高校財務會計檔案管理問題分析

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摘要：高校的財務檔案對高校發(fā)展而言非常重要，其內容是有關于學校經(jīng)濟發(fā)展的各項數(shù)據(jù)，是高校檔案的重要構成，其質量深刻影響高等教育事業(yè)的發(fā)展。對此，文章在闡述高校財務會計檔案管理內容的基礎上，結合當前高校財務會計檔案管理存在的問題，為如何優(yōu)化高校財務會計檔案管理進行策略分析。

關鍵詞：高校財務會計檔案；管理問題；解決辦法

伴隨社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，高校會計檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。在這樣的發(fā)展背景下，怎樣管理好高校財務檔案，充分發(fā)揮出高校財務會計檔案在高校現(xiàn)代化建設中的重要作用成為相關人員需要思考和解決的問題。同時，由于這是財務管理最終環(huán)節(jié)，故常不被重視，一旦高校財務會計檔案管理出現(xiàn)問題，那么就會直接影響高校財務管理的質量和水平，不利于促進高校財務管理發(fā)展。為此，文章結合實際對高校財務會計檔案管理中存在的問題及相應解決方法進行探究。

一、高校財務會計檔案管理內容

根據(jù)會計檔案管理辦法的規(guī)定，會計檔案主要是指能夠記錄反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，具體包含以下幾方面的內容：第一，會計憑證。高校財務會計檔案憑證主要包含原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。第二，財務報告。高校財務會計檔案報告包含月度報告、季度報告和年度報告。第三，高校財務會計檔案其他內容。高校財務會計檔案其他內容包含存儲管余額調節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊等。

二、當前高校財務會計檔案的薄弱之處

（一）認識不充分

高校財務檔案工作上對歷史，下接現(xiàn)實，是一項連接上下的工作。但是從發(fā)展實際情況來看，一些高校所關心的只有會計方面的業(yè)務，對于有關檔案工作不重視，且未有專人對財務檔案開展工作。會計工作上崗前也極少進行檔案方面的培訓、操作，多數(shù)由會計人員一同完成，經(jīng)驗不足不說，還未能根據(jù)流程、規(guī)定辦事，所整理出的檔案達不到標準需求。

（二）高校財務會計檔案管理人員工作水平較低

現(xiàn)階段，一些高校沒有安排專職的財務檔案管理人員，大多數(shù)是由會計人員兼管，且在具體的高校財務會計檔案管理中沒有對財務會計檔案管理人員開展必要的培訓監(jiān)督，使得很多財務會計檔案管理人員經(jīng)驗缺乏，具體工作標準模糊，分不清檔案的標準、范圍等，在無形中降低了高校財務檔案管理質量，無法保證檔案的完整性和安全性。另外，從當前發(fā)展實際情況來看，一些高校會計檔案管理人員是會計兼職人員，日常工作任務量繁瑣，使得一些重要的財務檔案資料無法及時提交給有關部門。還有一些學校財會檔案人員缺乏應有的職業(yè)道德，在財會檔案管理中甚至存在違法亂紀的行為，導致財會信息檔案失真。

（三）高校財務會計檔案管理規(guī)范性欠缺

財務檔案管理開展檔案管理工作是組織上的需求，但從當前的工作情況分析，部分高校并未設置有關機構，人員混亂，財務會計檔案管理分散，檔案管理工作不規(guī)范、不統(tǒng)一，在很大程度上制約了高校財務會計檔案管理成效。

（四）紙質財會檔案和存儲會計數(shù)據(jù)介質檔案管理不同步

一些高校在財務會計檔案管理時，會把信息存入至電腦、U盤等就不再管理，因此信息容易造成丟失。現(xiàn)代化科技的快速發(fā)展對高校財務會計檔案管理提出了更高的要求，會計電算化軟件更換速度較快，但是一些學校未能將會計軟件進行保存，電子檔有時無法被查閱。

三、高校財務會計檔案管理優(yōu)化策略

（一）加強對高校財務會計檔案管理的科學認識，加強領導

結合《檔案法實施辦法》第五條的規(guī)定，高校主要領導需要加強對財務會計檔案管理工作臺建設的重視，在會計檔案管理過程中實施一把手負責制，在財務會計檔案管理過程中明確專門人員進行檔案資料信息的收集、整理、歸檔、查詢、應用。同時，學校領導需提升檔案管理意識，以法律約束管理，將會計檔案管理歸入至日常工作中。

（二）提升高校財務會計檔案管理人員素質

高校財務會計檔案管理工作的開展需要適應社會發(fā)展形勢需要，為此，高校需要對財務會計管理人員開展定期培訓，培訓內容包含思想素質、業(yè)務素質和職業(yè)道德等，通過有效培訓不斷更新高校財務會計檔案管理人員知識結構，增強高校財務會計檔案管理人員工作責任心和工作能力。另外，在對高校財務會計管理人員開展崗上培訓的同時還需要對其做好崗外后續(xù)教育，有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質量上得到提高，

（三）完善高校財務會計檔案管理制度

通過高校財務檔案管理制度的建立實現(xiàn)高校檔案科學化、規(guī)范化管理。在制度的約束下可以將高校財務日常工作范圍內，結合實際擬定相應的目標，明確每一個部門的責任，同時在內部構建完整、有效的管理制度，保證有關工作的開展有章可循。

（四）優(yōu)化高校財務會計檔案管理手段

高校財務檔案信息化是社會信息化發(fā)展的重要組成，為此，結合信息化時代的發(fā)展，高校財務會計檔案管理也需要不斷創(chuàng)新手段，實現(xiàn)高校財務會計檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。一方面，需要調動一切積極因素改善高校財務會計檔案管理軟硬件設施，及時添加和更新檔案室的部門設備，為檔案室的財務會計管理提供滅火器、打印器、掃描儀等現(xiàn)代化設備，通過軟硬件設施的完善實現(xiàn)高校財務會計檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。另外，還需要加快高校財務會計檔案管理的現(xiàn)代化步伐，實現(xiàn)對財務檔案信息的計算機化存儲。

四、結束語

綜上所述，信息化建設是我國社會主義現(xiàn)代化建設的重要組成，高校財務檔案管理信息化發(fā)展能夠有效彌補高校傳統(tǒng)檔案管理的局限，提升高校財務會計檔案管理水平。為此，在信息化時代下，需要相關人員在深刻認識高校財務會計檔案管理存在問題的基礎上，從思想意識提升、管理制度完善、軟硬件設備更新、人員組織培訓等方面思考怎樣優(yōu)化高校財務會計檔案管理，旨在能夠更好的促進高校財務檔案管理應用。

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作者：胡薇 單位：長沙環(huán)境保護職業(yè)技術學院