成人教育學(xué)生檔案管理工作探析

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一、當(dāng)前成人教育學(xué)生檔案管理工作中存在的問題極其成因分析

1．成教學(xué)生檔案管理制度不夠健全

這主要是成人教育在我國起步較晚，很多高校成教學(xué)生檔案管理工作意識較為薄弱，對成教學(xué)生檔案管理工作的重要性、必要性認(rèn)識不夠充分造成的。眾所周知，我國的成人教育工作是普通高等教育工作的一個極其重要的補(bǔ)充。當(dāng)前，我國還沒有形成一個統(tǒng)一的、權(quán)威的有關(guān)成人教育學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)法律、條例或規(guī)章制度。相當(dāng)多的高校也沒有根據(jù)成人教育的特點制定出一套行之有效的與普通高等教育有所區(qū)別的成人教育學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度以及保證其實施的相關(guān)辦法和措施。很多高校的通常做法是，把普通高校學(xué)生檔案管理的制度和相關(guān)措施直接套用于成教學(xué)生檔案管理工作。這種做法往往忽略了成人教育的學(xué)生與普招學(xué)生有很大的不同，從而在操作過程中一旦遇到問題所采取的執(zhí)行方案往往是無據(jù)可依的。不能否認(rèn)的是，盡管有些學(xué)校制定了有關(guān)成人教育學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，但依然存在著執(zhí)行不嚴(yán)格、管理漏洞多、學(xué)生檔案管理工作隨意性較大等現(xiàn)象。另外，有的學(xué)校一旦實施的有關(guān)成教學(xué)生檔案工作制度與學(xué)校的相關(guān)利益發(fā)生沖突時，就會被迫中止有關(guān)成教學(xué)生檔案工作制度。

2．成教學(xué)生檔案管理缺少專職的檔案管理人員負(fù)責(zé)

高校重普教輕成教的現(xiàn)象普遍存在，成教學(xué)生檔案管理人員大多身兼數(shù)職或由臨時工負(fù)責(zé)。高校管理者普遍有種錯覺，認(rèn)為成人教育是普通教育的附屬品，成人教育學(xué)生檔案管理工作者既不需要太高的文憑也不需要足夠的專業(yè)技能，在這種錯誤觀念指導(dǎo)下，很多高校使用了一批受教育程度低、缺乏專業(yè)知識和專業(yè)技能的人員從事成教學(xué)生檔案管理工作，更有甚者，很多高校使用臨時工或兼職人員從事成教學(xué)生檔案管理工作，這勢必造成成教學(xué)生檔案管理人員的知識水平、專業(yè)技能、服務(wù)意識等素質(zhì)滑坡、欠缺。但現(xiàn)實告訴我們，成教學(xué)生檔案管理工作與普通高教學(xué)生檔案管理工作同等重要，新形勢下，其重要性更加突出顯現(xiàn)。沒有一支素質(zhì)高、專業(yè)技能強(qiáng)的成教學(xué)生檔案管理專職隊伍顯然難以適應(yīng)新形勢的要求。

3．成教學(xué)生檔案管理工作不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范

由于現(xiàn)有的成教學(xué)生檔案管理人員大多素質(zhì)比較低，再加上他們又沒有經(jīng)過專業(yè)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，大多是檔案管理業(yè)務(wù)和要求的門外漢，這必然造成成教學(xué)生檔案管理人員難以使已有的不太完善的相關(guān)規(guī)章制度得到不折不扣、有成效地貫徹執(zhí)行，使得成教學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求難以實現(xiàn)，表現(xiàn)出來的效果是人為性、隨意性極強(qiáng)。

4．成教學(xué)生檔案信息利用率低

這主要是由于成教學(xué)生檔案管理的相關(guān)信息、資料收集不夠系統(tǒng)、完整，造成成教學(xué)生檔案管理的信息資源處于浪費狀態(tài)，學(xué)生個人、用人單位需要的相關(guān)信息得不到充足的利用，甚至有的重要信息缺失，學(xué)生檔案的利用難、利用率低，從而不能體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性。5．成教學(xué)生檔案管理工作效率低這主要是由于傳統(tǒng)的手工檔案管理手段依然普遍存在，而檔案管理已向計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化和智能化方向發(fā)展。更有甚者，很多成教學(xué)生檔案管理人員還不會用計算機(jī)對學(xué)生檔案進(jìn)行管理和信息使用。

6．成教學(xué)生檔案不能反映學(xué)生在校情況的全貌

這主要是由于目前的成教學(xué)生檔案管理工作只重視文書檔案整理、歸檔和建設(shè)，而忽視對教學(xué)檔案、學(xué)生日常表現(xiàn)、個人進(jìn)步等信息的收集、整理和歸檔工作，致使成教學(xué)生檔案內(nèi)容不全、資料不足、質(zhì)量不高。

二、新形勢下改進(jìn)成人教育學(xué)生檔案管理工作的思考

1．提高成教學(xué)生檔案管理工作的意識

很多高校，特別是某些高校領(lǐng)導(dǎo)把成人教育看作是學(xué)校的“掙錢機(jī)器”，為學(xué)校掙錢就是成教對學(xué)校發(fā)展的貢獻(xiàn)。于是，對成人教育追求辦學(xué)數(shù)量而不求質(zhì)量、強(qiáng)調(diào)結(jié)果而不重過程，淡化成教學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在。只有從上至下增強(qiáng)成教學(xué)生檔案管理工作重要性、必要性的意識，并把這種意識進(jìn)行全員宣傳，這樣，才能更好地促進(jìn)和加強(qiáng)成教學(xué)生檔案管理工作的隊伍建設(shè)、制度建設(shè)和基礎(chǔ)條件建設(shè)，才能使成教學(xué)生檔案材料的收集、歸檔工作能順利進(jìn)行，從而真正支持成人教育學(xué)生檔案管理工作。

2．健全成教學(xué)生檔案管理制度

我國早在2008年就由國家教育部和國家檔案局聯(lián)合制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，該辦法不僅對我國高校檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)的分類，同時也對高校檔案管理工作的歸檔、整理和利用指明了方向。但是，該辦法并沒有對我國成人教育檔案管理工作的具體工作流程、規(guī)范化管理進(jìn)行詳細(xì)的論述。因此，各高校必須結(jié)合成人教育的特點，制定符合時代要求和學(xué)校自身實際情況的《成人教育學(xué)生檔案管理辦法》，依規(guī)管理，減少成教學(xué)生檔案管理工作的隨意性。

3．提高成教學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

首先，對于已有的成教學(xué)生檔案管理人員要采取邊學(xué)邊干、缺什么補(bǔ)什么的方法，使他們不僅要學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識，也要學(xué)習(xí)并熟練掌握計算機(jī)相關(guān)知識和使用技能，有關(guān)部門要采取多種方式檢驗其學(xué)習(xí)效果，使其盡快勝任本職工作。同時，檔案管理部門還要定期對從事成教學(xué)生檔案管理工作的兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)水平。最后，要嚴(yán)把進(jìn)人關(guān)，使今后進(jìn)入成教學(xué)生檔案管理的人員達(dá)到高素質(zhì)、高技能。

4．完善成教學(xué)生檔案管理模式

目前，成教學(xué)生檔案管理工作模式比較單一，即紙質(zhì)檔案管理模式。新形勢下，成教學(xué)生檔案管理模式要從傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理模式向現(xiàn)代化的電子信息管理模式轉(zhuǎn)變。這主要是指通過先進(jìn)的信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)，利用豐富多彩的文字、圖像、視頻及網(wǎng)絡(luò)信息等方式對成教學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行完善。從而更好的實現(xiàn)快速、高效完成成教學(xué)生檔案的統(tǒng)計、整理、修改、查閱、檢索以及遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息等功能，從而大大提高成教學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5．提升成教學(xué)生檔案管理工作的服務(wù)意識

成教學(xué)生檔案是其在校期間的歷史見證，是其學(xué)籍管理的重要依據(jù)，是其學(xué)習(xí)情況、個人發(fā)展等各方面情況的客觀、真實、具體的歷史記錄，具有記錄信息的原始性和憑證性，具有重要的保存價值和實用價值。新形勢下，成教學(xué)生的檔案在其個人攻讀更高層次教育、出國深造、就業(yè)求職和轉(zhuǎn)行等方面都具有極高的檢索閱讀率和利用率。尤其是近幾年來，越來越多的用人單位對接受成人教育學(xué)生的檔案、資質(zhì)、學(xué)歷的審驗越來越嚴(yán)格，成教學(xué)生的檔案也成為用人單位鑒定各類證書真?zhèn)蔚闹匾罁?jù)之一。為此，成教學(xué)生檔案管理人員，要增強(qiáng)“服務(wù)于學(xué)生”、“服務(wù)于用人單位”的意識，以服務(wù)為宗旨、以利用為目的，逐步從單一性的檔案保管模式轉(zhuǎn)向為學(xué)生、為社會提供靈活多樣且兼具針對性的檔案服務(wù)模式，達(dá)到既服務(wù)于學(xué)生又服務(wù)于用人單位、服務(wù)于社會的良好效果。

三、總結(jié)

隨著社會的不斷進(jìn)步和轉(zhuǎn)型，新形勢下對成人教育的學(xué)生檔案管理工作也提出了更新、更高、更嚴(yán)格的要求。為了更好地應(yīng)對新形勢和廣大成教學(xué)生要求，成教學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化管理意識、拓展管理功能、嚴(yán)格管理流程、規(guī)范服務(wù)行為、提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)成人教育學(xué)生檔案管理工作向現(xiàn)代化、規(guī)范化、高效率、重服務(wù)方向穩(wěn)步發(fā)展。

作者：楊秀武 單位：邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育處