高校圖書(shū)檔案管理一體化分析

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摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速轉(zhuǎn)型，我國(guó)高校的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，其傳統(tǒng)的管理工作模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，在這其中，高校圖書(shū)館檔案管理工作的傳統(tǒng)模式表現(xiàn)得尤為明顯。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型使得我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)得到全面、快速的發(fā)展，而我國(guó)社會(huì)也因此進(jìn)入信息化的新時(shí)期，高校圖書(shū)館檔案管理工作逐漸開(kāi)始形成一體化的管理工作模式。新時(shí)期高校圖書(shū)館管理實(shí)施一體化管理工作過(guò)程中所遇到的問(wèn)題、解決措施以及一體化管理工作模式對(duì)于高校圖書(shū)館檔案管理工作的意義等相關(guān)措施或是相關(guān)認(rèn)識(shí)都是文章分析點(diǎn)所在。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)檔案；新時(shí)期；管理一體化；高校

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全球化發(fā)展，我國(guó)教育與科技不僅得到了量的飛躍，也得到了質(zhì)的飛躍，科技化與數(shù)字化的生活方式與工作模式開(kāi)始在社會(huì)上流行起來(lái)，因此，高校圖書(shū)檔案管理也得到了科技化與數(shù)字化的發(fā)展，形成一體化管理模式。新時(shí)期的到來(lái)不僅使得人們對(duì)于信息量掌握的欲望愈發(fā)強(qiáng)烈，使得人們改變了其信息需求方式，還創(chuàng)新了信息存儲(chǔ)工作的模式與內(nèi)容。因此，我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作在這一新時(shí)期發(fā)展的背景下，應(yīng)該對(duì)其傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，建立不受時(shí)間與空間限制的一體化管理工作模式，為高校學(xué)生提供更為全面、更為多樣的信息服務(wù)，豐富并滿足高校學(xué)生的現(xiàn)代化信息需求。高校圖書(shū)檔案管理是收集信息、處理信息的主要工作場(chǎng)所，是高校學(xué)生和教師在校園內(nèi)獲得知識(shí)與信息的重要渠道，更是滿足新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，因此，促進(jìn)高校圖書(shū)檔案管理一體化是高校提高其整體管理工作效率與水平的一大重點(diǎn)。

一、新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化的意義

新時(shí)期發(fā)展背景下，社會(huì)對(duì)于圖書(shū)檔案管理工作的要求越來(lái)越高，我國(guó)高校傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作逐漸不能夠適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，進(jìn)而延緩了學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化不僅是適應(yīng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，更是推動(dòng)我國(guó)及整體教育事業(yè)向前發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ弧?/p>

（一）新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理

1.高校圖書(shū)管理定義

高校圖書(shū)管理是指高校對(duì)學(xué)校所具有的文獻(xiàn)信息、人力資源、資金儲(chǔ)備以及其他資源進(jìn)行有計(jì)劃、有組織的協(xié)調(diào)控制行為來(lái)達(dá)到理想管理目標(biāo)的工作過(guò)程。高校圖書(shū)管理工作能夠?yàn)槿熒峁┦钟行У奈墨I(xiàn)書(shū)籍、資料期刊等信息資源，有利于教師提供自身教學(xué)素質(zhì)，優(yōu)化其教學(xué)模式；輔助學(xué)生進(jìn)行論文寫(xiě)作、豐富學(xué)識(shí)視野以及提升學(xué)術(shù)涵養(yǎng)等一系列素質(zhì)培養(yǎng)工作。

2.高校檔案管理定義

高校檔案管理是指高校檔案管理部門(mén)對(duì)學(xué)校檔案信息進(jìn)行收集與整理，為高校將檔案信息科學(xué)、合理應(yīng)用于其他各項(xiàng)管理工作中提供有效、堅(jiān)實(shí)的保障。高校檔案管理是高校完善整體檔案工作的重要基礎(chǔ)，是服務(wù)于學(xué)生、教師以及社會(huì)的工作。

（二）圖書(shū)檔案管理一體化

一體化指的是企業(yè)或是單位對(duì)某一項(xiàng)工作實(shí)施綜合模式的管理，而高校圖書(shū)檔案管理一體化則是指高校將圖書(shū)管理與檔案管理之間進(jìn)行相互融合，對(duì)其圖書(shū)檔案管理進(jìn)行綜合統(tǒng)一的管理，促進(jìn)高校圖書(shū)管理和檔案管理的共同繁榮與發(fā)展。

（三）新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化的意義

1.一體化的圖書(shū)檔案管理有助于高校減少人力與資金成本

我國(guó)高校對(duì)圖書(shū)與檔案的分散管理模式雖然在一定程度上形成了小范圍管理方面的有效性，但這種小范圍內(nèi)的有效性管理對(duì)于高校整體圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)所需的管理要求卻是微乎其微。分散管理模式下的圖書(shū)管理與檔案管理在收集、整理信息過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生人力勞動(dòng)資源、資金成本、時(shí)間成本以及其他資源的浪費(fèi)現(xiàn)象，使高校損失人力勞動(dòng)資源與財(cái)政投入等管理成本。而高校圖書(shū)檔案管理一體化則是將圖書(shū)管理與檔案管理進(jìn)行融合、統(tǒng)一的管理，相較于圖書(shū)與檔案的分散管理模式來(lái)說(shuō)，一體化的圖書(shū)檔案管理模式在收集文獻(xiàn)、資料信息過(guò)程中僅用二分之一的人力資源就可以收集相應(yīng)信息，實(shí)現(xiàn)人才資源共同使用，有助于高?？s減人力資源的使用成本，并在處理信息過(guò)程中達(dá)到事半功倍的效果；高校圖書(shū)與檔案管理的一體化有利于高校規(guī)范其圖書(shū)與檔案工作制度，統(tǒng)一圖書(shū)信息與檔案信息的檢索模式等工作，促進(jìn)有效信息的共同開(kāi)發(fā)與使用，為高校節(jié)約管理過(guò)程所需要的時(shí)間成本與資金成本；網(wǎng)絡(luò)信息化促進(jìn)管理一體化的主要?jiǎng)恿ΓW(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)打破了信息傳遞的時(shí)間與空間限制，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化利于其減少圖書(shū)檔案管理的空間管理成本。

2.高校圖書(shū)檔案管理一體化實(shí)現(xiàn)了信息資源的科學(xué)、有效整合

高校的圖書(shū)管理與檔案管理工作雖然有著不同的工作概念與工作要求，但是這兩項(xiàng)管理工作模式都是為了對(duì)高?，F(xiàn)有信息資源進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的整合與開(kāi)發(fā)，為全校師生與社會(huì)提供信息服務(wù)工作。高校圖書(shū)管理與檔案管理工作都有著共同的工作環(huán)節(jié)——信息資源的收集、整理、保管以及可供利用四個(gè)環(huán)節(jié)，而我國(guó)高校圖書(shū)管理與檔案管理工作的展開(kāi)離不開(kāi)信息資源的收集與整理，即信息資源的收集與整理是保障高校圖書(shū)管理工作與檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，所以，高校圖書(shū)檔案管理的一體化可以提高信息資源收集與整理的工作效率，進(jìn)而提高圖書(shū)檔案管理工作效率。除此之外，高校圖書(shū)管理與檔案管理工作在工作目的、工作內(nèi)容與工作形式上還有許多相似的點(diǎn)，這些相似點(diǎn)在高校執(zhí)行信息資源整合過(guò)程中發(fā)揮重要作用，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化幫助高校實(shí)現(xiàn)了科學(xué)合理、有效的信息資源整合。

3.高校圖書(shū)檔案管理一體化有利于信息資源的流通

新時(shí)期背景下，發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使全世界的信息傳遞速度變快，因?yàn)楦咝Ｋ哂械男畔①Y源十分有限，所以多方合作已經(jīng)成為信息資源共享、增加信息資源的主要方式，高校以檔案管理亦是如此。高校圖書(shū)檔案管理的一體化將分散式管理的圖書(shū)工作與檔案工作進(jìn)行了有機(jī)融合，形成統(tǒng)一管理系統(tǒng)，將分散的圖書(shū)、檔案信息資源都聚集在一起，以便于開(kāi)發(fā)出新型信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)還加深了信息資源的流通性，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化有利于信息資源的流通。

二、新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化所存在問(wèn)題

新時(shí)期發(fā)展背景下，我國(guó)高校傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理工作模式逐漸滿足不了現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求。隨著社會(huì)發(fā)展的日新月異，高科技電子產(chǎn)品開(kāi)始出現(xiàn)在人們的日常生活與工作當(dāng)中，如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)為高校圖書(shū)檔案管理工作提供了數(shù)字化、智能化的功能與作用，可以及時(shí)將圖書(shū)檔案信息反饋于全校師生，但高校在發(fā)展圖書(shū)檔案管理一體化期間還是存在一些問(wèn)題，致使管理一體化發(fā)展進(jìn)程緩慢：首先，高校圖書(shū)檔案管理工作人員對(duì)于一體化管理沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。正確認(rèn)識(shí)管理一體化的工作概念與工作機(jī)制是有效執(zhí)行圖書(shū)檔案管理一體化的重要基礎(chǔ)，而我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作還在實(shí)行的是傳統(tǒng)管理工作模式，相關(guān)工作人員仍然持有傳統(tǒng)管理思維，對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的管理一體化工作模式認(rèn)識(shí)不夠透徹，只考慮當(dāng)下情況，缺乏資源整合、綜合執(zhí)行管理工作的意識(shí)；其次，高校圖書(shū)檔案管理工作人員欠缺熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的技能。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了快速發(fā)展，新時(shí)期圖書(shū)檔案管理一體化要求圖書(shū)檔案管理工作人員具備操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，而我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理人員雖然具有一定的相關(guān)管理知識(shí)理論，但對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一新興技術(shù)掌握力度尚未熟練，就目前情況來(lái)看，我國(guó)高校同時(shí)具備專業(yè)圖書(shū)檔案管理知識(shí)與熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)能力的工作人員屈指可數(shù)，所以我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作水平較低；最后，高校不重視圖書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。我國(guó)多數(shù)高校在發(fā)展過(guò)程中很少將注意力放在圖書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新改革這一方面，更不用說(shuō)為圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展置辦相應(yīng)硬件設(shè)施，因此，圖書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新改革意識(shí)在高校發(fā)展中的極低存在感影響了我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理一體化的發(fā)展。

三、新時(shí)期高校有效實(shí)施圖書(shū)檔案管理一體化的途徑

傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于高校圖書(shū)檔案管理的發(fā)展需求，只有對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新改革，建立健全管理一體化的工作機(jī)制，才能使我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，共同促進(jìn)新時(shí)期的可持續(xù)發(fā)展。

（一）正確認(rèn)識(shí)管理一體化概念，加強(qiáng)工作人員創(chuàng)新意識(shí)。

正確認(rèn)識(shí)管理一體化概念、改變傳統(tǒng)管理思想是高校將圖書(shū)管理與檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起的關(guān)鍵所在，是建設(shè)管理一體化機(jī)制的基礎(chǔ)，因此，高校需充分理解圖書(shū)管理與檔案管理的優(yōu)勢(shì)所在，主動(dòng)反思傳統(tǒng)管理工作中的不足之處，積極開(kāi)發(fā)出有利于圖書(shū)管理與檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的創(chuàng)新思維，為高校圖書(shū)檔案管理提供思想依據(jù)以及創(chuàng)新方案，并將這些思想依據(jù)與創(chuàng)新方案觀察落實(shí)到高校實(shí)際圖書(shū)檔案管理工作中去，以此來(lái)保證圖書(shū)檔案管理一體化的長(zhǎng)遠(yuǎn)性發(fā)展。此外，高校還應(yīng)促進(jìn)圖書(shū)管理部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的相互交流與合作，進(jìn)而共同推動(dòng)圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展。

（二）加強(qiáng)圖書(shū)檔案管理一體化的硬件設(shè)施建設(shè)。

新時(shí)期發(fā)展所帶來(lái)的新型電子技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)為高校圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展提供了技術(shù)方面的支持，推動(dòng)著管理一體化的發(fā)展。因此，高校應(yīng)積極引進(jìn)有利于圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展的硬件設(shè)施與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建設(shè)多個(gè)管理平臺(tái)，健全網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理機(jī)制，增加圖書(shū)檔案管理工作渠道的同時(shí)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，保障圖書(shū)檔案管理的一體化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)圖書(shū)檔案管理工作人員綜合管理素質(zhì)與計(jì)算機(jī)操作能力。

我國(guó)高校傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作人員只需具備專業(yè)管理知識(shí)就可勝任圖書(shū)檔案管理這一工作，而現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展則要求圖書(shū)檔案管理人員既要具備高水平的綜合管理素質(zhì)，又要具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力。因此，高校要加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的管理水平培訓(xùn)與計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，建設(shè)一支符合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的圖書(shū)檔案管理隊(duì)伍，做好實(shí)施圖書(shū)檔案管理一體化的執(zhí)行者，極力推動(dòng)圖書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。此外，高校在整合圖書(shū)檔案信息資源過(guò)程中需注重其配置的科學(xué)合理性，在不受任何因素影響前提下提高圖書(shū)檔案資源的可利用效率。新時(shí)期的發(fā)展要求高校必須對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，建立健全圖書(shū)檔案管理一體化模式，但由于我國(guó)大多數(shù)高校在創(chuàng)新圖書(shū)檔案管理模式方面的發(fā)展尚未成熟，所以高校圖書(shū)檔案管理一體化是一項(xiàng)長(zhǎng)久而艱難的任務(wù)，因此，我國(guó)高校應(yīng)不畏挑戰(zhàn)，積極解決圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展中遇到的難題，提高現(xiàn)代化圖書(shū)檔案管理的水平與效率，為全校師生提供更加全面、及時(shí)的圖書(shū)文獻(xiàn)資源與檔案信息。

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作者：李颯 單位：鄭州財(cái)經(jīng)學(xué)院文化與傳播學(xué)院