新時期下做好高校檔案管理工作

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摘要：互聯網正在改變社會各行業(yè)的工作，其中就包括高校的檔案管理工作，高校檔案工作應該隨著新時期環(huán)境的變化而做出調整。本文立足于當今信息化時代背景，提出新時期高效的檔案管理工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)，以及應該做出的調整與改變。

關鍵詞：檔案管理；高校；隊伍建設；互聯網時代；新時期

信息時代的來臨帶來了人們工作方式的革命性變化，互聯網作為一種新興起的、能夠有效提高工作效率的媒介，已經被廣泛應用，現代的各種類型的工作，包括管理工作、服務工作都在學習如何將互聯網以最高效的形式運用到工作中，其中，高校的檔案管理工作是校園管理中的重要部分，內容涉及到校內人事管理、員工激勵機制等問題，其工作方式必然會隨著技術的改變而發(fā)生變化。

一、新時期高校檔案管理工作的變化

1.檔案管理的工作理念高校的檔案管理工作主要是整理、收集、編制、保管學校員工和學生的個人檔案，在過去，高校的檔案管理工作理念中存在各自為政、重藏輕用等問題。一方面，在傳統的認知里，高校的檔案管理工作并不需要太大的技術含量，工作難度也比較小，甚至有些高校根本沒有一支專門的負責檔案管理的專業(yè)團隊，而在互聯網時代，無紙化辦公要求信息的錄入、收集等工作都要有專門的人員負責，也就是對各高校加強合作提出了更高的要求，因為高校間的互相協調和交流有利于提高高校檔案管理的工作效率，所以各高校要加強在檔案管理工作方面的合作意識。另一方面，傳統的檔案管理工作以“保存”為主要工作目的，缺乏足夠檔案利用率的能力提升，造成檔案管理人員工作死板、固定化，工作積極性與服務質量都得不到保證。在互聯網時代，應該轉變這種工作理念，以創(chuàng)新理念推動高校檔案管理工作向科學化、系統化發(fā)展。2.檔案管理的工作手段我國的檔案管理工作，尤其是高校中的檔案管理工作，要求有校長和其他領導的簽字確認，很多畢業(yè)生的檔案需要輔導員手寫學生校園生活評價，對于高校來說是一個不小的工作量，甚至在一些偏遠地區(qū)或者農村，檔案管理工作完全依靠教師手寫，而手寫的工作效率是很低的，這樣互聯網就并未在提升檔案管理工作效率中發(fā)揮作用。即使是在一些使用了互聯網技術錄入信息的高校中，檔案的簽發(fā)、鑒定最終還是要依靠人工，互聯網并未與檔案管理工作有效結合起來，數字化并未在高校內部實現，或者說至少未在高校檔案管理工作中實現。

二、新時期高校檔案管理工作對策

1.改變傳統思維信息化社會要求各行業(yè)人員樹立靈活多變的思維以應對不斷出現的新情況、新問題，競爭的加劇對人們的創(chuàng)新意識也提出了更高的要求，轉變傳統的服務思維，提高工作積極性，提高開放意識、服務意識、創(chuàng)新意識和發(fā)展意識。充分利用微信、官微等公共平臺開展檔案管理工作，建設一支專業(yè)的具備技術知識與操作能力的檔案管理隊伍，引進先進化管理理念，簡化工作程序，認識到檔案管理工作的重要性，尤其是要增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識，可以通過短期培訓、組織檔案管理人員收聽專家講座等方式推進，最好能使高校的檔案管理隊伍年輕化，畢竟年輕人比較易于也樂于接受新事物，這樣才能使高校的檔案管理工作跟上時代腳步，完成自身的發(fā)展與救贖。2.組織檔案管理人員學習互聯網時代對人的媒介素養(yǎng)提出了更高要求，尤其是高校有史以來一直是新學術、新思維的發(fā)源地，高校檔案管理人員應該具備較強的媒介素養(yǎng)。首先，可以組織檔案管理人員學習應用新媒體，如在微博、微信、人人網等平臺信息。其次，可以直接錄用一批計算機專業(yè)人才進行電子檔案整理與后期維護工作，這樣可以減少員工培訓成本，也可以在某種程度上解決高校就業(yè)問題。最后，采取適當的激勵措施，如對檔案保護和現代化管理做出突出貢獻的人員、對檔案學術研究做出突出貢獻的人員、同違反檔案法規(guī)的不法分子作斗爭的人員等給予物質獎勵，每周開展自主學習活動，鼓勵檔案管理人員向本校教授學習，只有管理人員具備真正的數字化檔案管理能力，才能有效提高檔案管理工作效率。3.實現高校檔案信息化從檔案的收集工作開始，到檔案的使用這一系列環(huán)節(jié)中，電子化信息化的檔案不僅有利于提高檔案管理的服務質量，也有利于保障檔案的安全，尤其是相對于紙質檔案安全性較低的特點，電子檔案能夠實現永久保存。這就需要教師和學生熟練使用互聯網進行個人信息的查詢，比如一些學校研發(fā)了自己的APP，也就是掌上教務，學生登錄自己的賬號后可以在任意時間看到自己在校期間所有科目的成績、績點和所有個人信息，這樣檔案的使用與互聯網就實現了融合，不僅提高了檔案管理的工作效率和服務質量，也保障了學生的信息安全。

三、小結

在互聯網時代，各高校應該以積極的態(tài)度和飽滿的熱情對待檔案管理工作，不僅需要學校內部的合作與努力，也需要政府的幫助和支持，以創(chuàng)新性思維提高檔案管理服務質量，實現電子檔案向更高級的、更便利的層次發(fā)展，最重要的是需要高校全體檔案管理人員共同努力，提高互聯網操作能力和增強安全意識，為檔案管理事業(yè)貢獻力量。

參考文獻：

[1]姜弘.新時期如何做好高校檔案管理工作[J]中國冶金教育,2007(3):72-73

[2]朱冰,胡佳.新時期如何做好高校檔案管理工作[J]統計與管理,2015(1):123-124.

作者:韓國曄 單位:集寧師范學院