高校人事檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：高校人事檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校檔案；人事檔案；統(tǒng)一管理；分析與對(duì)策

長期以來，很多高校的人事檔案都單獨(dú)存在于組織人事部門，游離于高校綜合檔案管理的門檻之外。2008 年 9 月，教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署并實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（下稱《辦法》，即第 27 號(hào)令），明確把學(xué)生檔案納入高校檔案統(tǒng)一管理。由此引發(fā)的對(duì)于高校人事檔案的管理歸屬問題也一直被討論，支持和反對(duì)意見并存。由此，也逐漸形成了中國高校人事檔案的管理模式。

1 當(dāng)前中國高校人事檔案管理的基本模式

1.1 綜合檔案館模式。就是將高校的人事檔案統(tǒng)一納入綜合檔案館中進(jìn)行統(tǒng)一管理，工作人員隸屬于檔案館就職人員，所有的工作業(yè)務(wù)構(gòu)成了高校檔案館業(yè)務(wù)的組成部分。高校檔案館的模式有利于現(xiàn)代人事檔案管理工作朝著專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向建設(shè)，有利于提升高校人事檔案材料的使用效率與服務(wù)職能，有利于學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視與促進(jìn)高校人事檔案管理工作的整體性發(fā)展。采用這種模式的這類高校有清華大學(xué)、北京師范大學(xué)、四川大學(xué)、中山大學(xué)、武漢大學(xué)、華中師范大學(xué)等院校。

1.2 組織人事模式。其中一種是人事模式，也就是院校人事部門機(jī)構(gòu)下面設(shè)置了專門的科室來負(fù)責(zé)高校人事檔案管理工作，工作人員隸屬于人事部門，而人事檔案管理業(yè)務(wù)屬于高校人事部門的業(yè)務(wù)；另一種是組織人事模式，也就是高校組織與人事部門下面專門設(shè)立的科室來負(fù)責(zé)管理高校教職員工的人事檔案，工作人員分屬于不同的部門，不同的人事檔案管理業(yè)務(wù)也分屬于不同部門。這種組織人事模式有利于院校組織人事部門對(duì)人事檔案材料的運(yùn)用便捷，但是人事檔案管理業(yè)務(wù)只是自己部門工作的一部分，對(duì)檔案材料管理投入力度較少，專業(yè)化建設(shè)程度相對(duì)落后，整理工作不科學(xué)規(guī)范，人事檔案材料分散于高校人事與組織兩個(gè)部門機(jī)構(gòu)，材料難以得到統(tǒng)一管理。采用這種類型的高校包括北京大學(xué)、浙江大學(xué)、上海交通大學(xué)、山東大學(xué)、華南理工大學(xué)等。

但是，人事檔案納入高校檔案綜合管理的院校所占比例相對(duì)較少，而且形成目前的管理格局是有其內(nèi)在成因的。

2 人事檔案不納入高校檔案館（室）管理的原因分析

2.1 人事檔案和高校檔案的歸檔方式存在較大的差異性。高校檔案在整理方法、保管期限歷經(jīng)多次改革，件與卷結(jié)合的歸檔方式更是簡(jiǎn)化了檔案的整理環(huán)節(jié)，使得整理更具人性化。但是人事檔案因其自身特殊性，要求其管理方式相對(duì)保守。根據(jù)《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》，人事檔案的載體都是 16 開紙，在 2009 年增加了 A4 型紙的選擇。為了檔案的整齊，但凡新補(bǔ)充的非 16 開歸檔紙質(zhì)材料只能被迫進(jìn)行裁剪或托裱，再裝入案卷。但是高校其他檔案的載體是A4 型紙，使用載體上的不一致也就使高校檔案館（室）主觀上不愿接收此類的檔案，同樣限制著兩者的統(tǒng)一管理。

2.2 人事部門對(duì)于人事檔案的使用存在依賴性。人事部門所產(chǎn)生的關(guān)于人事、師資、勞資、崗位設(shè)置等大量的檔案材料均需入個(gè)人檔案，這些材料在部門內(nèi)部歸檔較為方便。特別是在人事檔案的利用方面，也是人事部門利用較多，存放在人事部門更便于利用，如辦理人員退休、調(diào)出調(diào)入手續(xù)、人員信息核對(duì)等，均需查閱人事檔案實(shí)體。另外，對(duì)于人事部門的人員信息維護(hù)，也可以隨時(shí)進(jìn)行利用。特別是各級(jí)各類人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表，所須填報(bào)的數(shù)據(jù)主要源于人事信息系統(tǒng)，但每年數(shù)據(jù)填報(bào)會(huì)因其統(tǒng)計(jì)類別不同存在差異，特別是系統(tǒng)沒有的信息，只能從檔案實(shí)體中進(jìn)行查詢。如果檔案單獨(dú)存放在檔案館室特別是和人事部門不在同一樓內(nèi)，查檔人員動(dòng)輒需要到檔案館內(nèi)查檔，不便于檔案的提供利用。

2.3 人事檔案和高校檔案的評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)管部門各異。高校檔案的評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)一般分達(dá)標(biāo)升級(jí)及其復(fù)查和日常檢查三種，對(duì)達(dá)標(biāo)升級(jí)及其三年一個(gè)周期的復(fù)評(píng)因評(píng)級(jí)不同其標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，人事檔案也有自身一套評(píng)級(jí)的體系及標(biāo)準(zhǔn)。相對(duì)而言，評(píng)級(jí)的監(jiān)督力度較小，很多高校人事檔案是沒有參加評(píng)級(jí)的，也沒有形成檢查監(jiān)督機(jī)制。人事和高校檔案工作的主管機(jī)構(gòu)不同，高校檔案評(píng)級(jí)是相應(yīng)的各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，人事檔案評(píng)級(jí)是相應(yīng)的各級(jí)黨委組織部門負(fù)責(zé)。兩者統(tǒng)一管理會(huì)面臨著不同的領(lǐng)導(dǎo)和評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)、不同的評(píng)級(jí)及復(fù)查標(biāo)準(zhǔn)等問題。

3 人事檔案納入高校綜合檔案管理的可行性分析

雖然人事檔案納入綜合檔案管理有著種種困難，但是將其納入高校綜合檔案管理仍是高校綜合檔案管理發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。隨著并入條件的不斷成熟，特別是清華大學(xué)、北京師范大學(xué)等一些院校已經(jīng)走到了統(tǒng)一管理的前列，對(duì)其他高校并入也是一種積極的示范作用，兩者統(tǒng)一管理的很多積極作用將越來越明顯。

3.1 高校資源有效整合的基本要求。人事檔案單獨(dú)管理不能有效整合高校檔案資源，人事檔案納入檔案統(tǒng)一管理后，可將高校的所有檔案統(tǒng)一進(jìn)行管理。一是精簡(jiǎn)合并機(jī)構(gòu)意味著高效，各類檔案的統(tǒng)一管理使部門分工更清晰、問責(zé)更容易，更便于服務(wù)基層；二是便于統(tǒng)籌安排檔案辦公及庫房用地；三是可以積極保障檔案保管條件；四是更利于檔案資源整合，更全面地對(duì)高校檔案工作進(jìn)行規(guī)劃和協(xié)調(diào)。

3.2 相關(guān)政策和理論的有力支持。《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（下稱 《規(guī)范》）中采用了“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對(duì)象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別[1]?！兑?guī)范》規(guī)定高等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。再者，《辦法》將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，強(qiáng)調(diào)了高校檔案資源建設(shè)的“大檔案”理念[2]。按照《辦法》中強(qiáng)調(diào)的高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。至此，給人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理有了充分的理由，檔案的大融合是必然趨勢(shì)。

3.3 高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。將高校各類檔案整合到一起，不僅可以將檔案工作做強(qiáng)做大，更有利于檔案工作的開展。各類檔案大綜合后，檔案形式的多樣性、檔案內(nèi)容和數(shù)量的增加、檔案業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大、檔案人員的增加等，也是提升檔案工作的一種機(jī)遇，更利于檔案工作服務(wù)學(xué)校發(fā)展，也更利于高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

4 人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理的對(duì)策

4.1檔案資源及體制的整合是檔案統(tǒng)一的基礎(chǔ)。檔案資源的有效整合，使得各項(xiàng)資源更加有效利用。人員、庫房、辦公室用地及相應(yīng)的室內(nèi)設(shè)備都可以統(tǒng)籌安排，更加合理地利用各項(xiàng)資源。再者，高校檔案館室可以更好地處理近期發(fā)展目標(biāo)和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的關(guān)系、規(guī)章制度的構(gòu)建及完善、檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展的關(guān)系、內(nèi)部管理機(jī)制的發(fā)展與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系。

4.2 信息系統(tǒng)間的可兼容性是檔案統(tǒng)一的路徑。高校綜合檔案歷經(jīng)了多年信息化建設(shè)后，形成了較為豐富的信息資源，而人事檔案信息化進(jìn)程相對(duì)落后，需要利用現(xiàn)代化的手段使兩者有機(jī)結(jié)合起來。軟件開發(fā)部門可以根據(jù)用戶需求，將兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行兼容，使檔案信息系統(tǒng)功能更加強(qiáng)大。另外，還有高校將人事檔案系統(tǒng)嵌入自主研發(fā)的系統(tǒng)中，形成系統(tǒng)的大檔案管理系統(tǒng)。在較為成熟的技術(shù)保障下，合并后的檔案管理系統(tǒng)必然形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)，更加有利于提高人事檔案的信息化水平和人才信息利用。

第2篇：高校人事檔案管理辦法范文

一、高校人事檔案收集工作中存在的問題

1、觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。

檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習(xí)慣勢(shì)力的影響，檔案材料中的個(gè)人經(jīng)歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結(jié)論多，內(nèi)容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對(duì)個(gè)人能力及業(yè)績的現(xiàn)實(shí)材料卻不能及時(shí)收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊(duì)伍的最新素質(zhì)，所以，可利用的價(jià)值不大。

2、管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。

由于各項(xiàng)制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對(duì)檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了有失真材料的出現(xiàn)。同時(shí)過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，只是人事檔案長時(shí)間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認(rèn)識(shí)部門也沒有審查、核實(shí)、嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實(shí)甚至虛假的內(nèi)容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機(jī)整體，也大大降低了他的使用價(jià)值。

3、檔案意識(shí)淡漠

由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識(shí)淡漠，對(duì)檔案工作的重要意義和作用認(rèn)識(shí)不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發(fā)展對(duì)教職工學(xué)歷學(xué)位要求不斷提高，教師外出進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國留學(xué)的機(jī)會(huì)不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時(shí)地交到人事檔案管理部門存檔，長時(shí)間存放在個(gè)人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

4、材料缺漏嚴(yán)重

隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發(fā)展，對(duì)人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是紛紛吸納了許多高學(xué)歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進(jìn)的這些人當(dāng)中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團(tuán)）材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報(bào)表、工資變動(dòng)表等。究其原因，就是由于近幾年機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動(dòng)頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對(duì)檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個(gè)管檔部門報(bào)送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機(jī)關(guān)、獎(jiǎng)勵(lì)審批機(jī)關(guān)，不知道將材料移送管檔部門，認(rèn)為應(yīng)由本單位保管；還有的單位甚至對(duì)收集的材料不及時(shí)整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時(shí)，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動(dòng)的方式進(jìn)行收集，即檔案管理人員坐等相關(guān)職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

5、管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于組織人事干部平時(shí)工作繁忙少有時(shí)間參加專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，造成管理人員業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范，存在著不該進(jìn)而進(jìn)檔、該進(jìn)而不進(jìn)檔，用紙規(guī)格和書寫工具也不夠規(guī)范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達(dá)到某種目的，進(jìn)行改檔或偽造人事檔案等，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，給人才的評(píng)價(jià)與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價(jià)值。

二、加強(qiáng)高校人事檔案收集工作的對(duì)策

1、加大宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)

人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體教職工切身利益息息相關(guān)的工作。把人事檔案管好，用好是一項(xiàng)非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對(duì)目前教職工檔案意識(shí)淡漠的現(xiàn)狀，我們必須進(jìn)一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳，主動(dòng)把與教職工切身利益相關(guān)的檔案知識(shí)送到他們手中，使他們?cè)跓o形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識(shí)和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時(shí)也可以在校內(nèi)各級(jí)部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對(duì)他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，責(zé)成他們負(fù)責(zé)本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個(gè)人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們對(duì)檔案工作的意識(shí)，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對(duì)教職工的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動(dòng)，檔案未隨著人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時(shí)：一方面應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時(shí)，要認(rèn)真清理、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計(jì)與外單位聯(lián)系，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料。另一方面，檔案收集工作應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)。被動(dòng)收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動(dòng)出擊，把收集工作做得更細(xì)、更好，做到主動(dòng)與校內(nèi)各部門聯(lián)系，收集各種相關(guān)材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。

3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)

為保證人事檔案工作能夠適應(yīng)高校的快速發(fā)展，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識(shí)。在短時(shí)間內(nèi)要提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，從各種渠道引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識(shí)，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠?yàn)楦咝５臋n案管理與服務(wù)水平的提高提供保證。面對(duì)二十一世紀(jì)的檔案工作，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要繼續(xù)開展崗位培訓(xùn)工作：按照先培訓(xùn)后上崗，先培訓(xùn)后轉(zhuǎn)崗的原則，把培訓(xùn)的著力點(diǎn)放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓(xùn)工作納入科學(xué)化、制度化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。要積極開展檔案人員繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對(duì)在職專業(yè)技術(shù)人員的知識(shí)、技能進(jìn)行補(bǔ)充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對(duì)提高專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平有著重要意義。在加強(qiáng)檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”；選配工作有責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng)的人員來充實(shí)學(xué)校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。一方面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，更新知識(shí)，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

4、加大投入，建立檔案信息化建設(shè)的支撐體系。

針對(duì)高校檔案管理技術(shù)相對(duì)落后的實(shí)際,有計(jì)劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設(shè)，首先，信息化建設(shè)要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲(chǔ)到磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行管理、使用，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息價(jià)值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動(dòng)。

第3篇：高校人事檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；編外人員；人事檔案；管理

近年來，由于廣大人民群眾對(duì)健康需求不斷增加，特別是在我國普遍實(shí)施新型農(nóng)村合作醫(yī)療保險(xiǎn)和城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)制度以來，醫(yī)院新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不斷拓展，現(xiàn)有的人員編制嚴(yán)重制約著醫(yī)院的長足發(fā)展，隨著廣大人民群眾對(duì)醫(yī)療服務(wù)需求的急劇增大，從而推動(dòng)了醫(yī)院編外隊(duì)伍的發(fā)展。

按照醫(yī)護(hù)人員和床位數(shù)比例1.5：1 要求，我院有800 張病床，就應(yīng)該有1200 的人員編制，但是我院僅有600 個(gè)人員編制，為解決臨床醫(yī)護(hù)人員不足的問題，我院聘用了600 余名事業(yè)編制以外的人員（簡(jiǎn)稱“編外人員”），他們都工作在臨床一線，并逐漸成為醫(yī)院發(fā)展不可或缺的部分。隨著編外人員數(shù)量的逐年遞增，在管理上不斷顯示出不容忽視的弊端和矛盾。我院多次召開會(huì)議討論如何規(guī)范化、科學(xué)化管理編外人員，并對(duì)如何管理編外人員人事檔案進(jìn)行了思考。

一、醫(yī)院編外人員人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）編外人員數(shù)逐年增長。我院床位數(shù)從2008 年的250張?jiān)鲋?014 年的800 張，編外人員從2008 年的100 余名增至現(xiàn)在的600 余人。一是我市城鎮(zhèn)人口增長較快，據(jù)統(tǒng)計(jì)，2008年至2014 年我市人口增長快速，常住人口年均遞增率為1.28%，2014 年底近530 萬。我市2010 年全部覆蓋實(shí)施新型農(nóng)村合作醫(yī)療保險(xiǎn)制度和城鎮(zhèn)居民保險(xiǎn)制度，促使廣大人民群眾的就醫(yī)需求也不斷增長。二是現(xiàn)醫(yī)院施行的編制數(shù)是依據(jù)1978 年原衛(wèi)生部關(guān)于《綜合醫(yī)院組織編制原則（ 試行草案）》執(zhí)行的，現(xiàn)有的醫(yī)療水平和廣大人民群眾的就醫(yī)需要已超過1978 年的數(shù)十倍，原有的人員編制數(shù)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足醫(yī)院診療服務(wù)工作需求。三是編外人員管理機(jī)制靈活，人力成本較低，也是醫(yī)院愿意聘用編外人員的重要因素。

（二）編外人員人檔分離現(xiàn)象普遍存在。由于編外人員長期以來被界定為臨時(shí)工或者是合同制職工，流動(dòng)性大，隨時(shí)有辭職易崗可能，其檔案不被重視，認(rèn)為有則歸檔，沒有也不要緊，甚至有的醫(yī)院至今沒有建立編外人員人事檔案。多種原因?qū)е戮幫馊藛T人事檔案收集不齊，建檔困難，毫無查詢利用價(jià)值。至2014 年12 月底，我院每年都招聘編外人員數(shù)十人，有的參加事業(yè)單位補(bǔ)員或公務(wù)員考試考入其他單位工作，我院2008 年至2014 年平均每年辭職的編外人員達(dá)20 人次，而其業(yè)務(wù)檔案依然在我院保存。在編外人員的流動(dòng)過程中，人檔分離現(xiàn)象的普遍存在。比如有不少醫(yī)院的業(yè)務(wù)骨干，由于領(lǐng)導(dǎo)不同意其辭職，不能辦理檔案轉(zhuǎn)移工作，有的編外人員因各種原因轉(zhuǎn)到其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)工作但沒有轉(zhuǎn)檔案的意識(shí)，導(dǎo)致檔案存放在原單位。

部分高校存在責(zé)任心欠缺，檔案管理意識(shí)缺乏，在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，隨意將畢業(yè)生檔案派送到學(xué)生原來的戶籍所在地；有的高校則將畢業(yè)生檔案交由學(xué)生自己攜帶、轉(zhuǎn)遞，造成學(xué)生檔案滯留個(gè)人手中，影響了人事檔案的真實(shí)性。例如，曾有高校生錄用到我院工作，在接收其檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)該生已自行保管個(gè)人檔案數(shù)年，且檔案密封條已經(jīng)拆除，嚴(yán)重影響到我院對(duì)其檔案的科學(xué)利用。

二、編外人員人事檔案管理的措施

（一）規(guī)范轉(zhuǎn)檔制度，加強(qiáng)材料補(bǔ)充。高校生在畢業(yè)時(shí)，其檔案應(yīng)由學(xué)校安排專人按照相關(guān)要求進(jìn)行轉(zhuǎn)移，且要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，嚴(yán)格按照用人單位填寫的檔案轉(zhuǎn)遞地址進(jìn)行轉(zhuǎn)檔；當(dāng)聘用到醫(yī)院工作時(shí)，醫(yī)院的人事部門應(yīng)及時(shí)調(diào)檔，查看其檔案信息，如發(fā)現(xiàn)檔案資料收集不全，歸檔有誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)催促各院?；蛘咴ぷ鲉挝贿M(jìn)行收集補(bǔ)充。

（二）配備專職負(fù)責(zé)的編外人事檔案管理人員，逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理。醫(yī)院在配備編外人事檔案員時(shí)，應(yīng)要求管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、圖片處理等現(xiàn)代管理技術(shù)和管理知識(shí)，實(shí)現(xiàn)編外人員信息化管理。同時(shí)，挑選的檔案管理人員要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，并將編外人員人事檔案管理工作納入其年終考核中，嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度，并與績效分配、職務(wù)晉升等方面掛鉤，從而實(shí)現(xiàn)編外人員人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化管理。

（三）改變現(xiàn)有人事檔案管理模式。目前，編外人員的學(xué)歷檔案由各地州人才交流服務(wù)中心統(tǒng)一保管，而在醫(yī)院工作中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案則由醫(yī)院收集保管。應(yīng)將編外人員的人事檔案和業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一存放在用人醫(yī)院保管，這樣不但可以保證其人事檔案的完整性和安全性，還可以方便用人醫(yī)院查詢利用。

隨著編外人員隊(duì)伍日益壯大，所承擔(dān)的工作任務(wù)也越來越重要，其人事檔案的管理和查詢利用，直接影響到醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的提高，因此有效提高編外人員人事檔案管理辦法和措施，可為醫(yī)院人力資源建設(shè)提供可靠的保障，從而推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 高艷艷. 淺析醫(yī)院人事檔案的管理[J]. 中醫(yī)藥管理雜志，2007（09）.

[2] 楊其美. 醫(yī)院編外人員人事檔案管理. 浙江檔案，2012（04）：28.

第4篇：高校人事檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;歸屬管理

目前高校人事類檔案歸屬現(xiàn)狀學(xué)校檔案部門不但是檔案工作的職能管理部門，同時(shí)還要負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一保管和開發(fā)利用。目前，各高等學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，2008年9月1日開始施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》只是明確了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立高校檔案機(jī)構(gòu)，符合設(shè)立檔案館條件的要設(shè)立檔案館，否則設(shè)立綜合檔案室。《辦法》并沒有提及人事檔案（教職工檔案、學(xué)生個(gè)人檔案）是否應(yīng)該劃歸為學(xué)校檔案館管理，這就不可避免地出現(xiàn)了目前各高校檔案管理在集中統(tǒng)一管理的前提下所表現(xiàn)出的五花八門，尤其是針對(duì)人事類檔案的歸屬問題一直是爭(zhēng)論不休的話題，大家各抒己見，意見不一，以至于出現(xiàn)了以下幾種歸屬關(guān)系：

除教職工檔案、學(xué)生個(gè)人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如北京大學(xué)、南京大學(xué)、內(nèi)蒙古大學(xué)、上海交通大學(xué)、吉林大學(xué)等；除學(xué)生個(gè)人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如山西財(cái)經(jīng)大學(xué);除教職工檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如內(nèi)蒙古大學(xué)；含教職工檔案、學(xué)生個(gè)人檔案在內(nèi)的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如清華大學(xué)、武漢大學(xué)、重慶大學(xué)、西南交通大學(xué)等等。

人事類檔案劃歸檔案館管理的前提

筆者認(rèn)為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應(yīng)該統(tǒng)籌兼顧，長遠(yuǎn)規(guī)劃，考慮人事類檔案是否要?dú)w檔案館統(tǒng)一管理，如果要?jiǎng)潥w檔案館管理，就必須從檔案庫房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責(zé)等方面全方位進(jìn)行調(diào)整。而且劃歸工作必須做好做細(xì)，要讓原先人事類檔案管理部門心悅誠服，積極配合人事類檔案工作安全、順利、及時(shí)地移交給檔案館；同時(shí)檔案管理部門也要緊跟形勢(shì)，改變工作思路，積極迎接挑戰(zhàn)，盡快適應(yīng)學(xué)校對(duì)檔案工作的新要求。已經(jīng)成立了檔案館，但人事類檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時(shí)度勢(shì)，搞好調(diào)研，充分做好前期準(zhǔn)備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產(chǎn)生，維護(hù)好學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展。在做出人事類檔案歸檔案館管理的決定之前，應(yīng)該從以下方面進(jìn)行調(diào)研：

（1）劃歸的必要性 21世紀(jì)是一個(gè)高度信息化的社會(huì)，信息技術(shù)日新月異，各行各業(yè)都與信息技術(shù)息息相關(guān)，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發(fā)展信息技術(shù)、實(shí)現(xiàn)電子校務(wù)作為面向現(xiàn)代化教育發(fā)展的重要戰(zhàn)略，各高校的信息化建設(shè)正在全面展開。隨著學(xué)校信息化建設(shè)的不斷開展，檔案館高校信息化建設(shè)也越來越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應(yīng)整個(gè)學(xué)校的改革發(fā)展，這就需要我們不斷從發(fā)展和需求中尋找創(chuàng)新源泉，使高校檔案工作不斷從獲取新的發(fā)展動(dòng)力，創(chuàng)造新的業(yè)績。高等學(xué)校信息資源相當(dāng)豐富，如果將人事檔案納入高校檔案綜合管理機(jī)制，對(duì)提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門類檔案集中統(tǒng)一管理，在人、財(cái)、物等方面學(xué)校可以通盤考慮，統(tǒng)籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復(fù)建設(shè)的局面，有利于節(jié)約經(jīng)費(fèi)、人員及庫房和設(shè)備，學(xué)?？梢约腥肆?、財(cái)力、務(wù)力來面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為學(xué)校及社會(huì)提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化，最大限度地滿足學(xué)校和社會(huì)的需求。

（2）劃歸條件是否成熟 人常說：萬事俱備，只欠東風(fēng)。如果合并的條件都具備好了，合并也好是時(shí)間的問題。首先面臨的大問題就是是否有足夠的檔案庫房和辦公用房，這是制約學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理的重要因素。如果檔案庫房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義上的集中統(tǒng)一管理呢？所以具備一個(gè)真正意義上的檔案館是檔案集中統(tǒng)一管理的首要條件。

其次，是否協(xié)調(diào)好與分管人事類檔案部門的關(guān)系。以內(nèi)蒙古師范大學(xué)為例，學(xué)校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調(diào)動(dòng)、調(diào)資、升職、聘任、退休等隨時(shí)變動(dòng)、人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來方便。學(xué)校學(xué)生個(gè)人檔案歸學(xué)生處管理，學(xué)生處管理的好處是：由于學(xué)生處對(duì)評(píng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)學(xué)金等有決定權(quán)，學(xué)生處的發(fā)號(hào)施令各學(xué)院都不能執(zhí)行，所以學(xué)生個(gè)人檔案收集起來相對(duì)容易得多。所以，在決定人事類檔案歸檔案館管理之前，必須協(xié)調(diào)好各部門之前的關(guān)系，做到關(guān)系協(xié)調(diào)，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學(xué)校的改革發(fā)展發(fā)揮力量。

再次，檔案館要做好充分的前期準(zhǔn)備工作，包括檔案館的近期發(fā)展目標(biāo)和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、檔案信息化的投入、檔案庫房的分配、人力資源的搭配、規(guī)章制度的建立、內(nèi)部管理體制的運(yùn)行、與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事檔案工作者的思想工作。檔案館長期以來一直是清水衙門，無權(quán)無勢(shì)，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個(gè)部門，在學(xué)校的工作中也是用著時(shí)重要，不用時(shí)想不起，處于無足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個(gè)定式：高學(xué)歷、有本事、有才能的人是一定不會(huì)去檔案館的，即使去了別人也會(huì)說那么高的學(xué)歷、那么年輕，怎么會(huì)去檔案館呢？實(shí)在是可惜了！由此，可以看出檔案館在學(xué)校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類檔案管理者對(duì)這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對(duì)此，學(xué)校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來，盡可能避免消極因素的產(chǎn)生，保證合并人員很快調(diào)整好心態(tài)，盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境，全身心投入到檔案工作中去。

做好人事類檔案歸入檔案館管理的幾點(diǎn)想法

（1）必須根據(jù)學(xué)校情況，從科學(xué)發(fā)展的角度，認(rèn)真分析研究，提出可行性報(bào)告，經(jīng)過集體研究討論，達(dá)成共識(shí)后方可施行。

第5篇：高校人事檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞:“學(xué)生類”檔案;高校;數(shù)字化

隨著教育部和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》正式施行,學(xué)生檔案被納入到高校檔案歸檔范圍,把學(xué)生檔案與其他門類的檔案并列成為高校檔案的組成部分,形成高校檔案第十一大類――“學(xué)生類”檔案。高?！皩W(xué)生類”檔案能夠真實(shí)反映和記錄每個(gè)學(xué)生在校期間的活動(dòng)情況,有利于保證人事檔案齊全完整,并可在一定程度上防止人事檔案的弄虛作假行為。同時(shí),“學(xué)生類”檔案的歸檔也能更好地滿足學(xué)生在上學(xué)、就業(yè)和出國等活動(dòng)時(shí)的查檔需求。應(yīng)該說,在高校檔案中增設(shè)“學(xué)生類”檔案,是高校檔案管理實(shí)踐中的一個(gè)積極探索,對(duì)今后高校檔案工作的發(fā)展具有重要意義。

在高校檔案管理正朝數(shù)字化方向邁進(jìn)的大趨勢(shì)下,開發(fā)數(shù)字化“學(xué)生類”檔案信息管理系統(tǒng)成為當(dāng)前高校檔案工作者的工作重點(diǎn)之一。通過建立“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),能夠快速、高效地進(jìn)行學(xué)生信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等管理功能。然而,在現(xiàn)今條件下實(shí)現(xiàn)高?！皩W(xué)生類”檔案的數(shù)字化管理,還存在不少難點(diǎn)。

一、 高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的難點(diǎn)

(一)管理部門不統(tǒng)一,從業(yè)人員整體素質(zhì)不高

目前,全國各高校對(duì)學(xué)生檔案的管理所采取的管理方法和方式存在明顯差異,檔案管理比較混亂。就管理部門而言,有的高校是由各院(系)負(fù)責(zé)管理;有的高校是由專門檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理;有的高校將研究生檔案和本科生檔案區(qū)別對(duì)待,研究生檔案由研究生院負(fù)責(zé)管理,本科生檔案由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理。我校則是由學(xué)生處同時(shí)負(fù)責(zé)管理研究生和本科生的檔案。而學(xué)生檔案的形成過程中,從新生入學(xué)到畢業(yè),各種檔案材料前后經(jīng)手的部門比較多,相關(guān)的管理人員大多不是檔案管理專業(yè)人員,所以很容易出現(xiàn)學(xué)生檔案收集不齊全或整理不規(guī)范的現(xiàn)象。

在高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的發(fā)展過程中,人無疑是最關(guān)鍵的因素,各種軟、硬件技術(shù)及相關(guān)措施都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮效用。這對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求,管理人員不僅需要精通傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù),還必須熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、常用辦公軟件及專業(yè)檔案管理軟件等。然而,由于高校檔案管理機(jī)構(gòu)普遍存在人員變動(dòng)頻繁、專職人員偏少、人員不夠等情況,加之從業(yè)人員大多知識(shí)面較窄,計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)還達(dá)不到檔案數(shù)字化管理的技術(shù)要求,這些都給高?！皩W(xué)生類”檔案的數(shù)字化進(jìn)程增添了不少難度。

(二)檔案資料不規(guī)范齊全,歸檔范圍不統(tǒng)一

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定,對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的學(xué)生檔案,包括學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等,都應(yīng)納入歸檔范圍。然而目前全國高校大多只歸檔保存了學(xué)生在高校學(xué)習(xí)階段的學(xué)籍檔案,主要包括招生名錄、新生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績卡、畢業(yè)生登記表、學(xué)位名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)和獎(jiǎng)學(xué)金等獎(jiǎng)懲材料。學(xué)生的高中檔案、入學(xué)體檢表等資料隨著學(xué)生畢業(yè)被一并帶走,高校檔案管理部門并無備份。不僅如此,在實(shí)際工作過程中,由于學(xué)生檔案材料歸檔范圍沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)常發(fā)現(xiàn)部分畢業(yè)生的檔案材料不夠齊全,而高校檔案管理部門由于缺少必要的檔案資料支持,無法補(bǔ)檔,這在一定程度上都損害了學(xué)生的切身利益。

(三)檔案資料內(nèi)容缺乏有效監(jiān)督

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出,學(xué)生的高中檔案也應(yīng)納入高?！皩W(xué)生類”檔案的歸檔范疇。然而,由于客觀條件限制,高校檔案管理部門無法對(duì)這些材料的真實(shí)性做出正確判斷。即便是學(xué)生在高校就讀期間所形成的部分檔案材料,同樣很難對(duì)其進(jìn)行有效監(jiān)督。以學(xué)生入學(xué)登記表為例,其基本內(nèi)容都是由學(xué)生自行填寫。由于對(duì)自己檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,沒有形成良好的檔案意識(shí),一些學(xué)生在填該表時(shí)態(tài)度不認(rèn)真,填寫不仔細(xì),造成歸檔材料質(zhì)量不符合歸檔要求,從而影響了學(xué)生檔案的規(guī)范化管理。更嚴(yán)重的是,某些學(xué)生為了實(shí)現(xiàn)某些個(gè)人利益,不惜在填寫個(gè)人檔案材料時(shí)弄虛作假,這樣會(huì)導(dǎo)致檔案信息與學(xué)生真實(shí)身份和情況不符。由于學(xué)生檔案是用人單位了解和使用人才的重要依據(jù),這些學(xué)生的舞弊行為可能反過來會(huì)給自己以后的就業(yè)乃至生活帶來不少麻煩。應(yīng)該說,這種行為是對(duì)高校學(xué)生檔案歸檔工作真實(shí)性和嚴(yán)肅性的嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

(四)缺乏必要的經(jīng)費(fèi)支持

和高校在別的領(lǐng)域的資金投入相比,高校在檔案管理方面的投入很難在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟(jì)效益。加之高校檔案管理部門對(duì)檔案工作重要性和檔案數(shù)字化建設(shè)緊迫性的宣傳力度不夠,不少高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理的了解不夠深入,對(duì)高校檔案工作缺乏足夠的重視。而且現(xiàn)今高校的財(cái)務(wù)狀況普遍比較吃緊,領(lǐng)導(dǎo)的不重視極易造成高校在“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)方面的經(jīng)費(fèi)投入不足。這必將大大延緩高校學(xué)生檔案管理朝數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展的進(jìn)程。

二、 高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的應(yīng)對(duì)之策

在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展且廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下,數(shù)字化是高?！皩W(xué)生類”檔案管理工作發(fā)展的必由之路。面對(duì)高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化進(jìn)程中存在的前述種種難點(diǎn),高校及其檔案管理部門要積極應(yīng)對(duì),對(duì)癥下藥。

(一)加大高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的宣傳力度

高校檔案管理部門可采用網(wǎng)絡(luò)(學(xué)校主頁、學(xué)生論壇等)、海報(bào)、講座等多種方式大力宣傳高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的必要性和緊迫性。這種宣傳具有多種意義。首先,宣傳可使高校領(lǐng)導(dǎo)深入了解學(xué)生檔案數(shù)字化管理的重要性,切實(shí)提高對(duì)檔案工作的重視程度,增加對(duì)檔案工作的資金投入。其次,宣傳有助于提高廣大學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案管理工作的了解,使他們意識(shí)到學(xué)生檔案管理工作關(guān)于他們每個(gè)人的切身利益,在填寫有關(guān)檔案材料時(shí)容不得絲毫馬虎。再次,宣傳有助于進(jìn)一步提高高校教師,尤其是檔案管理從業(yè)人員對(duì)學(xué)生檔案數(shù)字化管理緊迫性的認(rèn)識(shí),使他們以更加積極的態(tài)度努力地投入到高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的建設(shè)工作中來。

(二)統(tǒng)一管理部門,規(guī)范“學(xué)生類”檔案管理

為確?！皩W(xué)生類”檔案信息的完整準(zhǔn)確,真正實(shí)現(xiàn)“學(xué)生類”檔案的數(shù)字化管理,高校應(yīng)首先從組織上和制度上對(duì)“學(xué)生類”檔案的管理工作加以明確。組織上,高校應(yīng)將所有的學(xué)生檔案交由檔案管理部門負(fù)責(zé)管理。高校檔案管理部門應(yīng)成立專門的“學(xué)生類”檔案工作小組,設(shè)專人專門負(fù)責(zé)“學(xué)生類”檔案的管理工作。制度上,高校檔案管理部門應(yīng)制定科學(xué)的“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理制度,并嚴(yán)格用這項(xiàng)制度來約束相關(guān)人員的工作行為。

其次,對(duì)于“學(xué)生類”檔案的數(shù)字化管理,可嘗試采取以下方式進(jìn)行。高校招生辦在新生入學(xué)時(shí),應(yīng)在高校檔案管理部門的指導(dǎo)下,將學(xué)生高考招生錄取信息輸入“學(xué)生類”檔案管理系統(tǒng)中,這部分信息作為“學(xué)生類”檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)信息。學(xué)生在高校就讀期間,高校檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)各學(xué)院(系)兼職檔案員,要求他們定期將學(xué)生的在校信息錄入“學(xué)生類”檔案數(shù)據(jù)庫。學(xué)生處及各院(系)的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督促和檢查各學(xué)院(系)在校學(xué)生的檔案信息錄入狀況,從而保證學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫信息的完整性和真實(shí)性。高校檔案管理部門則按年度審核該數(shù)據(jù)庫,以保證檔案信息的完整、準(zhǔn)確。學(xué)生畢業(yè)時(shí),由高校檔案管理部門按照有關(guān)高校電子檔案歸檔辦法將“學(xué)生類”進(jìn)行歸檔保管。高校檔案管理部門在轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生紙質(zhì)檔案時(shí),也應(yīng)將畢業(yè)生的數(shù)字化檔案與下一個(gè)檔案管理部門分享。

(三)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

針對(duì)檔案管理人員在數(shù)字化和信息化領(lǐng)域整體素質(zhì)不高的狀況,應(yīng)該有針對(duì)性地加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)域的技能培訓(xùn),切實(shí)提高從業(yè)人員在學(xué)生檔案數(shù)字化方面的業(yè)務(wù)能力。一方面,應(yīng)針對(duì)檔案數(shù)字化對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語水平要求較高的特點(diǎn),組織一些專門針對(duì)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和常用外語詞匯的培訓(xùn),使從業(yè)人員具有較深的專業(yè)外語功底,同時(shí)熟悉常用計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)錄入,精通檔案信息的網(wǎng)絡(luò)搜索。另一方面,由于檔案數(shù)字化工作中需要經(jīng)常用到各種專業(yè)檔案管理軟件和excel、word等office辦公軟件,應(yīng)專門組織一些針對(duì)這些常用軟件的培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后,要嚴(yán)格考核時(shí)度,確保培訓(xùn)達(dá)到預(yù)期效果。

綜上,數(shù)字化和信息化是檔案工作發(fā)展史上的一次革命,我們要抓住計(jì)算機(jī)科技和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的難得歷史機(jī)遇,充分依靠和利用現(xiàn)有的各種先進(jìn)科技成果,促進(jìn)高?！皩W(xué)生類”檔案管理工作朝著數(shù)字化、信息化的發(fā)展方向不斷前進(jìn)。

【參考文獻(xiàn)】

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第6篇：高校人事檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校；檔案；思考

加強(qiáng)高校檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)教育、教學(xué)、教研活動(dòng)，推動(dòng)學(xué)校自身形象建設(shè)，有著重大意義。但目前高校檔案管理工作還存在著一些問題，需要各高校認(rèn)真思考解決。

一、高校檔案管理中存在的問題

（一）學(xué)校對(duì)檔案工作重視不夠，檔案工作薄弱

有些高校決策層對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，檔案工作在高校教育管理工作中地位不高，有的高校檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，經(jīng)費(fèi)投入有限，檔案工作人員數(shù)量嚴(yán)重不足，各級(jí)管理層面上的檔案意識(shí)薄弱，歸檔工作缺乏細(xì)致的規(guī)章和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某绦蛄鞒蹋瑳]有形成檔案管理工作的科學(xué)體系和順暢機(jī)制，致使檔案工作處丁被動(dòng)應(yīng)付，檔案管理僅僅停留在簡(jiǎn)單保存的粗放狀態(tài)，檔案工作人員地位不高而責(zé)任不輕、工作繁重，嚴(yán)重影響了檔案工作的開展，無法進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作各項(xiàng)功能。所建檔案亦缺乏系統(tǒng)性和完整性，相對(duì)于教學(xué)科研等工作十分薄弱。

（二）檔案工作場(chǎng)所條件局限，制約檔案工作發(fā)展

目前在很多學(xué)校檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入所占比例過少，檔案辦公條件不適應(yīng)工作需要，很多高校沒有實(shí)行庫房、辦公、查閱三分開，由于場(chǎng)所和人員有限，各類檔案往往混雜一室，未能分類、專門化管理，檔案規(guī)范性管理目標(biāo)不陰確，導(dǎo)致檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號(hào)編目等規(guī)范化程度不高。檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)施配備不全，缺少掃描儀、復(fù)印機(jī)等硬件，甚至不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防盜、防火等條件要求。落后的工作條件、檔案管理手段，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，亞待改善。

（三）檔案工作技術(shù)落后，檔案信息化建設(shè)任重道遠(yuǎn)

雖然大部分高校的檔案管理部門配置了計(jì)算機(jī)，但計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢服務(wù)等功能，有的僅僅用來打印人事檔案目錄、進(jìn)行文件存Γ并未真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，不能快捷檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息，檔案管理很多操作還是采取人工進(jìn)行，提供檔案實(shí)體利用的手段為主，以網(wǎng)絡(luò)為依托，進(jìn)行檔案信息傳輸?shù)牟欢?，檢索體系不健全，沒有形成完整的系統(tǒng)，嚴(yán)重制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用。檔案利用率不高，不能完全適應(yīng)人們的利用需要，檔案的利用現(xiàn)狀與社會(huì)利用需求不相適應(yīng)，與國家要求的檔案管理信息化差距甚遠(yuǎn)。

二、改進(jìn)高校檔案管理工作的對(duì)策思考

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和制度規(guī)范

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以教育部公布的、高等學(xué)校檔案管理辦法、為指導(dǎo)，轉(zhuǎn)變思想，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的地位。達(dá)到建立檔案館要求的高校應(yīng)建立檔案館，其他未達(dá)到建館條件的也要專門設(shè)立綜合檔案室。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常過問檔案工作，采取強(qiáng)有力的措施，幫助解決檔案工作中的各種實(shí)際問題；健全和完善檔案管理的規(guī)章制度，逐步建立和完善檔案在收集、整理、歸檔、查閱、轉(zhuǎn)遞等方面的流程管理和制度細(xì)則，號(hào)召廣大的教職工強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，促使檔案的管理工作走向規(guī)范化和制度化軌道。實(shí)行責(zé)任制，層層落實(shí)檔案工作責(zé)使高校檔案工作健康發(fā)展，跟上學(xué)校快速發(fā)展的步促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展。

（二）加大投入，為檔案工作提供良好的硬件保障

硬件建設(shè)是提高檔案管理水平的保障，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。高校應(yīng)加大對(duì)檔案工作的投入力度，給予檔案工作必要的正常的工作場(chǎng)所，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定增添必要的設(shè)備，從硬件建設(shè)上提供有力保障，特別是要做到九防和三室分開，確保檔案材料保管安全、利用方便，這既可以保證檔案管理的安全性、科學(xué)化，同時(shí)又是對(duì)檔案工作人員人身安全的保障。

（三）加快信息化建設(shè)，提升檔案利用價(jià)值

加快檔案工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化，采用更為先進(jìn)的檔案管理軟件，加快檔案工作互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時(shí)提供給校內(nèi)和社會(huì)有關(guān)部門，提高使用利用率，提高服務(wù)水平，最大限度發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。此外，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，重視人事檔案等信息資源的開發(fā)和利用，可以根據(jù)時(shí)展需要，豐富檔案信息，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。如高校學(xué)生檔案目前承載的信息量仍是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下設(shè)置的，缺少個(gè)性特征，與用人單位的期望相差甚遠(yuǎn)?？梢灾卦黾尤矫娴膬?nèi)容：增加信用檔案、體現(xiàn)學(xué)生各方面能力的材料、建立心理檔案。增加富有時(shí)代精神和時(shí)代需求的檔案內(nèi)容，可以為用人單位提供有效的信息，增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，幫助人們樹立利用檔案的觀念，提升檔案利用的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，適應(yīng)時(shí)代需求。

第7篇：高校人事檔案管理辦法范文

一、高校檔案管理的重要意義

關(guān)于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規(guī)定的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中看出端倪?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作作為高校基礎(chǔ)管理工作，并應(yīng)當(dāng)將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學(xué)檔案資料、學(xué)生個(gè)人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對(duì)于高校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要意義。

（一）高校檔案管理對(duì)于提升高校教學(xué)水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對(duì)于社會(huì)的最重要的價(jià)值所在。高校的教學(xué)檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學(xué)的資料。這些教學(xué)資料往往是集高校所有教師的知識(shí)、文化和教育方法等之大成，是高校教學(xué)過程中教師與學(xué)生們勞動(dòng)成果、學(xué)習(xí)成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發(fā)展的歷史變遷和當(dāng)時(shí)的思想動(dòng)態(tài)以及最先進(jìn)的教學(xué)理念、教學(xué)思想等。高校教學(xué)檔案資料對(duì)于今后的教學(xué)不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學(xué)生在教學(xué)過程中可以借鑒的寶貴資料。同時(shí)高校教研部門通過研究高校教學(xué)檔案，能夠適時(shí)評(píng)估當(dāng)前高校的教學(xué)質(zhì)量，為推進(jìn)教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。

（二）高校檔案管理對(duì)于提升高?？蒲兴骄哂兄匾饬x。在開展教學(xué)活動(dòng)的同時(shí)開展科研活動(dòng)是高校建設(shè)的主要目標(biāo)之一。高校檔案管理對(duì)于科研檔案的管理是提升高?？蒲兴降闹匾侄?。高校的科研檔案記錄了高校在進(jìn)行科學(xué)研究過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)方法、科研成果、科研目的、科研經(jīng)費(fèi)等關(guān)鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高?？蒲羞^程中存在的問題，提升高?？蒲兴剑@得更好的科研成果。

（三）高校檔案管理是高校進(jìn)行學(xué)生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學(xué)生檔案資料，主要記錄了高校學(xué)生的個(gè)人資料、學(xué)習(xí)成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會(huì)伴隨學(xué)生終身。高校學(xué)生檔案資料對(duì)于高校管理學(xué)生有重要作用[2]。通常高校學(xué)生都多大數(shù)千甚至上萬人，學(xué)生的整體狀況，包括學(xué)習(xí)狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實(shí)際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對(duì)學(xué)生檔案的管理、分類，對(duì)于學(xué)生的家庭狀況了解，可以按需為學(xué)生申請(qǐng)?zhí)乩И?jiǎng)學(xué)金；通過了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績狀況，給學(xué)生分發(fā)獎(jiǎng)學(xué)金；通過了解學(xué)生的特長與愛好，有針對(duì)性地培養(yǎng)學(xué)生的特長；通過對(duì)于學(xué)生檔案的掌握，為學(xué)生未來的升學(xué)、就業(yè)提供幫助。這些都是高校檔案對(duì)于高校學(xué)生管理的意義。

（四）高校檔案管理對(duì)于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發(fā)展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對(duì)于高校的人事管理和各個(gè)教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務(wù)資料等。高校黨政工作檔案對(duì)于高校教職工隊(duì)伍的管理，對(duì)于高校教職工、高校黨團(tuán)組織、黨團(tuán)活動(dòng)的開展以及高校整體政治生態(tài)具有現(xiàn)實(shí)意義。高校黨政工作是保證高校科學(xué)發(fā)展觀的理論依據(jù)，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎(chǔ)，記錄了黨政工作開展?fàn)顩r。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機(jī)構(gòu)改革，高校院系設(shè)置與調(diào)整，高校教職工績效考核，高校人事調(diào)動(dòng)管理等提供參考與評(píng)定依據(jù)，有利于高校黨政工作的順利開展。

二、高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理伴隨著高校的發(fā)展不斷進(jìn)步，然而由于當(dāng)前高校的國際化進(jìn)程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業(yè)化程度不斷加強(qiáng)，高校檔案管理在實(shí)際工作中也出現(xiàn)了一些與高校當(dāng)前發(fā)展速度不相符的問題，主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）高校對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現(xiàn)今的高校的高速發(fā)展不匹配，高校的教學(xué)規(guī)模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對(duì)于教育、科研的作用，但沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據(jù)發(fā)達(dá)國家著名大學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)，高校檔案管理對(duì)于學(xué)校積累教學(xué)方法、分層管理學(xué)生、積累科研經(jīng)驗(yàn)有重要意義。

（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發(fā)展使檔案管理全面進(jìn)入了信息時(shí)代，然而我國多數(shù)高校的檔案管理發(fā)展水平嚴(yán)重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數(shù)高校沒有較為先進(jìn)的信息化管理體系來對(duì)高校檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設(shè)、分類、檢索等手段落后，導(dǎo)致檔案利用率低，不能充分發(fā)揮檔案在高校學(xué)生教育培養(yǎng)，科研過程控制以及重要資料的保存，教學(xué)過程的優(yōu)化和記錄等中的作用。同時(shí)高校對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作滯后，使檔案管理相關(guān)人員難以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作的實(shí)際需要。高校檔案管理信息化系統(tǒng)沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)與高校校園網(wǎng)絡(luò)共建信息平臺(tái)中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。

三、高校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑

（一）構(gòu)建高校高效檔案信息管理系統(tǒng)。高校先進(jìn)化的信息管理系統(tǒng)是提高高校檔案科學(xué)化管理的必要手段,在當(dāng)前社會(huì)信息化的進(jìn)程中,面對(duì)高校的教職工規(guī)模不斷擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí),高校的科研、教學(xué)、學(xué)生信息檔案等檔案信息越來越復(fù)雜，海量檔案信息利用傳統(tǒng)手工檔案管理方式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，因此構(gòu)建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創(chuàng)新的必經(jīng)之路。構(gòu)建高校檔案信息管理系統(tǒng)的首要任務(wù)是調(diào)研檔案管理和檔案應(yīng)用過程中的實(shí)際需要，統(tǒng)一高校檔案管理信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和聯(lián)網(wǎng)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網(wǎng)、高校數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)庫來源等統(tǒng)一協(xié)議，確保高校檔案信息化管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、教育網(wǎng)等信息在有權(quán)限范圍內(nèi)共享，實(shí)現(xiàn)信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，建議統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫，避免重復(fù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。再次，在高校檔案信息化管理體系構(gòu)建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點(diǎn)就是安全性，安全性在網(wǎng)絡(luò)體系中可能會(huì)造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構(gòu)建過程中必須通過加強(qiáng)系統(tǒng)操作應(yīng)用權(quán)限，通過數(shù)據(jù)加密保護(hù)以及信息認(rèn)證和信息傳輸加密以及網(wǎng)絡(luò)簽名等方式加強(qiáng)高校檔案管理信息化體系的構(gòu)建。

（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對(duì)于高校教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學(xué)水平、提升高?？蒲兴?、提高高校進(jìn)行學(xué)生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現(xiàn)高校學(xué)術(shù)研究水平和科研技術(shù)水平的重要手段，高校管理者和政府相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規(guī)劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對(duì)高校檔案信息化管理的投資，構(gòu)建科學(xué)現(xiàn)代化的高校檔案信息化管理系統(tǒng)。國家對(duì)于檔案管理建設(shè)制定和出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在高校檔案管理體系的建設(shè)中應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提高高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)水平。同時(shí)應(yīng)當(dāng)加大高校檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)、培養(yǎng)力度，專業(yè)人員，通過檔案管理理論和實(shí)際管理培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的人員素養(yǎng)，提升高校檔案管理的整體水平。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理的實(shí)際應(yīng)用。高校檔案管理的主要目標(biāo)之一是為高校日常教研活動(dòng)和開展校園文體活動(dòng)提供幫助。創(chuàng)新高校檔案管理模式的主要目標(biāo)之一是提高檔案對(duì)高校各項(xiàng)管理工作的開展提供切實(shí)幫助。提高高校檔案管理的實(shí)際應(yīng)用首要任務(wù)是提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，應(yīng)當(dāng)與高校各個(gè)院系和相關(guān)職能部門之間做好信息聯(lián)動(dòng)，深層次研究和總結(jié)高校檔案信息中的對(duì)科研、教學(xué)和人事管理有價(jià)值的信息資料。其次應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化高校檔案信息的檢索、開發(fā)和利用。高校信息檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合各個(gè)部門、院系、科研小組的實(shí)際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權(quán)限范圍內(nèi)方便地檢索相關(guān)資料，從而提高高校檔案的利用和實(shí)際應(yīng)用，使檔案管理起到為科研、教學(xué)和校園管理服務(wù)的作用。

（四）創(chuàng)新高校檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制。高校檔案管理模式的創(chuàng)新和提升離不開專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)和管理人員。創(chuàng)新高校檔案管理模式必須培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)強(qiáng)、思想道德素養(yǎng)高的高校檔案管理團(tuán)隊(duì)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校檔案管理的崗位職責(zé)需要，優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，明確各個(gè)崗位的崗位職責(zé)和人員素質(zhì)條件。其次應(yīng)當(dāng)通過健全的管理制度和績效考核制度，規(guī)范檔案管理人員的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作績效，提高工作效率提高準(zhǔn)確率和積極主動(dòng)性，通過激勵(lì)制度保證檔案管理工作及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。再次，通過可持續(xù)發(fā)展的教育工作和再學(xué)習(xí)制度保證檔案管理人員持續(xù)進(jìn)步、提高，及時(shí)學(xué)習(xí)最新、最前沿的檔案信息化管理知識(shí)，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術(shù)研討會(huì)等活動(dòng)保證檔案管理知識(shí)、人才培養(yǎng)的有效性。

四、結(jié)語

第8篇：高校人事檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】 高校；檔案管理；對(duì)策

一、檔案管理在高校管理中占有很重要的位置

高校檔案在教學(xué)、科研、管理過程中形成的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是記錄和反映高校整體工作全貌的載體。 國家教委 6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”由此可見，作為記錄和承載學(xué)校歷史沿革的檔案管理工作，是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要部分。 特別是隨著經(jīng)濟(jì)、信息、科技和人才競(jìng)爭(zhēng)的日益全球化，高校在整個(gè)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所占地位日漸提高，作為重要信息資源的高校檔案，其價(jià)值越來越被社會(huì)所認(rèn)同，只有不斷提升檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用水平，才更有利于促進(jìn)學(xué)校的健康快速發(fā)展，提高和擴(kuò)大高校的知名度。

二、高校檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案宣傳不夠、檔案意識(shí)缺乏

不論是領(lǐng)導(dǎo)、教師還是管理人員本身，檔案意識(shí)都不強(qiáng)。有的領(lǐng)導(dǎo)，文件到手里之后，就自己收起來，甚至弄不見了。如果檔案管理員不去主動(dòng)索取，就會(huì)造成檔案文件材料的遺漏。同樣，教師們?cè)诮虒W(xué)中所做的工作，如果沒有及時(shí)把它記錄下來，并交給檔案管理員收集整理，一旦需要相關(guān)材料，只有隨便弄一個(gè)。這樣整理出來的材料既不詳細(xì)又不具體，教學(xué)工作也就失去了準(zhǔn)確的記錄。

2、文件材料收集、整理不齊全

歸檔門類不全，比較注重紙質(zhì)資料的搜集?，F(xiàn)在很多高校只注重公文、財(cái)務(wù)、人事、基建等方面的檔案收集，而對(duì)于磁帶、圖片、光盤、錄像帶一類檔案的收集往往不重視，沒有及時(shí)歸檔，造成這些寶貴資料的遺失。比如，在校企合作過程中形成的一些圖片資料和影像資料保存不全，平時(shí)進(jìn)行社會(huì)調(diào)研以及學(xué)生到企業(yè)頂崗實(shí)習(xí)的圖片資料不注意收集，沒有及時(shí)歸檔。隨著人員的變動(dòng)和時(shí)間的流逝，這些寶貴的一手資料就遺失了。

3、檔案管理現(xiàn)代化程度低

檔案材料從收集、整理到保管、利用等環(huán)節(jié)主要依靠傳統(tǒng)的手工操作，工作進(jìn)度慢，利用效率低。這一現(xiàn)狀與高校管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大。雖然也有一些人事檔案管理部門配置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但由于軟件比較落后，常常只能歸、不能用。

4、基層檔案工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、檔案管理技能欠缺

根據(jù)《普通高等高校檔案管理辦法》的規(guī)定，高?；鶎硬块T應(yīng)該增設(shè)專兼職檔案人員?，F(xiàn)實(shí)是，基層檔案管理人員以兼職人員為主，主要是系部秘書、輔導(dǎo)員等兼任，工作人員的精力分散，檔案收集工作的責(zé)任心不強(qiáng)，日常資料的收集沒有形成制度化。另外，基層檔案管理的工作人員以兼職為主，缺乏必要的檔案管理意識(shí)，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

三、提高高校檔案管理工作水平的對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案工作的宣傳，增加全員檔案意識(shí)

各級(jí)檔案工作人員要樹立服務(wù)意識(shí)，做好本部門的檔案資料收集和整理工作。比如，可以將一些檔案利用后產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的成果做成宣傳圖片，大力宣傳，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生知道檔案的巨大作用。增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)意識(shí)，有義務(wù)向大家普及檔案知識(shí)，建立暢通的溝通渠道，這對(duì)檔案收集工作會(huì)有很大的促進(jìn)作用。通過宣傳，使大家認(rèn)識(shí)到檔案的形成、積累與每個(gè)人有關(guān)，檔案是不可再生資源，無價(jià)之寶，檔案必須集中統(tǒng)一，歸國家所有。否則，將會(huì)違法，受到制裁。

2、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)和規(guī)章制度

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，培訓(xùn)工作人員。建立本單位的檔案管理規(guī)章制度，統(tǒng)一內(nèi)部的做法及規(guī)范，是科學(xué)管理、有效利用的需要。檔案管理制度、分類大綱及不歸檔范圍、保管期限表、控制措施、考核制度與經(jīng)濟(jì)掛鉤等。檢查各部門日常工作的義務(wù)；產(chǎn)生原始資料的部門應(yīng)負(fù)有收集、整理的責(zé)任，加大對(duì)個(gè)職能部門的監(jiān)督、指導(dǎo)力度。

3、選準(zhǔn)切入點(diǎn)，疏通檔案收集渠道，保證文件材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確

必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，避免分散在業(yè)務(wù)部門或個(gè)人手中。收集工作要遵循檔案的自然形成規(guī)律。收集工作要保證按制度接收，有切實(shí)可行的控制措施。 疏通和確定收集渠道，定向、定內(nèi)容收集，對(duì)具體文件應(yīng)落實(shí)到人，做到“三納入、四參加”。做好收集工作的幾個(gè)“結(jié)合”接受歸檔與現(xiàn)場(chǎng)收集相結(jié)合；隨時(shí)收集和集中收集相結(jié)合；收集工作同計(jì)劃管理相結(jié)合；對(duì)內(nèi)收集和對(duì)外收集相結(jié)合?？偟闹v，加強(qiáng)控制手段，發(fā)揮檔案人員的監(jiān)督職能，保證文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。各職能部門收集職責(zé)范圍形成的文件。涉外、協(xié)作的大項(xiàng)目應(yīng)各單位負(fù)責(zé)各自形成的文件。以能夠反映單位整體面貌為基本原則。根據(jù)文件材料的查考、保存價(jià)值確定歸檔范圍。根據(jù)責(zé)任主體確定歸檔范圍?！稒C(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號(hào)公布實(shí)施）10號(hào)令《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。文件材料的質(zhì)量必須字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字 認(rèn)可手續(xù)完備；需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料書寫、繪制；復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清洗劑牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求；錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

4、掌握業(yè)務(wù)規(guī)范，夯實(shí)基礎(chǔ)工作

學(xué)習(xí)、掌握現(xiàn)行法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)?！稒n案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號(hào)公布實(shí)施）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008）《照片檔案管理辦法》（GB/T11821-2002）《磁性檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1987]19號(hào)）《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-94）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《電子文件歸檔技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T40-2008）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)應(yīng)注意件的概念、件號(hào)（會(huì)議材料、會(huì)議記錄）歸檔章（頁數(shù)可填可不填）、 裝訂（成冊(cè)成套的可算一件）、歸檔文件目錄（可裝盒）成套性、完整、齊全、準(zhǔn)確、分類宣傳、質(zhì)量跟蹤、用戶反饋前期、原材料出廠證明、竣工圖前期調(diào)研、安裝調(diào)試、維修紀(jì)錄，原始記錄、數(shù)據(jù)計(jì)算 ，照片、底片的編號(hào)，實(shí)物檔案。檔案室設(shè)施與安全保管也必須重視。配備適合的庫房和設(shè)施，安全隱患如老化電線、水管、灶房。檔案管理現(xiàn)代化與單位管理現(xiàn)代化同步，搭建計(jì)算機(jī)管理文件平臺(tái)、實(shí)時(shí)歸檔、雙重鑒定、信息保護(hù)、元數(shù)據(jù)應(yīng)用文件管理融入業(yè)務(wù)管理之中；文件管理嵌入電子政務(wù)、電子商務(wù)系統(tǒng)；電子文件管理納入信息化戰(zhàn)略和電子化業(yè)務(wù)體系。

5、牢固樹立服務(wù)意識(shí)、改進(jìn)服務(wù)手段、提供主動(dòng)服務(wù)

牢固樹立服務(wù)意識(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；為基層管理、政務(wù)公開、民主管理、綜合考核等各項(xiàng)工作提供有效憑證；搭建服務(wù)平臺(tái)：檢索工具-案卷級(jí)、文件級(jí)、機(jī)讀目錄、編研資料、局域網(wǎng)、展室；改進(jìn)服務(wù)方式：上門、發(fā)放目錄、電話調(diào)卷；建立工作渠道：了解情況、跟蹤、超前服務(wù)；拓展服務(wù)功能：政策、法規(guī)公布、門戶網(wǎng)站、愛國主義教育。

6、引進(jìn)、培養(yǎng)人才，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

第9篇：高校人事檔案管理辦法范文

據(jù)人力資源和社會(huì)保障部最新統(tǒng)計(jì)顯示，2012年全國普通高校畢業(yè)生約680萬人，創(chuàng)歷史新高。680萬畢業(yè)生就意味著680萬份學(xué)生檔案的寄發(fā)，數(shù)量巨大而其中的重要性就可想而知。高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷成長過程和綜合表現(xiàn)，是學(xué)生求職擇業(yè)和社會(huì)選拔任用人才的原始依據(jù)，關(guān)系著學(xué)生的前途命運(yùn)，對(duì)社會(huì)高校和學(xué)生具有重要的意義。然而，高校學(xué)生檔案管理并未引起重視，它是檔案管理中最薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。

高校學(xué)生檔案管理中存的主要問題

缺少專業(yè)的學(xué)生檔案管理人員。當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案的管理工作一般都是各學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生工作的輔導(dǎo)員老師來完成的，檔案管理人員不專業(yè)，不固定，導(dǎo)致學(xué)生檔案收集整理過程沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范道路。高職院校畢業(yè)生多，就業(yè)靈活多變，這就造成高職院校畢業(yè)生檔案整理任務(wù)比較繁重，工作量較大，但由于沒有相對(duì)固定素質(zhì)較高的專業(yè)隊(duì)伍，輔導(dǎo)員老師往往是帶領(lǐng)下一級(jí)學(xué)生來整理畢業(yè)生的檔案，加上缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，問題之多就可想而知。由于檔案工作一般是由各學(xué)院輔導(dǎo)員兼任，人員一旦變動(dòng)，檔案查找起來就非常困難?，F(xiàn)在，有很多的學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，任用一些非專業(yè)人員從事學(xué)生檔案管理工作。這些人員檔案意識(shí)不強(qiáng)、技能較低，造成學(xué)生資料收集不及時(shí)、歸檔材料不到位，材料裝錯(cuò)檔案袋，個(gè)別學(xué)生檔案丟失的現(xiàn)象。

學(xué)生檔案意識(shí)薄弱。學(xué)生的檔案意識(shí)薄弱，高校中絕大部分學(xué)生不了解檔案的構(gòu)成及其重要意義。目前。隨著人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式觀念的改變，學(xué)生認(rèn)為檔案的重要性越來越低。有很多學(xué)生認(rèn)為以后反正會(huì)在私企外企工作，要不要檔案無所謂，對(duì)檔案漠不關(guān)心，若干年后由于考公務(wù)員或出國考研再來查找，又不知檔案在何處；有的畢業(yè)生認(rèn)為學(xué)校會(huì)直接把檔案轉(zhuǎn)到工作單位，因此對(duì)檔案是否到達(dá)接收單位不聞不問然而；與此同時(shí)，現(xiàn)在很多省份的新生在入學(xué)的時(shí)候都是自帶檔案，由此而造成學(xué)生檔案丟失、遲遲未交檔案、檔案私自拆封等現(xiàn)象較為明顯，這都在無形中加大了學(xué)生檔案管理的難度。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)都與學(xué)生欠缺檔案知識(shí)、檔案意識(shí)淡薄等有關(guān)。

制度建設(shè)不完善。高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)，制度的缺位是制約高校學(xué)生檔案管理水平的主要原因。雖然前幾年，國家教育委員會(huì)了高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范，這體現(xiàn)了國家教育和檔案工作行政部門對(duì)高校學(xué)生檔案的重視，但總體來說比較籠統(tǒng)對(duì)具體操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的指標(biāo)體系。高職院校學(xué)生檔案從新生建檔、歸檔到畢業(yè)后轉(zhuǎn)成人事檔案，經(jīng)手的部門多，工作量大，歸檔制度的不健全，轉(zhuǎn)遞手續(xù)的不嚴(yán)格，各個(gè)部門之間的工作不能很好地銜接，就無法保持學(xué)生檔案材料的產(chǎn)生過程的連續(xù)性和周期性，無法保證學(xué)生檔案材料的系統(tǒng)性和完整性。

提高學(xué)生檔案管理實(shí)效性的對(duì)策

穩(wěn)定隊(duì)伍，提高工作人員素質(zhì)。以往學(xué)生檔案的管理，基本上都是兼職人員，由于精力有限，平時(shí)都忙于其它工作，疏于檔案的管理。特別是對(duì)檔案理論和業(yè)務(wù)方面的研究更是缺乏。高校檔案管理過程中可以設(shè)立專職學(xué)生檔案員，同時(shí)在工作中要增強(qiáng)檔案專業(yè)人員的責(zé)任感和使命，應(yīng)定期對(duì)工作人員開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣既有利于不斷培養(yǎng)和提高管理人員的工作水平，且能提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長服務(wù)。

加強(qiáng)畢業(yè)生檔案工作的宣傳力度，提高在校大學(xué)生檔案意識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)大學(xué)生對(duì)檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)的必要性，努力向在校大學(xué)生宣傳普及學(xué)生檔案知識(shí)。新生一入學(xué)，學(xué)生檔案管理部門就應(yīng)組織檔案管理人員作講座宣傳學(xué)生檔案知識(shí)，讓學(xué)生在校期間就知道自己在校期間能形成哪些檔案資料，這對(duì)加強(qiáng)校風(fēng)校紀(jì)建設(shè)也大有好處如學(xué)生知高校和社會(huì)應(yīng)加大教育宣傳的力度。尤其要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳、學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行。高校要對(duì)檔案理論知識(shí)以及如何去開發(fā)利用檔案信息等方面，有計(jì)劃地開設(shè)相關(guān)的選修課程，或短期的培訓(xùn)班，講座等多種形式讓大學(xué)生們真正地認(rèn)識(shí)檔案，走近檔案，獲得檔案重要性的更多知識(shí)和信息

加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理行為。國家教育人事檔案等有關(guān)部門有必要根據(jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢(shì)出臺(tái)具有較強(qiáng)針對(duì)性和操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則和評(píng)價(jià)體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，使高校的學(xué)生檔案管理工作有章可依。高職院校學(xué)生檔案的管理工作應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的對(duì)策和制度，根據(jù)學(xué)生檔案管理工作的性質(zhì)任特點(diǎn)，對(duì)學(xué)生日常檔案管理及畢業(yè)生的檔案問題作統(tǒng)一具體的規(guī)定，建立健全保管保密轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循有據(jù)可依照章辦事有了相應(yīng)的法規(guī)和制度，才能使畢業(yè)生檔案工作走向進(jìn)一步。