高校人事檔案管理

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一、高校與人事檔案

1.高校。關(guān)于高校，顧名思義，即為了增進(jìn)社會(huì)福利，滿足社會(huì)教育、文化、衛(wèi)生、科學(xué)等方面需求，面向社會(huì)提供公共服務(wù)的社會(huì)組織。簡(jiǎn)言之，高校是國家機(jī)構(gòu)的重要分支，其具有社會(huì)發(fā)展的特殊屬性。正因如此，吸引著越來越多人才的聚集和崗位競(jìng)爭(zhēng)。2.人事檔案。如上，高校內(nèi)部管理和治理水平的高低以及外部服務(wù)運(yùn)營的有序性，相當(dāng)程度上取決于各崗位工作人員的自身業(yè)務(wù)水平、技能與服務(wù)態(tài)度等。相對(duì)而言，人事檔案的管理及其記載的內(nèi)容信息，是在人事管理活動(dòng)中形成的，包括各崗位人員的品德、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等?？傊?，其可以為高校的各項(xiàng)工作及其順利開展提供有效參考。

二、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

第一，部分工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位。當(dāng)然，造成這樣一種局面并非管理人員的責(zé)任，而是整個(gè)單位部門的觀念意識(shí)。長(zhǎng)期以來，在許多高校中，檔案管理工作并不被重視，大多趨于形式化，所以相關(guān)的建設(shè)也相當(dāng)滯后。近幾年隨著信息化辦公的推進(jìn)建設(shè)，趨于時(shí)展的內(nèi)驅(qū)力，在硬件投入建設(shè)層面相對(duì)較好，但軟環(huán)境的創(chuàng)設(shè)和優(yōu)化依然嚴(yán)重欠缺。通俗點(diǎn)來理解，即現(xiàn)階段很大一部分高校的人事檔案管理工作跟不上人事制度改革的步伐，更跟不上持續(xù)變化發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境和市場(chǎng)人才需求?？傊?，檔案管理人員的工作不明確，并且很多單位的檔案管理人員都是身兼數(shù)職。第二，整體水平偏弱。關(guān)于高校人事檔案存在的價(jià)值及其管理工作的意義，前文中已經(jīng)簡(jiǎn)要了解?？偟膩碇v，我國高校人事檔案管理主要由人才流動(dòng)服務(wù)中心、就業(yè)服務(wù)中心以及大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心來管理。嚴(yán)格意義上來講，這些地方大多不具備專業(yè)的軟硬件設(shè)施，對(duì)于人事檔案的安全性和保密性是無法完全保障的。第三，信息化、制度化、規(guī)范化建設(shè)過于緩慢。關(guān)于信息化辦公建設(shè)，隨著技術(shù)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)早已成為檔案管理領(lǐng)域的主要形式。但是，由于人事檔案的相對(duì)特殊性，所以在該領(lǐng)域的應(yīng)用和推廣相對(duì)緩慢。再加上經(jīng)濟(jì)、人員管理等一些內(nèi)外原因，使得單位的領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員對(duì)于信息化環(huán)境下的安全性提出的質(zhì)疑。所以，在絕大部分高校的人事檔案工作中仍以手寫為主。再者就是制度化、規(guī)范化不足。在日常的管理工作中，新制度無法落實(shí)、新舉措無法到位，使得收集歸檔工作長(zhǎng)時(shí)間處于被動(dòng)、不及時(shí)的狀態(tài)，繼而造成材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。第四，部分人事檔案管理人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)。正如前文所言，很多人事檔案工作者屬于兼職的狀態(tài)，大多沒有接受過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)。具體來看，包括對(duì)檔案重要性的認(rèn)知、管檔要求、材料收集整理歸納等，對(duì)以上基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)操作無法熟練掌握。

三、高校人事檔案管理的創(chuàng)新途徑

全新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)與信息化形式，需要擁有與之匹配的服務(wù)機(jī)制和運(yùn)營理念。對(duì)此，筆者建議可從以下幾方面緊抓推進(jìn)。首先，以人為本的工作理念。人才始終都是一切工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)、平穩(wěn)過渡的關(guān)鍵點(diǎn)，也是一切創(chuàng)新和發(fā)展的基準(zhǔn)點(diǎn)。故此，建議高校在聘用制度上稍作改動(dòng)，即轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式下“單位所有”變?yōu)椤吧鐣?huì)所有”。通俗點(diǎn)來理解，就是聘用社會(huì)專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員，摒棄單位內(nèi)部一人身兼數(shù)職的局面。無論是從安全性、保密性、真實(shí)性等各個(gè)角度來看，均很有必要。高校人事檔案管理不同于一般的企業(yè)文獻(xiàn)、單位文獻(xiàn)等管理，人事管理以及人事檔案的本質(zhì)就是以人為本，圍繞著人的發(fā)展來開展單位的生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)。正因如此，將制度人本化操作，建立完善的社會(huì)管理機(jī)構(gòu)，才能真正保證管理人才、單位人才進(jìn)入到正確的發(fā)展軌道。其次，優(yōu)化和調(diào)整管理方式。關(guān)于高校人事檔案管理現(xiàn)存的問題和不足，從中可以了解到，在相關(guān)輔助建設(shè)層面之所以相對(duì)滯后，恰恰源于人事檔案自身的特點(diǎn)屬性，即嚴(yán)肅性、真實(shí)性、保密性。所以，以此為切入，借鑒現(xiàn)代化的管理方式。在具體操作改進(jìn)過程中，建議建立完善的人才業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，直接將人事檔案管理人員與人事管理的整體績(jī)效掛鉤，如此以來，可切實(shí)提升檔案的實(shí)用價(jià)值。因?yàn)樵诖饲樾蜗?，無論是檔案管理人員還是單位內(nèi)部的人事部門，很大程度上均會(huì)越來越看重人事檔案的記錄內(nèi)容，并由此根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律以及人才流動(dòng)規(guī)律，將適合的人力資源配置到與之匹配的崗位，最終加速實(shí)現(xiàn)高校各部門人力資源的科學(xué)配置。再者，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)。如上所述，一切工作開展的前提均是建立在“人的管理”體系之上。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案管理事業(yè)及形式的巨大改變，均是源于社會(huì)發(fā)展與創(chuàng)新的本質(zhì)。故此，高校作為服務(wù)于社會(huì)的公共高校，理應(yīng)跟隨時(shí)展步伐，而要想實(shí)現(xiàn)人事管理檔案的科學(xué)高效，就必須要培養(yǎng)一批集理論研究、學(xué)術(shù)探討、科技開發(fā)、業(yè)務(wù)熟練、職業(yè)操守于一體的管理人才。最后，加快信息化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)。正如開篇所言，人事檔案信息管理詳細(xì)記錄著單位內(nèi)部全體工作人員的基礎(chǔ)信息，包括各部門、各崗位工作人員的在職經(jīng)歷和表現(xiàn)。對(duì)于其中的意義和存在的價(jià)值，前文中也較為詳細(xì)闡釋，旨在為各級(jí)單位部門組織考察和了解人才提供有效依據(jù)。新時(shí)期，經(jīng)濟(jì)在發(fā)展、社會(huì)在進(jìn)步，在人事檔案管理和服務(wù)層面，理應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代步伐。一般來說，高校內(nèi)部的人事檔案，無論是對(duì)于本單位而言，還是對(duì)于整個(gè)社會(huì)發(fā)展而言，核心主體仍是“人”，即人事檔案記錄下的全體工作人員。故此，從本質(zhì)上來看，人事檔案是作為個(gè)人與社會(huì)實(shí)踐的有效介質(zhì)。在現(xiàn)實(shí)中，理論上的確不可或缺，但實(shí)際管理中使用率并不完全、完整。不過，近年來高校的人事檔案使用率的確不斷提升，最大的原因恰恰是社會(huì)的發(fā)展，從而迫切需要高校同樣加快市場(chǎng)化運(yùn)作和管理。故此，隨著現(xiàn)代“企業(yè)式”管理制度在高校內(nèi)部治理和管理工作中的相繼確立，所以在用人和考察方面也加快了市場(chǎng)化運(yùn)作。正因如此，加快人事檔案信息管理模式的轉(zhuǎn)變很有必要，即由傳統(tǒng)人工管理過渡到集成信息與數(shù)字化平臺(tái)管理。

四、高校人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化措施

現(xiàn)階段，高校業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中，運(yùn)營模式也發(fā)生了較大轉(zhuǎn)變，越來越傾向于市場(chǎng)化，很多高校表現(xiàn)在鮮明的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)性。故此，內(nèi)部管理的人事檔案信息也日益增加，涉足到的內(nèi)容范圍也越來越多。然而，長(zhǎng)期以來高校檔案管理人員不夠，很多現(xiàn)代管理體制、信息化服務(wù)體系更多趨于形式，最終導(dǎo)致人事檔案管理效率停滯不前。反之，借助當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與云平臺(tái)等優(yōu)勢(shì)，可最大限度予以保障。改善以往紙質(zhì)記錄信息工作狀態(tài)，節(jié)約人事檔案信息歸檔管理的成本費(fèi)用。現(xiàn)實(shí)中，很多高校早已涉足該領(lǐng)域，并且取得了較大的成果。對(duì)此，筆者結(jié)合工作實(shí)際再次提出兩大改進(jìn)方向。明確劃分檔案管理工作的責(zé)任，即責(zé)任到位。無論是傳統(tǒng)人工還是信息化辦公，現(xiàn)實(shí)中依然會(huì)頻繁出現(xiàn)問題。嚴(yán)格講，先進(jìn)的管理理念與技術(shù)設(shè)備，終歸是一種服務(wù)工具，正所謂“事在人為”，因?yàn)槿耸聶n案管理的工作主體是工作人員。高校人事檔案管理工作流程的轉(zhuǎn)型和優(yōu)化，本身就是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程和工作任務(wù)。對(duì)此，建議設(shè)立專門的專職管理機(jī)構(gòu)，設(shè)置1-3名專職人員，專門負(fù)責(zé)人事檔案信息的收集和獲取。在人事檔案信息化數(shù)字化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，加快人事檔案信息共享服務(wù)中心的建構(gòu)，管理部門與其他智能部門形成聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，并配合其他職能部門共同整理檔案信息。如此一來，大幅提升了檔案信息存檔的規(guī)范性、時(shí)效性，且使用效率也大幅提升。

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作者：李慶剛 單位：信陽廣播電視大學(xué)