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摘要:預(yù)算管理是事業(yè)單位開展各項工作的基礎(chǔ),對單位工作的有效運行有著重要的作用。2012年財政部等五部委頒布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基本規(guī)范(試行)》要求單位應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部控制,并對預(yù)算管理相關(guān)的內(nèi)部控制提出了指導(dǎo)性建議。本文在《規(guī)范(試行)》基礎(chǔ)上,結(jié)合我國事業(yè)單位的實際情況,對單位預(yù)算管理的內(nèi)部控制設(shè)計進行了初步探討,期望為我國事業(yè)單位建立健全預(yù)算管理內(nèi)部控制提供借鑒。
關(guān)鍵字:事業(yè)單位;預(yù)算管理;內(nèi)部控制制度
一、研究背景
事業(yè)單位作為從事社會公益服務(wù)的非營利性社會組織,其預(yù)算具有自身的特殊性。事業(yè)單位預(yù)算是指事業(yè)單位根據(jù)自身發(fā)展目標(biāo)和計劃編制的年度財務(wù)收支計劃,事業(yè)單位通過編制預(yù)算,平衡各項收支,完成自身工作目標(biāo)。預(yù)算管理是單位為了達到已經(jīng)設(shè)定的目標(biāo),利用預(yù)算編制及批復(fù)、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算決算及考核等手段進行財務(wù)管理工作。2012年五部委的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基本規(guī)范(試行)》對單位建立預(yù)算管理內(nèi)部控制提出了明確要求。
近年來,隨著事業(yè)單位預(yù)算改革的不斷深入,單位預(yù)算取得了一定成績,但不可避免地仍存在預(yù)算編制粗糙、預(yù)算執(zhí)行不力、預(yù)算監(jiān)督不到位等諸多問題,嚴(yán)重降低了事業(yè)單位工作效率和效果。事業(yè)單位通過編制預(yù)算,平衡各項收支,提高資金運作效率,最終提高事業(yè)單位自身的管理能力和為社會服務(wù)的能力。預(yù)算管理貫穿在事業(yè)單位預(yù)算編制及批復(fù)、執(zhí)行、決算及考評的各個環(huán)節(jié),其質(zhì)量的優(yōu)劣對事業(yè)單位總體目標(biāo)的實現(xiàn)有實質(zhì)影響。
本文以《規(guī)范(試行)》為依據(jù),嘗試建立事業(yè)單位預(yù)算管理的內(nèi)部控制體系,以期為我國事業(yè)單位建立健全預(yù)算管理內(nèi)部控制提供借鑒。
二、文獻綜述
近年來,我國有關(guān)事業(yè)單位預(yù)算管理的研究逐漸增多,主要集中在定性、抽象的問題說明上。比如,當(dāng)前單位預(yù)算管理方面存在的問題、針對問題提出改進建議等。趙春曉、唐鳳英、邢淵媛認(rèn)為,由于當(dāng)前預(yù)算改革處于起步階段,單位預(yù)算存在編制時間晚、項目預(yù)算編制粗糙、預(yù)算管理缺乏有效監(jiān)督機制和透明度等問題,并提出應(yīng)當(dāng)提高預(yù)算編制時間及編制方法的科學(xué)性、完善部門預(yù)算績效考評制度及預(yù)算執(zhí)行管理健全監(jiān)督機制。
基于企業(yè)與事業(yè)單位之間的相通之處,事業(yè)單位預(yù)算管理內(nèi)部控制設(shè)立可以借鑒企業(yè)內(nèi)部控制相關(guān)制度。隋玉明從全面預(yù)算管理角度提出建立企業(yè)的內(nèi)部控制,并提出了全員全部門參與、改進預(yù)算管理目標(biāo)、加強預(yù)算執(zhí)行與實施監(jiān)控等制度。劉光強、李衛(wèi)東從內(nèi)部控制與預(yù)算管理的密切關(guān)系著手,對企業(yè)基于內(nèi)部控制的預(yù)算管理關(guān)鍵控制點進行研究,并確定了預(yù)算管理職責(zé)控制、預(yù)算編制內(nèi)容及流程控制等八個關(guān)鍵控制點。
三、事業(yè)單位預(yù)算管理內(nèi)部控制
(一)預(yù)算管理相關(guān)部門及職責(zé)
事業(yè)單位預(yù)算管理貫穿單位全部業(yè)務(wù)活動,需要全部門、全人員共同參與才能保證預(yù)算的有效性。所涉及的部門包括各業(yè)務(wù)部門、歸口管理部門、財務(wù)部門、人力資源部、審計部、單位預(yù)算管理委員會和財政/上級部門等。其中上級財政部門主要負責(zé)對下級單位提交的預(yù)算草案進行審核,下達預(yù)算控制數(shù),最終作為本財政部門預(yù)算草案的一部分。其中屬于事業(yè)單位各部門的職責(zé)如下:
1.單位預(yù)算管理委員會
單位預(yù)算管理委員會是單位預(yù)算管理的決策機構(gòu),主要職責(zé)包括:制定單位預(yù)算管理體系和預(yù)算管理制度;審核單位年度預(yù)算草案;審核批準(zhǔn)由單位財務(wù)部門提交的預(yù)算執(zhí)行分析報告;審批單位預(yù)算重大調(diào)整及決算;審批人力資源部提交的預(yù)算考核報告;審批由單位各部門提出的預(yù)算外事項執(zhí)行申請;批準(zhǔn)或授權(quán)批準(zhǔn)資金額度超過某一數(shù)值(由單位根據(jù)管理需要設(shè)定)的預(yù)算內(nèi)事項執(zhí)行申請。
2.財務(wù)部門
財務(wù)部是預(yù)算工作的主要管理部門,是管理層與業(yè)務(wù)層的連接點。主要職責(zé)包括:受單位預(yù)算管理班子的委托進行預(yù)算的組織、協(xié)調(diào)工作;為單位各部門提供編制預(yù)算所需的文檔、表格參考樣本;下達編制要求并督促指導(dǎo)各部門認(rèn)真編制預(yù)算;經(jīng)常與各預(yù)算編制單位進行溝通,確保預(yù)算信息上傳下達渠道的暢通;審核、匯總、平衡各部門的預(yù)算草案;督促指導(dǎo)各部門認(rèn)真執(zhí)行預(yù)算;分析預(yù)算執(zhí)行差異并協(xié)助各預(yù)算單位追蹤差異、查明原因,找出解決問題的方法;按要求匯總各業(yè)務(wù)部門預(yù)算執(zhí)行分析報告草案,并上報單位預(yù)算管理委員會;接收并初審各部門提出的預(yù)算調(diào)整申請;審核由公司各部門提出的預(yù)算外事項執(zhí)行申請,寫出審核意見。
3.歸口管理部門
歸口管理部門主要負責(zé)對某些經(jīng)費,比如三公經(jīng)費、資產(chǎn)項目等匯總統(tǒng)一進行處理等執(zhí)行審核。
4.各業(yè)務(wù)部門
各業(yè)務(wù)部門是單位內(nèi)部為完成單位工作設(shè)置的職務(wù)部門,也是預(yù)算編制和執(zhí)行的主體。主要職責(zé)包括:按時編制預(yù)算,上交到本級預(yù)算歸口管理部門或財務(wù)部門;若本部門提供的數(shù)據(jù)是其它部門編制預(yù)算的依據(jù),則應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提供給相關(guān)部門;宣傳并遵守預(yù)算管理的制度和規(guī)定;按預(yù)算方案開展工作,遵守預(yù)算管理的審批程序;認(rèn)真配合本級預(yù)算管理部門進行預(yù)算執(zhí)行差異分析,并找出差異原因。
5. 人力資源部
主要對各業(yè)務(wù)部門的預(yù)算計劃及執(zhí)行情況進行考評,并納入單位最終績效考核。
6.審計部
主要對各業(yè)務(wù)主體的預(yù)算執(zhí)行情況進行實時監(jiān)督,并且定期進行預(yù)算審計。
(二)預(yù)算編制及批復(fù)內(nèi)部控制預(yù)算編制是預(yù)算活動的起點。事業(yè)單位的預(yù)算編制及批復(fù)一般采用“二上二下,分級編制,逐級匯總”的方式進行。
1.預(yù)算編制及批復(fù)流程圖
2.相關(guān)內(nèi)部控制(1)單位應(yīng)當(dāng)確定財務(wù)部門為預(yù)算的主要管理部門,對三公經(jīng)費、采購事項、資產(chǎn)事項、工程事項等業(yè)務(wù)應(yīng)明確對應(yīng)的歸口管理部門,并合理設(shè)置各業(yè)務(wù)部門預(yù)算管理崗、財務(wù)部門預(yù)算管理崗及預(yù)算審批人,明確各崗位的職責(zé)內(nèi)容及權(quán)限,確保預(yù)算編制、審核審批、監(jiān)督、績效考核等不相容崗位相互分離。(2)單位預(yù)算管理委員會應(yīng)當(dāng)全面把握預(yù)算編制時間,防止時間過短,預(yù)算編制粗糙。預(yù)算的周期為一年,每一個預(yù)算年度自公歷1月1日開始至12月31日結(jié)束。每年的10-11月,單位預(yù)算委員會對照上級財政部門的預(yù)算規(guī)定及單位自身的戰(zhàn)略規(guī)劃,確定預(yù)算目標(biāo)。11月初,單位預(yù)算委員會召開預(yù)算工作會議,制定下一年度總體預(yù)算目標(biāo)的指導(dǎo)意見,在11月第二周前下達財務(wù)部門,進行預(yù)算部署工作。
(3)單位財務(wù)部門根據(jù)單位預(yù)算管理委員會的預(yù)算指導(dǎo)意見,制定預(yù)算編制要求,并及時向各業(yè)務(wù)部門下達預(yù)算編制通知,保證各部門之間信息溝通及時。財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時掌握預(yù)算編制的有關(guān)政策,保證預(yù)算編制符合相關(guān)規(guī)定。為提高相應(yīng)的預(yù)算編制能力,保證全面預(yù)算工作開展的效率和效果,在預(yù)算編制之前,單位財務(wù)部門應(yīng)對單位各業(yè)務(wù)部門預(yù)算人員進行預(yù)算編制的相關(guān)培訓(xùn),明確工作程序。
(4)各業(yè)務(wù)部門在接到預(yù)算編制通知后,在規(guī)定時間內(nèi)完成部門預(yù)算的編制工作。一般時間為11月第三周至11月末,各個業(yè)務(wù)部門初步編制預(yù)算建議數(shù),其中需要歸口部門統(tǒng)籌的需要交由歸口部門匯總,其他不要歸口部門匯總的直接提交至單位財務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門預(yù)算編制完成后,必須提交本業(yè)務(wù)部負責(zé)人審核,未經(jīng)負責(zé)人審核簽字不得上報。
業(yè)務(wù)部門預(yù)算人員應(yīng)該在歷史數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)政策的基礎(chǔ)上,結(jié)合履行職能和發(fā)展工作的實際需要,編制本業(yè)務(wù)部門預(yù)算計劃,確保預(yù)算編制的合理性和正確性。預(yù)算編制可采用定額預(yù)算、彈性預(yù)算和零基預(yù)算等方法,各業(yè)務(wù)部門預(yù)算可根據(jù)業(yè)務(wù)特點及目標(biāo)選擇采用相應(yīng)的預(yù)算編制方法。其中維修費應(yīng)采用零基預(yù)算或根據(jù)歷史維修費資料編制;大修項目,根據(jù)維修項目計劃、修理內(nèi)容和維修費價格水平編制;下列預(yù)算指標(biāo)可結(jié)合預(yù)算期業(yè)務(wù)發(fā)展和歷史費用資料情況,采用定額預(yù)算方法編制:管理人員工資、業(yè)務(wù)招待費、辦公費、差旅費、會議費、低值易耗品、通訊費、車輛費及其他管理費用;對新增大型基建項目需要附加可行性分析;日常經(jīng)費中數(shù)目超過10%的需要附加資料說明經(jīng)費增加的原因。
(5)對三公經(jīng)費、資產(chǎn)項目、基建項目、政府采購等特殊項目需要進行歸口審核。歸口部門需明確項目的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)及限額,對各業(yè)務(wù)部門提交的該項目資料進行審核,若無資料,不予通過;未經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核的,退回原部門重新提交審核。
(6)12月份,財務(wù)部匯總各部門提交的預(yù)算數(shù),同時根據(jù)上級財政部門的撥款及自籌經(jīng)費計劃,編報本單位的收入預(yù)算。在此過程中,要保證預(yù)算收支平衡,最終形成單位預(yù)算建議數(shù)。報經(jīng)部門負責(zé)人審核后將單位預(yù)算建議數(shù)提交單位預(yù)算管理委員會進行初審、協(xié)商,通過后報上級財政部門審批。
(7) 上級財政部門下達預(yù)算控制數(shù),財務(wù)部門根據(jù)預(yù)算控制數(shù)對單位預(yù)算進行調(diào)整及分解。各業(yè)務(wù)部門根據(jù)新的預(yù)算分解情況重新編制預(yù)算草案,匯總到單位財務(wù)部門形成單位預(yù)算草案,提交單位預(yù)算管理委員會審批,最終確定為單位預(yù)算。
(8)財務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi),按照財政部門規(guī)定的公開文本格式,草擬本單位部門預(yù)算公開方案,經(jīng)本部門負責(zé)人審核后報單位預(yù)算管理委員會審批,通過后由財務(wù)部門將單位預(yù)算文件上傳至單位網(wǎng)站,保證信息公開、透明。
(三)預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)督內(nèi)部控制預(yù)算執(zhí)行是預(yù)算的具體實施過程,最終預(yù)算目標(biāo)實現(xiàn)與否主要取決于預(yù)算執(zhí)行情況。預(yù)算監(jiān)督是預(yù)算執(zhí)行過程中的日常控制職能,包括財務(wù)部門的日常監(jiān)督和審計部門的定期預(yù)算審計,通過雙重內(nèi)部監(jiān)督保證預(yù)算資金的有效運用。
1.預(yù)算執(zhí)行流程圖(圖2、圖3)2. 相關(guān)內(nèi)部控制設(shè)計
(1)單位預(yù)算下達后,各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點和時間進度將年度預(yù)算合理分解落實成季度、半年度預(yù)算,并按預(yù)算的規(guī)定開展工作。為確保年度預(yù)算落實到實處,應(yīng)按期檢查、監(jiān)督其完成情況。(2)單位各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)批復(fù)的預(yù)算安排各項收支,資金撥付或費用報銷要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交財務(wù)部門進行資金領(lǐng)用。重大的資金項目需經(jīng)集體決策或?qū)嵭羞B簽制度。
(3)單位財務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門提交的資金撥付申請及費用報銷要嚴(yán)格審核其原始憑證的規(guī)范性及真實性,保證資金的有效運用。對已批準(zhǔn)的資金支付要在規(guī)定時間內(nèi)進行支付,防止因資金不到位影響單位工作進展。
(4) 單位各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立預(yù)算執(zhí)行分析機制,及時發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中的問題。財務(wù)部門應(yīng)定期通報各部門預(yù)算執(zhí)行情況,研究解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問題,提出改進措施,并對預(yù)算執(zhí)行過程中的異常情況加強管理,提高預(yù)算執(zhí)行的有效性。
預(yù)算對所有業(yè)務(wù)部門都有約束力,不得隨意改變,凡預(yù)算以外的業(yè)務(wù)事項,各業(yè)務(wù)部門應(yīng)每季度、半年度、年度對本單位的預(yù)算執(zhí)行進行分析檢查,形成預(yù)算執(zhí)行分析情況報告。預(yù)算執(zhí)行情況分析報告應(yīng)該對預(yù)算總體執(zhí)行情況、重大預(yù)算差異(10%)進行分析,并提出改進措施。各業(yè)務(wù)部門的預(yù)算執(zhí)行情況分析報告由部門負責(zé)人審核后提交財務(wù)部,財務(wù)部預(yù)算管理人應(yīng)當(dāng)匯總各業(yè)務(wù)部門的預(yù)算執(zhí)行情況,并向單位的預(yù)算委員會提交預(yù)算執(zhí)行情況分析報告。
(5)單位全面預(yù)算具有剛性和約束力,各業(yè)務(wù)單位必須按預(yù)算規(guī)定開展工作,未經(jīng)審批,不得隨意突破。預(yù)算調(diào)整一般應(yīng)提前進行,可在每年的7月份編制下半年工作計劃時提出預(yù)算調(diào)整。預(yù)算調(diào)整程序包括:業(yè)務(wù)部門向單位財務(wù)部提出預(yù)算調(diào)整申請。申請報告需詳細說明預(yù)算調(diào)整的原因、調(diào)整方案以及調(diào)整后的情況預(yù)測;單位財務(wù)部對預(yù)算調(diào)整申請報告的完整性及合理性進行初步審核后,在接到申請報告的5個工作日內(nèi),提交至預(yù)算委員會審議;預(yù)算會審核通過后提交上級財政部門進行審批;財務(wù)部在上級部門進行預(yù)算審批后的3個工作日內(nèi),將審批結(jié)果回復(fù)給預(yù)算調(diào)整申請單位。
(6)單位應(yīng)設(shè)立監(jiān)督部門或監(jiān)督人員,定期或不定期對業(yè)務(wù)部門及財務(wù)部門的預(yù)算執(zhí)行情況進行檢查,保證預(yù)算的有效執(zhí)行。財務(wù)部門對預(yù)算執(zhí)行情況履行日常檢查、監(jiān)督和報告的職能,單位審計部門負責(zé)對預(yù)算流程中出現(xiàn)的違紀(jì)和違法情況的檢查監(jiān)督,并將其作為審計的重要內(nèi)容,定期進行預(yù)算審計。
(四)預(yù)算決算及考評內(nèi)部控制設(shè)計1.預(yù)算決算及考評流程圖(圖4)
2.相關(guān)內(nèi)部控制設(shè)計
預(yù)算決算是對單位當(dāng)年預(yù)算執(zhí)行情況的總結(jié)?!兑?guī)范(試行)》規(guī)定,單位應(yīng)加強決算管理,確保決算真實、完整、準(zhǔn)確、及時,并建立健全單位預(yù)算與決算相互反映、相互促進的機制;同時,單位也應(yīng)當(dāng)加強預(yù)算的績效管理,保證預(yù)算的有效運行。其中相關(guān)的控制包括:
(1)單位財務(wù)部門預(yù)算管理負責(zé)下達決算編制任務(wù),各業(yè)務(wù)部門在接到任務(wù)后,應(yīng)根據(jù)當(dāng)年的預(yù)算執(zhí)行相關(guān)資料編制決算。在規(guī)定時間內(nèi)報歸口部門或財務(wù)部門。單位應(yīng)當(dāng)建立預(yù)算與決算相互促進的機制,加強決算分析,并作為下年預(yù)算編制的參照。
(2)單位財務(wù)部門匯總各業(yè)務(wù)部門提交的決算資料,并核實其真實性和完整性。在當(dāng)年的賬簿記錄和會計核算資料的基礎(chǔ)上編制單位決算,對本單位決算數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性負責(zé),報經(jīng)部門負責(zé)人審核后報單位預(yù)算管理委員會進行審批。
(3)單位財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)進行決算分析。單位財務(wù)部門及審計部門相關(guān)人員依據(jù)決算結(jié)果對各業(yè)務(wù)部門預(yù)算執(zhí)行情況進行決算分析,得到預(yù)算目標(biāo)與實際執(zhí)行過程及結(jié)果差距,對差異較大的預(yù)算事項需分析原因并明確相關(guān)責(zé)任。
(4)單位實行嚴(yán)格、規(guī)范的預(yù)算考核制度,單位人力資源部門應(yīng)根據(jù)各業(yè)務(wù)部門的實際情況制定預(yù)算考核指標(biāo),預(yù)算執(zhí)行情況將作為各預(yù)算單位負責(zé)人績效考核的重要內(nèi)容。每年會計年度終了后,單位人力資源部門對各部門的業(yè)務(wù)計劃和預(yù)算執(zhí)行情況進行評價,績效考評結(jié)果要提交各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人進行確認(rèn),若提出異議,在規(guī)定時間內(nèi)提交人力資源部門,再次進行評審。經(jīng)過各部門負責(zé)人的確認(rèn)后提交單位領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批后的結(jié)果要及時下發(fā)到單位內(nèi)部,保證單位內(nèi)部信息溝通及時有效。
四、結(jié)語
事業(yè)單位資金主要來源于財政撥款,如何合理利用資金,提高資金的使用效率,增強社會服務(wù)效果,受到社會廣泛關(guān)注。預(yù)算作為事業(yè)單位的重要組成部分,對單位工作具有重要影響。預(yù)算管理內(nèi)部控制通過對預(yù)算各環(huán)節(jié)上可能存在的風(fēng)險進行制度控制防范,以期從根源上減少漏洞發(fā)生的可能性,在一定程度上保證預(yù)算的有效實施。本文以《規(guī)范(試行)》為依據(jù),結(jié)合我國事業(yè)單位的實際情況,對單位預(yù)算管理的內(nèi)部控制進行了初步探討,如何更細化制定預(yù)算管理內(nèi)部控制制度是需要進一步探討的問題。
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