出席會(huì)議邀請(qǐng)函精選(九篇)

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第1篇：出席會(huì)議邀請(qǐng)函范文

供應(yīng)商年會(huì)邀請(qǐng)函模板

致：尊敬的各供應(yīng)商

您好!感謝百忙之中閱讀此邀請(qǐng)函。

承蒙貴公司一直以來(lái)的鼎力支持，我公司的業(yè)績(jī)才能蒸蒸日上。為此，特向貴公司同仁致以真誠(chéng)的感謝!

新年將臨，為感謝廣大員工的辛勤工作，我司謹(jǐn)定于XXXX年XX月XX日舉行XXXX年新春晚宴暨抽獎(jiǎng)活動(dòng)。為提高活動(dòng)氣氛，特希望貴公司能慷慨解囊，惠以贊助。

竭誠(chéng)歡迎貴公司積極參與和贊助!特函奉商，期能共襄盛舉。謹(jǐn)祝商祺，生意興隆!

主辦單位：XX市XXXXXXX有限公司

晚會(huì)地點(diǎn)：XX市XX大酒店三樓(XX區(qū)XX路3號(hào))

晚會(huì)時(shí)間：XXXX年XX月XX日下午17：00入場(chǎng)，17：30開席

如蒙惠賜，請(qǐng)于XXXX年XX月XX日前回復(fù)，承蒙贊助，不勝感激!。

再次致以衷心的感謝!!!

XX市XXXXXX有限公司

20XX年XX月XX日

供應(yīng)商年會(huì)邀請(qǐng)函范文

致：尊敬的各供應(yīng)商

教育部高等學(xué)校電子信息科學(xué)與工程類專業(yè)教學(xué)協(xié)作委員會(huì)20XX年會(huì)議,定于4月5日-10日在貴陽(yáng)市美麗的花溪景區(qū)召開,屆時(shí)電子信息科學(xué)與工程類專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)分委員會(huì)工作會(huì)議也將在貴陽(yáng)花溪舉行.本次會(huì)議由貴州大學(xué)承辦.會(huì)議的主題是:圍繞國(guó)家的xx計(jì)劃和國(guó)家的中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃,以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)高等教育發(fā)展,進(jìn)一步深化電子信息科學(xué)與工程類專業(yè)教育教學(xué)改革,為國(guó)家建設(shè)輸送合格的高素質(zhì)人才.diyifanwen.com有關(guān)會(huì)議詳情請(qǐng)查詢本次會(huì)議將是全國(guó)電子信息科學(xué)與工程類專業(yè)的一次空前盛會(huì).屆時(shí)將有全國(guó)100余所高校的領(lǐng)導(dǎo),專家,學(xué)者及實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人約300余人參會(huì).我們特邀請(qǐng)您參加本次會(huì)議宣傳您的企業(yè)和產(chǎn)品.

為了加強(qiáng)各學(xué)校與各設(shè)備供應(yīng)商,教學(xué)實(shí)驗(yàn)系統(tǒng)提供商之間的交流,本次會(huì)議特設(shè)展臺(tái)展位,提供10-15分鐘大會(huì)發(fā)言推介產(chǎn)品,可根據(jù)需要設(shè)產(chǎn)品專題講座,為貴方提供一次交流,宣傳展示產(chǎn)品機(jī)會(huì).

XXXXXXXX

20XX年XX月XX日

供應(yīng)商年會(huì)邀請(qǐng)函

致：尊敬的各供應(yīng)商

我公司定于20XX年11月24日下午至25日在連云港市云臺(tái)賓館召開第五屆供應(yīng)商大會(huì)，會(huì)議為期2天，現(xiàn)將有關(guān)事宜擬定安排如下：

一、會(huì)議報(bào)到時(shí)間：

二、 會(huì)議報(bào)到地點(diǎn)：

云臺(tái)賓館(蒼梧綠園對(duì)面)，連云港市蒼梧路27號(hào)

三、參會(huì)人員及相關(guān)費(fèi)用

1、被邀請(qǐng)單位委派1-2人出席會(huì)議(請(qǐng)不要帶同行或小孩參會(huì));

2、此次會(huì)議住宿、交通費(fèi)用自理，其他費(fèi)用由我公司承擔(dān);

3、在收到邀請(qǐng)函后，請(qǐng)盡可能提早書面告知參會(huì)人員(請(qǐng)回傳回執(zhí))名單，如同一單位需多人參會(huì)，請(qǐng)事先與我們溝通聯(lián)系，便于我司安排接待。

四、會(huì)議注意事項(xiàng)

參加會(huì)議的代表請(qǐng)將回執(zhí)于20XX年 11 月 15 日前回傳到我公司。 公司于報(bào)到當(dāng)日( 11 月23日至24日)接待。 五、會(huì)議聯(lián)系方式

會(huì)務(wù)聯(lián)系人：連云港基地：李晨或各業(yè)務(wù)經(jīng)理 電話：0518-83451922 傳真：0518-82459522

六、參會(huì)代表回執(zhí)：

第2篇：出席會(huì)議邀請(qǐng)函范文

“好經(jīng)驗(yàn)要大家分享！”在大家的強(qiáng)烈要求下，曉荷將工作心得和盤托出：“通知會(huì)議并不是一項(xiàng)輕松的工作，要河里洗鐵盒―面面俱到。除了會(huì)議召開時(shí)間、地點(diǎn)以外，還要分配與會(huì)人員的角色（召集人、參與者），之后還要了解哪些人能夠到會(huì)，為安排會(huì)議發(fā)言順序等做準(zhǔn)備，就說(shuō)說(shuō)4月底召開的總經(jīng)理辦公會(huì)議吧……”

1．會(huì)議通知 考慮周到

撰寫和發(fā)送通知是會(huì)議組織的第一步。如果電話通知或逐個(gè)發(fā)郵件，效率太低，我要讓聰明的Outlook來(lái)做這項(xiàng)工作。

打開Outlook 2003，單擊左側(cè)“導(dǎo)航窗格”內(nèi)的“日歷”按鈕，使其上方顯示2006年3月和2006年4月的日歷（單擊“導(dǎo)航窗格”左上和右上角的按鈕可以查看其他月份的日歷），接著單擊日歷中的“2006年4月21日”，使“4月21日星期五”的日歷顯示在窗口中間。假如會(huì)議安排在當(dāng)天上午10：00至12：00舉行，就拖動(dòng)鼠標(biāo),選中日歷中的1000至1100區(qū)域。

時(shí)間確定了之后，該通知參會(huì)者了。會(huì)議有大小，角色有輕重，選中的區(qū)域內(nèi)右擊鼠標(biāo)，選擇快捷菜單中的“新會(huì)議要求”（如圖1），單擊“收件人”按鈕，在如圖2所示對(duì)話框中按住Ctrl鍵選中與會(huì)者的郵件地址。必須參加會(huì)議的人員，單擊“必選”，視自身情況決定是否與會(huì)的人員就單擊“可選”，將選中的地址放入對(duì)應(yīng)的框內(nèi)，會(huì)議對(duì)每個(gè)人是否重要，就標(biāo)明清楚了。

會(huì)議在哪兒召開呢？一定要通知清楚。在對(duì)話框的“資源”框輸入會(huì)議召開地點(diǎn)（例如“公司總部二樓會(huì)議室”之類），確定后回到如圖1所示窗口。接下來(lái)，在“主題”欄內(nèi)輸入會(huì)議名稱，假如沒有輸入會(huì)議召開地點(diǎn)，可以打開“地點(diǎn)”下拉列表選擇以前用過的地點(diǎn)。最后，在窗口下方輸入出席會(huì)議需要的注意事項(xiàng)，比如“請(qǐng)攜帶分公司季度財(cái)務(wù)報(bào)表”，重要事項(xiàng)就不會(huì)耽誤了。

千萬(wàn)別錯(cuò)過了開會(huì)時(shí)間！還好Outlook 2003提供了“標(biāo)簽”、“提前”和“時(shí)間顯示為”三種“提醒”方式。打開“標(biāo)簽”下拉列表，可以選擇一種說(shuō)明會(huì)議重要性的顏色；選中“提醒”，在“提前”下拉列表中選擇出席會(huì)議需要提前的時(shí)間，屆時(shí)Outlook 2003會(huì)彈出對(duì)話框提醒；如果需要以電腦播放音樂的方式提醒用戶，可以單擊圖1中的“小喇叭”圖標(biāo)，打開對(duì)話框選擇要播放的提醒音樂文件。

好了，開始發(fā)送通知！操作上與其他郵件沒有別的區(qū)別，打開“賬戶”下拉列表選擇代表會(huì)議召集人的賬戶，單擊工具欄中的“發(fā)送”按鈕，就可以將這個(gè)會(huì)議通知發(fā)給要參會(huì)的員工了。

2．來(lái)不來(lái)告訴我

“上周三，我之前和客戶約了時(shí)間見面，后來(lái)又被通知參加季度總結(jié)會(huì)和市場(chǎng)部的‘頭腦風(fēng)暴’，都不能缺席，真是分身無(wú)術(shù)。我們安排會(huì)議怎么避免參會(huì)者的時(shí)間撞車呢？”

曉荷笑著說(shuō)：“沖突是可以避免的，Outlook 2003發(fā)送的會(huì)議通知可以讓與會(huì)者反饋信息。”

小提示

當(dāng)打開如圖1所示窗口的“動(dòng)作”菜單，選中“請(qǐng)求響應(yīng)”和“允許建議新的時(shí)間”以后，接收到的郵件除了“主題”、“發(fā)件人”等信息外，日程郵件上方會(huì)有“接受”、“暫定”等按鈕（如圖3）。單擊“接受”按鈕，就意味著用戶決定參加會(huì)議，這樣不僅會(huì)在他的“日歷”中安排該會(huì)議，他還會(huì)在召集人更改會(huì)議信息后收到更新郵件。他人查看該用戶的“忙/閑”時(shí)間，則該時(shí)間默認(rèn)顯示為“忙”；如果不能確定是否有時(shí)間參加會(huì)議，用戶可以單擊圖3所示郵件中的“暫定”。此后會(huì)議日程會(huì)放入該用戶的“日歷”，對(duì)應(yīng)的時(shí)間對(duì)于其他人顯示為“暫定不可用”。如果確實(shí)沒有時(shí)間，這個(gè)員工會(huì)單擊“謝絕”，此時(shí)會(huì)議日程不會(huì)加入該用戶的“日歷”（該段時(shí)間空閑），但是他與會(huì)議召集人的聯(lián)系并不會(huì)中斷。一旦會(huì)議日程變更，他仍然會(huì)收到通知。只要選擇了其中一個(gè)按鈕，就會(huì)彈出如圖4所示對(duì)話框。不參加的話，給個(gè)理由先。選擇“發(fā)送前編輯響應(yīng)”（如圖5），可以說(shuō)明自己“暫定”或“謝絕”的原因，完成后單擊“發(fā)送”即可將結(jié)果反饋給會(huì)議召集人；選擇“現(xiàn)在發(fā)送響應(yīng)”，可以立即把自己的決定發(fā)送給召集人；選擇“不發(fā)送響應(yīng)”就關(guān)閉對(duì)話框。

3．看看誰(shuí)來(lái)赴會(huì)

大家把時(shí)間都反饋過來(lái)了，我們來(lái)好好查看一下。單擊會(huì)議郵件中的“建議新時(shí)間”按鈕（如圖6），可以看到其中列出了所有與會(huì)者的姓名和郵件地址，它們的右邊就是根據(jù)上面的反饋列出的忙閑狀態(tài)。此時(shí)可以單擊“自動(dòng)選取下一個(gè)”按鈕設(shè)置建議時(shí)間，也可以手工設(shè)“會(huì)議開始時(shí)間”和“會(huì)議結(jié)束時(shí)間”。完成后單擊“建議時(shí)間”按鈕，就可以將郵件發(fā)送出去。先征詢了大家的時(shí)間，撞車的情況就不會(huì)出現(xiàn)了！

最后具體有哪些參會(huì)者？雙擊“日歷”中的某個(gè)會(huì)議，打開如圖7所示窗口的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡，就能看到被通知參加會(huì)議的所有人員列表了。鼠標(biāo)指向某一時(shí)間段下面表示與會(huì)人員狀態(tài)的彩條，就可以在提示框內(nèi)看到有關(guān)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和名稱的信息，而對(duì)應(yīng)某個(gè)用戶的彩條顏色和形狀表示他能否參會(huì)（其意義顯示在選項(xiàng)卡左下角）?！耙郧耙粋€(gè)個(gè)地人工問詢并記錄，現(xiàn)在變得這么自動(dòng)化，確實(shí)神奇！”

4．會(huì)議日程大家看

“現(xiàn)在一切都提倡透明化，我近期的會(huì)議安排要是能放到一個(gè)平臺(tái)上，讓大家方便看到就好了?！?/p>

“非常簡(jiǎn)單”，曉荷說(shuō)：“收到會(huì)議郵件以后，單擊‘日歷’按鈕，就可以把會(huì)議的日程放入本地日歷，以后只要打開日歷就可以方便地查看會(huì)議日程。”

小提示

Outlook 2003提供的會(huì)議安排查看方式非常靈活。假如需要查看某一段時(shí)間內(nèi)的會(huì)議或其他活動(dòng)，只需要選中“日歷”導(dǎo)航窗格中的相應(yīng)日期，對(duì)應(yīng)的日歷就會(huì)顯示在窗口中間。單擊工具欄中的“每天”、“工作周”等按鈕，就可以擴(kuò)大或縮小工作日程的查看范圍。

領(lǐng)導(dǎo)發(fā)話了，要需要了解會(huì)議的詳細(xì)內(nèi)容。沒問題，只須選中“視圖閱讀窗格”子菜單下的“靠右”或“底端”，就可以在指定位置打開“閱讀窗格”，更詳細(xì)地了解其內(nèi)容。如果需要改變“閱讀窗格”的大小，只要把光標(biāo)放到“閱讀窗格”的左側(cè)（“靠右”放置時(shí)）或上邊（“底端”放置時(shí)），就可以按照光標(biāo)的指示改變其大小了。單擊“視圖閱讀窗格”子菜單下的“關(guān)閉”，便可關(guān)閉。

5．有會(huì)提醒我

每天早上，準(zhǔn)時(shí)的鬧鐘讓我們別遲到，而在電腦上，我們也需要一個(gè)工具來(lái)提醒自己別忘了會(huì)議。只要Outlook 2003處于運(yùn)行狀態(tài)，就可以根據(jù)設(shè)置進(jìn)行會(huì)議提醒（如圖8）。單擊對(duì)話框中的“打開項(xiàng)目”按鈕，會(huì)彈出類似圖1所示的窗口，有關(guān)會(huì)議安排的更多信息就盡在眼前了。

小提示

一遍不夠？再來(lái)一遍，就像一些人早上需要兩個(gè)鬧鐘一樣。單擊圖8所示對(duì)話框“暫?！庇覀?cè)的下拉按鈕，可以從中選擇再次提醒的時(shí)間間隔，單擊“暫?！卑粹o可將對(duì)話框關(guān)閉。如果這個(gè)提醒不再需要查看，單擊其中的“消除”按鈕可以將其去掉（它在日歷中的標(biāo)簽仍保留）。

6．會(huì)議記錄就地取材

“會(huì)議記錄是非常重要的，除了錄音、錄像以及紙張記錄，我們還有什么好方法把會(huì)議的中心方便記下嗎？”

“Outlook里的‘日記本’就不錯(cuò)。”單擊“文件新建日記條目”，打開新的日記條目編輯窗口，輸入主題，選擇“條目類型”為“會(huì)議”，“單位”里輸入主辦單位，“開始時(shí)間”已自動(dòng)填好，單擊“起動(dòng)計(jì)時(shí)器”按鈕，在多行文本框中輸入會(huì)議討論的主要內(nèi)容，完成后單擊“暫停計(jì)時(shí)器”按鈕，“持續(xù)時(shí)間”就是會(huì)議所持續(xù)的時(shí)間。

我們還可以在“聯(lián)系人”選擇這次會(huì)議的參與者，再點(diǎn)擊“類別”按鈕，選擇“會(huì)議記錄”。最后，點(diǎn)“保存并關(guān)閉”按鈕，一個(gè)會(huì)議記錄就編輯好了，非常實(shí)用（見圖10）。

“我這里介紹的只是Outlook 2003的一部分應(yīng)用，如果公司局域網(wǎng)用上了Windows SharePoint Services和Exchange Server 2003，會(huì)議等工作日程也上了網(wǎng)，Office將有更充分施展才能的空間，發(fā)揮更大作用（見圖11）?！?/p>

“幾乎全都自動(dòng)化了，非常實(shí)用！五一放假回來(lái)我要一試身手！”

小提示

實(shí)用會(huì)議模板

大力發(fā)揚(yáng)“拿來(lái)主義”精神，借助標(biāo)準(zhǔn)化模板，會(huì)議組織將更順利（見圖9）！

會(huì)議申請(qǐng)：/zh-cn/templates/TC100947102052.aspx

會(huì)議室使用預(yù)約表：/zh-cn/templates/TC100622522052.aspx如果不借助Outlook，簡(jiǎn)單的表格，有時(shí)候作用也不小。

會(huì)議議程：/zh-cn/templates/TC010785062052.aspx凡事提前安排，順序清晰，提前讓參會(huì)者心中有數(shù)。

會(huì)議邀請(qǐng)函：/zh-cn/templates/TC011344892052.aspx邀請(qǐng)貴賓，格式要千萬(wàn)注意，這是關(guān)系到企業(yè)形象的問題。

會(huì)議桌牌：/zh-cn/templates/TC060860112052.aspx桌面上的姓名標(biāo)注，三折就能成為立體標(biāo)牌。

會(huì)議簽到表：/zh-cn/templates/TC010175912052.aspx遲到者是否請(qǐng)到遲到席，就由制度而定了。

會(huì)議紀(jì)要：/zh-cn/templates/TC010184112052.aspx會(huì)議記錄格式的優(yōu)秀范本，要點(diǎn)清晰、布局合理，電子記錄或手工記錄都非常實(shí)用。

會(huì)議費(fèi)支出報(bào)銷單：/zh-cn/templates/TC100948532052.aspx會(huì)議報(bào)銷專用，為一堆發(fā)票找到合適的落腳點(diǎn)。

小提示

在工作中要善于運(yùn)用各種武器，聯(lián)合作戰(zhàn)。

用Excel建立聯(lián)系人和日程簡(jiǎn)表，用顏色直觀地輔助時(shí)間管理；用Office 2003群發(fā)短信通知重要人員到會(huì)，兩重保險(xiǎn)；邀請(qǐng)函可以到網(wǎng)上下載包括Word、PPT、Publisher等在內(nèi)的各種美觀模板；在文件批量打印之前，注意用Word自帶的校對(duì)功能查看波浪線上面的錯(cuò)字；對(duì)外會(huì)議，可以用Visio進(jìn)行會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)；別忘了制作一批公司標(biāo)志，貼于純凈水瓶、筆記本電腦、會(huì)議禮品等處，于細(xì)微處體現(xiàn)公司的良好形象；用Tablet PC和One Note結(jié)合進(jìn)行電子簽到，還可以在入口處拍照最后用照片進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)抽獎(jiǎng)；會(huì)上準(zhǔn)備一個(gè)攝像機(jī)通過Windows媒體服務(wù)器實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)播，防止后排與會(huì)者看不清主席臺(tái)；最后視情況把會(huì)議光盤進(jìn)行刻錄，發(fā)給員工或送給尊貴的嘉賓，也是很有意義的事情……

“曉荷一口氣說(shuō)了這么多，看來(lái)里面的學(xué)問太大了！”