成人教育檔案問題的管理方法

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摘要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，社會的發(fā)展，教育成為當(dāng)今時(shí)代的主題。知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、教育寬度和廣度的延伸也對高等成人教育檔案管理提出了挑戰(zhàn)。成人教育管理是提高社會整體文化水平和素質(zhì)的必要條件，對成人教育檔案的管理應(yīng)提高認(rèn)識，完善相關(guān)制度，加快檔案管理的現(xiàn)代化，建立一套完備的管理體制。

關(guān)鍵詞：成人教育；檔案管理；管理方法

一、成人教育檔案管理的特點(diǎn)

成人教育的辦學(xué)形式多樣化，其中包括函授、短期培訓(xùn)、自學(xué)考試等形式，形式的多樣性以及入學(xué)學(xué)生的基本信息的復(fù)雜性也是管理檔案的難度之一[1]。其中學(xué)生的年齡無限制，工作關(guān)系涉及面廣，文化程度的高低也不同，包含小學(xué)、初中、高中、中專等，政治面貌也各不相同，成人教育的教學(xué)方式多樣，流動(dòng)性也是很大的。一些考生可根據(jù)自身的學(xué)習(xí)情況調(diào)整學(xué)習(xí)時(shí)間，學(xué)習(xí)地點(diǎn)，所在的班級及年級，以及畢業(yè)的年限，有個(gè)別情況的學(xué)生可以中途轉(zhuǎn)換學(xué)科，這不僅加大了管理檔案的工作量，更使管理檔案增加了難度。而學(xué)生在畢業(yè)后的檔案管理也是極其重要的，這不僅是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的憑證，更是記載學(xué)生學(xué)習(xí)期間各種表現(xiàn)的記錄，以及在教學(xué)中的各種檔案的記錄和存檔都是非常重要的，因此，成人教育檔案管理是目前當(dāng)務(wù)之急的任務(wù)。

二、成人教育檔案管理存在的問題

1.對成人教育檔案管理缺乏重視，制度不健全

人們對成人教育檔案管理的認(rèn)識還不夠高，重視度也不夠，檔案管理體制還不夠完善[2]。由于成人教育檔案存在多樣性和復(fù)雜性，學(xué)生的流動(dòng)性也較大，這為檔案管理工作提高了難度，沒有規(guī)定的制度定期核查檔案也是成人教育檔案管理存在的主要問題。

2.管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)，機(jī)制設(shè)置不完善

檔案管理方面的人才匱乏，成人教育檔案管理者管理意識不夠，而處在管理檔案層工作人員地位較低，計(jì)算機(jī)水平及管理水平也不夠高，一些管理檔案人員沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，從而不會將檔案進(jìn)行明確的分類和規(guī)整，所以這也是成人教育檔案管理存在的問題之一。

3.設(shè)備陳舊，事半功倍

檔案管理方面的設(shè)施落后，隨著檔案數(shù)量的增多，檔案管理方面的設(shè)施不夠完善就會導(dǎo)致整個(gè)成人教育檔案管理處于混亂的狀態(tài)，這樣既不利于查找所需要的檔案，也加重了工作人員的負(fù)擔(dān)，事半功倍。

4.管理模式落后，效率低下

檔案管理方面手段落后，檔案管理應(yīng)與現(xiàn)代科學(xué)信息時(shí)代相結(jié)合，跟住時(shí)代的步伐[3]。而一些成人教育檔案還停留在紙質(zhì)的階段上，這不僅阻礙了檔案更好的管理，而且占地空間及人力需要上無疑增加了支出和工作量，致使檔案管理工作效率低。

三、對成人教育檔案管理存在的問題提出的幾點(diǎn)建議

1.積極宣傳、提高管理者的重視度

針對人們對成人教育檔案管理的認(rèn)識不高、重視不夠及管理體制不完善的問題，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對成人教育檔案重視度，闡明成人教育檔案管理的重要性和提升辦法，制定完善的成人教育檔案管理制度，嚴(yán)格要求管理人員按規(guī)章制度做事，不僅可以提升教學(xué)檔案的錄入質(zhì)量，也可以使廣大學(xué)生的檔案規(guī)范化，使學(xué)生檔案按規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)有序安放，以保證學(xué)生從入學(xué)至畢業(yè)檔案保存完好和有序，使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范和完整，這也是對學(xué)校信譽(yù)的一種提高，也是對學(xué)生的一種負(fù)責(zé)態(tài)度。

2.加強(qiáng)管理者的自身素質(zhì)，完善機(jī)制設(shè)置

檔案管理人員匱乏也是成人教育檔案管理亟待解決的問題[4]，檔案管理工作是一項(xiàng)需要耐心和認(rèn)真的服務(wù)性工作，也是要求準(zhǔn)確性及業(yè)務(wù)能力的高難度工作，這就要求我們成人教育檔案管理者要具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，其中包括敬業(yè)精神、服務(wù)意識、強(qiáng)烈的責(zé)任感等，根據(jù)檔案管理需要選拔一些具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)及專業(yè)對口的人才，以及一些具有創(chuàng)新精神的有想法的青年，組成一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，保證員工工作的長期性。第一，是檔案管理者自身的優(yōu)良品德和職業(yè)道德素質(zhì)，這是考察管理者主要條件之一，檔案管理者要有強(qiáng)烈的責(zé)任和集體榮譽(yù)感以及職業(yè)道德。第二，要對成人教育檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，其培訓(xùn)指的是業(yè)務(wù)上的提高和完善，通過教育、學(xué)術(shù)研討會、會議溝通、崗前培訓(xùn)及專業(yè)培訓(xùn)等形式，以吸取專業(yè)的管理方法和借鑒成功的案例，取其精華，去其糟粕，擴(kuò)展檔案管理者的檔案管理方面的專業(yè)知識，提高自己的技術(shù)水平，使其得以全方面發(fā)展。第三，檔案管理者要利用自身的知識和能力不斷學(xué)習(xí)和提高，研究開發(fā)新的管理方法和手段，為成人教育檔案管理貢獻(xiàn)自己的一份力量。有條不紊地使檔案管理這項(xiàng)工作走入正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。第四，無論是國家、企業(yè)或者是個(gè)人，都要按照嚴(yán)格的規(guī)章制度辦事，而成人教育檔案管理也需要明確制度和規(guī)范，除了要有嚴(yán)格的章程要求檔案管理員外，還要有一定的獎(jiǎng)懲制度，這樣不僅可以激起員工的工作熱情，也會促使他們按照規(guī)章制度辦事。選擇優(yōu)秀的具有專業(yè)檔案管理能力、豐富的檔案管理理論方面的基礎(chǔ)知識、吃苦耐勞、團(tuán)隊(duì)精神、協(xié)作能力等方面的人才，將理論運(yùn)用到實(shí)踐中去，做到理論與實(shí)踐的完美結(jié)合，使教學(xué)檔案管理和存儲得到有效的保存和延續(xù)，以及學(xué)生學(xué)籍檔案的記錄得以完整存放。獎(jiǎng)勵(lì)和表揚(yáng)對檔案管理工作作出突出貢獻(xiàn)的人，以及在工作中認(rèn)真、負(fù)責(zé)、勤勞，有一定工作業(yè)績的優(yōu)秀的檔案管理者，激起檔案管理員的積極性，使成人教育檔案管理員工作體制更加完善和檔案管理的水平得到實(shí)質(zhì)性的提高。

3.更新?lián)Q代設(shè)備，提高效率

檔案管理設(shè)施落后，不僅影響員工的辦事效率，更影響整個(gè)檔案管理的進(jìn)程和發(fā)展[5]。當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，也是電子化辦公的時(shí)代，辦公自動(dòng)化不僅可以節(jié)省時(shí)間和精力，也為管理檔案者帶來了方便和巨大的便利，采購現(xiàn)代的先進(jìn)設(shè)備，改善管理的環(huán)境，營造良好的氛圍，為更好地儲存成人教育檔案中的學(xué)生檔案備好所需的硬件設(shè)施。而在使用良好的設(shè)備的同時(shí)，檔案管理工作人員也要定時(shí)為設(shè)備進(jìn)行檢修和維護(hù)，以免造成工作延誤和損失，設(shè)備的更新?lián)Q代是每一名檔案管理工作員的職責(zé)和義務(wù)，也是成人教育學(xué)校檔案管理部門有效和快速完成檔案的各項(xiàng)工作任務(wù)必不可少的工具。

4.將成人教育檔案管理與當(dāng)今信息化管理相結(jié)合

檔案管理應(yīng)該與現(xiàn)代電子商務(wù)信息技術(shù)相結(jié)合，故而檔案信息化的普及就成為當(dāng)下研究的重要任務(wù)。檔案信息化管理中檔案管理員使用相同的數(shù)據(jù)庫對教學(xué)及學(xué)籍等方面的信息進(jìn)行存儲及共享，這樣不僅便于歸檔檔案，也利于方便查找，節(jié)省了時(shí)間和精力，將信息技術(shù)和檔案管理資料融合在一起，為現(xiàn)代化、信息化的電子商務(wù)檔案信息管理時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。信息化檔案管理已經(jīng)成為未來的發(fā)展趨勢和必然方向。在成人教育檔案管理中將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與成人教育學(xué)校中各項(xiàng)檔案相結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案的完整性和準(zhǔn)確性，提高各項(xiàng)服務(wù)水平。使成人教育檔案以更直觀、更形象、更便利、更快速的形式去完善成人教育檔案管理的系統(tǒng)，使檔案管理部門更加完善和健全，這不僅是對檔案的完整性的奠定，更是對成人教育學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步起到了重要的引導(dǎo)作用?！〕扇私逃歉叩冉逃闹匾M成部分，它為社會人士提供了便利，給予了學(xué)習(xí)的機(jī)會和進(jìn)修的空間[6]。而在為來自五湖四海的社會人士提供學(xué)習(xí)機(jī)會的同時(shí)，也造成了檔案管理的困難性，檔案管理在學(xué)校中是學(xué)校發(fā)展和歷史記錄的重要組成部分，這不僅是學(xué)校發(fā)展的記錄，更是每位學(xué)生學(xué)習(xí)的證明和在校期間的表現(xiàn)的憑證。筆者就成人教育檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了解析，并針對存在的問題提出了解決的辦法，成人教育檔案管理制度的完善，設(shè)備的更新，人才的選拔和培養(yǎng)，以及將檔案信息化管理融入到檔案管理中，必然會使檔案管理更加完善和進(jìn)步，也為成人教育行業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]何郁群.成人教育學(xué)籍檔案規(guī)范化管理淺談[J].檔案時(shí)空,2015(3).

[2]栗惠芳.成人教育學(xué)籍檔案管理探討[J].合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào):社會科學(xué)版,2010(10).

[3]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào),2006(6).

[4]馬榮娟.成人教育教學(xué)檔案管理工作探析[J].河南科技,2009(11).

[5]王軍芬,周春兒.信息化背景下高校成人教育檔案管理的思考[J].中國成人教育,2009(7).

[6]趙暉.信息時(shí)代高校檔案管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].辦公自動(dòng)化,2008(2).

作者:劉昊瑜 單位:黑河學(xué)院