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規(guī)范年度考核工作,為了加強對政府集中推銷機構(gòu)的監(jiān)管。提高集中推銷機構(gòu)工作質(zhì)量和效率,根據(jù)《中華人民共和國政府推銷法》和財政部、監(jiān)察部印發(fā)的集中推銷機構(gòu)監(jiān)督考核管理方法》規(guī)定,制定本實施細則。
組成考核小
一、政府推銷監(jiān)督管理部門負責對政府集中推銷機構(gòu)的年度考核工作。政府推銷監(jiān)督管理部門應(yīng)按照《考核方法》規(guī)定。
監(jiān)察、檢察、審計部門協(xié)助,組??己诵〗M由政府推銷監(jiān)督管理部門牽頭組織。必要時可邀請推銷人、供應(yīng)商、專家評委等人員參加。
同時對政府推銷監(jiān)督管理部門的考核工作實施監(jiān)察。
二、監(jiān)察部門應(yīng)加強對集中推銷機構(gòu)及其工作人員的監(jiān)察。
實行百分制。根據(jù)考核內(nèi)容和日常監(jiān)督檢查情況進行量化打分,
三、對集中推銷機構(gòu)的全面綜合考核每半年進行一次??己丝偡诌_不到60分的為不合格,60分至79分的為基本合格,80分至89分的為良好,90分以上的為優(yōu)秀。
四、對集中推銷機構(gòu)的年度綜合考核應(yīng)當遵循下列順序:
對集中推銷機構(gòu)半年或年度考核通知,
一)考核通知。政府推銷監(jiān)督管理部門應(yīng)于半年或年度終了后10個工作日內(nèi)。明確考核時間和要求。并在考核開始前15天以文件形式通知集中推銷機構(gòu)。
依照考核要求認真整理有關(guān)資料,
二)自查自評。集中推銷機構(gòu)接到考核通知后。對照考核內(nèi)容進行自評,7天內(nèi)形成自查演講,報同級政府推銷監(jiān)督管理部門。
對照考評內(nèi)容進行量化打分,
三)檢查考評。考核小組對集中推銷機構(gòu)提供的自查演講和相關(guān)考核資料進行檢查核實。并在考評工作結(jié)束后形成書面考核意見。
綜合推銷人、供應(yīng)商、專家評委的反饋意見以及日?,F(xiàn)場監(jiān)督的具體情況,
四)出具考核演講。政府推銷監(jiān)督管理部門根據(jù)考核小組的考核意見。作出正式考核演講,并填寫《政府集中推銷機構(gòu)監(jiān)督考核表》見附件1考核小組在作出考核演講前,應(yīng)當與集中推銷機構(gòu)交換意見。
同時抄送集中推銷機構(gòu),
五)公示考核結(jié)果。政府推銷監(jiān)督管理部門應(yīng)當將考核演講和《政府集中推銷機構(gòu)監(jiān)督考核表》報送同級政府推銷工作領(lǐng)導(dǎo)小組。并公布在湛江市政府推銷網(wǎng)上。
五、考評內(nèi)容及評分標準。
一)基礎(chǔ)工作考核(占總分15%
1機構(gòu)建設(shè)情況。規(guī)范分為2分。
嚴格執(zhí)行相關(guān)的法規(guī),集中推銷機構(gòu)認真貫徹黨的路線、方針、政策。工作熱忱,內(nèi)部協(xié)調(diào)合理,記2分,否則,不記分。
2崗位設(shè)置。規(guī)范分為4分。
1建立了崗位工作責任制度的記2分;沒有建立崗位工作責任制度的不記分。
操作環(huán)節(jié)權(quán)責明確,2工作崗位設(shè)置合理。形成內(nèi)部相互監(jiān)督、相互制約機制的記2分;崗位設(shè)置不合理,沒有形成內(nèi)部制約機制的不記分.
3人員技能。規(guī)范分為3分。
且從業(yè)人員具備中級以上專業(yè)技術(shù)職稱的人數(shù)占在職人員總數(shù)60%以上的記3分;達到50%記2分;達不到50%記1分。人員配備滿足工作需要。
4業(yè)務(wù)培訓。規(guī)范分為2分。
每年開展培訓兩次以上的記2分;未達兩次的不記分。
5檔案管理。規(guī)范分為4分。
1有政府推銷文件檔案管理制度的記2分;沒有檔案管理制度的不記分。
且保管符合有關(guān)法律和政策規(guī)定的記2分;不符合要求的每一項扣0.5分,2歸檔資料真實、完整、及時。扣完2分為止。
二)操作順序考核(占總分35%
1執(zhí)行推銷方式。規(guī)范分為5分。
改變推銷方式及時報政府推銷監(jiān)督管理部門審批的記5分;擅自改變推銷方式一次的扣1分,依照經(jīng)政府推銷監(jiān)督管理部門審批的推銷方式執(zhí)行推銷活動??弁?分為止。
2編制推銷文件。規(guī)范分為7分。
沒有因推銷文件錯漏導(dǎo)致質(zhì)疑、投訴的記7分;每出現(xiàn)一次質(zhì)疑扣0.5分,制定的推銷文件科學、細致、嚴謹。出現(xiàn)一次投訴扣1分,扣完7分為止。
3推銷信息。規(guī)范分為8分。
扣完8分為止。應(yīng)當?shù)耐其N信息(含招標公告、更改事宜等)全部在湛江市政府推銷網(wǎng)上的記8分;每缺一次扣1分。
4組織推銷活動。規(guī)范分為4分。
受到各方好評的記4分;推銷活動組織出現(xiàn)混亂,推銷活動組織周密、秩序井然。導(dǎo)致推銷失敗的一次扣1分,扣完4分為止。
5公示中標結(jié)果。規(guī)范分為4分。
扣完4分為止。應(yīng)當公示的中標結(jié)果(含公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式)全部在湛江市政府推銷網(wǎng)上的記4分;每缺一項扣1分。
6督促或組織簽訂推銷合同。規(guī)范分為3分。
扣完3分為止。規(guī)定時間內(nèi)督促或組織推銷人和中標(成交)供應(yīng)商簽訂推銷合同的記3分;延期一次扣0.5分。
7推銷資料備案。規(guī)范分為4分。
扣完4分為止。按規(guī)定將采購文件、推銷合同等有關(guān)資料按時、真實、完整報政府推銷監(jiān)督管理部門備案的記4分;漏項、缺項或者遲報的每次扣0.5分。
三)工作質(zhì)量和業(yè)績考核(占總分
30%
1遵紀守法情況。規(guī)范分為4分。
扣完4分為止??己似趦?nèi)沒有通報批評或違紀違法記錄的記4分。每發(fā)現(xiàn)一起扣1分。
2工作效率。規(guī)范分為8分。
沒有相關(guān)投訴的記6分;出現(xiàn)一次因效率低投訴記錄的扣1分,1工作效率高??弁?分為止。
扣0.5分,2及時退付供應(yīng)商投標保證金的記2分。違規(guī)一次??弁?分為止。
3工作效果。規(guī)范分為9分。
記5分。服務(wù)許諾的工作日內(nèi),1按時完成推銷項目委托。標書提交推銷辦備案的記5分,每拖延一次扣0.5分,扣完為止。
扣完2分為止。2考核期內(nèi)所有推銷項目的實際推銷價格低于推銷預(yù)算和市場同期平均價格的記2分。推銷價格超預(yù)算或者推銷價格高于同期市場平均價格的每一例扣1分。
扣完2分為止。3投訴案件比往年有所下降的記2分。投訴案件比往年增加一例的扣1分。
4服務(wù)質(zhì)量。規(guī)范分為9分。
推銷人、供應(yīng)商對集中推銷機構(gòu)工作態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量和質(zhì)疑答復(fù)等滿意度達到90%以上的單項記3分;達到80%的單項記1.5分;達不到80%單項記零分。滿意度以《集中推銷機構(gòu)年度考核征求意見表》為記分依據(jù)(見附件2
四)廉潔自律考核(占總分12%
1廉潔自律制度建設(shè)。規(guī)范分為2分。
建立廉潔自律制度的記2分;沒有廉潔自律制度的不記分。
2廉潔自律表示。規(guī)范分為10分。
沒有不良記錄的記10分;有下列行為之一的每人次扣2分,從業(yè)人員廉潔自律表示良好??弁?0分為止。
1接受推銷人或供應(yīng)商宴請、旅游、娛樂行為的
2接受禮品、回扣、有價證券的
3推銷人或供應(yīng)商處報銷因公或者因私費用的
4向供應(yīng)商或其他人員泄露應(yīng)當激進的推銷秘密及其他商業(yè)秘密的
5法律法規(guī)規(guī)定的其他不良行為。
五)報表統(tǒng)計考核。規(guī)范分為8分。
關(guān)鍵詞:煤炭采購 管理 三公開
2003年,中石化荊門分公司新建CFB鍋爐,采用燃煤發(fā)電供能,需要采購大量煤炭保證生產(chǎn)供應(yīng),開始啟動煤炭采購和使用管理工作。通過一段時間的管理,逐漸暴露了一些問題。一是供應(yīng)商管理混亂。大量煤炭供應(yīng)商蜂擁而至,最高峰時達13家之多。他們完全因市場而動,利益至上。市場蕭條時,想盡辦法拉關(guān)系,打招呼,爭取不多的供應(yīng)份額;市場俏銷時,或以次充好,或要求漲價,且保供不力。二是煤炭質(zhì)量忽高忽低,不易控制,嚴重狀態(tài)時,直接影響CFB鍋爐正常運行。三是采購成本偏高。由于管理制度不太健全,供應(yīng)商考核體系尚待建立,價格管理方法不多,控制采購成本難度較大。
針對這些問題,中石化荊門分公司黨政領(lǐng)導(dǎo)高度重視,明確指示:“引入公開競爭機制,實現(xiàn)煤炭陽光、規(guī)范管理?!?/p>
一、公開供應(yīng)商選擇程序,優(yōu)選戰(zhàn)略供應(yīng)商
按照大礦化、主渠道化,積極培育戰(zhàn)略伙伴供應(yīng)商的原則,兼顧來煤方向、運輸方式、煤炭質(zhì)量、煤炭價格、保供能力等多種因素,中石化荊門分公司將待選供應(yīng)商在煤炭專項管理小組會上進行公開,并將考核內(nèi)容進行量化打分。通過一段時間的“梳理”,對篩選出的十余家供應(yīng)商進行公開擇優(yōu),使其保持在四家左右,并建立《供應(yīng)商動態(tài)考核制度》。
與此同時,在年初與供應(yīng)商簽訂的年度協(xié)議中規(guī)定詳細的獎懲條款,每月辦理結(jié)算時,嚴格按合同中的獎懲規(guī)定對供應(yīng)商進行獎懲兌現(xiàn),促使煤炭供應(yīng)商進一步改善質(zhì)量,保證供應(yīng),相關(guān)資料建檔保存。
二、公開計劃制定和價格確定過程,嚴把采購成本關(guān)
為有效降低采購成本,中石化荊門分公司專門成立了由機動工程處、動力廠、監(jiān)察處、計劃處、運銷中心、裝運車間、物資裝備管理中心等七家單位組成的用煤計劃管理專項小組和由物資裝備管理中心、機動工程處、動力廠、企管處、財務(wù)處、監(jiān)察處、審計處、質(zhì)量管理中心組成的價格管理專項小組,采取集體決策,并對計劃和價格的決策程序公開。
針對計劃管理,專項小組每月25日左右,召開下一月度用煤計劃會,綜合考慮生產(chǎn)需求數(shù)量、庫存情況、在途數(shù)量、市場行情、運輸和接卸能力等多種因素,制定合理的月度煤炭采購計劃總量。然后依據(jù)對每個供應(yīng)商的考核評估結(jié)果,確定每個供應(yīng)商下一月度的供煤計劃并報主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后執(zhí)行。
針對價格管理,價格管理專項小組依據(jù)中石化物裝部每月的月度煤炭采購參考價格,結(jié)合荊門周邊市場行情及兄弟企業(yè)的采購價格進行分析,確定到廠煤炭的合理采購價格。
三、公開“采制化”過程及考核結(jié)果,確保購煤質(zhì)量
煤炭質(zhì)量直接關(guān)系CFB鍋爐運行效率。中石化荊門分公司主要采取用煤單位和化驗部門共同采樣、共同制樣、分別化驗、結(jié)果數(shù)據(jù)比對監(jiān)督,每月向煤炭專項管理小組公開的管理方法,確保購煤質(zhì)量。為做好考核結(jié)果的公開工作,物資裝備管理中心每月將供應(yīng)商煤炭考核情況匯總成表格,送呈各相關(guān)單位進行審核。實踐證明,上述措施的落實,有效保證了CFB鍋爐的穩(wěn)定運行,提高了綜合效益。
四、三項措施推動“三公開”持續(xù)開展
(一)從教育引導(dǎo)入手
近年來,中石化荊門分公司持續(xù)開展“教訓就在身邊,誘惑就在眼前,陷阱就在腳下,成敗就在手中”的警示教育,有效利用集團公司下發(fā)的反腐倡廉警示教育片開展案例教育,讓崗位上的干部職工從中受到警醒,知道推進“三公開”,是從制度上設(shè)置防線,保護干部職工。
質(zhì)量管理中心、動力廠在煤質(zhì)分析崗位的墻上掛上“自重、自省、自警”和“公心、公平、公正”的警示牌,在煤質(zhì)分析崗位人員操作臺上和煤質(zhì)分析管理人員辦公桌上分別放上廉潔自律承諾牌。專抽調(diào)責任心強,政治覺悟高的同志進入煤炭管理崗位。與管理人員簽訂《廉潔自律承諾書》,定期組織崗位人員進行專題座談,邀請紀委同志進行專題講課,不斷增強這些崗位人員的廉潔從業(yè)責任和意識,努力從源頭上防范違紀違規(guī)情況的發(fā)生。
(二)用制度約束固本
幾年來,中石化荊門分公司在堅決執(zhí)行總部關(guān)于煤炭管理制度和規(guī)定的同時,結(jié)合自身實際,對煤炭采購供應(yīng)的全過程不間斷的建章立制,規(guī)范煤炭采購的計劃、發(fā)貨、卸車、采樣、制樣、化驗、入庫、結(jié)算、付款等環(huán)節(jié),形成有中石化荊門分公司特色的煤炭采購全過程規(guī)范管理辦法。
首先,該公司對煤炭管理辦法不斷進行完善。2007年下發(fā)了荊門石字[2007]74號《關(guān)于修訂印發(fā)煤炭管理辦法的通知》,使之更加符合荊門石化的管理實際。
其次,針對煤炭管理各環(huán)節(jié),逐步進行了制度完善。在計劃管理上,建立了用煤計劃專項管理辦法,對工作內(nèi)容和各部門職責進行了明確。在采購管理上,嚴格按照總部煤炭組織集中采購程序在ERP和中石化商務(wù)網(wǎng)上進行操作。針對煤炭質(zhì)量,在與供應(yīng)商簽訂煤炭采購合同中,將入爐煤的低位熱值、全水份、含硫、揮發(fā)份、灰份等指標進行量化要求,明確規(guī)定扣款額度。
在計量管理中,制定了規(guī)范的計量監(jiān)督程序。汽車煤炭進廠由運銷中心、動力廠兩家單位共同監(jiān)磅稱重計量,對每車稱重數(shù)據(jù)共同簽字確認;火車煤炭進廠由計量中心、動力廠共同監(jiān)衡稱重計量,對稱重數(shù)據(jù)共同簽字確認,保證煤炭準確計量。
針對采、制、化各個關(guān)鍵環(huán)節(jié),中石化荊門分公司制定了《煤炭質(zhì)量分析實施細則》、《無煙煤入廠計量、采樣管理規(guī)定》、《鍋爐車間煤場進(上)煤管理規(guī)定》、《入廠煤采樣化驗管理制度》、《采樣化驗“十不準”》、《化驗室管理制度和工作人員守則》等制度,加強對煤炭質(zhì)量分析全過程的監(jiān)控。
(三)讓監(jiān)督保障有效
在不斷健全完善制度的基礎(chǔ)上,中石化荊門分公司效能監(jiān)察辦公室全程參與過程監(jiān)督,促進“三公開”工作的持續(xù)推進。
一是專門下發(fā)了《關(guān)于開展煤炭管理專項效能監(jiān)察的通知》,成立了價格監(jiān)督組、質(zhì)量監(jiān)督組、計劃和數(shù)量監(jiān)督三個專業(yè)組,對9個監(jiān)察點和監(jiān)察方法進行了明確的要求,效能監(jiān)察人員進入到煤炭管理的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié),確保各環(huán)節(jié)操作程序合規(guī)。
№
糾正性措施請求內(nèi)容
主題
響應(yīng)措施內(nèi)容
完成時間
責任
部門
協(xié)助
部門
部門
主管
檢查人
1
沒有適當?shù)墓ぷ骺己耍员闶箚T工了解自身在整個經(jīng)營工作中的日?;顒樱虼俗詈媚軐T工的工作業(yè)績進行明確考核,因為這決定了一項任務(wù)成功與否。
2.6工作業(yè)績規(guī)定
完成績效管理辦法的編寫并正式行文
10月15日
綜合
管理部
其他各職能部門
組織該管理辦法宣傳學習(全體員工)
11月15日
組織該管理辦法操作培訓(具體操作人員)
11月30日
開始該管理辦法的試運行
12月1日
2006年1月開始正式運行
1月1日
2
一些管理人員談到了消除浪費的問題,但并沒有從意識和技術(shù)上采取措施,沒有分析記錄,即使管理人員不能絕對地綜合理解這七種浪費:生產(chǎn)過剩、等待、運輸、加工處理、庫存、移動和返工。
2.9廢物清除
組織全員大討論活動,集思廣益地宣傳節(jié)約,杜絕浪費,制作相關(guān)的宣傳標語
10月31日
制造部
其他各職能部門
編制相應(yīng)管理辦法,明確對浪費現(xiàn)象的檢查和考核細則
11月20日
對浪費問題進行深入的分析,制定相應(yīng)的管理技術(shù),以減少和杜絕浪費現(xiàn)象
12月31日版權(quán)所有
形成有機的人人負責的杜絕浪費問題再度發(fā)生的長效機制
2006年
1月1日
3
車間可以更加井井有條,更加干凈整潔,人行道(安全道)必須用白線標明。沒有任何有關(guān)5s的橫幅,以便有效地清除廢紙和食物等。
2.105s
審核并完善5s管理辦法,編制5s推進計劃
10月15日
制造部
其他各職能部門
組織5s的學習和宣傳,制作宣傳標語
10月30日
狠抓落實工作,對現(xiàn)場實施5s的具體工作
12月20日
檢查5s工作推進計劃的實施情況,并針對檢查結(jié)果實施改進,形成長效機制
12月31日
4
沒有證據(jù)證明他們了解或執(zhí)行了ftafema(失效模式及效應(yīng)分析),管理人員必須學習2個月,并在制造過程中予以實施,以便保證生產(chǎn)地安全性和有效性。
2.16-2.17ftafema
根據(jù)管理人員管理知識方面的不足,擬定相關(guān)的學習安排計劃,有針對性的進行適用管理方法培訓
10月10日
綜合版權(quán)所有
管理部
其他各職能部門
利用各種形式和渠道,根據(jù)擬定的學習計劃和安排,實施培訓,并確認培訓效果
12月15日
根據(jù)所學管理知識和實際工作需要,敦促在實際中的運用,形成規(guī)范化的管理
12月30日
5
沒有絕對獨立的采購權(quán),因此采購部門沒有采取措施來降低采購成本,保證安全可靠的供貨。有必要采取有效的控制程序,以便建立高水平的供應(yīng)鏈。必須對供應(yīng)商效率和項目規(guī)劃進行適當?shù)匾?guī)定。
采購部門
建立有效的科學合理的規(guī)范的采購控制程序,確認定期或?qū)m椀牟少彸杀痉治龇椒?/p>
10月10日
物流
管理部
其他各職能部門
建立有機的供應(yīng)鏈機制,形成科學合理規(guī)范供應(yīng)商的評估體系,培育優(yōu)秀供應(yīng)商
11月20日
在年底前,完善和健全供應(yīng)商考評體系,并完成對相關(guān)供應(yīng)商的供應(yīng)業(yè)績的評估考核,
12月20日
對全年的供應(yīng)情況進行一次全面的評估,對供應(yīng)的安全可靠性進行一次評估
12月31日
6
定期進行了交貨情況考核,但未采取改進措施,以便加強交貨工作。
應(yīng)采取控制程序,保證對交貨工作的不斷改進。
5.5和5.8管理政策和改進
制定適用的管理程序,針對交貨過程中可能發(fā)生的問題的處置和改進制定工作流程
10月15日
制造部
其他各職能部門
嚴格既有管理文件的執(zhí)行力度,對計劃實施情況進行考核,并對存在的問題進行分析,并擬定改進措施
11月15日
檢討全年的交貨狀況,組織進行統(tǒng)計分析評估,確認相關(guān)原因,制定糾正和改進措施,并形成必要的改進計劃,予以落實和實施
12月31日
7
沒有向客戶交貨的反饋報告,缺乏分析技術(shù)和程序,必須通過持續(xù)反饋報告的形式,與客戶保持聯(lián)系,并采用技術(shù)方法分析交貨情況。
5.65.7反饋和分析技術(shù)
制定適用的管理控制程序,就報告反饋工作進行規(guī)定,形成定期和重大事項溝通機制
10月31日
市場
營銷部
其他各職能部門
確認交貨狀況的分析應(yīng)用技術(shù)和方法,并明確定期和重點客戶的分析管理模式
11月30日
針對全年的交貨情況進行一次調(diào)查,根據(jù)調(diào)查結(jié)果進行分析,提交具體分析報告
12月31日
8
沒有適當?shù)哪繕?,大多?shù)目標集中在制造工藝上,必須制定一個明確合理的目標,涵蓋所有工藝,并且符合公司策略和政策。規(guī)定了一些質(zhì)量措施,但考核不充分,考核次數(shù)太少,必須定期進行考核,包括采取糾正性措施和預(yù)防性措施。
必須提供適當?shù)年P(guān)鍵指示,說明質(zhì)量跟蹤情況,并標識清楚。
6.7質(zhì)量目標和考核
健全和完善質(zhì)量目標管理辦法(包括編制、統(tǒng)計、分析、檢查、改進等規(guī)定),對質(zhì)量目標統(tǒng)計要素和方法予以明確規(guī)定
10月31日
品質(zhì)
管理部
其他各職能部門
檢討全年的質(zhì)量目標實現(xiàn)情況,針對實現(xiàn)情況進行必要的追蹤落實,組織進行原因分析,并結(jié)合考核、糾正和預(yù)防措施等手段進行必要的改善和提升
12月25日
【關(guān)鍵詞】供應(yīng)商評價 供應(yīng)商管控 績效管理
2012年以來,全球經(jīng)濟持續(xù)低迷,我國經(jīng)濟增速減緩,鋼鐵企業(yè)效益大幅下滑,全行業(yè)遭受新世紀以來最為困難的時期。在如此嚴峻的市場環(huán)境下,鋼鐵企業(yè)不斷加大降成本的力度,努力提高管理水平和工作效率。由于鋼鐵行業(yè)是資金密集型行業(yè),采購的物資種類繁多,物資采購涉及的方面較廣,與生產(chǎn)、工程建設(shè)、質(zhì)量、成本等多個環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系,所以采購管理是鋼鐵企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)。為了保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行,采購環(huán)節(jié)一方面繼續(xù)加強采購成本的 控制管理,另一方面把高效管控供應(yīng)商團隊作為一項重點工作來開展。
在企業(yè)采購中,設(shè)備采購由于設(shè)備分類復(fù)雜,專業(yè)性比較強,設(shè)備的采購質(zhì)量決定了企業(yè)的生產(chǎn)情況。所以,做好供應(yīng)商的管理,有利于保障企業(yè)所需的設(shè)備備件以合適的時間、合適的質(zhì)量以及適宜的價格得到穩(wěn)定的供應(yīng)。2010年之前,供應(yīng)商管理相對比較粗放,對供應(yīng)商的年度評價也沒有具體的數(shù)據(jù)支撐,僅憑借各生產(chǎn)部門的印象給予評價,造成供應(yīng)商供貨的業(yè)績好壞、供貨質(zhì)量的優(yōu)劣、技術(shù)服務(wù)的高低無法區(qū)分,也降低了供應(yīng)商的供貨積極性及服務(wù)熱情。目前,對供應(yīng)商團隊進行高效管控,通過研究供應(yīng)商的選擇與評價的準則、方法和步驟,形成一個動態(tài)的、優(yōu)化的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,從而優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu),建立信息共享的平臺,形成科學的供應(yīng)商管理體系,保證企業(yè)生產(chǎn)活動的正常運作,和對目標市場需求的快速響應(yīng)及滿足,提高企業(yè)的市場競爭力。
1.供應(yīng)商管理的方法
1.1重新修訂供應(yīng)商評價細則
重新制定了各部門評價項目及評分標準,對供應(yīng)商績效考評采取量化評價的方式,全面、客觀地反映了供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)制造能力、供貨能力、設(shè)備備件質(zhì)量及服務(wù)技能等各方面的情況。
1.2在日常的設(shè)備采購工作中加強供應(yīng)商的管控
1.2.1時時跟蹤原材料市場價格,對采購價格實施動態(tài)控制
在設(shè)備、備件采購中采用市場考察、業(yè)務(wù)分析和模板價格控制等方法,在談判、招標、詢價過程中對供應(yīng)商報價進行分析和控制。
例如:風口小套是高爐生產(chǎn)關(guān)鍵的工藝備件,它擔負著將熱風送進高爐的任務(wù)。其前端是近2000℃的高溫環(huán)境,渣鐵熔體溫度1400℃以上,從風口小套通過的熱風溫度也在1000℃以上,其工作環(huán)境是極其惡劣的。風口小套材質(zhì)選用上采取前端Cu≥99.95%,用純銅板鍛壓成型,并經(jīng)過氬弧保護焊接完成制作,可有效提高銅的致密度,增強耐高溫、耐磨損性能。 風口小套本體Cu≥99. 5%,所以,在采購過程中采購人員密切關(guān)注銅的市場價格變化,根據(jù)原材料市場情況,動態(tài)調(diào)整銅套的采購價格。
例如:規(guī)格為320×300×105的風口小套采購價格變化情況:見下圖。
1.2.2戰(zhàn)略合作供應(yīng)商的增加與合作模式的完善和成熟
與國內(nèi)行業(yè)龍頭企業(yè)簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議,做到強強聯(lián)合、優(yōu)勢互補,在企業(yè)近年工程和生產(chǎn)中發(fā)揮了重要的作用。
2011年與瓦房店軸承股份有限公司簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議。首先,公司所需國產(chǎn)軸承全部由瓦軸供貨,從源頭進行采購,減去商中間環(huán)節(jié),選用國內(nèi)一流軸承廠家,在保證了國產(chǎn)軸承的供貨渠道及提高貨物質(zhì)量的同時,大大降低了采購成本;第二、瓦軸在公司附近建立軸承庫,實行按要求、按時間配送,實現(xiàn)了真正意義上的無庫存;第三、與國內(nèi)知名企業(yè)合作,進行進口件國產(chǎn)化轉(zhuǎn)換、試用,現(xiàn)場根據(jù)使用情況出具試用報告,在滿足現(xiàn)場生產(chǎn)的情況下,有效降低了采購成本;第四、減少了供應(yīng)商的數(shù)量,與戰(zhàn)略供應(yīng)商建立互惠關(guān)系的同時也降低供應(yīng)商的管理成本。
1.2.3對供應(yīng)商質(zhì)量異議、交貨期延遲等違約的處理
為了加強設(shè)備備件采購質(zhì)量的管理,控制不合格品的產(chǎn)生和對下道工序的影響,采購環(huán)節(jié)參照相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,制定不合格品處理管理辦法,細化各個環(huán)節(jié)的管理職責,明確各職能管理部門的管理內(nèi)容和要求,詳細了解不合格品產(chǎn)生的原因、時間、過程、數(shù)量以及影響范圍,堅持以事實為依據(jù),以法律為準繩的原則,對不合格品進行合理地處置,并認真記錄。
例如:2010年12月5日燒結(jié)機頭部齒板出現(xiàn)斷裂,采購人員立即同相關(guān)部門技術(shù)人員趕到現(xiàn)場,對齒板斷裂部位進行檢查,分析斷裂的原因,并及時通知供應(yīng)商到現(xiàn)場確認。同時,根據(jù)事故出現(xiàn)給公司帶來的經(jīng)濟損失,對供應(yīng)商給予相應(yīng)的處罰。
對供應(yīng)商的質(zhì)量異議,嚴格按照管理規(guī)定進行處理,做到仔細核實公正處理,認真記錄,在供應(yīng)商年度考核中量化評價。
對交貨期延遲,按照合同約定進行處理,對屢教不改的進行開除或暫停其業(yè)務(wù),并在供應(yīng)商年度考核中量化評價。
1.2.4綜合評標法的試用和推進
在設(shè)備采購招標中推行綜合評標法,要求采購員按照采購設(shè)備的特點起草評標細則,最終目的不能讓性價比高的供應(yīng)商落選,遏制低價質(zhì)次的供應(yīng)商,讓質(zhì)優(yōu)、性價比高的供應(yīng)商得到鼓勵和發(fā)展。
評標過程中,首先用各投標方標書中商務(wù)響應(yīng)表的商務(wù)條款進行復(fù)核;在商務(wù)條款滿足的條件下,再進行主要技術(shù)指標評議匯總表復(fù)核;商務(wù)條款和主要技術(shù)指標都達到要求的前提下,對一般技術(shù)指標打分。各專家和業(yè)主打完分后,再要求投標方報價并做權(quán)重匯總。根據(jù)報價和標書要求各投標方答疑后,以權(quán)重匯總的最低價格為預(yù)計中標價。
通過這種綜合評議、量化計分的評標方法,能夠選中綜合實力較強、投標報價較合理的投標人為中標單位。
1.3加強供應(yīng)商考察工作
通過考察供應(yīng)商的組織機構(gòu)、生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)力量,了解供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝流程、生產(chǎn)各個環(huán)節(jié),以及供應(yīng)商質(zhì)量控制的方法與措施,才能保證設(shè)備備件采購質(zhì)量提升、供貨穩(wěn)定的需要。
1.4積極組織技術(shù)交流和培訓
例如:國電南京自動化股份有限公司產(chǎn)品優(yōu)化升級,由于公司電力供配電系統(tǒng)較大規(guī)模使用其產(chǎn)品,為確保現(xiàn)場正常維護、使用及準確申報備件,采購單元組織廠家專業(yè)技術(shù)人員,到現(xiàn)場與專家技術(shù)人員進行技術(shù)交流及培訓。針對目前公司電力系統(tǒng)越級跳閘的綜保參數(shù)設(shè)定、綜保系統(tǒng)的報警故障的排除等進行了更深層次的交流。通過技術(shù)交流和培訓,加強了供需雙方的溝通,增進了供需雙方對生產(chǎn)、質(zhì)量等情況的了解。
2.供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)的整理、收集
為了保證指標體系中的數(shù)據(jù)真實可靠, 以及評價結(jié)果的真實性和可比性,每月對供應(yīng)商的合同履約情況進行統(tǒng)計分析,對已存在的問題及時糾正,并采取預(yù)防措施避免類似情況重復(fù)發(fā)生。對于采購供應(yīng)中出現(xiàn)的質(zhì)量問題,由采購單元聯(lián)合使用部門及供應(yīng)商,對出現(xiàn)的質(zhì)量情況共同進行判定并及時進行處理。對上述供應(yīng)商的績效情況每月將記錄備案,作為年度供應(yīng)商評審的依據(jù)。同時,積極推行供應(yīng)商績效公開制度,每月公示供應(yīng)商的到貨率,質(zhì)量異議的處理意見和反饋情況,以及年度供應(yīng)商的評審結(jié)果,提高供應(yīng)商的積極性。
3.對供應(yīng)商評價后的分析和處理
3.1 對供應(yīng)商評價結(jié)果的分析
因為有量化的數(shù)據(jù)作為支撐,評價結(jié)果基本能反映供應(yīng)商真實情況,但也有需要改進和優(yōu)化的方面,如存在因統(tǒng)計、匯總等原因造成評價時間較長,應(yīng)考慮采購系統(tǒng)網(wǎng)上信息化處理,提高評價效率。
3.2 對供應(yīng)商評價后的處理
對不符合要求的供應(yīng)商進行清除,保證供應(yīng)商在采購系統(tǒng)中有進有出的動態(tài)管理;建立約談機制,針對個別供應(yīng)商出現(xiàn)的問題進行專項約談,以達到專項管控供應(yīng)商的目的。
4.實施供應(yīng)商管控的成效
通過供應(yīng)商管控的實施,提高了采購管理水平,保證了企業(yè)生產(chǎn)活動的正常運作, 促進了企業(yè)持續(xù)競爭優(yōu)勢的獲得。
作者簡介:
[關(guān)鍵詞]庫存管理;采購;JIT
[中圖分類號]F252 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432(2008)49-O104-02
最近幾年,我國電子制造業(yè)一直以高于國民經(jīng)濟2~3倍的速率快速增長。2006年,我國電子制造業(yè)增加值首次突破1萬億元,達到1.1萬億元,成為我國國民經(jīng)濟增長的主要動力。涌現(xiàn)出海爾、聯(lián)想、TCL、華為、中興通訊等一大批IT知名企業(yè)。
1 電子制造企業(yè)庫存管理中問題分析
盡管很多電子制造企業(yè)實行了最先進的采購方式和庫存管理控制方法來減少庫存,但是倉庫里總保留著多余的庫存或者產(chǎn)生缺料。造成這一問題的主要原因有以下幾點:
(1)生產(chǎn)計劃的頻繁變更是造成多余庫存的主要原因。因為生產(chǎn)計劃決定了JIT、CRP和VMI的供貨計劃,生產(chǎn)計劃的變更不能及時通知相關(guān)采購員,因此采購員發(fā)給供應(yīng)商的送貨計劃是按照原來的生產(chǎn)計劃制訂的,所以會產(chǎn)生多余庫存或者缺貨。準確的生產(chǎn)計劃以及與生產(chǎn)計劃配套的采購計劃,而采購計劃與生產(chǎn)計劃又是相互影響,相互制約的――生產(chǎn)計劃調(diào)整了,采購計劃通常情況下必須調(diào)整,采購的執(zhí)行也隨之而調(diào)整;反之采購的執(zhí)行如果出現(xiàn)了差異,生產(chǎn)計劃就應(yīng)該及時調(diào)整,否則就出現(xiàn)了脫節(jié)。
(2)機構(gòu)設(shè)置不合理導(dǎo)致信息溝通不暢。盡管公司擁有比較先進的信息管理系統(tǒng)和通信設(shè)備,但生產(chǎn)計劃的變更還是不能在第一時間傳達給相關(guān)責任人。出現(xiàn)這種情況的原因往往是由于組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置問題:生產(chǎn)計劃歸生產(chǎn)部門管,采購計劃歸采購部門管,結(jié)果往往就是大家各做各的,你也分不清楚到底是采購計劃沒有依據(jù)生產(chǎn)計劃制訂還是生產(chǎn)計劃在制訂的時候沒有考慮物料計劃以及物料的可得性,一出問題大家就會相互指責扯皮,誰也扯不清,最后不了了之,回過頭來只好逼著采購去做緊急采購,逼著供應(yīng)商緊急出貨。
(3)物料需求的預(yù)測不準確。根據(jù)SMI和CRP的訂貨流程,制造企業(yè)要提前一段時期向供應(yīng)商發(fā)出物料需求預(yù)測,以幫助供應(yīng)商備貨,并進行訂貨確認。但市場是瞬息萬變的,因而客戶的訂單量跟著發(fā)生變化,從而導(dǎo)致多余庫存或缺貨。還有就是因為供應(yīng)商和第三物流服務(wù)商送貨不及時而導(dǎo)致缺貨。
2 電子制造企業(yè)庫存管理的對策分析
(1)制定高效的采購制度。制度是規(guī)范企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營行為的依據(jù)。為杜絕采購人員和供應(yīng)商打交道時的行為,可以在聽取各方面和各層次意見與建議的基礎(chǔ)上,不斷完善采購制度,進一步修訂和完善物質(zhì)計劃管理、物質(zhì)采購管理、合同管理、物質(zhì)供應(yīng)管理等方面的制度及實施細則和考核辦法,嚴格執(zhí)行,以制度管人,并進行認真檢查和考核。整合物料部內(nèi)部業(yè)務(wù)流程,實施管理分層、業(yè)務(wù)分段,把價格審查、業(yè)務(wù)談判、合同簽訂等業(yè)務(wù)職能分離,進一步規(guī)范物質(zhì)計劃、采購、招投標等物質(zhì)管理的基礎(chǔ)工作,規(guī)范企業(yè)的采購活動,從而達到節(jié)省費用支出的目的。
(2)選擇符合公司要求的供應(yīng)商。優(yōu)選供應(yīng)廠商也是提高采購質(zhì)量、控制物質(zhì)采購成本的關(guān)鍵所在。對重點物質(zhì)的供應(yīng)商必須經(jīng)過質(zhì)檢、物質(zhì)、財務(wù)等部門的聯(lián)合考核后才能進入,如有可能還應(yīng)到供應(yīng)商生產(chǎn)地進行考察。通過對不同供應(yīng)商的選擇和比較,使其相互競爭,使企業(yè)在采購談判中始終處于有利地位,確保進入企業(yè)內(nèi)部市場的廠商資信和產(chǎn)品質(zhì)量都有可靠的保證。
公司可以通過跨職能的團隊,進行集體決策。選擇的標準必須涉及供應(yīng)商提供的參考價格,提品的質(zhì)量,供應(yīng)商自身的生產(chǎn)經(jīng)營情況,財務(wù)情況,歷史合作情況等一系列項目,這樣做的目的是要使挑選出的供應(yīng)商具有滿足供貨能力穩(wěn)定,供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量高,同時在低價格的情況下還有贏利的屬性。
(3)根據(jù)客戶建立項目小組。因為電子制造企業(yè)一般都是按客戶訂單進行生產(chǎn),因此可以針對每個客戶建立項目小組,讓生產(chǎn)計劃部門和采購部門融合在一個項目里面,加強生產(chǎn)和計劃的聯(lián)系。生產(chǎn)計劃的變更可以及時傳遞給采購人員,從而調(diào)整定購和送貨計劃,而生產(chǎn)部門也可以根據(jù)原材料和零部件重新制訂生產(chǎn)計劃。
(4)采用聯(lián)合庫存管理模式。聯(lián)合管理庫存是為適應(yīng)供應(yīng)鏈一體化而出現(xiàn)的一種全新的庫存管理模式,這種模式更多地體現(xiàn)了供應(yīng)鏈節(jié)點企業(yè)之間的協(xié)作關(guān)系,能夠有效地提高供應(yīng)鏈同步化程度,在一定程度上降低了整個供應(yīng)鏈體系的庫存水平,減少了供應(yīng)商和公司之間的重復(fù)操作,是實現(xiàn)供應(yīng)鏈體系中庫存優(yōu)化控制的有效途徑。這種準時化供貨模式,由于完全取消了庫存,所以效率最高、成本最低。但是對供應(yīng)商和公司的運作標準化、配合程度、協(xié)作精神要求也高,操作過程要求也很嚴格,因此制造企業(yè)應(yīng)選擇與自己空間距離不是太遠或交通比較便利的供應(yīng)商作為自己的合作伙伴。
一、法律、法規(guī)方面
(一)國家相關(guān)法律、法規(guī)的缺失,導(dǎo)致了政府采購供應(yīng)商無效投訴量大幅增加
目前,由于國家沒有相關(guān)的政府采購法律、法規(guī)對政府采購供應(yīng)商的不合理或無理投訴給予相應(yīng)的處罰的規(guī)定,部分政府采購供應(yīng)商對所投項目稍有疑問或不理解,即到有關(guān)部門進行投訴。而供應(yīng)商投訴的零成本(投訴失敗后,不用承擔任何責任),使有些供應(yīng)商變得更加肆無忌憚,動不動就到有關(guān)部門投訴,小問題能整出大毛病,沒問題也能撥弄出幾條是非。
(二)國家相關(guān)法律、法規(guī)間的沖突性,也是導(dǎo)致質(zhì)疑投訴產(chǎn)生的重要原因之一
因《政府采購法》實施時間不長,且沒有具體實施細則出臺,在具體操作層面上與《招標投標法》或財政部有關(guān)政府采購法律、法規(guī)存有沖突。比如說聯(lián)合投標的定義,《政府采購法》與財政部第十八號令就分別給出了不同的定義。前者規(guī)定參加聯(lián)合投標的供應(yīng)商均應(yīng)滿足采購文件的基本資質(zhì)要求,并出具聯(lián)合投標聲明;而財政部第十八號令要求聯(lián)合投標體只要主投一方滿足采購文件的基本資質(zhì)要求即可。法律、法規(guī)的分歧性,經(jīng)常會引起供應(yīng)商的質(zhì)疑和投訴。
二、政府采購程序方面
(一)采購方式確定依據(jù)的“模糊性”
《政府采購法》只是對公開招標、邀請招標等五種政府采購方式的適用條件予以了框架性的界定,缺乏明確客觀的標準。而同類采購項目為什么采用了不同的采購方式,這中間既有客觀原因或特殊情況,也不排除有人為因素影響,而這些也常常是政府采購供應(yīng)商質(zhì)疑投訴的原因之一。
(二)采購文件技術(shù)方案的“傾向性”
采購文件編制環(huán)節(jié)在整個采購項目中起著承上啟下的作用,采購文件制作質(zhì)量的高低直接關(guān)系到采購活動能否順利、公平實施。采購文件編制環(huán)節(jié)表面上看是采購人與采購機構(gòu)之間的溝通,而實際上采購人由于自身專業(yè)知識的缺乏,制作技術(shù)方案時需咨詢相關(guān)的供應(yīng)商,這就造成了其所提交的技術(shù)方案往往是根據(jù)某家供應(yīng)商量身定做的,這樣的方案必定會包含傾向性的特殊條件或隱性條款。而技術(shù)方案中的傾向性也是最常見的政府采購供應(yīng)商質(zhì)疑投訴的原因。
(三)政府采購評審專家打分的“不透明性”
作為政府采購評審專家,有關(guān)法律、法規(guī)賦矛了其對評審項目的自由裁量權(quán)和不受干擾權(quán),但缺乏有效的制約機制。不排除有些專家責任心較差,在參與政府采購項目評審過程中,不按評審規(guī)則打分,或隨意打分。而根據(jù)相關(guān)規(guī)定,各評審專家的打分情況均屬于保密范疇,作為評審專家的使用方――采購機構(gòu)無權(quán)向投標商透露這些信息,最終只能提交評審委員會裁量。政府采購評審專家打分的“不透明性”就成為了政府采購供應(yīng)商質(zhì)疑投訴的焦點之一。
三、對質(zhì)疑與投訴的幾點建議
(一)盡快出臺《政府采購法》實施細則,就政府采購供應(yīng)商質(zhì)疑投訴有關(guān)問題作出更為具體、更為明確的規(guī)定,以維護政府采購各方當事人的合法權(quán)益;
(二)由有關(guān)部門牽頭,盡快協(xié)調(diào)解決《政府采購法》、《招標投標法》以及財政部有關(guān)規(guī)定方面的矛盾性和沖突性,實現(xiàn)法律、法規(guī)的一致性;
1制訂規(guī)章制度,強化基礎(chǔ)工作管理
會計基礎(chǔ)工作在整個會計核算中,是數(shù)據(jù)最原始的積累,是核算的開始、結(jié)束,沒有嚴格的規(guī)范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務(wù)部制訂了《漣鋼會計基礎(chǔ)工作規(guī)范細則》、《ERP會計業(yè)務(wù)操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務(wù)部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據(jù)管理辦法》、《內(nèi)部結(jié)算管理辦法》、《資金收付內(nèi)部控制制度》等一系列規(guī)章制度,強化基礎(chǔ)工作管理,建立《財務(wù)檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。
2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理
漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉(zhuǎn)換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統(tǒng)一由財務(wù)部各科室分類控制管理,駐二級單位財務(wù)人員制作憑證必須由相應(yīng)主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預(yù)算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人??瓶刂乒芾?。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產(chǎn)成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業(yè)排名21名。
3統(tǒng)一采購付款,加強明細帳管理
漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務(wù)科、駐進出口部財務(wù)科根據(jù)所在單位計劃付款。有的供應(yīng)商在幾個部門都有業(yè)務(wù),既是供應(yīng)商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應(yīng)商,供應(yīng)商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統(tǒng)內(nèi)將信息資源共享,同一客戶應(yīng)收應(yīng)付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據(jù)財務(wù)部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統(tǒng)一審核支付,避免重復(fù)或應(yīng)抵減銷售貨款款項支付,相應(yīng)節(jié)約了資金資源和財務(wù)費用,財務(wù)費用1~2月較年目標計劃節(jié)約2189萬元。應(yīng)收應(yīng)付明細帳由銷售結(jié)算科、采購結(jié)算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。
4規(guī)范憑證制作、傳遞,保障原始單據(jù)完整、真實
漣鋼在ERP系統(tǒng)中,會計人員按崗位職責給予權(quán)限,由專人負責管理,嚴格規(guī)定憑證摘要、科目設(shè)置、附件說明等,使系統(tǒng)按照憑證科目歸集成本費用、應(yīng)收應(yīng)付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務(wù)部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎(chǔ),因此根據(jù)《漣鋼財務(wù)部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規(guī)范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統(tǒng)內(nèi)自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協(xié)助完成,漣鋼財務(wù)部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現(xiàn)收現(xiàn)付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據(jù)丟失、憑證缺號,保障原始單據(jù)完整、真實。
5利用計算機信息系統(tǒng),規(guī)范報表
在現(xiàn)代企業(yè)中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規(guī)范會計基礎(chǔ)工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業(yè)經(jīng)營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據(jù)。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務(wù)部會計科利用計算機區(qū)域信息網(wǎng)絡(luò),規(guī)范子公司報表格式、報出時間,使數(shù)據(jù)信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數(shù)據(jù)準確率,為領(lǐng)導(dǎo)決策贏得時間。
6完善檔案體系,保障會計核算成果真實性、完整性
會計基礎(chǔ)工作貫穿整個核算過程,從原始數(shù)據(jù)、票據(jù)取得到報表報出、檔案歸檔,涉及面非常廣泛,如采購經(jīng)辦人員、銷售人員、班組核算員、成本數(shù)據(jù)獲取人員、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入員、成本費用會計、資金收付會計、報表會計等等,只有明確分工,銜接到位,既分工又合作,才能將會計基礎(chǔ)工作有始有終完成。
大慶石化物資供應(yīng)中心實施SAP電子平臺管理,將財務(wù)、生產(chǎn)、采購和其他業(yè)務(wù)信息資源共享,功能集成、規(guī)范運作。對采購流程優(yōu)化,實施細化管理,實現(xiàn)高效采購,為大慶石化公司生產(chǎn)建設(shè)提供強有力的保障。
二、問題的提出
盡管物資采購已采用ERP管理系統(tǒng),雖然能為管理者提供較多信息,,但諸多原因造成日常生產(chǎn)、裝置大修、項目建設(shè)、礦區(qū)建設(shè)的物資常出現(xiàn)上報計劃的規(guī)格、材質(zhì)、標準不清晰;供貨商資信能力不強;材質(zhì)復(fù)檢不認真;加工工藝不合理;不同材質(zhì)混放;未按照說明書要求安裝等問題,影響裝置生產(chǎn),甚至危害員工生命,給企業(yè)帶來不可估量的經(jīng)濟損失,如何避免該事故的發(fā)生,是擺在物資采購管理人員面前的一個課題。在SAP工作流管理工具中,改變?nèi)藗冊诓少徸鳂I(yè)上陳舊的觀念和做法,改革管理機制采用精細化管理方法,進行物資采購時取得了明顯效果,杜絕了材料采購計劃的誤報,劣質(zhì)產(chǎn)品的進入,避免了因運輸、保管過程中的損壞,確保了裝置的檢修和生產(chǎn)。
三、管理現(xiàn)代化成果的理論依據(jù)及創(chuàng)新點
物資采購中強化制度管理,發(fā)揮SAP管理平臺的優(yōu)勢,應(yīng)用SWOT分析矩陣、麥肯錫矩陣等理論,引入物資采購風險管理意識工作,在物資采購工作中做到以目標為準則,工作有計劃;以落實為準則,行動有方案;以實效為準則,步步有確認;以提高為準則,事后有總結(jié),使物資采購工作高效、高質(zhì)保障供應(yīng)的同時全過程受控。
四、主要做法和內(nèi)容
為適應(yīng)采購管理的需要,經(jīng)過對工作的探討與實踐,通過采購過程分析,從采購物資的計劃、質(zhì)量、供應(yīng)商、性價比、服務(wù)等方面細化管理,使工作系統(tǒng)化、程序化、科學化。
1.梳理物資采購規(guī)章制度,細化工作管理環(huán)節(jié)
企業(yè)管理實質(zhì)是對人力資源的合理運用,如果在采購工作中沒有配套的制度去約束,僅依靠人的自律性,難免會產(chǎn)生失控,出現(xiàn)偏差。依據(jù)《供應(yīng)商管理辦法》、《招投標管理辦法》、《物資管理實施細則》和《行業(yè)管理考核辦法》等完善的制度體系,將其要求細化到計劃管理、采購管理、招投標管理、合同管理、質(zhì)量驗收、庫房管理、安全管理等工作的每個流程中,使物資采購管理步入正規(guī)化、專業(yè)化軌道,落實在SAP流程管理工具中,使工作規(guī)范、行為約束且便于追溯和科學決策。
2.細化供應(yīng)商評價工作,打造優(yōu)秀供應(yīng)鏈
從SAP系統(tǒng)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中梳理出優(yōu)秀供應(yīng)商,細化供應(yīng)商管理工作,從供應(yīng)商的制造能力,資信情況,質(zhì)量管理體系,主要生產(chǎn)業(yè)績等方面進行評價,對供應(yīng)物資的質(zhì)量、價格及服務(wù)情況等進行動態(tài)監(jiān)督、管理,淘汰不合格的供應(yīng)商,通過內(nèi)部從源頭上把住采購物資質(zhì)量關(guān),并保證物資供應(yīng)經(jīng)濟合理,打造一套優(yōu)秀的、有競爭力的、戰(zhàn)略聯(lián)盟的供應(yīng)鏈系統(tǒng)。
3.細化物資供應(yīng)質(zhì)量管理,筑起質(zhì)量屏障
為石化裝置安全生產(chǎn)提供物資質(zhì)量安全保障,從制造、出廠檢驗、入庫檢驗等方面入手,筑起質(zhì)量屏障。質(zhì)量信息反饋系統(tǒng),保證供方評價工作真實、有效。
4.嚴把物資計劃入口關(guān)、統(tǒng)籌關(guān),為采購物資提供保障
計劃是物資采購的源頭,把好計劃入口關(guān)、統(tǒng)籌關(guān)就為采購的順利進行,提供有力保證。
4.1嚴把計劃入口關(guān),制定計劃上報規(guī)范,避免因上報計劃規(guī)格、材質(zhì)、標準不清晰引起的問題,上報計劃時應(yīng)按國家相關(guān)規(guī)范統(tǒng)一標準執(zhí)行。
4.2物資編碼是物資采購網(wǎng)信息管理工作的重點,物資編碼是計劃錄入、查詢、詢價基礎(chǔ)。填寫5497物資標準的申請模板,規(guī)范物資上報標準。
4.3利用SAP系統(tǒng)編制計劃平衡表,使需求物資與來貨物資,到貨物資與出庫物資進行比照,可以平衡庫存,方便施工單位領(lǐng)料,減少采購成本。
4.4根據(jù)提報的計劃,與使用單位研究,提出一系列保證措施,把好產(chǎn)品質(zhì)量第一關(guān)做準備。
4.5對采購物資按金額和數(shù)量進行麥肯錫矩陣分析,根據(jù)重要程度,安排工作優(yōu)先順序,嚴把物資采購統(tǒng)籌關(guān),以ERP系統(tǒng)中的需求計劃分析中的相關(guān)數(shù)據(jù)為經(jīng)線,對采購計劃平衡、計劃接收、合同發(fā)票收發(fā)為控制點,以質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)往來記錄、現(xiàn)場使用效果為緯線,編織圓滿完成采購工作的錦繡藍圖。將繁雜的工作梳理清晰,對物資制作、入庫、驗收、出庫、使用情況全方位跟蹤,監(jiān)控。
5.提升物資供應(yīng)服務(wù),塑造文明窗口
物資采購針對石化公司日常生產(chǎn)、裝置大修、項目建設(shè)、礦區(qū)建設(shè)等方面,面向生產(chǎn)廠、生活區(qū)提供業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)及服務(wù),加強與使用單位、項目部門、設(shè)計單位、庫房、質(zhì)檢、招標辦等相關(guān)部門的溝通聯(lián)系,塑造文明服務(wù)窗口。
6.細化價格管理,保證物資供應(yīng)經(jīng)濟合理
價格管理現(xiàn)代采購管理的核心業(yè)務(wù),把好廠家圈定、詢價方案、合同簽訂關(guān)。根據(jù)各單位上報的計劃,選擇產(chǎn)品性能好,價格合理的,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后入選,充分做好招標前的準備工作,了解市場行情、同行業(yè)的價格、所購物資的概算、歷史價格,通過加成成本,需求導(dǎo)向、競爭導(dǎo)向等方面入手,運用 SWOT矩陣原理,對供需雙方進行價格分析,風險分析,優(yōu)勢分析,為談判做好的準備,發(fā)揮招標辦、專家、審計、紀檢的評判監(jiān)督作用,一同研究談判策略,綜合考慮,采購質(zhì)優(yōu)物美的產(chǎn)品, 把價格監(jiān)督精細化管理推向新境界。
7.細化倉儲管理,保障物資順暢供應(yīng)
為防止物資在保管中防潮、防火、防盜工作,發(fā)放中防止物資錯發(fā)、漏發(fā)從通過人、機、料、法、環(huán)五方面入手,全面提高庫存管理水平。
8.深入現(xiàn)場,踐行物資質(zhì)量全過程管理
加強與項目部門、公司機動設(shè)備處、二級分廠等相關(guān)部門充分溝通,強調(diào)運輸、搬運安裝、使用維護過程中的注意事項,進行質(zhì)量檢查確認,踐行物資質(zhì)量全過程管理。
9.深挖SAP管理功能,拓展辦公時空
發(fā)揮物資供應(yīng)工作SAP系統(tǒng)管理平臺的作用,物資供應(yīng)流程各環(huán)節(jié)的工作均依托本體系有序進行,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)功能,提高查詢、統(tǒng)計、平衡、預(yù)警、分析等優(yōu)勢功能,為高效、快捷、客觀,便捷工作構(gòu)建平臺。
10.流向拓寬流程認知廣度,深化風險意識,規(guī)避采購風險
資金流、信息流、物資流、業(yè)務(wù)流、數(shù)字流、商務(wù)流、風險流,通過業(yè)務(wù)流程,推進采購信息在供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的流動,將采購物資轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式物資代碼流通,在網(wǎng)上實現(xiàn)計劃、詢價、合同、入庫、出庫、付款體現(xiàn)在經(jīng)濟領(lǐng)域為物流、資金流的實現(xiàn),通過與使用單位、質(zhì)量部門等相關(guān)部門的交流,實現(xiàn)供應(yīng)商管理的量化考核,優(yōu)勝劣汰的動態(tài)管理。每種流動的每個環(huán)節(jié)都有風險,樹立風險意識,進行風險識別,采取預(yù)防措施,建立評價機制,準備應(yīng)急方案,落實到采購的各個環(huán)節(jié),實現(xiàn)風險由多到少,由有到無,由大到小的轉(zhuǎn)變。
關(guān)鍵詞:甲供物資管理模式招標采購合法合規(guī)物代服務(wù)
哈大鐵路客運專線是唯一一條建在零下40度高海拔地區(qū)時速300-350公里的客運專線,線路里程長、建設(shè)周期短、技術(shù)標準高,工程所需的物資設(shè)備數(shù)量龐大、涉及面廣、供貨周期短,管理難度大。
哈大鐵路客運專線項目自開工以來,經(jīng)濟形勢的起浮跌宕,甲供物資管理目錄幾經(jīng)修改,施工工期不斷調(diào)整,物資管理工作始終堅持以保障哈大客專工程建設(shè)物資需求為職責及工作重心,堅持“兩個遵循”、“四個依靠”、“四個原則”、“一個承諾”的指導(dǎo)思想,夯實管理基礎(chǔ),精細內(nèi)部管理,實施透明采購,實現(xiàn)管理規(guī)范化、精細化、科學化,快速有序、高效優(yōu)質(zhì)地組織好物資設(shè)備采購供應(yīng)工作,同時在幾年的管理實踐中,逐漸形成一套行之有效、切合實際的作法及經(jīng)驗,取得較好效果。
一、 健全管理制度,明確管理職能
1. 確立物資管理的指導(dǎo)思想
把管理標準定位為及時、準確、優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價,把工作職能定位為指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、服務(wù),確立“兩個遵循”、“四個依靠”、“四個原則”、“一個承諾”的指導(dǎo)思想。
"兩個遵循":遵循注重物資質(zhì)量,優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的工作理念;遵循合法合規(guī)招標采購的工作原則。
"四個依靠":依靠鐵道部物資辦室的力量組織運作;依靠公開招標采購的方式優(yōu)選供應(yīng)商;依靠各級管理提高質(zhì)量;依靠內(nèi)部的互控機制確保經(jīng)濟安全。
"四個原則":堅持質(zhì)量第一的原則;堅持一切從工程需要出發(fā)的原則;堅持有計劃有監(jiān)督的精細管理原則;堅持公開、公正、公平的原則。
"一個承諾":優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、及時供應(yīng)。
2. 制定管理制度及標準
本項目在工程籌備階段即制定了《哈大鐵路客運專線物資設(shè)備管理辦法》。在后續(xù)的管理實踐中不斷審核修訂了《哈大鐵路客運專線物資設(shè)備管理辦法》,制定了《鋼廠結(jié)算流程的通知及附件》《甲供物資具體結(jié)算細則》《質(zhì)量保證金支付月報制度》《供應(yīng)商考核辦法》等制度。根據(jù)細化管理的要求,補充了相應(yīng)的表格,完善了甲供物資的結(jié)算流程,完善了建管物資招標文件、補充協(xié)議相關(guān)條款,理順了部門間溝通、責任、會簽等工作流程。
3. 建立協(xié)作互控的部門聯(lián)動機制
物資設(shè)備部負責物資招標采購、供應(yīng)、驗收,并配合完成結(jié)算和合同管理的職能部門。計劃財務(wù)部負責招標采購程序、合同履約、物資結(jié)算、資金籌措撥付。安全質(zhì)量部負責對物資質(zhì)量的進行監(jiān)督抽檢。監(jiān)理單位配合公司質(zhì)量部對現(xiàn)場物資進行監(jiān)督管理。施工單位負責所需物資計劃、現(xiàn)場貨物質(zhì)量驗收、收發(fā)、使用和管理工作。物資服務(wù)公司負責組織實施甲供物資招標采購、督促供應(yīng)商合同履約、物資廠內(nèi)監(jiān)造、現(xiàn)場檢驗、協(xié)調(diào)供應(yīng)、運輸、結(jié)算全過程。
二、嚴把質(zhì)量關(guān)口,推行精細管理
1. 沿線資源調(diào)查,掌握資源分布
實施全線大宗物資摸底調(diào)查。從全線資源的總體需求量及分布現(xiàn)狀通盤考慮物資的采供方案,多次組織沿線資源調(diào)查,全面掌握各種大宗物資資源廠(特別是鋼材、水泥等大宗料)的綜合生產(chǎn)能力、供貨能力,產(chǎn)能配置、產(chǎn)品性能、服務(wù)質(zhì)量等多方面的第一手材料,為哈大全線大宗料統(tǒng)配及招標工作打好堅實基礎(chǔ)。
2. 全面市場調(diào)研,合理制定供應(yīng)商限定條件
建管物資招標中對合格投標人資格條件的設(shè)定預(yù)先做足功課,著重對供應(yīng)商的企業(yè)經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品用途、性能、質(zhì)量、價格、銷售業(yè)績、資質(zhì)情況、售后服務(wù)等方面進行詳細充分調(diào)研,收集資料,認真分析,制定方案,公司審定。原則是選擇選大廠、一流廠和客專公認的優(yōu)秀生產(chǎn)廠(商)。這樣可以有效地扼制許多的人為因素的影響,一些供貨風險大、產(chǎn)品質(zhì)量資源不穩(wěn)定的一些小廠、關(guān)系比較復(fù)雜的劣廠便無空可鉆。
3.重視招標計劃測算核實
重視招標計劃的編報,在實踐中積累了施工單位提報計劃,公司工程部審定計劃,物資設(shè)備部計算匯總“三把關(guān)”的經(jīng)驗。使招標計劃、組織供應(yīng)、實物消耗基本匹配。在招標計劃制定環(huán)節(jié),借鑒其他客運專線的施工經(jīng)驗,結(jié)合哈大客專實際情況,根據(jù)哈大各年施組節(jié)點充分研究考慮物價波動、征地拆遷、組織供應(yīng)、有效儲備及施工環(huán)境等多方面因素,核實各施工單位上報需用量,嚴控數(shù)量。
4. 遵循合法合規(guī),嚴格采購程序
在具體操作中,嚴格執(zhí)行招標投標法、物資采購管理辦法和相關(guān)的規(guī)章制度,力爭從源頭上堵塞漏洞,使采購工作透明、公開。著重控制招標入門工作,慎定招標采購方案,通過組織嚴密的招標、評標程序,選擇優(yōu)秀供應(yīng)商。
5. 加強日常管理,了然物資需求
加強日常管理,時刻掌握現(xiàn)場物資需求狀況及市場行情。物資管理要做到“六清晰”“五準確”“兩協(xié)調(diào)”“一追蹤”?!傲逦保汗こ坦?jié)點清晰、市場資源清晰、需求計劃清晰、結(jié)算程序清晰、供應(yīng)動態(tài)清、庫存清晰?!拔鍦蚀_”:計劃用量準確、結(jié)算價格準確、品種規(guī)格準確、供貨期準確、產(chǎn)品質(zhì)量準確?!皟蓞f(xié)調(diào)”:協(xié)調(diào)供應(yīng)廠(商)和項目施工單位的計劃、供應(yīng)、質(zhì)量和現(xiàn)場服務(wù)?!耙蛔粉櫋保鹤粉櫘a(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量。即供貨是否及時,服務(wù)是否到位,所供物資的質(zhì)量、數(shù)量、品種及規(guī)格是否符合設(shè)計要求等。
做好供應(yīng)計劃、統(tǒng)計報表工作。堅持鋼材日報,水泥、外加劑及其他甲供物資周報和梁廠的專門周報制度,密切關(guān)注施工單位各梁場鋼材、水泥、外加劑、鋼絞線進、消、存情況,嚴格控制供應(yīng)計劃。并對重點部位的物資統(tǒng)計資料進行分析整理,為物資供應(yīng)和調(diào)度決策提供參考數(shù)據(jù),有效地促進了物資供應(yīng)管理工作。
6. 加強合同簽訂及履約管理
簽訂合同時明確質(zhì)量條款,確定索賠依據(jù)。對確需變更的條款都要按會簽制度,走合同變更程序。嚴格按甲供物資合同規(guī)定的責任和義務(wù)約束合同雙方的履約行為。尤其是當鋼材價格猛漲猛跌造成供需嚴重失衡的情況下,生產(chǎn)供應(yīng)商因嚴重虧損而瀕臨停供的局面,一方面曉之以理動之以情,用合同的約束條件,據(jù)理說明,再一方面采用加快資金撥付和縮短結(jié)算周期等優(yōu)惠措施,千方百計調(diào)動供應(yīng)商保供的積極性。
浮動價結(jié)算時,因鐵路價格信息網(wǎng)部分價格采集點價格明顯失真,通過價格談判方式,使結(jié)算價格格趨于合理。
在到貨驗收環(huán)節(jié)中,要嚴格履行物資驗收程序,充分發(fā)揮公司質(zhì)量部門和監(jiān)理的作用,嚴把物資驗收關(guān)。特別是對于有技術(shù)含量的物資,必須要有各單位專業(yè)人員參加驗收。強調(diào)層層的質(zhì)量檢驗報告制度,強調(diào)出廠自檢、工地送檢和制度抽檢,并進行檔案化管理,簽字蓋章,責任到人。
7. 加強資金監(jiān)管,確保資金有效使用
一是,在做好供應(yīng)計劃管理的同時,注意生產(chǎn)、供應(yīng)和消耗這三個環(huán)節(jié)的有機結(jié)合,使圍繞這三個環(huán)節(jié)使物資管理工作形成一個閉環(huán)。二是,以滿足基本需求為原則,嚴格審查施工單位上報的各類需求計劃,及時調(diào)度及時供應(yīng),確保物資采購資金的有效使用。三是,在合同履約和結(jié)算過程中,對合同所涉及的數(shù)量、單價、運雜費等要素均要按合同條款反復(fù)推敲,嚴格把握,四是,實行物資供應(yīng)結(jié)算和質(zhì)保金據(jù)實簽認制度,設(shè)專門質(zhì)檢人員驗收,領(lǐng)導(dǎo)確認,使質(zhì)保金的退還真正與現(xiàn)場的物資質(zhì)量緊緊的掛鉤。
8. 建立供應(yīng)商考核機制
對供應(yīng)商考核做到把好五道關(guān):一是資質(zhì)關(guān),二是業(yè)績關(guān),三是人員素質(zhì)關(guān) ,四是監(jiān)督關(guān),五是現(xiàn)場管理關(guān)。從準入、評價、采購、運輸、儲存直至現(xiàn)場使用各環(huán)節(jié),嚴格程序,謹慎操作。使之始終處于嚴密的跟蹤和監(jiān)管之中。
9. 加強標準化管理工作
標準是我們開展各項工作的基本依據(jù)。無論是國標、行標還是企標,對物資管理工作都非常重要,掌握標準就掌握了根本。只有標準明確,管理目標明確,才能使物資管理的各個環(huán)節(jié)合法合規(guī)有的放矢。高度重視標準化管理工作,建立標準化管理的檔案資料。
10. 重大事件,領(lǐng)導(dǎo)班子聯(lián)簽制度
重大事項領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。涉及招標(合同)條款制定及合同變更情況,嚴格執(zhí)行調(diào)查、研究、部門聯(lián)簽把關(guān)的制度。
三、加強學習與監(jiān)督,確保合法合規(guī)
1. 加強業(yè)務(wù)學習
學習是提高物資管理綜合能力和素質(zhì)的重要途徑之一。從學習物資設(shè)備相關(guān)技術(shù)要求,關(guān)注供應(yīng)商信譽狀況入手,豐富提高產(chǎn)品質(zhì)量、物流知識、談判技巧、政策法規(guī)相關(guān)內(nèi)容,不斷提高管理能力和工作水平。落實“合法合規(guī)、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、及時供應(yīng)”的承諾,為確保項目的百年目標做出應(yīng)有的貢獻。
2. 加強廉政監(jiān)督
物資管理部門是公司的重點部門之一,項目近1/3的投資都花在物資設(shè)備的采購上。加之,社會上形形的利益集團也千方百計地謀求準入,所以物資管理部門也是公司的最敏感部門之一,做好四防非常重要。
一是制度保障防線。公司對物資招標文件和物資采購合同均采取部門會簽制度,使商務(wù)和技術(shù)條款分頭把關(guān)又互相制約;在物資驗收和資金撥付上再次部門會審,使“驗工”和“計價”各負其責,有效互控。二是質(zhì)量保障防線。充分調(diào)動各職能部門通力合作,確保質(zhì)量第一,安全第一。三是思想教育防線。加強思想教育,強化思想防范是勤政廉潔的固本之舉。四是檢查考核防線。這道防線其實就是落實責任,追究責任。這四道防線,環(huán)環(huán)相扣,層層落實,才能固若金湯。
四、全面物代服務(wù),減化管理機構(gòu)
實行全面物代服務(wù)是本項目物資管理的特色之一。哈大客專公司按照“小業(yè)主、大咨詢”管理模式要求,引入專業(yè)公司,目的就是要以專業(yè)化的服務(wù)水平和創(chuàng)新的管理手段確保全線物資設(shè)備的采購、供應(yīng),為哈大客專鐵路建設(shè)提供強有力的物資保障。中鐵物資股份及其二級子公司中鐵物資沈陽有限公司在2006年6月進入哈大客專公司服務(wù)以來,積極參與哈大客?;I備階段的市場調(diào)查及物資管理方案工作。同時在招標采購、協(xié)調(diào)供應(yīng)、質(zhì)量監(jiān)控、駐廠監(jiān)造、管理方案等方面發(fā)揮重要作用,切實擔負起甲供物資的組織供應(yīng)工作,把鐵路建設(shè)物資管理的普遍性與哈大客專建設(shè)的特殊性相結(jié)合,把保證物資設(shè)備質(zhì)量與降低采購成本相結(jié)合,努力實現(xiàn)管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和工作創(chuàng)新,確保物資采購供應(yīng)管理實現(xiàn)“系統(tǒng)、規(guī)范、有序、優(yōu)質(zhì)、經(jīng)濟”,適應(yīng)和滿足哈大客專項目建設(shè)的需要。