企業(yè)檔案管理論文2篇
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一、在新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)過程
1．1傳統(tǒng)檔案管理觀念逐步轉變成檔案管理信息化建設
在我國現(xiàn)代化建設過程中，企業(yè)管理的一些傳統(tǒng)觀念要適當?shù)刈龀稣{整，我們依據(jù)當前的發(fā)展趨勢，總結出以下有利于企業(yè)發(fā)展的方向。第一，要徹底提高企業(yè)工作人員對資源管理信息化的認識，深刻理解當前檔案管理的發(fā)展方向和趨勢，這樣我們才能更好地為社會提供高質量的檔案服務；第二，要引起企業(yè)的管理者對檔案管理信息化的高度關注，我們可以加大宣傳力度，宣傳的方式有很多，例如：網絡、電視、開展講座等，這樣做的目的就是讓信息化深入人心，為以后工作的開展奠定堅實的基礎。第三，在管理者接受信息化的同時也要提高服務和管理的效率，加快檔案信息化的建設管理，使企業(yè)的領導充分認識到信息化的重要性，為企業(yè)的發(fā)展和生產提供高品質的檔案服務。［1］
1．2確定企業(yè)檔案管理的發(fā)展目標
在我們明確檔案管理信息化建設理念后就要確定企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向和目標。每個企業(yè)有了自己的發(fā)展目標就相當于為企業(yè)注入了新的活力，這也是企業(yè)進步的階梯。總體來說，實現(xiàn)企業(yè)信息化是為了提高企業(yè)的檔案管理水平和服務效率。同時，為實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展就必須堅持以下幾個原則：真實與效益并存原則、管理與建設并存原則，以可持續(xù)性全面發(fā)展作為我們的發(fā)展基礎，不斷的探索和進步才是企業(yè)茁壯成長的金標準。而另一方面，要想加快企業(yè)的檔案管理信息化建設，要對各個部門嚴格管理、明確分工。而且可以制定一些約束工作人員的規(guī)章制度，加大對他們的考核力度，督促員工認真工作，提高檔案管理的服務效率。
1．3提高企業(yè)管理技術水平
企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化需要有一定的技術水平，這也是企業(yè)發(fā)展進入科學化和現(xiàn)代化階段的體現(xiàn)。企業(yè)的信息系統(tǒng)要不斷完善和維護，計算機、數(shù)據(jù)庫等要始終保持更新的狀態(tài)，同時也要采購新型的信息化服務設備，保證企業(yè)正常運轉。此外，企業(yè)的信息資源是其發(fā)展的基礎，所以我們要完善數(shù)據(jù)庫，保證信息資源的準確性和有效性。
1．4提高企業(yè)管理的安全性
企業(yè)的發(fā)展固然重要，但是企業(yè)的信息安全也是不可忽略的。企業(yè)要根據(jù)自身的安全需要和可能存在的風險將企業(yè)的信息資源進行嚴格的級別分類，同時對每個級別要有一定的安全要求，保證信息資源不會外泄。更加重要的是要對檔案信息進行風險評估，如果發(fā)現(xiàn)問題就可以及時進行修正。要想使企業(yè)正常的工作和運轉，就需要降低信息資源的錯誤率，而冗余系統(tǒng)法就可以很好地解決這個問題。最后就是要提高企業(yè)管理的安全性，使用余度配置法，為每個級別配置相應的余度，確保企業(yè)有條不紊地開展工作。［2］
1．5高素質的檔案管理人才的加入
每一個企業(yè)的發(fā)展都離不開高素質的信息化管理人才，他們的加入為企業(yè)管理提供了智力上的支持，所以說他們?yōu)槠髽I(yè)做出的貢獻是不可估量的。與此同時，企業(yè)需要做的就是加大對管理人員的技術培訓，樹立檔案信息化管理的理念，只有將這些理念深入人心使工作人員意識到學習管理技術的重要性，他們才會對其產生濃厚的興趣。企業(yè)也要不斷地引入新的管理方法和模式，重點培養(yǎng)復合式人才，注重人才的選拔，為企業(yè)的管理體系增添新的活力。［3］
1．6制定相關的管理規(guī)定
檔案管理信息化是一種全新的企業(yè)檔案管理模式，它也需要完善的管理規(guī)定作為自己堅實的后盾和前進的動力。在企業(yè)管理過程中，提高制度效力就是要體現(xiàn)出它的憑證價值。企業(yè)所制定的相關制度體現(xiàn)在很多方面，包括電子信息的形成、信息的保障和使用、信息的安全性等。按照怎樣的標準去制定相關的制度規(guī)定是需要我們深思熟慮的問題，但總的一點就是要使企業(yè)的每個級別都受到制度的保護。這樣企業(yè)才能不斷發(fā)展和壯大。［4］
二、總結
伴隨著社會經濟的不斷發(fā)展，我國的科學技術水平也在不斷地提升，在目前的新形勢下企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化對我國的企業(yè)改革和與國際接軌都具有重大意義。要想徹底實現(xiàn)信息化，我們必須摒棄落后的傳統(tǒng)管理方式，將計算機技術融入到企業(yè)的檔案管理中，對企業(yè)的資源和信息進行統(tǒng)一的管理和整合。除此之外，我們也要提升工作人員的管理能力。這樣才能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化、科學化，從而提高企業(yè)發(fā)展的速度和處理信息的效率，提升企業(yè)精細化管理水平。
作者：鐵利 單位：中國石油長城鉆探有限公司測井公司
第二篇：企業(yè)文書檔案管理的思考
一、我國企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀
1.對企業(yè)檔案管理工作認識不充分。現(xiàn)階段，我國許多企業(yè)還未能對文書檔案管理工作形成正確的認識。盡管文書檔案管理不能在短期內為企業(yè)帶來直接利益，但是從長遠的角度來看，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響。但是國內的很多企業(yè)卻沒有清楚的看到這一點，對企業(yè)的文書檔案管理工作重視程度不夠，在很大程度上制約了企業(yè)的發(fā)展。首先，企業(yè)領導者對文書檔案管理的重視不夠，只關注企業(yè)的短期利益，而忽視了長遠發(fā)展，因而在文書檔案管理上投入力度不足。第二，企業(yè)員工也未能對文書檔案管理工作給予足夠的重視。相關崗位的工作人員將文書檔案管理認為是一項沒有技術含量的工作，因而心存懈怠，缺乏積極性，因而工作效率低。這兩者都將嚴重阻礙企業(yè)文書檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，進而影響企業(yè)的長遠利益。
2.文書、檔案鏈接混亂。文書檔案管理工作中，文書與檔案分屬于兩個不同的工作項目，兩者之間既相互區(qū)別，又相互聯(lián)系，彼此之間互相影響。文書工作是檔案公司順利完成的前提保障，所有檔案工作都以文書的完成為基礎。正因如此，兩者之間又相互制約、相互影響。因此，保障兩項工作的順利鏈接，是促使兩項工作有效完成的重要條件。然而，當前我國企業(yè)的文書與檔案管理還存在著許多問題，其中最突出的矛盾就是文書與檔案鏈接不當。由于文書工作的不準確、不規(guī)范，而給檔案管理工作帶來不便，甚至是引起混亂，同時對文書檔案管理工作也造成嚴重的不良影響，降低工作質量。
3.員工質量不高。由于企業(yè)領導對文書檔案管理工作重視的缺乏，所以在人才引進方面也相應缺乏投入。主要存在的問題，聘請的相關人員專業(yè)檔案管理知識不足，上崗前缺乏專業(yè)的崗位培訓，在檔案管理與檔案分類方面沒有清晰的概念。而且，近幾年，隨著科學技術的進步，企業(yè)管理中越來越多的引入現(xiàn)代化辦公手段，同樣的，文書檔案管理中也應當不斷運用新技術，這就要求工作人員必須具備一定的專業(yè)知識與現(xiàn)代化辦公設備的運用能力，只有這樣才能適應信息時代的發(fā)展。
二、優(yōu)化文書檔案工作的主要途徑
1.實施文書檔案管理現(xiàn)代化。首先，要掌握現(xiàn)代化的管理技術，提供綜合素質。在檔案管理中不斷運用現(xiàn)代化技術，如計算機技術與互聯(lián)網技術，使得文件的形成、運行、轉換等各個環(huán)節(jié)都能夠與自動化辦公形成緊密的銜接，從而保證文件的起草、修改、刪減等工作更加系統(tǒng)化，這種現(xiàn)代化管理技術，迫切需要檔案管理工作者盡快掌握并能夠熟練運用。將數(shù)字化、信息化技術運用到文書檔案管理工作當中，是文書檔案管理工作改革的必然選擇，也是相關工作者的努力方向。其次，檔案的整理工作中也應當不斷加強現(xiàn)代化技術的運用，紙質檔案管理會在一定程度上增加工作量，勞動強度較大，而利用計算機技術，則可以提高工作效率，降低勞動成本。
2.實行創(chuàng)新性文書檔案管理法。當前，文書檔案管理事業(yè)面臨多重挑戰(zhàn)，如電子檔案的出現(xiàn)、信息技術以及新型檔案載體保管方式的運用，要求檔案管理人員加強學習，勇于創(chuàng)新。創(chuàng)新文書檔案工作方法，要求加強硬件建設，而促進文書檔案管理技術現(xiàn)代化是企業(yè)管理的客觀要求。如配置文書檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、同時還需要購置必備的計算機、復印機、掃描件等，同時還需要配備空調、除塵器、消防器材等，全面實現(xiàn)電子化、自動化管理。
3.加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質。加強隊伍建設，提高文書檔案管理人員的綜合素質。做好文書檔案管理工作，首先要全面提高檔案管理人員的綜合素質。第一，檔案管理人員要具有創(chuàng)新性思維，在工作中不斷創(chuàng)新思路、創(chuàng)新工作方法，并能夠與企業(yè)的發(fā)展目標緊密聯(lián)系，緊跟時展的步伐，這是做好文書檔案管理工作的基本前提。第二，要強化服務意識。在工作中往往會遇到各種新問題、新困難，而面對這一形勢，要具有勇于解決問題的決心，創(chuàng)造性地開展工作，以爭取為企業(yè)的全面發(fā)展提供服務。第三，提高工作技能，檔案管理人員要具備良好的計算機操作能力并熟練運用網絡技術。一方面要利用現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)信息資源的標準化、規(guī)范化分類與整理；另一方面，將檔案索引、主要工作業(yè)績等信息技術錄入計算機進行分類管理，從而提高文書檔案的工作效率與服務質量。第四，提高知識判斷與評價能力，切實為檔案內容的真實性提供保障，并有針對性的收集材料，以為企業(yè)戰(zhàn)略目標的制定、領導決策提供具有可靠性的參考資料。
作者：王棣 單位：津燃華潤燃氣有限公司天津市輸配分公司
