石油企業(yè)采購(gòu)管理水平探究

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摘要：文章分析在石油企業(yè)持續(xù)發(fā)展進(jìn)程中，如何對(duì)采購(gòu)管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，以解決石油企業(yè)存在的各種采購(gòu)問(wèn)題，達(dá)到降低采辦成本，縮短采辦周期，防范采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，提高采辦效率和效益，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)管理；石油企業(yè)；信息系統(tǒng)

1研究現(xiàn)狀及背景

當(dāng)今世界正面臨百年未有之大變局，國(guó)家油氣體制改革、國(guó)企改革、市場(chǎng)化進(jìn)程加快，石油企業(yè)應(yīng)該深入分析外部形勢(shì)變化和公司的發(fā)展現(xiàn)狀，不斷規(guī)范企業(yè)管理，完善企業(yè)制度。而采辦管理是企業(yè)項(xiàng)目管理中的重要組成部分，只有不斷優(yōu)化采辦管理，才能不斷降低采辦成本、保證采辦質(zhì)量，增強(qiáng)石油企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，從多方面促進(jìn)石油企業(yè)的發(fā)展。

2石油企業(yè)采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題

2.1采購(gòu)信息管理系統(tǒng)不夠完善

在信息化發(fā)展的時(shí)代，招標(biāo)采購(gòu)信息化的發(fā)展有利于提高采辦管理水平，實(shí)現(xiàn)采辦一體化管理。不過(guò)目前的石油企業(yè)采購(gòu)與招標(biāo)信息系統(tǒng)還不夠完善[1]，在穩(wěn)定性與功能性還存在一定的不足。例如，目前物資類(lèi)采辦需求手動(dòng)分配模式下，需求部門(mén)與采辦經(jīng)辦人不能通過(guò)現(xiàn)有的采辦信息系統(tǒng)進(jìn)行直接對(duì)接，在采辦系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)獲取和更新的問(wèn)題，由于采辦系統(tǒng)不順暢，影響采辦效率的問(wèn)題。

2.2采購(gòu)模式選擇相對(duì)較為單一

目前石油企業(yè)采購(gòu)招標(biāo)管理模式相對(duì)較為單一，只有集中采購(gòu)和分散采購(gòu)兩種模式[2]。集中采購(gòu)是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理。需求單位就所需的貨物、工程或者服務(wù)提出采購(gòu)需求，由采購(gòu)部門(mén)集中統(tǒng)一采購(gòu)，提高采辦效率與效益。分散采購(gòu)則適用于企業(yè)下屬各單位之間差異性較大，不能形成規(guī)模效應(yīng)的采購(gòu)。實(shí)際上兩種不同的采購(gòu)模式，均有不同的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)和適用范圍，在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)該根據(jù)石油企業(yè)不同的發(fā)展階段，選擇不同的采購(gòu)模式，根據(jù)實(shí)際情況靈活運(yùn)用，綜合考慮各種影響因素，才能最大限度的提高采辦管理水平。

2.3采購(gòu)審批權(quán)限設(shè)置不夠合理，審批監(jiān)督不到位

目前石油企業(yè)部分審批權(quán)限設(shè)置不夠合理，審批權(quán)限等級(jí)劃分不夠清楚，采購(gòu)審批權(quán)限設(shè)置的領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點(diǎn)過(guò)多，審批流程過(guò)長(zhǎng)，這樣就造成了采辦時(shí)效的延長(zhǎng)，進(jìn)而會(huì)影響整個(gè)采辦項(xiàng)目的順利開(kāi)展。如果采辦策略都是“一事一議”的單項(xiàng)審批，采購(gòu)過(guò)程審批就會(huì)增加，沒(méi)有提高審批管理的價(jià)值。

2.4供應(yīng)商管理存在需要完善的地方

目前石油企業(yè)的供應(yīng)商管理系統(tǒng)還不夠完善，導(dǎo)致無(wú)法形成采購(gòu)全過(guò)程的閉環(huán)管理，供應(yīng)商的資源缺乏主動(dòng)調(diào)整優(yōu)化，如果由于供應(yīng)商對(duì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管控不到位，合同執(zhí)行管理就會(huì)存在失控的風(fēng)險(xiǎn)。如果供應(yīng)商績(jī)效考核體系不夠完善，就會(huì)導(dǎo)致無(wú)法對(duì)供應(yīng)商的實(shí)際業(yè)務(wù)水平做出準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，難以對(duì)供應(yīng)商管理提出有效的整改措施和建議。如果對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理不到位，就會(huì)容易導(dǎo)致生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)產(chǎn)品或者服務(wù)質(zhì)量不滿足的風(fēng)險(xiǎn)。因此，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合規(guī)管理是石油企業(yè)采購(gòu)管理的重點(diǎn)工作。

2.5采購(gòu)招標(biāo)市場(chǎng)分析不夠合理

目前石油企業(yè)采辦招投標(biāo)領(lǐng)域還存在一些風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，價(jià)格合理性分析不夠充分。不同程度存在直接引用供應(yīng)商出具的價(jià)格合理性說(shuō)明來(lái)論證相關(guān)費(fèi)率的合理性。例如，采辦人員沒(méi)有做好充分的市場(chǎng)調(diào)研和分析，直接采用某公司出具的產(chǎn)品利潤(rùn)率低的自述觀點(diǎn)，無(wú)實(shí)質(zhì)性的價(jià)格合理性分析，沒(méi)有出具高質(zhì)量的市場(chǎng)分析報(bào)告。

2.6采購(gòu)招標(biāo)人員業(yè)務(wù)能力參差不齊

目前石油企業(yè)部分采購(gòu)人員缺乏一線的現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)技術(shù)要求不夠了解，招標(biāo)采購(gòu)的經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致在編制招標(biāo)文件時(shí)對(duì)技術(shù)要求的描述不夠準(zhǔn)確，采辦的標(biāo)段劃分不夠合理，評(píng)標(biāo)方法設(shè)置不夠科學(xué)，這樣就會(huì)導(dǎo)致評(píng)標(biāo)結(jié)果難以滿足業(yè)務(wù)生產(chǎn)單元的需要。例如，在評(píng)標(biāo)方法的選擇上，由于采購(gòu)人員經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)最低價(jià)評(píng)標(biāo)辦法和綜合評(píng)標(biāo)辦法的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)沒(méi)有分析清楚，選用的評(píng)標(biāo)辦法推薦的供應(yīng)商沒(méi)有滿足業(yè)務(wù)單元的需要，甚至引起后續(xù)的投訴和合同糾紛問(wèn)題。采辦人員對(duì)市場(chǎng)分析調(diào)研經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)采辦的供應(yīng)市場(chǎng)狀況、價(jià)格和技術(shù)水平不夠了解，在商務(wù)談判中難以爭(zhēng)取到主動(dòng)權(quán)，沒(méi)有做到“貨比三家”，很容易被投標(biāo)人牽著鼻子走，沒(méi)有爭(zhēng)取到企業(yè)的最大經(jīng)濟(jì)利益。如果由于采購(gòu)招標(biāo)人員的經(jīng)驗(yàn)不足，在采購(gòu)招標(biāo)需求管理階段沒(méi)有形成系統(tǒng)的統(tǒng)籌分析，就會(huì)導(dǎo)致無(wú)法形成預(yù)測(cè)需求管理工作模式，無(wú)法為提前采辦、主動(dòng)采辦和規(guī)模采辦創(chuàng)造條件。

3實(shí)施改進(jìn)石油企業(yè)采購(gòu)管理的措施

3.1完善采購(gòu)管理信息系統(tǒng)

石油企業(yè)應(yīng)該高度重視采辦信息系統(tǒng)的建設(shè)，通過(guò)構(gòu)建供應(yīng)鏈可視化跟蹤平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的信息共享，實(shí)施業(yè)務(wù)范圍技術(shù)評(píng)估工作。做好信息化發(fā)展的規(guī)劃工作，并對(duì)采辦過(guò)程中出現(xiàn)的各種系統(tǒng)問(wèn)題向信息部門(mén)進(jìn)行匯總并反饋，不斷優(yōu)化持續(xù)改善系統(tǒng)的穩(wěn)定性，健全信息化管理制度。采辦部門(mén)還應(yīng)通過(guò)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)單元的溝通交流，建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。同時(shí)應(yīng)該指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)與各業(yè)務(wù)部門(mén)就采辦業(yè)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行溝通，并做好相關(guān)信息的查詢與反饋。

3.2優(yōu)化招標(biāo)采購(gòu)模式

石油企業(yè)應(yīng)對(duì)同質(zhì)化嚴(yán)重、重復(fù)性、有利于形成規(guī)模效應(yīng)的物資和服務(wù)，通過(guò)“長(zhǎng)協(xié)+訂單”的商務(wù)模式，形成集中采辦、品類(lèi)采辦模式的長(zhǎng)效機(jī)制，并進(jìn)一步擴(kuò)大訂單的覆蓋范圍，積極推進(jìn)主動(dòng)采購(gòu)和預(yù)測(cè)性采購(gòu)，不斷提高采辦效率，縮短采辦周期。對(duì)于一些差異化、采購(gòu)流程比較短、緊急采購(gòu)，建立統(tǒng)一規(guī)范的分散采購(gòu)體系。集中采購(gòu)與分散采購(gòu)在石油企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)中是相輔相成的，實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中不能單一的推行一種采購(gòu)模式，應(yīng)該認(rèn)真分析兩種采購(gòu)模式的適用條件，既發(fā)揮企業(yè)集團(tuán)規(guī)模采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，又能兼顧業(yè)務(wù)的靈活性和時(shí)效性。

3.3完善審批權(quán)限的設(shè)置，加強(qiáng)審批過(guò)程的監(jiān)督

石油企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步完善審批權(quán)限的設(shè)置，落實(shí)“放管服”的管理理念。通過(guò)石油企業(yè)總部進(jìn)行的簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合，持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)服務(wù)，由總部負(fù)責(zé)重點(diǎn)一級(jí)集中采購(gòu)和重點(diǎn)項(xiàng)目采購(gòu)，突出問(wèn)題導(dǎo)向。通過(guò)嚴(yán)格控制外部單一來(lái)源采辦，大力推進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)性采辦。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)流程的監(jiān)督，對(duì)采辦審批時(shí)限進(jìn)行規(guī)定，進(jìn)一步提高了采辦效率。通過(guò)減少“一事一議”的單項(xiàng)審批，減少了采購(gòu)過(guò)程審批，進(jìn)一步提高了審批管理價(jià)值。

3.4完善供應(yīng)商管理

石油企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格按照供應(yīng)商管理制度的要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理[2]，落實(shí)供應(yīng)商管理的主體責(zé)任，嚴(yán)把供應(yīng)商入庫(kù)關(guān)，認(rèn)真審核供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、生產(chǎn)能力等因素，避免問(wèn)題供應(yīng)商進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。對(duì)于法人、股東、歷史信息、注冊(cè)地址等信息進(jìn)行統(tǒng)一匯總，避免出現(xiàn)在同一標(biāo)段出現(xiàn)投標(biāo)人存在董、監(jiān)、高交叉任職及交叉持股的情況出現(xiàn)，從源頭規(guī)避供應(yīng)商圍標(biāo)，規(guī)避審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)供應(yīng)商的考核管理，考核內(nèi)容包括但不限于交貨期、質(zhì)量、服務(wù)、合同重大變更，供應(yīng)商違約情況等，考核內(nèi)容均以量化打分的方式開(kāi)展。加強(qiáng)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)管理，對(duì)供應(yīng)商企業(yè)經(jīng)營(yíng)存續(xù)狀態(tài)、信用風(fēng)險(xiǎn)和檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新，對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行全景管理及全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，通過(guò)共享供應(yīng)商管理信息，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的封信防控和合作雙贏。

3.5對(duì)招標(biāo)市場(chǎng)情況進(jìn)行深入了解

石油企業(yè)的采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)需求階段分析采購(gòu)需求、技術(shù)要求，對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行深入調(diào)研，不能生搬硬套以往類(lèi)似合同的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)制定采購(gòu)策略，應(yīng)該結(jié)合業(yè)務(wù)需求分析、采購(gòu)支出分析以及供應(yīng)市場(chǎng)分析結(jié)果制定合理的采購(gòu)策略，考慮總擁有成本最低，制定合理的采購(gòu)策略，出具高質(zhì)量的市場(chǎng)分析報(bào)告，爭(zhēng)取市場(chǎng)的主動(dòng)權(quán)，最大限度控制采購(gòu)成本。通過(guò)各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)價(jià)格合理性說(shuō)明的審核，杜絕此類(lèi)采辦管控風(fēng)險(xiǎn)。另外，可以通過(guò)建立價(jià)格庫(kù)的方法，對(duì)采購(gòu)歷史合同價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格、采購(gòu)策略進(jìn)行匯總、分析及對(duì)比，并不斷對(duì)價(jià)格庫(kù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新及信息共享。采購(gòu)人員通過(guò)對(duì)比價(jià)格庫(kù)的數(shù)據(jù)，即可分析采購(gòu)價(jià)格偏高的原因，分析是否由于原材料價(jià)格上漲造成采購(gòu)成本增加，更好的控制采購(gòu)成本。

3.6加強(qiáng)采購(gòu)招標(biāo)人才的培養(yǎng)與管理

石油企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)招標(biāo)人員的采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)，全面提高采辦招標(biāo)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)[3-4]。通過(guò)開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)積極引導(dǎo)采購(gòu)人員加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，通過(guò)不斷培養(yǎng)，全面推動(dòng)采辦人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，打造“技術(shù)+商務(wù)”型高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的采辦隊(duì)伍建設(shè)。通過(guò)不斷暢通員工的職業(yè)發(fā)展通道，打造“專(zhuān)業(yè)精、服務(wù)好”的高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化采購(gòu)隊(duì)伍。通過(guò)科學(xué)設(shè)立采辦考核管理指標(biāo)，建立和完善人才激勵(lì)及約束機(jī)制，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)招標(biāo)人員在采購(gòu)工作中存在各種問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行嚴(yán)肅追責(zé)處理，做到管好人、用好人，嚴(yán)格控制好采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

4結(jié)語(yǔ)

綜上可知，石油企業(yè)應(yīng)該積極正視目前采購(gòu)管理過(guò)程中的各種不足，對(duì)影響招標(biāo)采購(gòu)管理的各種因素進(jìn)行分析和對(duì)比，不斷創(chuàng)新優(yōu)化和完善采購(gòu)管理，加強(qiáng)采購(gòu)人員隊(duì)伍建設(shè)，建立系統(tǒng)規(guī)范的采購(gòu)管理體系，才能降低采辦成本，提高采辦效率，規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保障采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。

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作者:石彬 王洋 單位:中海石油(中國(guó))有限公司天津分公司