電子文檔論文精選(九篇)
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第1篇：電子文檔論文范文
電子文件的歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在各個(gè)方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過(guò)程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，并且具有利用價(jià)值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對(duì)于需要保存底案的重要文件，在修改的時(shí)候需要將原文保留，在加版本號(hào)后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時(shí)進(jìn)行歸檔。其次，對(duì)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、檢測(cè)以及仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價(jià)值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。再則，和機(jī)關(guān)制作的各類(lèi)數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類(lèi)命令文件，例如：計(jì)算程序、控制程序以及管理程序等。對(duì)于命令文件而言，有些是需要機(jī)關(guān)部門(mén)以實(shí)際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購(gòu)進(jìn)的方式獲取。對(duì)于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對(duì)于設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)也需要?dú)w檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類(lèi)紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類(lèi)：其一是基于電子文件使用的計(jì)算機(jī)硬件說(shuō)明文件，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)說(shuō)明書(shū)、圖紙以及操作手冊(cè)等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對(duì)于具備查考價(jià)值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時(shí)歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實(shí)性與有效性。對(duì)于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動(dòng)，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時(shí)歸檔保存。對(duì)于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對(duì)于載體形式與質(zhì)量要求需實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過(guò)拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實(shí)行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項(xiàng)目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時(shí)間以及信息類(lèi)別等。之后，檔案部門(mén)還需要對(duì)歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗(yàn)。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗(yàn)的范圍之內(nèi)。
（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對(duì)象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過(guò)程中，不但需要對(duì)文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對(duì)于電子文件而言，無(wú)論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實(shí)性與可讀性，均與保存價(jià)值有著必然的聯(lián)系。由此可見(jiàn)，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來(lái)，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值之所在?？傮w上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對(duì)歸檔文件進(jìn)行確定，并對(duì)保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行接收時(shí)，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對(duì)于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時(shí)再進(jìn)行一次鑒定，對(duì)于確定已經(jīng)沒(méi)有了保存價(jià)值的電子檔案采取刪除或銷(xiāo)毀等處理措施。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲(chǔ)案卷、編目”的原則及步驟。同時(shí)，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級(jí)檔案管理部門(mén)便需要對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強(qiáng)化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點(diǎn)。對(duì)于軟磁盤(pán)，不可當(dāng)作長(zhǎng)期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫(kù)房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒(méi)有腐蝕性氣體；地面無(wú)須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無(wú)塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實(shí)行分庫(kù)保管。對(duì)于歸檔載體，需進(jìn)行防寫(xiě)處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對(duì)于一些非法軟件，檔案室中的計(jì)算機(jī)需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強(qiáng)電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯(cuò)誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測(cè)及維護(hù)是非常有必要的。在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)過(guò)程中，需對(duì)諸多特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點(diǎn)等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過(guò)程中需注意的問(wèn)題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)電子檔案在利用過(guò)程中還需要充分注意一些較為明顯的問(wèn)題。首先，提升電子檔案信息安全的意識(shí)。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴(lài)性等特點(diǎn)，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對(duì)利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開(kāi)發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時(shí)創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
第2篇：電子文檔論文范文
1、被納入企業(yè)知識(shí)管理范疇
在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的當(dāng)今階段，自然資源的優(yōu)勢(shì)已不再成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的關(guān)鍵，知識(shí)資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業(yè)由信息管理向知識(shí)管理進(jìn)行突破。知識(shí)管理就是幫助員工對(duì)擁有的知識(shí)進(jìn)行反思，調(diào)整和發(fā)展企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提高員工進(jìn)行知識(shí)交流的技巧，增加獲得知識(shí)的來(lái)源，最終促進(jìn)知識(shí)交流并產(chǎn)生最大的效益。電子文件作為企業(yè)重要的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理的重要內(nèi)容。如何組織開(kāi)發(fā)利用好這種特殊的資源，成為企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。
2、電子數(shù)據(jù)管理不夠規(guī)范
檔案、資料和數(shù)據(jù)是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，體量、載體、介質(zhì)的多樣化為檔案收集帶來(lái)了新的課題。國(guó)家《電子文件管理暫行辦法》、《國(guó)家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015）》和《關(guān)于組織開(kāi)展電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)“業(yè)務(wù)信息和電子文件交換系統(tǒng)”試點(diǎn)示范工作的通知》，對(duì)我市電子文件管理的原則、內(nèi)容和任務(wù)要求進(jìn)行了進(jìn)一步明確和部署。但是電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、安全化仍然較低，成為傳統(tǒng)檔案管理中的難點(diǎn)對(duì)象，重視紙質(zhì)檔案實(shí)體、忽視電子檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，企業(yè)信息系統(tǒng)中的重要信息和數(shù)據(jù)，缺少可借鑒的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)不夠統(tǒng)一，管控效率較低。
二、當(dāng)前企業(yè)信息化環(huán)境下電子檔案管理工作現(xiàn)狀分析
由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴(lài)性、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)載體的可分離性、電子文件自身的不穩(wěn)定性以及認(rèn)識(shí)不足，使目前信息化環(huán)境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。
1、信息壁壘加大電子檔案收集難度
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)步入信息資源管理時(shí)代，各業(yè)務(wù)領(lǐng)域普遍開(kāi)發(fā)應(yīng)用了信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)環(huán)境不同，各專(zhuān)業(yè)之間、部門(mén)之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業(yè)務(wù)人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔指導(dǎo)，使企業(yè)電子信息很難實(shí)現(xiàn)有效聚合和共享，文件、數(shù)據(jù)的利用率較低。
2、管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度
目前，企業(yè)各級(jí)人員普遍未充分認(rèn)識(shí)電子文件的意義、功用和重要性，未對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問(wèn)、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)；有的只用計(jì)算機(jī)起草和打印文件，打印出紙質(zhì)文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲(chǔ)載體用于存儲(chǔ)其他信息而被刪除；有的對(duì)電子文件不分價(jià)值進(jìn)行全部保存；有的僅保存在硬盤(pán)里，電子文件數(shù)量龐大，增加了管理和使用的時(shí)間和精力，需要對(duì)電子文件進(jìn)行收集、管理和歸檔等相關(guān)控制。
3、電子設(shè)備的更迭對(duì)檔案征集提出考驗(yàn)
科技的進(jìn)步使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加快升級(jí)更新，老版本的電子文件無(wú)法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來(lái)了極大的考驗(yàn)。
三、電子檔案管理收集模式構(gòu)建策略
“泛在知識(shí)環(huán)境”下的電子檔案管理模式，應(yīng)按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設(shè)原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強(qiáng)通用業(yè)務(wù)電子文件和專(zhuān)業(yè)工作電子文件的管控，厘清現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率的電子文件管理體系和工作機(jī)制。
1、建立健全管理體系，提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保障
企業(yè)應(yīng)高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門(mén)的管理職責(zé)和歸檔任務(wù)。辦公室負(fù)責(zé)電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)，各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)具體實(shí)施。根據(jù)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件的運(yùn)行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門(mén)為核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、以檔案管理部門(mén)為重點(diǎn)的電子文件管理系統(tǒng)的電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護(hù)層和業(yè)務(wù)層共同協(xié)作的工作格局。
2、加強(qiáng)前端控制，提升電子檔案管理質(zhì)量
隨著現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理程度不斷加深，傳統(tǒng)意義上“被動(dòng)接收”和“看堆守?cái)偂蔽募芾砗蜋n案管理觀念已經(jīng)成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全，企業(yè)應(yīng)確定電子文件管控范圍，劃定通用業(yè)務(wù)、專(zhuān)業(yè)工作和其他需要管控的電子文件。通用業(yè)務(wù)文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的電子公文等內(nèi)容，專(zhuān)業(yè)工作文件包含電子商務(wù)、ERP等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)上形成的表單和數(shù)據(jù)等內(nèi)容。檔案人員應(yīng)通過(guò)調(diào)研、分析等手段，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數(shù)據(jù)和背景信息、文件分類(lèi)等內(nèi)容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵電子文件的直接管控。
3、創(chuàng)新管理手段，提升電子文件歸檔質(zhì)量
企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新管控手段，對(duì)電子文件歸檔管理中全面實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。一是對(duì)電子文件實(shí)行全方位、全過(guò)程、全覆蓋，把本單位所有應(yīng)歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構(gòu)建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一技術(shù)、統(tǒng)一平臺(tái)”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段，充分利用融合職責(zé)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程、績(jī)效等管理要素于一體的“五位一體”協(xié)同管理平臺(tái)，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷(xiāo)毀、驗(yàn)收、評(píng)估等檔案業(yè)務(wù)流程和歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和重要檔案管理表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺(tái)中與相關(guān)部門(mén)的工作崗位進(jìn)行匹配，規(guī)范文件形成部門(mén)管理行為；另一方面，應(yīng)以工程項(xiàng)目檔案管理為重點(diǎn)，梳理工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)的重要表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺(tái)中的各個(gè)基建業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的要求與基建業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)了有機(jī)融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質(zhì)量。
4、完善制度保障機(jī)制的建設(shè)
為優(yōu)化和規(guī)范管理計(jì)算機(jī)環(huán)境中產(chǎn)生的文件和檔案資源，企業(yè)應(yīng)該一方面認(rèn)真落實(shí)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《文書(shū)電子文件元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)；另一方面根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，制定出臺(tái)本單位的電子文件管理規(guī)定、檔案工作管理辦法、檔案工作考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、公文處理辦法、公文考評(píng)規(guī)則等一系列內(nèi)部規(guī)章制度，形成電子文件的收集歸檔的常態(tài)化機(jī)制。此外，企業(yè)還應(yīng)將電子文件管理納入對(duì)職能部門(mén)、基層單位主要負(fù)責(zé)人年度業(yè)績(jī)考核指標(biāo)，對(duì)各單位公文管理、檔案管理和知識(shí)管理情況通過(guò)進(jìn)行過(guò)程控制。同時(shí)，應(yīng)采取工作情況通報(bào)、互查評(píng)比、年度專(zhuān)業(yè)工作講評(píng)、評(píng)先評(píng)優(yōu)等多種形式進(jìn)行監(jiān)督和考核，從而起到制度約束和監(jiān)督管控的作用，形成規(guī)范電子檔案收集和歸檔的氛圍。
第3篇：電子文檔論文范文
筆者就現(xiàn)在的情況進(jìn)行了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。
1硬件與軟件設(shè)施的不足
由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時(shí)進(jìn)行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時(shí)就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤(pán)這些存儲(chǔ)設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過(guò)紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進(jìn)行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進(jìn)行瀏覽、閱讀、查找、整理。
2電子文檔管理人才的不足
電子檔案管理工作過(guò)程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對(duì)信息足夠敏銳，還要對(duì)電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項(xiàng)能力。一些檔案管理部門(mén)在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費(fèi)了。
3存在一定的安全隱患
由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和傳輸?shù)模W(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時(shí)，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過(guò)程中存在的一些主要安全問(wèn)題。
4出現(xiàn)虛假信息
在水利檔案管理部門(mén)信息化過(guò)程中，需要將過(guò)去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進(jìn)行電腦操作輸入時(shí)，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯(cuò)漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時(shí)不會(huì)留下操作痕跡，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實(shí)性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問(wèn)題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對(duì)應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項(xiàng)申請(qǐng)，可以通過(guò)字跡上判斷出是這份申請(qǐng)是申請(qǐng)人自己撰寫(xiě)的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒(méi)有關(guān)聯(lián)，檔案檢測(cè)部門(mén)很難在進(jìn)行檢測(cè)時(shí)判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會(huì)在不同部門(mén)不同工作人員之間進(jìn)行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類(lèi)也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)也會(huì)發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。
二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對(duì)策
電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個(gè)檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強(qiáng)單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。
1加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)
提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時(shí)具備檔案管理知識(shí)又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對(duì)自動(dòng)化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)驗(yàn)，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。
2加大對(duì)電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善
水利電子檔案管理信息化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強(qiáng)硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門(mén)和環(huán)節(jié)開(kāi)始，增添自動(dòng)化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤(pán)、掃描儀、打印機(jī)、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強(qiáng)硬件設(shè)施能促進(jìn)水利部門(mén)檔案信息化建設(shè)。其二，在軟件方面加大投入，重點(diǎn)在于軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門(mén)、人員能便捷的進(jìn)行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國(guó)水資源豐富，大型水利工程項(xiàng)目多（南水北調(diào)等），在項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施、結(jié)束、整改過(guò)程中都會(huì)有大量水利方面的信息資料需要保存、進(jìn)入檔案庫(kù)中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進(jìn)行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢使用。
3必須確保檔案管理部門(mén)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性
檔案管理工作必須嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會(huì)和經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息時(shí)代的變化萬(wàn)千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時(shí)代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時(shí)代的步伐。高校檔案管理首先需要?jiǎng)?chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時(shí)展的需求跟上時(shí)代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)的管理制度，并對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對(duì)工作中加強(qiáng)電子檔案?jìng)鏖?、查詢過(guò)程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保電子檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅執(zhí)行。
4加強(qiáng)安全方面的法律保障
在實(shí)踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)實(shí)狀況及時(shí)補(bǔ)充所需法律；第二就是要嚴(yán)格執(zhí)法，強(qiáng)有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)責(zé)任人實(shí)施強(qiáng)力處罰。
5確保真實(shí)性與原始性電子檔案的真實(shí)性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)
所以說(shuō)電子檔案的兩種驗(yàn)證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗(yàn)證，先由用戶根據(jù)自己的信息進(jìn)行加密，輸入個(gè)人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來(lái)限定其他人對(duì)用戶信息的訪問(wèn)權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時(shí)，要嚴(yán)防相關(guān)人員弄虛作假和，歸檔時(shí)要有負(fù)責(zé)人簽字和在載體背面蓋章等。
三結(jié)語(yǔ)
第4篇：電子文檔論文范文
關(guān)鍵詞： 文檔；電子檔案；模式；管理
中圖分類(lèi)號(hào)：G271；TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2012）04-0129-010引言
所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個(gè)工作系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。其實(shí)質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們?cè)谖镔|(zhì)形態(tài)、社會(huì)本質(zhì)及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運(yùn)動(dòng)階段的區(qū)別而無(wú)本質(zhì)的不同。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對(duì)其進(jìn)行分別管理，這種作法在手工操作時(shí)期可能具有一定的合理性。但電子文件的產(chǎn)生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對(duì)電子文件的全程管理中，計(jì)算機(jī)軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點(diǎn)的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開(kāi)始統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運(yùn)轉(zhuǎn)階段進(jìn)行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。
1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟
檔案管理工作是指在整個(gè)文件生命周期中一系列有聯(lián)系的管理活動(dòng)，包括鑒定、歸檔、整理、保護(hù)、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理工作正在發(fā)生著顯著的變化，很多為檔案學(xué)者和檔案工作者所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。具體來(lái)講，檔案管理工作環(huán)節(jié)的變革主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)完成，電子檔案的積累與收集根據(jù)計(jì)算機(jī)工作模式可以分為兩種類(lèi)型：一種是對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上形成的電子檔案，信息的復(fù)制和傳輸可以通過(guò)電子信號(hào)的形式在網(wǎng)上進(jìn)行，這種系統(tǒng)一般都設(shè)計(jì)有自動(dòng)記錄的功能；另一種是對(duì)于單機(jī)形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質(zhì)檔案大致相似，表現(xiàn)為存儲(chǔ)載體的積累與收集。
1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，然后再計(jì)算機(jī)上對(duì)電子檔案進(jìn)行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機(jī)保存在載體上。在整個(gè)整理過(guò)程中，傳統(tǒng)案卷的概念（包括形式和內(nèi)涵）已經(jīng)消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結(jié)果是對(duì)全部檔案形成一個(gè)“邏輯目錄樹(shù)”。
1.3 保管工作電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它們對(duì)檔案庫(kù)房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見(jiàn)的方法就是通過(guò)異地保管的方法進(jìn)行存儲(chǔ)，由于分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的運(yùn)用，使得這一種技術(shù)手段得以實(shí)現(xiàn)。
1.4 編目和編研工作隨著分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的普遍應(yīng)用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉(zhuǎn)移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務(wù)上來(lái)。
2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項(xiàng)
2.1 統(tǒng)計(jì)工作隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛發(fā)展，它被逐漸應(yīng)用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又可以保證統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。電子檔案管理系統(tǒng)功能的日益完善，自動(dòng)化程度也將越來(lái)越高。
2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行鑒定。其中內(nèi)容鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，進(jìn)而確定其保管期限。
2.3 保密工作由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統(tǒng)檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統(tǒng)檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。
2.3.1 存儲(chǔ)在聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密因特網(wǎng)針對(duì)不同的利用者提供不同級(jí)別的服務(wù)，網(wǎng)上數(shù)字化檔案館站點(diǎn)的檔案信息非常容易泄露。因此，數(shù)字化檔案館站點(diǎn)必須將保密檔案和公開(kāi)檔案分級(jí)保存。因特網(wǎng)是一個(gè)完全開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計(jì)算機(jī)“黑客”竊取和合法用戶越權(quán)利用帶有密級(jí)的檔案信息，我們要做好網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密工作。
2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網(wǎng)站點(diǎn)都為自己增設(shè)安全保護(hù)機(jī)制，以防未授權(quán)的用戶看到這些站點(diǎn)發(fā)送和接收的信息。這些站點(diǎn)通常稱(chēng)為“安全島”。當(dāng)然，僅僅采用這一保密措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。
參考文獻(xiàn)：
[1]石桂華．淺析信息時(shí)代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.
[2]李爽．信息時(shí)代電子檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策[J].蘭臺(tái)縱橫，2011，（5）：45-46.
第5篇：電子文檔論文范文
論文關(guān)鍵詞：信息化檔案管理
1前言
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點(diǎn)，因此電子檔案對(duì)記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個(gè)不同的專(zhuān)業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺(tái)就是利用各個(gè)不同專(zhuān)業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來(lái)，寧夏電力公司順利完成了從機(jī)關(guān)到地市、縣級(jí)供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、電網(wǎng)建設(shè)等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化管理水平。
2基本情況
寧夏電力公司從機(jī)關(guān)到地區(qū)級(jí)供電局、分公司，再到縣級(jí)供電企業(yè)共計(jì)39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機(jī)關(guān)與少數(shù)地區(qū)級(jí)供電局檔案信息管理僅有單機(jī)版管理軟件，實(shí)現(xiàn)條目級(jí)管理，其余單位均無(wú)軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。針對(duì)此情況，在國(guó)家電網(wǎng)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟(jì)性技術(shù)論證于2007年及時(shí)向國(guó)家電網(wǎng)公司申報(bào)并獲得同意，并作為5家試點(diǎn)單位部署實(shí)施。2008年3月至2009年1月完成公司機(jī)關(guān)部署并驗(yàn)收。2009年5月至年底已完成l3家地市級(jí)供電局、分公司和25家縣級(jí)供電局的部署工作并投^運(yùn)行。
3系統(tǒng)的建設(shè)日標(biāo)、部署模式
3．1建設(shè)目標(biāo)
建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全公司上、下級(jí)單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實(shí)現(xiàn)全公司3級(jí)單位統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范；實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實(shí)現(xiàn)上級(jí)檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設(shè)參建單位納入管理體系，更好地實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動(dòng)公司信息現(xiàn)代化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化建設(shè)。
3．2部署模式
公司采用服務(wù)器組和存儲(chǔ)設(shè)備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)和應(yīng)用服務(wù)。數(shù)據(jù)庫(kù)采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，應(yīng)用服務(wù)器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。
4系統(tǒng)具備主要功能
4．1檔案管理
系統(tǒng)根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建模，并在此模型的基礎(chǔ)集成了寧夏電力公司業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，允許公司所屬各單位在此業(yè)務(wù)模型上進(jìn)行全宗的個(gè)性化定制，以達(dá)到總體統(tǒng)一、兼顧個(gè)性的要求。該系統(tǒng)對(duì)文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等一系列操作進(jìn)行全過(guò)程管理，可針對(duì)不同檔案類(lèi)型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達(dá)到系統(tǒng)適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的要求。
4．2檔案檢索
可直接檢索目錄也可進(jìn)行全文檢索，可對(duì)檔案目錄、正文、附件進(jìn)行檢索，并且可對(duì)下屬單位進(jìn)行全宗數(shù)據(jù)檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。
4．3個(gè)人待辦
可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過(guò)在主頁(yè)上顯示和進(jìn)入相應(yīng)模塊進(jìn)行操作。
4．4權(quán)限管理
主要定義各檔案類(lèi)型的開(kāi)放權(quán)限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權(quán)限以及是否是專(zhuān)兼職檔案員等。權(quán)限管理模塊還細(xì)分為永久權(quán)限和臨時(shí)權(quán)限，并可對(duì)檔案原文的控制進(jìn)行細(xì)化，具體分為瀏覽權(quán)限和下載權(quán)限，以滿足不同的利用。
4．5標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制
結(jié)合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實(shí)際，統(tǒng)一定制了檔案類(lèi)型、供電企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)表、各檔案類(lèi)型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報(bào)表樣式，下屬各單位均依此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全宗檔案管理工作。
4．6業(yè)務(wù)設(shè)置
此模塊主要是在寧夏電力公司設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上進(jìn)行各全宗的個(gè)性化定制工作，主要可以進(jìn)行各全宗的檔案類(lèi)型定制、分類(lèi)表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設(shè)置。以適應(yīng)各全宗的個(gè)性化要求。
5系統(tǒng)在公司的應(yīng)用
作為寧夏電力公司3級(jí)統(tǒng)一檔案管理信息平臺(tái)，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務(wù)應(yīng)用的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門(mén)戶、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的無(wú)縫集成；電子文件實(shí)時(shí)物理歸檔；網(wǎng)絡(luò)信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類(lèi)型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)檢索與共享；數(shù)字檔案光盤(pán)存儲(chǔ)的自動(dòng)打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺(tái)的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報(bào)送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
寧夏電力公司檔案管理信息平臺(tái)自實(shí)施以來(lái)，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓(xùn)、運(yùn)行等工作。目前系統(tǒng)內(nèi)共有11種檔案類(lèi)型，文書(shū)檔案、科技檔案(生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備)、照片檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過(guò)檔案系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來(lái)愈多。文檔通過(guò)協(xié)同辦公自動(dòng)化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔、保管、利用；工程檔案通過(guò)在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行了多個(gè)項(xiàng)目的收集、編目等工作，目前已應(yīng)用到750kV銀川東變電站、330kV太陽(yáng)山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實(shí)物檔案部分?jǐn)?shù)字化后通過(guò)該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進(jìn)行網(wǎng)上借閱和利用。
6系統(tǒng)投入運(yùn)行取得的效益
從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務(wù)自動(dòng)化，同時(shí)為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進(jìn)的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復(fù)工作量，降低了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。
從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實(shí)現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費(fèi)用及時(shí)間將更為可觀。
7通過(guò)系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)行的理論研究與實(shí)踐
7．1室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息一體化管理
通過(guò)檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)施，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)信息和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過(guò)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡(luò)信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實(shí)現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動(dòng)化管理。
7．2對(duì)檔案資源的定義與接口實(shí)現(xiàn)
在檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)施中論證了通過(guò)對(duì)XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，并且能夠?qū)n案真實(shí)性、有效性、完整性進(jìn)行快速實(shí)時(shí)地在線校驗(yàn)提示。
7．3檔案信息利用模式
能夠完成檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享、電子文件的全文檢索、內(nèi)控檔案網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱的電子審批等功能，并通過(guò)檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)行全公司調(diào)用。
7．4檔案信息的安全管理
面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的難度越來(lái)越大，系統(tǒng)除采用標(biāo)準(zhǔn)的目錄認(rèn)證、門(mén)戶登錄等工程通用的安全防護(hù)外，通過(guò)公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎(chǔ)上對(duì)權(quán)限控制進(jìn)行了進(jìn)一步的深化與細(xì)分，并在寧夏電力公司本部采用按部門(mén)、按級(jí)別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強(qiáng)檔案信息的安全性。
7．5永久、真實(shí)保存數(shù)字檔案的研究與實(shí)踐
電子檔案信息的保管和維護(hù)與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護(hù)的難度。電子文件的保管從保護(hù)載體(磁性介質(zhì))轉(zhuǎn)為保護(hù)其內(nèi)容信息，保證內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性和跨平臺(tái)的查閱，并通過(guò)拷貝與鏡像技術(shù)、遷移技術(shù)，以加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的研究與實(shí)踐。
7．6解決了寧夏電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案電子化管理的難題
系統(tǒng)針對(duì)離線參建單位和在線參建單位兩種模式進(jìn)行管理，對(duì)工程目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，并對(duì)電子文件和竣工圖實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標(biāo)準(zhǔn)模式的案卷目錄、備考表等，還可進(jìn)行電子檔案跨全宗向運(yùn)行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)滿足工程驗(yàn)收達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)需要。
8幾點(diǎn)建議
寧夏電力公司檔案信息管理平臺(tái)實(shí)施以來(lái)，能夠滿足企業(yè)內(nèi)部檔案管理各項(xiàng)工作的需要。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展看，還需加強(qiáng)幾個(gè)方面的工作。
8．1加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度
從一定程度講，檔案是可開(kāi)放的信息資源。但員工對(duì)檔案信息系統(tǒng)帶來(lái)的服務(wù)沒(méi)有分認(rèn)識(shí)到位，還需加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大檔案信息資源的使用。
8．2加強(qiáng)歸檔接口完善工作
加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與186業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國(guó)網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。
8.3加強(qiáng)相關(guān)管理制度建設(shè)
從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電力公司實(shí)際，制定相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)。
8．4加強(qiáng)有關(guān)人員的培訓(xùn)力度
從信息系統(tǒng)的使用和維護(hù)講，重點(diǎn)加強(qiáng)專(zhuān)、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專(zhuān)業(yè)水平培訓(xùn)；從使用角度講，需加強(qiáng)各單位、各部門(mén)的培訓(xùn)，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。
8．5加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理
還需完善數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份，加強(qiáng)設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。
8．6加強(qiáng)館藏歷史檔案的數(shù)字化進(jìn)程
有計(jì)劃、有步驟進(jìn)行歷史檔案數(shù)字化加工工作，更好地發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)作用。
第6篇：電子文檔論文范文
據(jù)美國(guó)的一家數(shù)據(jù)研究機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)和預(yù)測(cè)，1998年美國(guó)的Email使用者每天發(fā)送500萬(wàn)條Email信息，而這一數(shù)據(jù)在1994年僅僅是50萬(wàn)條，據(jù)預(yù)測(cè)，到2002年這一數(shù)據(jù)將達(dá)到15億條。1998年，該國(guó)的一家位于舊金山的網(wǎng)上職業(yè)公司發(fā)現(xiàn)他們每個(gè)星期收到的Email比電話多得多，達(dá)到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國(guó)名不見(jiàn)經(jīng)傳，由此可以想見(jiàn)電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現(xiàn)代化的機(jī)構(gòu)。因此西方國(guó)家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強(qiáng)調(diào)分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內(nèi)容”更重要；考慮機(jī)構(gòu)的哪些職能活動(dòng)、哪些工作更重要，并把相關(guān)的文件保存下來(lái)，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個(gè)例子只是說(shuō)明“職能鑒定”的基本思路。實(shí)際上，我們后面還會(huì)討論，雖然電子文件的產(chǎn)生是“職能鑒定”得以提出和實(shí)現(xiàn)的契機(jī)，但“職能鑒定”中所包含和體現(xiàn)的思想?yún)s要豐富得多。
一、職能鑒定法形成的四個(gè)原因
一檔案理論的思想基礎(chǔ)從國(guó)家模式到社會(huì)模式的轉(zhuǎn)化
有關(guān)鑒定的理論最早見(jiàn)于英國(guó)的希拉里·詹金遜于1922年寫(xiě)成的《檔案管理手冊(cè)》。在這部書(shū)中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金遜認(rèn)為，文件是行政活動(dòng)和事務(wù)處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預(yù)，否則會(huì)損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應(yīng)由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責(zé)是保管檔案而非制造檔案，他提出應(yīng)由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷(xiāo)毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經(jīng)對(duì)他的有關(guān)鑒定執(zhí)行者的觀點(diǎn)提出過(guò)異議，由于給予行政人員較多的信任和權(quán)利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團(tuán)的利益而故意銷(xiāo)毀或剔除那些對(duì)其不利的文件。有關(guān)學(xué)者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)走入極端，會(huì)導(dǎo)致行政意志和國(guó)家意志塑造檔案。
二十世紀(jì)四、五十年代，面對(duì)激增的機(jī)關(guān)文件，美國(guó)的檔案工作者開(kāi)始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國(guó)當(dāng)時(shí)另幾位檔案工作者的觀點(diǎn)：檔案工作的重點(diǎn)已由保管文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。謝倫伯格認(rèn)為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時(shí)主要應(yīng)關(guān)注檔案從屬價(jià)值中的情報(bào)價(jià)值。情報(bào)價(jià)值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點(diǎn)也就意味著，以歷史學(xué)家的實(shí)際利用需求或預(yù)期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標(biāo)準(zhǔn)。這種鑒定理論也并未在檔案界達(dá)成共識(shí)，有的學(xué)者認(rèn)為這樣會(huì)使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無(wú)法廣泛地反映人類(lèi)生活的方方面面。更嚴(yán)重的問(wèn)題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有機(jī)聯(lián)系”。
“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學(xué)鑒定理論發(fā)展中的兩個(gè)具有代表性的觀點(diǎn)。從中可以看到傳統(tǒng)檔案鑒定理論具有兩個(gè)鮮明的特點(diǎn)，其一是傳統(tǒng)鑒定理論著重于檔案價(jià)值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統(tǒng)檔案鑒定理論和方法主要來(lái)源于對(duì)檔案價(jià)值主體的確認(rèn)。傳統(tǒng)檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標(biāo)準(zhǔn)尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)而展開(kāi)，而檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)取決于檔案價(jià)值主體的需求。從這一角度出發(fā)來(lái)觀察兩種傳統(tǒng)的鑒定理論，可以發(fā)現(xiàn)，他們所關(guān)注的與檔案這一客體發(fā)生關(guān)系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)歷史研究者的情報(bào)價(jià)值，主張檔案工作者依據(jù)研究者的利用需求來(lái)鑒定檔案的價(jià)值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質(zhì)區(qū)別正在于價(jià)值主體的不同。那么這兩種價(jià)值主體就代表了檔案價(jià)值發(fā)揮的全部的潛在“市場(chǎng)”嗎隨著檔案學(xué)理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。
正如T·庫(kù)克所言：“本世紀(jì)檔案論述的主題是，根據(jù)國(guó)家檔案概念建立起來(lái)的以司法——行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會(huì)——文化檔案概念的變革。”他接下來(lái)又作了更為深刻和具體的闡述：“從荷蘭學(xué)者所處的時(shí)代到詹金遜、卡薩諾瓦時(shí)代，直至美國(guó)注重政府文件管理的時(shí)代，檔案事業(yè)在傳統(tǒng)上是由一個(gè)國(guó)家建立，為這個(gè)國(guó)家服務(wù)，作為該國(guó)政治結(jié)構(gòu)和機(jī)構(gòu)文件的組成部分。檔案理論因此在國(guó)家理論、模式和概念中建立了合法地位?，F(xiàn)在情況不同了，20世紀(jì)末期公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，或至少對(duì)用納稅資金建立起來(lái)的檔案館的認(rèn)識(shí)已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民、為人民服務(wù)、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來(lái)，檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人權(quán)益，而且更多的還應(yīng)該為他們提供根源感、身份感和集體記憶?！碑?dāng)前在西方發(fā)達(dá)國(guó)家檔案界普遍存在的這種“社會(huì)檔案”觀念是受五、六十年代以來(lái)的“后現(xiàn)代主義”的影響，“后現(xiàn)代主義”反對(duì)權(quán)威、否定中心的個(gè)性正是檔案理論思想基礎(chǔ)從國(guó)家模式到社會(huì)模式的變革的哲學(xué)根源。
檔案理論基礎(chǔ)的變化，全新地確認(rèn)了檔案價(jià)值主體——不再是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員和歷史研究人員，而是社會(huì)中的全體公民。這種價(jià)值主體的改變毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)深刻地影響檔案價(jià)值鑒定理論，最初是德國(guó)的漢斯·布姆斯在60年代末期，開(kāi)始強(qiáng)調(diào)社會(huì)應(yīng)確定自身的價(jià)值，檔案必須如實(shí)地反應(yīng)這些價(jià)值，檔案價(jià)值不應(yīng)該取決于詹金遜所說(shuō)的行政官員，也不應(yīng)該取決于謝倫伯格所說(shuō)的歷史學(xué)家，而是取決于人民大眾。他強(qiáng)調(diào)，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準(zhǔn)則?！彼?hào)召檔案工作者通過(guò)歷史地研究公眾輿論來(lái)發(fā)現(xiàn)檔案的這種社會(huì)價(jià)值，并將這種價(jià)值用于文件鑒定。這是一個(gè)華麗而充滿魅力的口號(hào)，但很遺憾，它并不具有指導(dǎo)鑒定活動(dòng)所應(yīng)有的可操作性。1991年，布姆斯在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的思考和研究之后，提出“文件的社會(huì)價(jià)值最好不是直接通過(guò)對(duì)社會(huì)動(dòng)力和公眾輿論的研究確定，而應(yīng)間接地通過(guò)了解那些為實(shí)現(xiàn)社會(huì)需求和愿望的重要文件形成者的職能來(lái)判斷?！卑凑者@種新的方法，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)從復(fù)雜的社會(huì)價(jià)值、問(wèn)題或趨勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來(lái)源。
二文件數(shù)量的激增
有關(guān)職能鑒定的提出，檔案學(xué)思想基礎(chǔ)的變化是重要的，然而不是唯一的?，F(xiàn)代管理機(jī)構(gòu)中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經(jīng)不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會(huì)象一個(gè)“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國(guó)的一次檔案年會(huì)上就有人建議，機(jī)構(gòu)應(yīng)該依據(jù)其職能的重要性而選擇保管他們產(chǎn)生的文件，劃分文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)職能的級(jí)別而非鑒定每一份文件的觀點(diǎn)形成了。當(dāng)時(shí)情況下有學(xué)者認(rèn)為，這是一種逃避的方法，因?yàn)檫@被認(rèn)為是面對(duì)大量文件感到無(wú)助時(shí)的對(duì)策。檔案工作者想通過(guò)決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機(jī)構(gòu)的文件，來(lái)減少紙張的數(shù)量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現(xiàn)的被動(dòng)局面，它——文件數(shù)量的巨增，確實(shí)構(gòu)成了“職能鑒定理論和方法”產(chǎn)生的又一大驅(qū)動(dòng)力。
三越來(lái)越多的文件產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)的協(xié)作活動(dòng)中
社會(huì)機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會(huì)活動(dòng)中不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系也日益密切和復(fù)雜，職能鑒定的觀點(diǎn)也適應(yīng)了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國(guó)的海倫·塞穆?tīng)査?，她早期從事大型科技?xiàng)目文件的處理，這些項(xiàng)目形成的文件分散在政府部門(mén)、大學(xué)、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機(jī)構(gòu)為核心，以單份文件為對(duì)象的傳統(tǒng)鑒定法帶來(lái)的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設(shè)想通過(guò)“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”，一種多機(jī)構(gòu)的，以研究為基礎(chǔ)的分析，將眾多檔案館的鑒定活動(dòng)結(jié)合在一起，使檔案文件反映社會(huì)的主要論題、問(wèn)題、活動(dòng)或職能的方法來(lái)妥善解決現(xiàn)代復(fù)雜機(jī)構(gòu)的龐大文件的問(wèn)題。
四電子文件的產(chǎn)生
如果說(shuō)以上的三方面的原因驅(qū)動(dòng)我們采取一種與傳統(tǒng)鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實(shí)也只能描述到這種程度，沒(méi)有電子文件的出現(xiàn)和對(duì)其鑒定活動(dòng)的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問(wèn)題看得更清楚，同時(shí)電子技術(shù)也賦予“職能鑒定”以更強(qiáng)的可實(shí)現(xiàn)性。
電子文件的性質(zhì)和數(shù)量對(duì)鑒定的影響表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1電子文件的數(shù)量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認(rèn)為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來(lái)，效率不高。
2電子文件產(chǎn)生分散，一個(gè)龐大機(jī)構(gòu)內(nèi)部將會(huì)有多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而且由于業(yè)務(wù)活動(dòng)彼此之間協(xié)作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)瞬間聯(lián)結(jié)而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件，而進(jìn)入每個(gè)系統(tǒng)中對(duì)具體的文件執(zhí)行“內(nèi)容審查”式的鑒定方法是不可行的。
3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時(shí)刻與一個(gè)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫(kù)相連，這種情況下，仍采用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法就會(huì)象一只永遠(yuǎn)在追趕自己尾巴的貓。
4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產(chǎn)生之初就完成，我們面臨的更為嚴(yán)峻的問(wèn)題可能不是害怕被巨量的文件淹沒(méi)，而是意識(shí)到可能根本不會(huì)有文件被送來(lái)鑒定?，F(xiàn)有的許多系統(tǒng)都具有動(dòng)態(tài)刪除和更新數(shù)據(jù)的功能，另外，對(duì)于許多通過(guò)瞬間邏輯聯(lián)結(jié)形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標(biāo)準(zhǔn)作為系統(tǒng)程序的一部分先行輸入計(jì)算機(jī)之中，那么電子文件即使曾經(jīng)存在過(guò)，也終會(huì)流失。電子文件管理研究的專(zhuān)家普遍認(rèn)為：“檔案保管系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段提供了保證鑒定決策最有效實(shí)施的最佳機(jī)會(huì)”。
因此，有關(guān)專(zhuān)家建議，“電子環(huán)境中，文件的鑒定必須在文件產(chǎn)生之初就開(kāi)始執(zhí)行，鑒定標(biāo)準(zhǔn)甚至應(yīng)該在文件尚未產(chǎn)生之前，就作為文件保管系統(tǒng)的一部分而存在?！边@樣一種要求的實(shí)現(xiàn)必須通過(guò)“職能鑒定”來(lái)達(dá)到，“職能鑒定”根植于對(duì)文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)以及其職能活動(dòng)和工作流程的深刻認(rèn)識(shí)之上，通過(guò)分析機(jī)構(gòu)活動(dòng)的有機(jī)聯(lián)系以及機(jī)構(gòu)職能、活動(dòng)和業(yè)務(wù)的重要性，決定文件的存留，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)論必須要體現(xiàn)為一套詳細(xì)、具體和技術(shù)可實(shí)現(xiàn)的方案，并最終將這套方案嵌入到文件保管系統(tǒng)中去?！奥毮荑b定是電子文件的鑒定方法”這一觀念已經(jīng)被普遍地接受。
第7篇：電子文檔論文范文
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專(zhuān)門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
第8篇：電子文檔論文范文
電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)是相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問(wèn)題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫(xiě)時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對(duì)繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。
針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢(shì)，具體包括：其一，電子檔案不受存儲(chǔ)空間的限制，受自然條件的影響也相對(duì)較?。黄涠?，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案?jìng)浞莺?jiǎn)便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢(shì)；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢(shì)。
當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢(shì)。
2電子檔案在管理中可能遇到的問(wèn)題
2.1對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足
雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢(shì)頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒(méi)有完全成熟，加之一些單位對(duì)電子檔案管理的重視程度不足，沒(méi)有對(duì)檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問(wèn)題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來(lái)了很多新問(wèn)題，例如，檔案信息的安全性問(wèn)題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問(wèn)題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問(wèn)題、電子檔案的軟硬件問(wèn)題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問(wèn)題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問(wèn)題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問(wèn)題
新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問(wèn)。一些檔案管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠，或不具備信息化管理的能力，沒(méi)有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)得不到有效發(fā)揮。
3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度
檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，特別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過(guò)加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門(mén)的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門(mén)的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對(duì)檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門(mén)及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施
3.2.1電子檔案硬件管理及保管
電子檔案易受溫度、磁場(chǎng)等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時(shí)文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫(xiě)入光盤(pán)，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時(shí)注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲(chóng)、防震等工作。
3.2.2做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作
數(shù)據(jù)備份恢復(fù)主要是針對(duì)電子檔案特點(diǎn)，利用技術(shù)手段來(lái)保障檔案信息安全的策略。在進(jìn)行備份時(shí)，可以通過(guò)雙備份制來(lái)同時(shí)實(shí)現(xiàn)封存與借閱?？紤]到網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，需建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，保障檔案室的各項(xiàng)關(guān)鍵信息在出現(xiàn)意外時(shí)可以對(duì)信息進(jìn)行恢復(fù)。
3.2.3加強(qiáng)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全管理
首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過(guò)這些基本的安全措施保障檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過(guò)驗(yàn)證用戶信息等手段對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行多層加密，對(duì)檔案的訪問(wèn)或閱讀設(shè)置權(quán)限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實(shí)性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢(shì)的同時(shí)不忽視紙質(zhì)檔案的作用。
3.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
電子檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在很大差異，這是給新時(shí)期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還要對(duì)以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)有較為全面的掌握，能夠適應(yīng)電子檔案管理所帶來(lái)的新發(fā)展、新變化，除了需要有關(guān)單位加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育培訓(xùn)，檔案管理人員自身也要積極主動(dòng)的去學(xué)習(xí)、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)和廉潔作風(fēng)外，還需結(jié)合電子檔案管理工作的特點(diǎn)，具備良好的責(zé)任意識(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，保密意識(shí)等；最后，新時(shí)期的檔案室電子檔案管理工作發(fā)展變化飛快，這種變化一方面提升了對(duì)檔案的需求，另一方面也對(duì)傳統(tǒng)思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹(shù)立創(chuàng)新精神與創(chuàng)新意識(shí)，推動(dòng)電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
第9篇：電子文檔論文范文
1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設(shè)計(jì)人員按時(shí)提交完整、準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)圖紙，歸檔率較低。而數(shù)字檔案采用網(wǎng)上收集方式，從電力工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)開(kāi)始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中，可以對(duì)數(shù)字檔案的工作流程進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)行網(wǎng)上采集、自動(dòng)歸檔，歸檔率達(dá)到100%。數(shù)字檔案采集可以實(shí)現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生和形成過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控，并能及時(shí)獲取檔案。
2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類(lèi)、編碼和入庫(kù)的方式，整理工作費(fèi)力耗時(shí)。數(shù)字檔案的整理過(guò)程則是在數(shù)字檔案管理平臺(tái)上進(jìn)行的，管理人員按照相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)判定電子文檔本身、運(yùn)行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強(qiáng)。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復(fù)雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和整理工作流程。
3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫(kù)房的檔案排架上，依照檔案庫(kù)的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問(wèn)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開(kāi)館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問(wèn)也對(duì)數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策
1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過(guò)該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構(gòu)建各類(lèi)檔案信息庫(kù)。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書(shū)檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號(hào)、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類(lèi)檔案信息庫(kù)。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級(jí)和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級(jí)和權(quán)限劃分規(guī)則，對(duì)全部電子檔案進(jìn)行密級(jí)和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫(kù)的自動(dòng)安全管理。
