進(jìn)行。3.為保障電子檔案管理的高效化，還需構(gòu)建完善的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，按照我國(guó)現(xiàn)行法律法規(guī)以及政策要求，明確電子檔案管理流程和范圍，并限定保存期限，規(guī)范歸檔格式、集中報(bào)送方法、查詢和利用環(huán)節(jié)等，適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。

二、電子文件歸檔和電子檔案管理新模式

摘要：?jiǎn)诬壷齐娮訖n案歸檔的成功實(shí)踐，不再將紙質(zhì)電子文檔與電子文件分別保存，降低了歸檔及管理成本，提升了電子文件管理效率。本文分析了電子文件歸檔的基本原則及實(shí)踐探索中的成功經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)下一步電子文件歸檔及電子檔案管理的發(fā)展方向及重點(diǎn)提出展望和預(yù)期，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔；電子檔案管理；單軌制概述

電子文件是指數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境中產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依托計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。從電子文件的概念可知，電子文件不僅涵蓋與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的圖形、圖像及文本電子文件，也包括視音頻電子文件，還包括軟件程序及其衍生的電子文件。近年來，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展以及信息技術(shù)的應(yīng)用，高等院校電子文件數(shù)量龐大，類型多樣，做好電子文件的歸檔和管理意義重大。為此，國(guó)家檔案局陸續(xù)出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》《電子檔案管理基本術(shù)語》等，為高等院校電子檔案歸檔及管理提供了制度保障。單軌制電子檔案歸檔的成功實(shí)踐，不再將紙質(zhì)電子文檔與電子文件分別保存，降低了歸檔及管理成本，提升了電子文件管理效率。

1電子文件歸檔原則

1.1區(qū)別性對(duì)待。電子文件的渠道不同、格式不同，對(duì)其收集歸檔的方式和方法也存在較大的差異性，需要針對(duì)不同類型的電子文件進(jìn)行差異化、區(qū)別對(duì)待。

1.2原始性保持。電子文件與相應(yīng)的軟件、硬件環(huán)境密不可分，其生成、流轉(zhuǎn)、使用都離不開相應(yīng)的介質(zhì)，但在收集、整理和后期的利用過程中應(yīng)始終保持電子文件的原始性，不能因?yàn)橥饨畿浻布h(huán)境的改變而改變電子文件的格式、內(nèi)容，保證電子文件的真實(shí)性。

1.3可讀性延續(xù)。文字、圖表、視音頻等電子文件收集歸檔后，會(huì)隨著存儲(chǔ)介質(zhì)環(huán)境的改變而發(fā)生變化，這就要求電子文件的歸檔要始終保持其可讀性，以實(shí)現(xiàn)電子文件的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。