對(duì)檔案管理的建議精選(九篇)
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第1篇：對(duì)檔案管理的建議范文
主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：
1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。
2、檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。
3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
4、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。
6、許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
從以上情況來看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作的建議
1、 結(jié)合實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。
2、 統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
4、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
1、分門別類
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
2、分級(jí)次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分清輕重緩急
第2篇：對(duì)檔案管理的建議范文
關(guān)鍵詞：檔案管理工作；問題；對(duì)策；創(chuàng)新
檔案管理工作的完善和創(chuàng)新需要不斷進(jìn)行管理理念和服務(wù)方式的創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展與時(shí)代特色相結(jié)合，從整體上促進(jìn)檔案管理工作的有效價(jià)值的發(fā)揮，促進(jìn)科學(xué)發(fā)展觀的合理建設(shè)。
1 當(dāng)前檔案管理中存在的問題
近年來我國(guó)檔案管理工作得到快速的發(fā)展，從總體情況來看，檔案工作的發(fā)展需要不斷進(jìn)行完善和創(chuàng)新。當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作不免存在一些問題，有待我們進(jìn)行積極解決。
檔案管理工作是各項(xiàng)工作開展的可靠的基礎(chǔ)，對(duì)于各項(xiàng)工作的開展起著重要的推動(dòng)作用，因而加強(qiáng)檔案管理工作的有效性，對(duì)于單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提升具有重要意義。在檔案管理工作中，部分管理人員的管理意識(shí)存在不足，并不能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的充分合理利用，導(dǎo)致檔案信息資源的實(shí)際價(jià)值未得到有效的發(fā)揮，一定程度上局限了檔案資源的開發(fā)和利用。當(dāng)前我國(guó)部分單位檔案管理的制度不夠健全和不夠規(guī)范對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生一定影響。尤其是檔案的檔號(hào)和案卷標(biāo)題不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不利于相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行查找和利用。部分案卷缺少有效的卷內(nèi)目錄，并且存在嚴(yán)重的組卷混亂現(xiàn)象，對(duì)檔案的收集和借閱產(chǎn)生嚴(yán)重的阻礙。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但是在制度的執(zhí)行上缺乏力度，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的規(guī)范有序的進(jìn)行，對(duì)于實(shí)際的檔案借閱、保管等管理工作產(chǎn)生一定影響，不利于檔案的實(shí)際使用價(jià)值的有效發(fā)揮。
部分單位檔案管理上缺乏科學(xué)合理的檢索方式，導(dǎo)致相關(guān)人員進(jìn)行檔案資料檢索時(shí)極為不便。當(dāng)前傳統(tǒng)的手工檢索方式仍然存在，盡管該檢索方式不但進(jìn)行形式的創(chuàng)新，但對(duì)于檢索服務(wù)效率的提高仍然存在一定不足，對(duì)于檔案管理工作的完善和發(fā)展產(chǎn)生一定的局限性。部分檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力有待提升，工作中的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)存在明顯不足，檔案管理隊(duì)伍的整體理論水平缺乏一致性，這些都在一定程度上對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生嚴(yán)重影響，難易滿足時(shí)代進(jìn)步對(duì)檔案管理工作所提出的要求。計(jì)算機(jī)科技及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。但部分檔案管理工作缺乏與科學(xué)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案信息的收集和檢索等仍然采用人工操作進(jìn)行，對(duì)于檔案的收集、利用產(chǎn)生嚴(yán)重影響，不利于檔案資源實(shí)現(xiàn)合理的共享。并且存在部分檔案室的格局不符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管的條件簡(jiǎn)陋，并且其中的各項(xiàng)防潮防火設(shè)施等不符合檔案管理的實(shí)際要求，硬件投入不夠，且缺乏足夠的檔案管理經(jīng)費(fèi)。
2 提高檔案管理效率的對(duì)策
在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的大環(huán)境下，若想要切實(shí)提高檔案管理的效率，就應(yīng)黨不斷進(jìn)行檔案管理思想意識(shí)和管理方式上的創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作服務(wù)理念的提高，深入落實(shí)國(guó)家相關(guān)法律政策，結(jié)合時(shí)代特色進(jìn)行科學(xué)的檔案管理工作，促進(jìn)檔案資源的利用和開發(fā)。就當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作實(shí)際情況來看，應(yīng)當(dāng)從整體上促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理的有效性。
2.1 提高檔案管理的認(rèn)識(shí)
要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
2.2 規(guī)范檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。
2.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化管理的一個(gè)重要組成部分。
2.4 提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)及充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性
提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。
3 對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)
3.1 創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。在我國(guó)進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)的新時(shí)期，檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)，也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會(huì)性、開放性的必然要求。
3.2 創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會(huì)功能的改善和提高，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會(huì)需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。
4 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑
要想促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，就需要相關(guān)檔案管理人員在實(shí)際工作中，不但進(jìn)行思想觀念上的創(chuàng)新，通過新的管理方式和服務(wù)方式的發(fā)展，從整體上促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展到新的高度。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，使用一個(gè)國(guó)家發(fā)展的動(dòng)力，也是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路。檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)積極樹立現(xiàn)代化的管理意識(shí)，充分結(jié)合時(shí)代特色，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而從整體上促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。在管理方式上，應(yīng)當(dāng)不斷充實(shí)檔案館的實(shí)際館藏內(nèi)容，提高館藏的質(zhì)量，不斷對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化和組織，促使檔案資源逐漸系統(tǒng)化和規(guī)范化，以使其更好的為用戶服務(wù)，促使檔案管理工作的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。在服務(wù)方式的創(chuàng)新上，應(yīng)當(dāng)不斷提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性和及時(shí)性，在工作中，充分考慮用戶的實(shí)際需求，促進(jìn)檔案資源得到合理的利用和開發(fā)。
結(jié)束語
從宏觀層面來看，檔案管理工作的有效性和創(chuàng)新性對(duì)于檔案資源的開發(fā)和利用具有重要意義，因而加強(qiáng)檔案管理工作的分析和研究是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下檔案管理工作面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)，加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新滿足時(shí)展的需求，是檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢(shì)。
參考文獻(xiàn)
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[2]許曉明丁修茂.檔案工作文集[M].北京：中國(guó)文聯(lián)出版社，24.
第3篇：對(duì)檔案管理的建議范文
關(guān)鍵詞：文秘工作；行政管理部門；問題；措施
一、前言
行政事業(yè)單位檔案管理需要有條理的文秘工作，確保每項(xiàng)程序能夠協(xié)調(diào)進(jìn)行。 檔案管理工作是領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，在日常工作的進(jìn)行過程當(dāng)中，須要工作參與者能夠珍惜工作的時(shí)間，努力的提升自身的工作能力，通過不斷的學(xué)習(xí)，豐富自己，全面的提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。
二、行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理人員專業(yè)技術(shù)欠缺
在我國(guó)的行政事業(yè)單位，大多數(shù)的檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，這就導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)欠缺，影響檔案管理工作的正常運(yùn)行。還有就是由于頻繁的人員調(diào)動(dòng)，或者是有些行政單位并沒有設(shè)立專門的檔案管理科室，而是由其他科室的人員從事該項(xiàng)工作，這就往往由于工作經(jīng)驗(yàn)不足，或者精力不集中造成檔案管理工作的不完善。
（二）檔案管理人員的調(diào)動(dòng)頻繁
在一些行政事業(yè)單位，本來具備著專業(yè)的檔案管理人員，但是這些單位往往受到崗位輪換制度的限制，從而出現(xiàn)頻繁的人事調(diào)動(dòng)，這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作不能夠持續(xù)有效的實(shí)施，還有就是頻繁的人事調(diào)動(dòng)會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員在交接工作之后的交接不及時(shí)或者不充分，從而會(huì)使的一些檔案出現(xiàn)“死檔”，由此會(huì)帶來重大的損失。
（三）對(duì)于檔案管理的流程不規(guī)范
對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是一個(gè)嚴(yán)密并且規(guī)范的過程，但是一些行政事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，因此會(huì)到成功做的過程當(dāng)中出現(xiàn)疏漏，在檔案管理工作當(dāng)中，一個(gè)細(xì)微的疏漏往往會(huì)造成非常嚴(yán)重的后果，造成的損失非常的巨大，然而，一些檔案管理人員的隨往往會(huì)導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案管理工作流程十分隨意，在影響工作效率的同時(shí)埋下嚴(yán)重的隱患。
三、做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的措施
（一）從行政事業(yè)單位的檔案管理人員的角度
1.工作人員意識(shí)到自身工作的重要性
一名行政事業(yè)單位的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)對(duì)行政事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行深入的了解，只有對(duì)行政事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行深入的了解，才能夠充分的指導(dǎo)行政事業(yè)單位的檔案管理人員今后的工作。
檔案管理工作本身的重要性不言而喻，但是如何才能確保每一位檔案管理人員能夠深入的認(rèn)識(shí)到這一重要性呢？這就需要從高校開始就注重對(duì)于檔案管理人員的責(zé)任心的培養(yǎng)，并且在其投入工作之后檔案管理單位能夠時(shí)常的激勵(lì)工作人員，只有這樣才能夠使其從始至終具備著高度的責(zé)任意思。
2.行政事業(yè)單位的檔案管理人員具備憂患意識(shí)
當(dāng)今的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，一名合格的行政事業(yè)單位的檔案管理工作人員不能夠滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻具備的憂患意識(shí)，總應(yīng)該感覺到自己的學(xué)識(shí)，經(jīng)驗(yàn)和能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到最佳狀態(tài)，時(shí)時(shí)刻刻不能掉以輕心，不是以不斷的提升自身的價(jià)值作為標(biāo)準(zhǔn)，時(shí)時(shí)刻刻的學(xué)習(xí)。向身邊的同事學(xué)習(xí)，向手中的課本學(xué)習(xí)，向自身的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，通過不斷的學(xué)習(xí)，不斷的積累，以正確的態(tài)度應(yīng)對(duì)各項(xiàng)工作，熱愛自己的工作，愿意為自身的工作發(fā)揮出最大的光和熱。
（二）從行政事業(yè)單位的角度出發(fā)
1.完善檔案管理制度
完善的管理制度是確保一項(xiàng)工作能夠順利完成的前提，對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案管理工作也同樣是如此。在行政事業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，完善的規(guī)章制度能夠保證工作的合理性和科學(xué)性兩項(xiàng)基本要求，同時(shí)管理制度應(yīng)當(dāng)結(jié)合該行政事業(yè)單位的實(shí)際情況和工作性質(zhì)。其次，規(guī)章制度的確定應(yīng)當(dāng)滿足可操作性這一原則。規(guī)章制度的最終要求是促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步完善，規(guī)章制度確立應(yīng)當(dāng)凌駕于人情之上，利用嚴(yán)格的規(guī)章制度約束管理工作人員，樹立制度面前人人平等的原則。制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，做到有功必獎(jiǎng)，有過必究，賞罰分明。
2.從根本上提升檔案管理的工作水平
提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的工作水平前提就是應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案管理部門，并且在該部門設(shè)立一整套完善的管理機(jī)制，以便能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行專門的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。
提升檔案管理水平的有效途徑是提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平，因此在選拔檔案管理工作人員的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)對(duì)其專業(yè)進(jìn)行嚴(yán)格的審查把關(guān)。其次，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合本行政事業(yè)單位的具體實(shí)際情況，做好定期的考核工作，確保檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)技能能夠滿足本行政事業(yè)單位檔案管理工作的要求。
3.提升檔案管理的信息化水平
當(dāng)今的社會(huì)是信息化的社會(huì)，所以在檔案管理的進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，這不僅是順應(yīng)時(shí)代的必然要求，同時(shí)也是從根本上提升檔案管理工作的比如之路。
四、結(jié)語
第4篇：對(duì)檔案管理的建議范文
【關(guān)鍵詞】檔案管理;隊(duì)伍;素質(zhì)
檔案管理工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，保管著黨和國(guó)家的重要機(jī)密，同時(shí)又是一項(xiàng)涉及多學(xué)科、多專業(yè)的工作。檔案管理人員作為檔案工作的重要管理者，直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。當(dāng)今檔案管理工作越來越凸顯出它知識(shí)性、服務(wù)性的功能。原有的檔案管理“單一保管模式”已經(jīng)與新時(shí)期檔案管理要求的矛盾日益彰顯。這就對(duì)檔案人員的綜合素質(zhì)提出了越來越高的要求：做好檔案管理工作，必須擁有一批具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和較高的政治素質(zhì)的專業(yè)人才。迅速提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的新形式，已經(jīng)成為當(dāng)前亟待解決的問題。本文針對(duì)檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)狀，提出提高檔案管理隊(duì)伍的主要措施。
1．檔案管理人員的現(xiàn)狀與問題
我國(guó)檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面差異甚遠(yuǎn)，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。這主要表現(xiàn)在：部分人員文化程度較低，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，計(jì)算機(jī)及外語水平不高，思想觀念和管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的發(fā)展；有些檔案工作者責(zé)任意識(shí)淡薄，奉獻(xiàn)意識(shí)與敬業(yè)精神不強(qiáng)，不注重職業(yè)道德修養(yǎng)，缺乏知識(shí)更新的主動(dòng)性與自覺性；有的單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)比較薄弱，對(duì)檔案工作沒有足夠重視，也未能認(rèn)識(shí)到提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性，忽視了檔案管理人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。
2.針對(duì)以上問題，文章提出四點(diǎn)解決途徑。
2.1決策層高度重視是關(guān)鍵
“火車跑的快，全靠車頭帶”，這句話形象說明了領(lǐng)導(dǎo)在工作中至關(guān)重要的作用，也說明一個(gè)單位的工作，必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能順利開展。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案管理工作的發(fā)展速度。因此，決策層應(yīng)高度重視檔案管理工作，擯棄檔案管理就是收收、整整、訂訂就完事的膚淺工作態(tài)度。
2.2嚴(yán)格檔案管理人員任用制度
檔案管理工作是一門政治性、專業(yè)性極強(qiáng)的工作。因此，檔案工作者必須具有堅(jiān)定、正確的政治方向，強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感，具有較高的政治鑒別力，必須堅(jiān)持貫徹黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策，具備一定的理論政策水平和分析處理問題的能力，能夠適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要，這是作為檔案人員應(yīng)具備的首要素質(zhì)。同時(shí)要大膽啟用人才。要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)的年輕管理人員，對(duì)他們身上存在的不足應(yīng)加以正確引導(dǎo)教育，發(fā)揮他們的聰明才智。最后要穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)和積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。檔案管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，必須抓緊做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治工作，解決他們的實(shí)際問題，使他們無后顧之憂努力工作。
2.3大力提升檔案管理人員綜合素質(zhì)
檔案管理工作是一門管理科學(xué)。檔案工作者要積極不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，開拓思路，掌握檔案管理工作的基本技能，提高自身的水平。面對(duì)目前檔案部門知識(shí)老化，新技術(shù)知識(shí)貧乏的狀況，提高現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)重要的工作任務(wù)。
一是要增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理水平。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，檔案管理人員既要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，仔細(xì)認(rèn)真的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理基本技能，檔案管理者只有具備豐富的專業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)檔案管理工作最新發(fā)展的動(dòng)態(tài)。
二是要提高外語水平。外語是當(dāng)前檔案專業(yè)技術(shù)人員在評(píng)聘和晉升檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)時(shí)的一大考試“難關(guān)”，大多數(shù)檔案管理人員的外語水平尚未達(dá)到初級(jí)等級(jí)證書水平，很難適應(yīng)檔案工作需要。因此要努力提高他們學(xué)習(xí)外語的興趣，鼓勵(lì)他們克服學(xué)習(xí)中遇到的困難，樹立起為檔案事業(yè)而奮發(fā)向上的自信心。
三是提高應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力。以前，檔案材料的起草、整理、歸檔都是以手工為主，而計(jì)算機(jī)的普及讓檔案管理工作變得簡(jiǎn)單快捷。這種現(xiàn)代化的科技手段和先進(jìn)的操作技術(shù)，迫切需要檔案管理者掌握和應(yīng)用。檔案信息化運(yùn)用了大量的新技術(shù)，如數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)等。檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，熟練地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段管理檔案，努力使自己成為具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才，才能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。
2.4加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制
檔案工作是國(guó)家一項(xiàng)專門事業(yè)，做好檔案管理工作意義深遠(yuǎn)，為此，制定出一套行之有效的檔案管理工作制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的政治思想教育、職業(yè)道德教育十分必要。
首先要建立和健全管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度，把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明。其次要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
第5篇：對(duì)檔案管理的建議范文
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化
【Abstract】Science is the key for hospital development good effect. In recent years, information management have been widely used in various fields. Hospital archives management as an important component of hospital management system, implementation of information management in the direction of development is the inevitable requirement, is the inevitable choice to improve the archives social service ability.
【Key words】 Hospital Archives; management; informatization
引言
1醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的基本現(xiàn)狀
1.1醫(yī)院檔案信息化管理模式落后。在我國(guó)由于歷史和現(xiàn)實(shí)的種種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉半封閉的管理模式，管理意識(shí)、設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況，這樣不僅浪費(fèi)時(shí)間和人力，而且工作效率非常低下，不利于檔案信息的整理、編研，利用。
1.2醫(yī)院信息化檔案管理人員素質(zhì)低。目前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的人員，都沒有經(jīng)過專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)信息化的檔案管理不甚了解，導(dǎo)致其檔案管理的信息化素質(zhì)參差不齊，日常管理工作都處于被動(dòng)狀態(tài)，直接影響了醫(yī)院信息化檔案管理的科學(xué)和規(guī)范。
1.3醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的制度不健全。部分醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，缺乏科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理制度，由于管理制度的不完善，有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理于檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，醫(yī)院信息資源缺乏，失去了檔案資料本身所具有的使用價(jià)值。
2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必要性
2.1可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的多種極限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，科學(xué)管理為醫(yī)院提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.2提升檔案管理水平的需要。從總體上來看，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高，有些單位還比較落后，這就需要不斷更新管理意識(shí)，改革管理方法，應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.3醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠輔助立卷、編研，解放勞動(dòng)力。通過信息化管理實(shí)現(xiàn)快速立卷、快速查詢，提高利用水平，同時(shí)通過檔案信息化建設(shè)，為醫(yī)院的編研工作提供快速、有效的信息支持。
2.4醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)可以將檔案信息資源合理配置，科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)化，網(wǎng)絡(luò)化，以滿足各方面對(duì)檔案信息的要求。檔案作為一種信息資源，可以為醫(yī)療，科研，管理，基建等提供重要依據(jù)。檔案作為一種原始憑證，可以還原歷史，為醫(yī)院事業(yè)單位規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。隨著信息化進(jìn)程的加快，信息資源對(duì)醫(yī)院未來的發(fā)展和管理層的決策具有重要的考證價(jià)值。
3醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的核心要素
醫(yī)院檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體，是醫(yī)院管理的重要組成部分，信息資源作為醫(yī)院最為寶貴的一大資源，能否對(duì)其加于充分利用將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展，因此，要做好醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，提升醫(yī)院檔案管理水平，就要從”檔案制度建設(shè)”、”檔案信息的安全與保密”以及”提供檔案利用”三個(gè)方面入手，全方面提升醫(yī)院檔案的管理水平與服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院的發(fā)展提供最可靠、最全面的信息。
3.1制度建設(shè)是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的保障。檔案工作各項(xiàng)制度是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的指南，為檔案信息化指明了正確的建設(shè)方向，并通過規(guī)章制度來固化醫(yī)院管理的行為模式，從而保障醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中各項(xiàng)工作的順利開展。制定一套完善、系統(tǒng)、全面的檔案管理的制度，不僅能為醫(yī)院檔案信息化指明發(fā)展的目標(biāo)，而且還能達(dá)到其所設(shè)定的目標(biāo)。
3.2安全與保密是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的保證。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大，復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案信息化建設(shè)的技術(shù)性強(qiáng)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的信息化素質(zhì)培養(yǎng)，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。加強(qiáng)安全管理，一方面要制定嚴(yán)格的檔案信息化安全保障制度，強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能，另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，引入科學(xué)使用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略，加強(qiáng)監(jiān)控，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。
3.3提供檔案利用是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。檔案工作的最終目的視為現(xiàn)在或?qū)硖峁├?，是檔案工作在發(fā)展和醫(yī)院建設(shè)中“有為”“有位”。所以，醫(yī)院檔案的利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在整個(gè)檔案工作中占有極為重要的地位。醫(yī)院檔案利用工作開展的好壞，是衡量檔案信息化建設(shè)成敗與否的標(biāo)準(zhǔn)，只有從利用的角度來審視檔案信息化建設(shè)中的問題，才能從根本上解決其問題，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。利用工作是檔案工作服務(wù)性的最終體現(xiàn)，檔案工作的服務(wù)質(zhì)量最終體現(xiàn)在提供檔案信息的利用上。
結(jié)語
第6篇：對(duì)檔案管理的建議范文
【關(guān)鍵詞】 檔案管理 對(duì)策 創(chuàng)新 可持續(xù)
一、當(dāng)前檔案管理中存在的問題
目前我國(guó)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下
（一）管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低
檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是許多單位長(zhǎng)期以來重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
(二）檔案管理制度不健全
檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。
（三）檔案檢索效率不高。
檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
（四）檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足
近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。
（五）檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
目前檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)展的要求懸殊較大。
二、提高檔案管理效率的對(duì)策
改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長(zhǎng)的路要走，首先我們要解決的問題主要有：
（一）提高檔案管理的認(rèn)識(shí)
要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
（二）規(guī)范檔案管理機(jī)制,強(qiáng)化工作責(zé)任
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、cad/cam系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化管理的一個(gè)重要組成部分。
(四)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)及充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性
提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。
三、對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)
(一)創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。在我國(guó)進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)的新時(shí)期，檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)，也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會(huì)性、開放性的必然要求。
（二）創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,意味著其社會(huì)功能的改善和提高，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會(huì)需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。
四、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑
（一）思想觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。
（二）管理方式的創(chuàng)新。檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。
（三）服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，同時(shí)檔案服務(wù)形式也較過去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國(guó)際接軌。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[m].南京大學(xué)出版社,2002.
[2]許曉明 丁修茂.檔案工作文集[m].中國(guó)文聯(lián)出版社,2004.
[3]張尚瀛.檔案工作理論與實(shí)踐[m].華藝出版社,2006.
第7篇：對(duì)檔案管理的建議范文
關(guān)鍵詞：檔案管理工作 創(chuàng)新 建議
隨著社會(huì)的發(fā)展，人類已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，有力的推動(dòng)著社會(huì)變革的發(fā)展進(jìn)程。在此背景下，對(duì)檔案管理信息化有著較高的要求，因而相關(guān)工作人員必須在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，以尋求新的發(fā)展路徑，提高檔案管理工作效率。在信息時(shí)代下，相關(guān)部門對(duì)檔案管理的要求逐漸增多，以達(dá)到推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的目的?；诖?，作者認(rèn)為，有必要針對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的問題而提出合理的創(chuàng)新建議，保證檔案管理工作有效開展。
一、信息時(shí)代下檔案管理工作的要求
在信息時(shí)代背景下，要求檔案管理工作開展中，將現(xiàn)代信息技術(shù)有效應(yīng)用于其中，并設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)管理工作進(jìn)行必要的組織和規(guī)劃，以提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。因此，檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)。在檔案管理信息化建設(shè)中，能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，有助于提高信息化管理水平。所以，社會(huì)各部門對(duì)時(shí)下檔案管理工作有更多的要求，主要表現(xiàn)在：
首先，要加快檔案管理信息化建設(shè)，必須加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供有力保障?；诖?，有必要?jiǎng)?chuàng)建統(tǒng)一的平臺(tái)，以推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其次，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，保證管理信息庫、數(shù)字檔案館、公共檔案信息資源庫建設(shè)工作的全面開展。再次，各單位部門根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際情況，制定明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃，確保單位能夠有效開展檔案管理信息化建設(shè)工作。第四，應(yīng)用系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)，因而在檔案管理信息化中，應(yīng)合理選擇應(yīng)用型軟件系統(tǒng)。最后，加快人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，為檔案信息化管理提供有力支持。
二、信息r代下檔案管理工作的創(chuàng)新建議
在信息時(shí)代條件下，檔案管理工作的重要性逐漸凸顯，因而對(duì)管理水平有著更高的要求。然而，檔案管理工作開展中，受諸多復(fù)雜因素的影響，致使檔案管理工作水平相對(duì)較低，難以滿足信息時(shí)展的要求。因此，作者認(rèn)為，相關(guān)人員有必要針對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新而提出合理的建議，以加快檔案信息化管理的建設(shè)進(jìn)程。
（一）創(chuàng)新檔案管理體制
創(chuàng)新檔案管理體制是信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容。新時(shí)期，通過對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠?qū)n案管理上升至新的高度，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中統(tǒng)一管理。但是，根據(jù)檔案管理實(shí)踐可知，國(guó)內(nèi)檔案信息管理體制仍然存在著許多不足之處，難以發(fā)揮強(qiáng)化檔案管理的積極作用。近年來，國(guó)內(nèi)各部門雖然對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不斷增強(qiáng)，但在信息系統(tǒng)建設(shè)方面仍然具有分散性，且不能選擇優(yōu)質(zhì)的軟硬件設(shè)施，在一定程度上阻礙檔案管理工作的進(jìn)程。因此，創(chuàng)新檔案管理體制是必要的。首先，針對(duì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)做明確的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以達(dá)到規(guī)范檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的。其次，加大檔案信息集中管理力度，在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。
（二）提高檔案信息共享度
就國(guó)內(nèi)檔案信息管理工作現(xiàn)狀看，檔案信息資源的共享性較小，不能滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。究其原因，主要表現(xiàn)在：一方面，國(guó)內(nèi)對(duì)檔案信息管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，因而在系統(tǒng)軟件使用中，存在著雜亂的問題；另一方面，系統(tǒng)硬件設(shè)施達(dá)不到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，難以充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。由此可見，相關(guān)人員應(yīng)采取有效的解決策略。首先，針對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容、范圍做明確的規(guī)范，以促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。其次，對(duì)檔案管理各項(xiàng)工作、各環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保各單位在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，能夠有效應(yīng)用信息技術(shù)，完成系統(tǒng)工程建設(shè)的任務(wù)，提高檔案信息的共享性，以適應(yīng)信息時(shí)代的實(shí)際需求。
（三）加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)程
隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，人類的檔案信息量逐漸加大，是造成國(guó)內(nèi)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的重要原因。當(dāng)前，我國(guó)檔案信息管理工作正處于從文件管理向信息化管理過渡的發(fā)展階段，而確保過渡順利的關(guān)鍵則是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，為檔案信息管理奠定良好的基礎(chǔ)條件。但是，數(shù)據(jù)庫建設(shè)并非一朝一夕能完成，是漫長(zhǎng)的過程，要求建設(shè)者在實(shí)踐中對(duì)數(shù)據(jù)庫加以不斷完善和創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目標(biāo)。基于此，各單位在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，不僅要牢牢的將檔案管理工作和信息技術(shù)緊密結(jié)合，而且要確定數(shù)據(jù)庫構(gòu)建形式，如網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式、分布式等，有利于提高檔案信息管理工作水平。
（四）提高人員素質(zhì)
信息時(shí)代下，要促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，提高人員素質(zhì)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有利于為檔案信息管理工作指明發(fā)展方向。首先，檔案管理人員必須具備較高的職業(yè)道德水平，如愛崗敬業(yè)、保持高度責(zé)任心、忠于職守等。在管理實(shí)踐中，管理者可以針對(duì)工作進(jìn)行積極的思考，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，遵循一絲不茍的奉獻(xiàn)原則，促進(jìn)檔案管理工作開展。其次，檔案管理人員應(yīng)積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，以提高自身的信息技術(shù)素養(yǎng)，掌握先進(jìn)的理論知識(shí)和操作技能，為檔案信息化管理提供有利條件，更好為社會(huì)而服務(wù)。最后，提高管理者的創(chuàng)新思維能力，要求管理者能夠?qū)Ρ韭毠ぷ鬟M(jìn)行獨(dú)立思考，并以積極飽滿的情緒投入到管理工作中，為檔案管理工作創(chuàng)新主動(dòng)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
三、結(jié)語
在信息時(shí)代下，檔案管理工作越來越占據(jù)重要地位和發(fā)揮重要作用。然而，檔案管理工作十分復(fù)雜，對(duì)管理工作的要求越來越高。所以，相關(guān)部門人員應(yīng)針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，并提出有效的創(chuàng)新建議。首先，創(chuàng)新檔案管理體制；其次，提高檔案信息共享度；再次，加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的進(jìn)程；最后，提高人員的綜合素質(zhì)。如此，有利于推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)：
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第8篇：對(duì)檔案管理的建議范文
［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)檔案；信息化；管理；標(biāo)準(zhǔn)化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 002
［中圖分類號(hào)］ F231.4 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）09- 0004- 02
1 前 言
隨著會(huì)計(jì)信息化的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬，會(huì)計(jì)領(lǐng)域正醞釀著一場(chǎng)全新的變革。然而，會(huì)計(jì)檔案管理的落后的現(xiàn)狀已嚴(yán)重束縛了會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)一步發(fā)展，因而，對(duì)于該領(lǐng)域的研究和改進(jìn)將會(huì)有效推動(dòng)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，更好地為提高各級(jí)企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。
通過對(duì)我國(guó)企業(yè)信息化會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀的考察，可以看到，信息化會(huì)計(jì)檔案保管存在缺乏必要的規(guī)范指導(dǎo)，檔案的可重復(fù)利用性、完整性、共享性不強(qiáng)等諸多問題。本文將針對(duì)上述問題展開，著重探討我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)方式，對(duì)我國(guó)規(guī)范信息化會(huì)計(jì)檔案管理提出一些有益的意見和建議。
2 研究述評(píng)
2.1 文獻(xiàn)述評(píng)
目前國(guó)內(nèi)對(duì)于信息化會(huì)計(jì)檔案管理的研究多停留在存儲(chǔ)介質(zhì)維護(hù)、人員培訓(xùn)、制度規(guī)范和安全防范等直觀操作層面，仍然是手工會(huì)計(jì)檔案保管內(nèi)容在電算化階段的延伸。在文獻(xiàn)檢索中，關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理中涉及信息化方面的研究主要有：
李玲玲（2003）認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)包括：信息載體，操作流程與維護(hù)，信息范圍以及對(duì)人員素質(zhì)要求的改變等方面，進(jìn)一步提出應(yīng)當(dāng)從完善硬件設(shè)施建設(shè)、各項(xiàng)制度，提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，優(yōu)化人員配置結(jié)構(gòu)等方面解決電算化下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的疏漏。
蔣長(zhǎng)明（2005）結(jié)合ERP實(shí)施后會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的變化，提出了集中式保管、分散式保管、集中與分散保管相結(jié)合3種保管方式，認(rèn)為不論如何選擇，都要以會(huì)計(jì)檔案安全、完整為最終目標(biāo)。
白玉（2009）認(rèn)為當(dāng)前電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度仍不完善，缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才，因此應(yīng)當(dāng)致力于從完善硬件設(shè)施建設(shè)，完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度以及提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)等方面解決問題。
盧朝英（2009）結(jié)合目前在會(huì)計(jì)電算化檔案的管理中存在的問題，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，建立健全完善的會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度；引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備；提高人員素質(zhì)，完善配置結(jié)構(gòu)等方面加以解決。
可見，目前該領(lǐng)域的研究還只是停留在單純的資料保管操作層面，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的理論探討幾近空白，只是在形式上對(duì)會(huì)計(jì)信息保管由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子介質(zhì)及軟件操作方面的延伸。但是應(yīng)當(dāng)看到，隨著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)由核算型到管理型進(jìn)而發(fā)展到?jīng)Q策型，單純的信息保管方式的電子化已無法滿足企業(yè)決策需求，我們應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)檔案的管理工作上升到能夠?yàn)槠髽I(yè)管理決策提供及時(shí)、方便、準(zhǔn)確、完整的信息支持的地位。面對(duì)我國(guó)目前信息化會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的缺失，本文將從會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面進(jìn)行探討。
2.2 《信息技術(shù)、會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》的出臺(tái)
2005年，審計(jì)署聯(lián)合財(cái)政部等單位編制的《信息技術(shù)、會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”），已經(jīng)批準(zhǔn)實(shí)施。此前，會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)未從整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的角度來設(shè)計(jì)，而僅從單個(gè)功能實(shí)現(xiàn)的角度，這樣開發(fā)出的會(huì)計(jì)軟件不能構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。
國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)增添了實(shí)質(zhì)內(nèi)容，它的主要思想是：對(duì)于所有正在使用的會(huì)計(jì)軟件規(guī)定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)輸入、輸出格式，輸入、輸出的信息包括必不可少的會(huì)計(jì)信息，也可以是會(huì)計(jì)軟件包含的所有信息。規(guī)定了會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)接口要求；提出了數(shù)據(jù)元素和輔助核算的概念，為標(biāo)準(zhǔn)使用者理解會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)概念奠定了基礎(chǔ)；規(guī)范了文本格式和XML格式的數(shù)據(jù)接口，為會(huì)計(jì)核算軟件與其他信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換創(chuàng)造了條件。標(biāo)準(zhǔn)將有利于企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)甚至管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，有利于集團(tuán)公司、主管機(jī)關(guān)等上級(jí)部門對(duì)信息匯總、審查，方便了會(huì)計(jì)軟件的交叉升級(jí)和不同公司產(chǎn)品在同一環(huán)境內(nèi)集成工作，同時(shí)有利于管理型和決策型會(huì)計(jì)軟件市場(chǎng)的發(fā)展。
對(duì)于本文探討的會(huì)計(jì)檔案管理方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)將最終使企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化。
3 信息化會(huì)計(jì)檔案管理建議
針對(duì)我國(guó)信息化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題以及我國(guó)制定國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)踐，本文從以下3個(gè)方面提出對(duì)于信息化會(huì)計(jì)檔案管理的建議。
3.1 傳統(tǒng)檔案電子化――標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口
標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)能使企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案真正實(shí)現(xiàn)電子化。筆者認(rèn)為，會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)之一是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的完全電子化，即對(duì)會(huì)計(jì)信息的收集、加工、傳送、保存與再現(xiàn)均采用電子方式實(shí)現(xiàn)，所保存的會(huì)計(jì)信息必須能在未來任何時(shí)候以同樣準(zhǔn)確的方式被再利用，否則便不能作為真正意義上的電子化會(huì)計(jì)檔案。只要現(xiàn)在和未來的軟件都支持國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，且政府主管部門公布的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口規(guī)范能夠保證向下兼容，則利用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)出生成的數(shù)據(jù)文件便是真正意義上的電子化會(huì)計(jì)檔案。
標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化采集和儲(chǔ)存，并做到實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、減少冗余。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)記賬憑證的數(shù)據(jù)元素（數(shù)據(jù)項(xiàng)）進(jìn)行了規(guī)范，可以結(jié)合電子商務(wù)和ERP系統(tǒng)，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，以網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)采集方式，由各項(xiàng)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員操作，根據(jù)財(cái)會(huì)軟件在計(jì)算機(jī)屏幕上的提示和引導(dǎo)，把原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)導(dǎo)入臨時(shí)數(shù)據(jù)庫。臨時(shí)數(shù)據(jù)庫中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，由會(huì)計(jì)人員確認(rèn)后，計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)進(jìn)行分類整理和格式轉(zhuǎn)換，存入基于XML的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫。會(huì)計(jì)人員通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制管理，完成原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化儲(chǔ)存工作，用實(shí)時(shí)更新的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫提供“原汁原味”的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
然而該技術(shù)無法將所有相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料有效存儲(chǔ)及導(dǎo)出，如輔助核算項(xiàng)檔案描述的輔助核算信息，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)雖然使得從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中獲取輔助核算信息成為現(xiàn)實(shí)，但是可以看到，在輔助核算里面，僅提供了“部門檔案”、“單位檔案”和“項(xiàng)目檔案”，從企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)決策需要來看，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，本文認(rèn)為一方面應(yīng)該放開輔助核算信息個(gè)數(shù)的限制，增加其自定義功能部分；另一方面，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)制引入賬套管理，用于還原企業(yè)原始經(jīng)營(yíng)狀態(tài)。
3.2 強(qiáng)制引入賬套管理
在電算化條件下，基于完整性的要求，會(huì)計(jì)檔案除保存各版本的備份原始數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件運(yùn)行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數(shù)據(jù)庫相關(guān)信息等諸多資料。因此，保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的同時(shí)要保存其電子文件及其支持軟件，以及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式和有關(guān)元數(shù)據(jù)，以保證軟硬件平臺(tái)升級(jí)后會(huì)計(jì)信息的可讀性。
正如上文所說，對(duì)于輔助核算等重要的會(huì)計(jì)檔案信息，標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)幾乎對(duì)其無能為力，單憑標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)無法實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)全貌的還原，然而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中諸如項(xiàng)目管理等輔助核算信息對(duì)于發(fā)展管理型和決策性的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)尤為重要。
我國(guó)當(dāng)前仍處于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展的初期，此時(shí)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般只注重賬務(wù)處理模塊，賬務(wù)處理只是對(duì)手工處理方式的簡(jiǎn)單模擬，企業(yè)整體的信息化應(yīng)用程度不高，往往只關(guān)注賬套數(shù)據(jù)的安全。在檔案保管標(biāo)準(zhǔn)的制定中，直接備份賬套是最直接有效的容災(zāi)策略，強(qiáng)制引入賬套管理利于彌補(bǔ)單純強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口部分而導(dǎo)致的會(huì)計(jì)信息的不完整性。同時(shí)，還應(yīng)注意會(huì)計(jì)信息化檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性、本單位所使用財(cái)務(wù)軟件環(huán)境設(shè)置文件的名稱及相應(yīng)的存儲(chǔ)路徑。
3.3 提交常用報(bào)表的格式――XBRL
XBRL（extensible Business Reporting Language，可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言）是一個(gè)開放的、獨(dú)立的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，它的運(yùn)用使得需要傳遞信息的各方按照這種語言的要求對(duì)信息進(jìn)行分類，在此基礎(chǔ)上加上標(biāo)簽就可以相互傳遞相應(yīng)的信息，從而使得公司內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行收集、轉(zhuǎn)換和處理。
目前，我國(guó)會(huì)計(jì)文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會(huì)計(jì)軟件來處理。如果采用XBRL技術(shù)，則這些資料只需利用一般的Web瀏覽器即可解讀，甚至可以直接閱讀。而且由于XBRL的文件是以ASCII碼的方式來保存，簡(jiǎn)單的文字處理軟件就可以對(duì)其進(jìn)行讀取或修改。XBRL文檔所具有的可讀性與易維護(hù)性，非常適用于必須長(zhǎng)期保存的文獻(xiàn)資料。此外，若采用標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)記來描述這些文件內(nèi)容，則非常適合對(duì)網(wǎng)上信息的自動(dòng)搜尋，提高文件使用效率。通過XBRL技術(shù)，財(cái)務(wù)報(bào)告的編制工作采取從數(shù)據(jù)庫中自動(dòng)導(dǎo)出的方式，直接在網(wǎng)上進(jìn)行交換，對(duì)各類報(bào)表用戶，能做到“一次輸入，各處通用”，兼容性和擴(kuò)展性強(qiáng)，解決了傳統(tǒng)掃描的報(bào)表信息針對(duì)性差等問題，且在搜尋和信息分析方面也十分方便、準(zhǔn)確，大大增強(qiáng)了財(cái)務(wù)信息的流通性。另外，也為報(bào)告范圍的拓展，促使單一的通用財(cái)務(wù)報(bào)告模式向多樣化的交互財(cái)務(wù)報(bào)告模式轉(zhuǎn)變提供了支持，能夠滿足不同會(huì)計(jì)信息需求者的閱讀需求。
4 實(shí)施中的阻力和問題
筆者認(rèn)為，對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的接受總是需要經(jīng)過一段磨合期， 在上述建議實(shí)施過程中，可能遇到以下幾方面的阻力，應(yīng)當(dāng)引起注意：
政府方面，沒有認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的重要性，缺少一個(gè)完善的會(huì)計(jì)信息化檔案管理的規(guī)范制度，使會(huì)計(jì)信息化檔案管理的歸檔工作處于無序狀態(tài)。
企業(yè)方面，迫于管理成本壓力，對(duì)軟件更新和硬件投入缺乏強(qiáng)有力的動(dòng)力源泉，使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)有效地為單位決策和管理服務(wù)。沒有把會(huì)計(jì)信息化檔案管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理。
財(cái)務(wù)人員方面，對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容不甚清楚，或者畏懼工作量的增加，往往囿于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法。信息化會(huì)計(jì)檔案管理存在財(cái)會(huì)人員不愿干或不會(huì)干的情況。
5 結(jié) 論
我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化經(jīng)過30多年的發(fā)展，逐步邁入了管理型信息系統(tǒng)的發(fā)展階段。但是，當(dāng)前我國(guó)的會(huì)計(jì)檔案管理水平仍然相對(duì)滯后，已然成為束縛我國(guó)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的瓶頸。本文通過對(duì)相關(guān)領(lǐng)域和我國(guó)有關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)的研究，從信息化會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的角度提出傳統(tǒng)檔案電子化、強(qiáng)制引入賬套管理、提交常用報(bào)表格式――XBRL三方面的建議，以期對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生積極影響。
同時(shí)，本文認(rèn)為，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化可以實(shí)現(xiàn)多方的數(shù)據(jù)備份保存，這樣有利于增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的容災(zāi)能力，保證財(cái)務(wù)安全。
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第9篇：對(duì)檔案管理的建議范文
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用；并存發(fā)展
1 引言
檔案是記載“歷史”的原始文獻(xiàn)，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為代表，其與電子檔案的區(qū)別如表1所示。
根據(jù)表1，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，而通過整合利用，可實(shí)現(xiàn)勢(shì)互補(bǔ)。從目前的形勢(shì)來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的局面會(huì)長(zhǎng)期存在，這就要求檔案管理人員主動(dòng)認(rèn)清這一新形勢(shì)，并制定全面、科學(xué)的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，再進(jìn)一步探究其并存發(fā)展。
2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用
目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，以期實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代檔案的高效管理。但傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)象是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)代檔案管理的對(duì)象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質(zhì)檔案。據(jù)此，筆者建議從如下方面來對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合利用：
2.1 同步歸檔
無論紙質(zhì)檔案或電子檔案，在收集、檢驗(yàn)和審核以后，都應(yīng)按歸檔要求進(jìn)行歸檔，其中針對(duì)電子檔案的歸檔，其應(yīng)先存入特定的計(jì)算機(jī)硬盤中，再標(biāo)上歸檔標(biāo)記。
2.2 同步整理
電子檔案與紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質(zhì)檔案，如此可在同一時(shí)間完成電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理歸檔。
2.3 同步利用
針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步利用，具體表現(xiàn)如下：在檔案查閱時(shí)，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質(zhì)與電子形式；在檔案利用時(shí)，可重點(diǎn)選取電子檔案，而若要求選用紙質(zhì)檔案，則可按同一檔案來獲取紙質(zhì)檔案。如此一來，既可實(shí)現(xiàn)高效利用檔案，又可長(zhǎng)期保存紙質(zhì)檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理利用強(qiáng)調(diào)的是在傳統(tǒng)檔案生命周期理論的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案的分階段電子化管理。
3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展
電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現(xiàn)在如下方面：一是電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)都能為現(xiàn)代社會(huì)所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質(zhì)檔案不可取代，究其原因是紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間相當(dāng)長(zhǎng)，且在法律體系范圍內(nèi)，紙質(zhì)檔案的權(quán)威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預(yù)見的時(shí)間內(nèi)取代紙質(zhì)檔案。針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，筆者提出如下建議：
3.1 完善電子檔案管理體系
為了提高電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理成效，創(chuàng)新管理思路、手段和模式是必經(jīng)之路。對(duì)此，筆者建議做到如下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發(fā)等上有所創(chuàng)新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內(nèi)容及提高其質(zhì)量；四是完善電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質(zhì)文件改為電子文件的組合形式，并進(jìn)一步完善紙質(zhì)檔案的管理程序與其信息化的轉(zhuǎn)換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進(jìn)一步完善電子檔案的管理，以實(shí)現(xiàn)交叉管理電子檔案與紙質(zhì)檔案。
3.2 建設(shè)檔案保管設(shè)施
無論是紙質(zhì)檔案或電子檔案，其都需在一定的物質(zhì)條件下進(jìn)行有效保管，即要求保管條件安全及保管設(shè)施完備。對(duì)此，企事業(yè)單位應(yīng)重視對(duì)檔案保管設(shè)施的建設(shè)，即：統(tǒng)籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環(huán)境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離危險(xiǎn)場(chǎng)所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業(yè)單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區(qū)穿過；三是購(gòu)置與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案保險(xiǎn)柜、密集架等保險(xiǎn)設(shè)施；四是配備一定數(shù)量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機(jī)、去濕機(jī)及復(fù)印機(jī)等，以保證檔案保管設(shè)施與檔案管理規(guī)范相符。
3.3 深入學(xué)習(xí)檔案管理理論
電子檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，其對(duì)檔案管理理論與實(shí)踐的影響尤其深遠(yuǎn)。對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)組織檔案管理人員開展如下學(xué)習(xí)活動(dòng)：一是深入學(xué)習(xí)電子檔案管理理論，以期對(duì)電子檔案的種類、特點(diǎn)、概念及地位等進(jìn)行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認(rèn)清現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導(dǎo)對(duì)電子檔案的管理；三是在實(shí)踐中積累電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，并在分析表1的基礎(chǔ)上，整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，從而實(shí)現(xiàn)兩者的相互牽制、相互補(bǔ)充和良性發(fā)展。
3.4 健全檔案管理制度
在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，出現(xiàn)了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對(duì)此，檔案部門應(yīng)逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的成功對(duì)接、轉(zhuǎn)化和管理。對(duì)此，首先，檔案部門應(yīng)以電子檔案的特征為依據(jù)制定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案著錄與標(biāo)引規(guī)則等；其次，應(yīng)實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并明確規(guī)定電子檔案的信息載體、轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)格式及硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等；第三，檔案部門應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，完善紙質(zhì)檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的管理制度；第四，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內(nèi)部推定“雙套制”，即同時(shí)提交、保存和歸檔電子檔案與紙質(zhì)檔案。
4 結(jié)語
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，要求整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，并促進(jìn)其并存發(fā)展。其中，針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，應(yīng)從制度建設(shè)、理論學(xué)習(xí)及基建投入等上做出努力，同時(shí)還應(yīng)注重對(duì)人力資源的培養(yǎng)，即：組織檔案管理人員學(xué)習(xí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，以提高其使用感與責(zé)任感；培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，使其認(rèn)清檔案管理對(duì)保密性的要求；學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，使其成為為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的專業(yè)管理人才。
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