水利工程檔案管理問題

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摘要：水利工程檔案管理長(zhǎng)期存在混亂、檔案殘缺現(xiàn)象，缺乏系統(tǒng)性及科學(xué)性，已嚴(yán)重地影響到水利工程建設(shè)管理質(zhì)量。對(duì)此，水利部門不能熟視無睹，應(yīng)對(duì)水利工程檔案管理工作引起高度重視，并出臺(tái)相關(guān)規(guī)定，建立科學(xué)的管理體系。在實(shí)際工作中還應(yīng)根據(jù)工程規(guī)模大小、技術(shù)難易、工期長(zhǎng)短等相關(guān)特點(diǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的檔案管理，進(jìn)一步提高水利工程檔案管理的水平，確保水利工程建設(shè)管理質(zhì)量。文章分析了當(dāng)前水利工程檔案管理工作中存在的一些問題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；對(duì)策

1水利工程檔案管理上存在的問題

1.1檔案管理制度不健全

①資料的收集、整理不及時(shí)。一些基礎(chǔ)性的水文、氣象資料未按時(shí)記錄、整理，甚至有缺失，影響規(guī)劃、設(shè)計(jì)質(zhì)量。②只注重工程現(xiàn)場(chǎng)的管理，輕視工程建設(shè)資料的及時(shí)歸檔。有的水利工程項(xiàng)目平時(shí)不注意工程資料的整理，在工程快完工時(shí)才開始資料的收集整理，很多隱蔽工程、關(guān)鍵部位的處理情況全靠記憶填寫，造成資料失真，對(duì)后續(xù)水利工程管理缺少參考性和借鑒性。③資料的借閱審批、登記制度不健全，未建立專門臺(tái)賬，資料丟失嚴(yán)重。

1.2檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，缺少投入

①領(lǐng)導(dǎo)不重視，隨意更換檔案管理人員，工程資料歸檔不及時(shí)，資料不全面。②硬件設(shè)施投入不足，很多檔案室還是60年代木質(zhì)柜，通風(fēng)、采光差，受潮嚴(yán)重，且不方便查閱。③保密意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)重要的水利工程檔案未加密，未經(jīng)審批隨意借閱。

1.3檔案管理專業(yè)人員缺乏

目前，在基層水利部門尚無檔案管理專業(yè)畢業(yè)的檔案管理人員，老一輩檔案管理員知識(shí)結(jié)構(gòu)大都老化，資料索引分類不科學(xué)、不詳細(xì)，不方便查閱；對(duì)電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不熟悉，對(duì)影像資料不了解，重要資料缺少備份；對(duì)檔案資料的維護(hù)缺少現(xiàn)代化管理手段；對(duì)水利專業(yè)方面的知識(shí)認(rèn)識(shí)、了解不足，也影響檔案管理。

1.4檔案管理缺乏有效的監(jiān)督

任何一項(xiàng)工程有效的監(jiān)督都是使得工程可以正常運(yùn)作的保障，若是沒有監(jiān)督，便容易致使工作人員工作散漫、工作效率不能得到保證。像水利工程這種邊緣性的工作，容易被人們忽視，因此，我國(guó)水利工程檔案管理監(jiān)督制度的不夠健全是導(dǎo)致管理工作效率低下的原因之一。

1.5對(duì)水利工程檔案管理缺乏系統(tǒng)的探究

在水利工程檔案管理應(yīng)該如何使之更加健全還沒有進(jìn)行深入的研究，國(guó)內(nèi)仍沒有正式的檔案管理場(chǎng)地。

1.6水利工程檔案管理信息化程度不高

我國(guó)信息化、現(xiàn)代化的建設(shè)、水利工程的建設(shè)管理方面需要改進(jìn)，從而滿足現(xiàn)代工程的要求。而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，使用網(wǎng)絡(luò)傳輸讓無紙化辦公成為現(xiàn)實(shí)。解決了傳統(tǒng)的檔案管理中滯后和低效的管理模式。水利工程的建設(shè)與日常的企業(yè)單位管理有所不同，一般開發(fā)的項(xiàng)目軟件并不能適應(yīng)所有水利工程，并且建設(shè)項(xiàng)目管理軟件有一定技術(shù)要求，由于工期的限制，有部分單位仍舊使用紙質(zhì)文件，有信息化意識(shí)的單位也不過是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件的形式。

2水利工程檔案管理對(duì)策與建議

水利部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的組織，落實(shí)崗位責(zé)任制，加大檢查和監(jiān)督力度，努力提高現(xiàn)代化管理水平。

2.1建立健全檔案管理制度

為了加強(qiáng)水利部門的檔案管理，首先就要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，嚴(yán)格資料的收集整理；其次是建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，設(shè)立專門的查閱臺(tái)賬；其三是嚴(yán)格把關(guān)檔案入庫的質(zhì)量，在歸檔時(shí)需對(duì)每份文件清單進(jìn)行全面徹底的檢查，不能疏漏或散失，并做好分類；其四就是要做好電腦、網(wǎng)絡(luò)和影像資料的管理和維護(hù)；其五就是加大檔案室硬件設(shè)施的更新和改造。責(zé)任化管理當(dāng)中，必須要對(duì)檔案管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行明確，確保每一部檔案要有專門的人員進(jìn)行管理，確保出現(xiàn)檔案管理疏漏問題或者其他問題的，都要第一時(shí)間做到有責(zé)可查、有人可追、有據(jù)可循的目的，及時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處理與懲罰，以此來不斷提高每一位管理人員的管理意識(shí)，樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)任的態(tài)度，更好地提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理能力

隨著經(jīng)濟(jì)和科技不斷發(fā)展，檔案管理人員需要進(jìn)一步提高自身素質(zhì)，相關(guān)部門要加大培訓(xùn)力度，使檔案管理人員的管理水平逐步得到提高。檔案管理人員必須具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)具備水利專業(yè)基礎(chǔ)，用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行檔案升級(jí)管理和維護(hù)，除此以外，在人才的培養(yǎng)中還要建立選拔機(jī)制，一方面不斷為此來提供更多的人才，另一方面也為此減少部分“懶政”行為的出現(xiàn)，提高每一位管理人員在職壓力，確保其能夠緊追最新的技術(shù)手段以提高管理能力，還要在人才培養(yǎng)與篩選中確保管理人員具有一定的耐心與責(zé)任心，如果這兩種品質(zhì)都沒有，則一律不予錄用。

2.3實(shí)現(xiàn)檔案的全程管理充分利用檔案信息

對(duì)于水利工程的檔案管理工作來講，相關(guān)管理人員必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，重視檔案的管理，開發(fā)利用好檔案信息，是盤活檔案資產(chǎn)的重要手段。對(duì)一些普通的檔案資料要實(shí)現(xiàn)資源共享，而對(duì)一些重要的檔案資料則可以在嚴(yán)格手續(xù)的情況下實(shí)行有條件查閱，尤其是在一些檢查水利工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度以及質(zhì)量的狀況下，也可能在項(xiàng)目建成后的評(píng)審與驗(yàn)收工作當(dāng)中，對(duì)于水利檔案信息的收集、整理的內(nèi)容更尤為重要，嚴(yán)格確保其質(zhì)量性，保證檔案信息的完整性，在全程管理工作之中要做到恪盡職守。

2.4實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

在一個(gè)信息化的時(shí)代，信息資源有著重要的戰(zhàn)略作用。檔案管理現(xiàn)代化是必然的趨勢(shì)。因此，需要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的投入，實(shí)現(xiàn)日常管理和維護(hù)的現(xiàn)代化、智能化。

2.5資料分類科學(xué)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為了提高檔案管理水平，方便查閱檔案資料，應(yīng)加強(qiáng)檔案資料的科學(xué)分類，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。水利部門需要結(jié)合水利工程的特點(diǎn)，嚴(yán)格按照水利工程對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況制定一份完善的標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章管理制度，堅(jiān)決做到用制度管人、用制度管事。更要加大力度發(fā)展各種多媒體形式的檔案，比如磁介質(zhì)檔案和電子檔案在水利工程中的運(yùn)用。重視水利工程的建設(shè)中產(chǎn)生的各種產(chǎn)生的電子文件，對(duì)水利工程檔案信息進(jìn)行保存管理。

2.6建立健全的工程檔案管理技術(shù)體系

對(duì)每項(xiàng)工程設(shè)立專門的檔案管理技術(shù)人員，組建技術(shù)檔案工作室，從而形成一個(gè)分層管理的網(wǎng)絡(luò)，讓各層級(jí)管理好自己的檔案。此外，各個(gè)層級(jí)間應(yīng)該能夠有效進(jìn)行溝通，從而讓檔案管理人員各盡其職。

3結(jié)語

加強(qiáng)檔案管理可以有效提高水利行業(yè)的建設(shè)管理水平，隨著信息時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理已不適應(yīng)目前形勢(shì)的發(fā)展，需要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理人員的培養(yǎng)，建立完善的管理檔案體系，提升水利工程的檔案管理水平。

作者：李富春 單位：常德市鼎城區(qū)枉水灌區(qū)管理局