基層單位檔案管理的現(xiàn)代化途徑研討

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摘要：基層單位檔案管理之中存在的諸多問題和缺陷，導(dǎo)致單位內(nèi)部管理體系出現(xiàn)較大的漏洞。為此，應(yīng)積極探尋現(xiàn)代化的發(fā)展途徑和新型的管理模式，不斷提高對檔案信息的科學(xué)利用水平和現(xiàn)代化管理機制的建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；現(xiàn)代化

基層單位涉及到我國社會與經(jīng)濟發(fā)展的方方面面，也關(guān)乎人們的生活與工作。而正是因為以往不重視檔案管理，給基層單位各項工作的進展帶來很多阻礙和困難，也影響到如今社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展。所以要對檔案管理這項工作充分重視起來，不斷提高管理人員的實際工作能力和處理檔案問題的能力，找出管理過程中問題所在，并分析其具體的原因所在，從而采取現(xiàn)代化的發(fā)展模式和創(chuàng)新舉措，進一步規(guī)范管理工作程序，提高管理水平。

1目前基層單位檔案信息管理中出現(xiàn)的不足

1.1管理體系存在制度性缺陷

基層單位建立的檔案中包含著多方面的信息，其具體內(nèi)容和類型都較多，而且在管理上會面臨很多繁雜瑣碎的事務(wù)需要處理?？墒钱?dāng)前檔案信息的管理工作中并沒有健全的管理體系和機制作為制度性保障，相反還存在很多制度性缺陷，導(dǎo)致各項管理舉措執(zhí)行不到位也不及時，造成檔案信息不完整，甚至存在遺失以及錯誤問題。這也說明目前保管管理機制存在明顯缺陷，工作人員也沒有負責(zé)任的去保存好檔案資料。在當(dāng)前推進檔案管理信息化以及現(xiàn)代化發(fā)展過程中，現(xiàn)代化水平還是處于普遍較低的狀態(tài)，很多創(chuàng)新舉措無法落實，造成了大量資源的消耗與浪費。

1.2管理團隊專業(yè)能力較差

目前很多從事檔案管理的基層單位員工并具備專業(yè)的資質(zhì)和工作能力，對于檔案信息的一系列整理工作不甚了解，經(jīng)常在工作中出現(xiàn)失誤，造成信息的準(zhǔn)確性和完整性大受影響。還有一些管理人員不僅專業(yè)素質(zhì)差，而且工作態(tài)度存在偏差，不認真履行自身工作職責(zé)，經(jīng)常在檔案管理之中懶散懈怠，不及時處理好寶貴的信息資料，對于檔案資料的安全管理和妥善保管更是知之甚少，也沒有形成正確的安全保管意識。同時也造成目前管理工作的效率大幅度下降，難以承擔(dān)其目前越來越多檔案信息的管理工作任務(wù)。

2提高檔案信息管理現(xiàn)代化發(fā)展水平的主要對策

2.1健全管理體系和工作機制

如果檔案信息的管理體系不健全，存在制度性漏洞，那么就會在工作中引起諸多問題和不足。因此基層單位要提高檔案信息管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展水平，最為關(guān)鍵的工作就是要加緊建立健全和優(yōu)化目前的檔案管理體系及其工作機制，只有完善的制度和規(guī)范體系才能約束工作人員的不良工作態(tài)度和行為，才能進一步加強管理和控制的能力，從而為實現(xiàn)檔案管理的信息化以及現(xiàn)代化發(fā)展提供堅實的制度保障。

2.2更新觀念，提高效率

想要不斷提高基層檔案的管理效率，就需要先提高企業(yè)相關(guān)人員的檔案管理意識。作為檔案管理工作順利進行的前提和基礎(chǔ)，必須加強宣傳推廣相關(guān)檔案法律、法規(guī)和各種管理制度，使得企業(yè)的管理人員認識到檔案是企業(yè)發(fā)展的前進基石，是不能再生和替換的重要信息資源，是基層單位的極其寶貴的財富。逐漸讓基層單位明確認識到對檔案進行管理是每個企業(yè)應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，讓其充分認識到檔案管理的重要性，解決檔案管理工作過程中的各種疑難問題，為檔案的管理提供一個良好的環(huán)境。檔案管理人員的高素質(zhì)是保證檔案管理工作順利進行的關(guān)鍵，能有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。對此，相關(guān)的基層單位一定要定期的組織檔案管理人員進行專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，逐漸的提高其專業(yè)水平，從而有效保障各項檔案工作的順利進行。對于培訓(xùn)的內(nèi)容還要進行定期考核，并為考核成績優(yōu)異和進步較大的檔案管理人員提供一定的物質(zhì)獎勵，這樣還能在一定的程度上提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性。并且還要提高檔案管理人員的思想認知水平，讓其對自身的專業(yè)技術(shù)能力有一定的認識，對于工作中的不足和缺點進行不斷的學(xué)習(xí)和改善，逐漸熟悉適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)，慢慢掌握科學(xué)規(guī)范的檔案管理規(guī)則和方法，在不知不覺的過程當(dāng)中提高工作效率和基層檔案的管理質(zhì)量。作為基層單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，都應(yīng)該密切跟進檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展進程，探尋新型的管理方式和工作方法，逐步建設(shè)和培養(yǎng)一支管理能力強、綜合素質(zhì)水平較高的管理人員隊伍。同時還要確立相應(yīng)的管理制度，規(guī)范檔案信息搜集、整理和歸檔等重要基礎(chǔ)性工作的關(guān)鍵程序和流程，依靠完善的規(guī)章制度來規(guī)范工作人員的行為，合理解決當(dāng)前檔案信息管理過程中出現(xiàn)的各類不足和問題，為基層單位的良好發(fā)展提供信息支持和強大助力。

參考文獻

[1]盛楊.新時期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路[J].黑龍江檔案，2016（3）：102.

[2]王麗霞，吳建平.淺議基層單位檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：121.

作者:張宇 單位:黑河市口腔醫(yī)院