醫(yī)院檔案管理分析(3篇)
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【摘要】社會逐漸朝著技術(shù)創(chuàng)新型方向發(fā)展，也逐漸提升了辦公的自動化發(fā)展。在醫(yī)院的管理體系中信息技術(shù)逐漸擴大了應(yīng)用范圍，醫(yī)院檔案管理工作逐漸地變得現(xiàn)代化和信息化。因此醫(yī)院需要在辦公環(huán)境逐漸自動化的環(huán)境中就如何加強醫(yī)院檔案管理問題進行思考。本文分析了目前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀和辦公自動化環(huán)境中檔案管理的重要意義，重點研究了辦公室自動化環(huán)境中應(yīng)該如何加強醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略。
【關(guān)鍵詞】辦公環(huán)境；自動化；醫(yī)院檔案；檔案管理
辦公自動化系統(tǒng)目前逐漸滲透進了人們的工作中，極大地方便了人們信息管理和物資管理工作，打破了傳統(tǒng)的工作方式，例如說文件的起草、歸檔等工作環(huán)節(jié)都不再使用人工工作方式，而是使用計算機和通訊路線完成，這種檔案管理方式提升了檔案收集和檔案管理工作效率。因此醫(yī)院檔案管理工作想要提升工作質(zhì)量，需要充分利用自動化管理特點，完善辦公自動化軟件，提升醫(yī)院檔案管理的自動化建設(shè)。
一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
目前醫(yī)院檔案管理工作建設(shè)還有待提高和完善，大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理工作都是好的，配置了專業(yè)的檔案管理人員，但是都是身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案管理工作管理有點混亂。在進行各類檔案資料的收集、整理還有錄入過程中沒有充分的利用計算機信息技術(shù)來進行，而是依靠大量的人力進行操作。檔案中的紙質(zhì)檔案占據(jù)了很大一部分比例，紙質(zhì)檔案難以保存，同時量比較大，需要定期地進行整理、分類和維護工作。因此，對于檔案管理，雖然有專人負責，但卻很難達到理想的管理效果。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理非常重視，也明確了檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要性，并將其列入了議事議程，也不斷征求各方意見，希望采取更有效的管理措施，以提高檔案管理效率，為醫(yī)院發(fā)展提供有利條件。
二、辦公自動化環(huán)境對于檔案管理的重要性
辦公室自動化建設(shè)指的是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和電子網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品等作為工作輔助，提升本單位、企業(yè)等相應(yīng)的資料管理工作質(zhì)量。原有的檔案管理模式已經(jīng)不適合現(xiàn)代科技發(fā)展的需求，辦公室自動化建設(shè)能夠創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，加強檔案管理工作的方便快捷，節(jié)省大量的人力和物力，同時也能夠讓檔案管理工作變得更加快捷、有效，加強了工作的規(guī)范性，提升了管理效率。辦公室自動化環(huán)境建設(shè)同樣能夠促進醫(yī)院運營的數(shù)字化現(xiàn)代化發(fā)展，不管是醫(yī)院的管理方式改善還是管理體制改革，辦公自動化環(huán)境建設(shè)都能夠起到良好的促進和推動作用。
三、辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作建設(shè)策略
（一）完善檔案管理人員配置。
醫(yī)院想要加強檔案管理工作質(zhì)量，需要先完善醫(yī)院檔案管理工作人員配置。以往的傳統(tǒng)檔案管理工作都是選擇相關(guān)工作人員兼職或者是輪流值班，這并不能夠把醫(yī)院的檔案管理工作落實到實處?；谵k公自動化的前提下提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，需要首先完善工作人員配置，提升管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)和人文素養(yǎng)，提升檔案管理人員管理水平，促進醫(yī)院檔案管理工作的進一步發(fā)展。對此，除了在檔案管理人員上崗前進行崗位培訓，確保其掌握辦公自動化技術(shù)外，還應(yīng)當在工作中舉辦辦公自動化新技術(shù)培訓活動，并鼓勵檔案管理工作人員積極參與到培訓中，提升現(xiàn)有檔案管理工作人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)掌握和應(yīng)用能力，讓管理人員能夠具備相應(yīng)的檔案管理知識，熟練掌握相應(yīng)的工作技巧，能夠與時俱進，以培養(yǎng)更多擁有自動化手段的高水平檔案管理工作人員，提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。
（二）規(guī)范檔案管理工作流程。
醫(yī)院在加強檔案管理工作質(zhì)量的同時，要重視檔案的安全保護工作。在進行檔案管理工作中，制定出相應(yīng)的檔案管理工作流程，利用現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)，提升醫(yī)院檔案管理工作效率，保障檔案管理的權(quán)威性和科學性。檔案管理工作存在一定的安全風險，因此想要加強檔案管理工作的安全性，就需要建立規(guī)范化的檔案管理工作流程，利用辦公自動化管理手段，不同的用戶有不同的登錄密碼和登錄名稱，保證檔案信息不外泄，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)電子平臺對于醫(yī)院檔案管理工作的有效性作用。
（三）加強檔案管理意識。
目前影響檔案管理工作質(zhì)量最重要的因素就是對于檔案管理工作的忽視，一部分醫(yī)院沒有對檔案信息管理工作加以重視，因此在工作中沒有配置完善的工作人員，工作中沒有建立起規(guī)范的工作流程等。因此必須要加強醫(yī)院檔案管理人員還有醫(yī)院相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理信息化建設(shè)的重視，充分理解辦公自動化對于醫(yī)院檔案管理工作的促進意義，加強對檔案管理工作的宣傳，把檔案管理意識能夠正確樹立到工作人員思想中，才能夠更好地利用自動化辦公環(huán)境來加強醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量。
四、結(jié)語
目前醫(yī)院的檔案管理工作還存在很多問題，例如工作人員配套不齊全，管理意識淡薄等，因此改變傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作方式很重要，要充分的利用好辦公自動化管理系統(tǒng)，促進醫(yī)院檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。
【參考文獻】
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作者：劉紅梅 單位：山東省萊鋼集團有限公司醫(yī)院檔案室
第二篇：醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路
【摘要】社會經(jīng)濟的不斷變化和發(fā)展讓新醫(yī)改政策有了實施的空間，醫(yī)院的服務(wù)正在不斷地提升和創(chuàng)新，其中醫(yī)院的檔案管理也是非常重要的一項工作。在社會管理過程中，新信息和新資料管理工作需要有先進行的管理思想和管理機制，因此本文主要是對醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路進行探索分析。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院辦公室；檔案管理；工作；優(yōu)化建設(shè)思路；探索
醫(yī)院的檔案管理工作主要是對病歷進行管理，對文書以及相關(guān)的信息進行管理分析。要想提升醫(yī)院的業(yè)績，其中非常關(guān)鍵的一點就是做好辦公室檔案管理的工作安排，檔案管理工作的有效提升能夠?qū)︶t(yī)院做好相關(guān)的決策起到積極的促進作用，促進醫(yī)院的快速發(fā)展，也能夠順應(yīng)時代的發(fā)展變化，只有這樣才能夠提升醫(yī)院在經(jīng)濟社會中的良好發(fā)展。
一、醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀分析
在當前我國的發(fā)展過程中，醫(yī)院管理還存在一定的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。從領(lǐng)導(dǎo)運行的機制方面分析，我國在醫(yī)院辦公室的檔案管理過程中還是進行統(tǒng)一性的管理，在一些大型醫(yī)院當中，檔案的綜合性管理是在人力檔案上還有文件檔案上。其次，從醫(yī)院的檔案管理效益上分析，一些市級的醫(yī)院實現(xiàn)人員的綜合性管理需要有一定的人力、物力還有財力方面的支持，相應(yīng)的制度也更加健全，資料使用更加豐富化。但是醫(yī)院并沒有將辦公室檔案管理制度放在突出的重要位置上，缺少人員的專業(yè)性建設(shè)，很多管理的意識也不能追趕上時代的潮流，這樣最后就是導(dǎo)致檔案信息的使用不夠健全，缺少實質(zhì)性的內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上阻礙了醫(yī)院的全面性發(fā)展。
二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路分析
（一）優(yōu)化檔案管理，不斷地與時俱進。
醫(yī)院辦公檔案管理需要樹立起時代的眼光，堅持與時俱進，還需要從道德和業(yè)務(wù)水平等等多個方面入手進行分析，很多醫(yī)院檔案管理人員因為缺少相關(guān)的培訓，對這項工作還不能很好的關(guān)注和認識，最后導(dǎo)致資料管理歸類不健全，檔案保存也缺少條理性，在查找以及使用的過程中會遇到多種問題，不能真正地發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢作用。不斷地與時俱進，樹立起安全的意識就是從檔案管理的多個方面進行入手分析，例如，在春天，天干氣燥的時候非常容易發(fā)生火災(zāi)，這樣就需要對防火工作進行全面的了解和分析，如果是雨季，就需要關(guān)注檔案是否會被雨水侵蝕，受潮。如果是信息化電子檔案，就需要關(guān)注檔案設(shè)備還有檔案系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)運行過程中的安全性，增加密匙或者是防火墻，還需要強化登陸系統(tǒng)的身份確定，防止出現(xiàn)黑客木馬，防止出現(xiàn)偷盜的行為等等，醫(yī)院的檔案管理人員要注意，在檔案的調(diào)出和使用過程中不能隨意亂扔和隨意放置。
（二）強化醫(yī)院辦公室檔案的源頭管理。
所謂的醫(yī)院辦公室檔案源頭管理主要是在開發(fā)方面強化工作。首先，不斷地提升檔案管理人員對檔案進行有效處理的能力，其中有檔案的歸類還有檔案的儲備等等，要讓各種檔案信息質(zhì)量得到管理方面的提升就需要不斷地強化人員在此方面的工作能力。所有的管理最后的目的就是實現(xiàn)對檔案價值的使用，將檔案自身的功能發(fā)揮到實處，檔案管理人員要對自己搜集到的信息和資料進行妥善保管，只有這樣才能夠讓信息的可用程度更強。檔案的管理工作還需要協(xié)調(diào)醫(yī)院的每一個部門，調(diào)動起工作人員的責任心，將檔案管理工作的優(yōu)劣列入年終考核過程中，如果是管理得當?shù)牟块T就需要給予一定的嘉獎，管理不善的部門需要進行一定的懲罰。
（三）抓住重點，層層遞進。
醫(yī)院的檔案管理工作不能只停留在表面上還需要層層遞進，一切秉承著為醫(yī)院負責和服務(wù)的理念，對于檔案管理人員需要抓住重點，逐一突破，只有這樣才能夠提升檔案管理的效率。例如在檔案的信息化建設(shè)方面，強化信息化建設(shè)的流程，從點到線，從線到面地進行專題分類，讓醫(yī)院的檔案管理進入到辦公自動化系統(tǒng)當中，不能落下任何一個環(huán)節(jié)。醫(yī)院信息資源的開發(fā)和使用也是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，在這個環(huán)節(jié)上要做好多方面的分析工作，不斷地創(chuàng)新工作方式，不斷地進行信息資源建設(shè)，只有這樣才能夠讓檔案管理更上一個臺階。物質(zhì)保障也是檔案管理的一個關(guān)鍵點，主要體現(xiàn)在環(huán)境方面，檔案的存儲空間方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案都需要有一定的空間，有設(shè)備的保障，還要有技術(shù)的保障，不斷地強化工作人員的專業(yè)性技能，以此掌握好更為先進性的工作方式。每一種檔案的管理都是為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)的，因此在這一過程中職工需要對檔案信息資源進行開發(fā)，還需要提升相關(guān)工作人員的責任以及使命，在此過程中讓檔案的整理、使用工作形成一個完善性的鏈條，提升檔案的利用程度，讓檔案管理能夠成為醫(yī)院發(fā)展的堅實后盾。檔案的合理性開發(fā)和使用能夠讓醫(yī)院達到經(jīng)濟效益增長以及社會效益增長的目的。檔案管理方式要使用循序漸進的方式，不是一蹴而就的，否則就會延誤檔案管理，降低檔案管理的效果，每一個科室也都需要給檔案管理做出更多的貢獻，對信息系統(tǒng)進行改造升級，保障檔案管理能夠在醫(yī)院發(fā)展過程中更加持續(xù)。
三、結(jié)束語
綜上所述，本文對醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路進行了分析和研究，醫(yī)院的檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院的長遠發(fā)展，關(guān)系到醫(yī)院的進步還有醫(yī)院多種資料、資源的有效使用，因此在檔案管理過程中需要樹立起全新的意識，不斷地對檔案管理進行新的審視，只有這樣才能夠提升管理的效果，才能夠讓檔案管理走向更好的明天。
【參考文獻】
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作者：曹會忠 單位：淄博市精神衛(wèi)生中心
第三篇：新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進
摘要：經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展促使我國的醫(yī)療體系改革在不斷的推進，檔案管理是醫(yī)院管理的重要工作內(nèi)容，是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作之一，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的發(fā)展和管理呈現(xiàn)出新的趨勢，檔案管理工作也出現(xiàn)新的特點和要求。但是在實際工作中，醫(yī)院檔案管理工作并沒有與新醫(yī)改的發(fā)展要求相適應(yīng)，需要結(jié)合醫(yī)院工作的實際，對醫(yī)院檔案管理工作進行改進和創(chuàng)新?；诖耍疚膶π箩t(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理改進相關(guān)內(nèi)容進行了分析和探究。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；新醫(yī)改
社會發(fā)展的重要組成部分，在新的發(fā)展形勢下，醫(yī)療體系改革在不斷的突進，新時期的醫(yī)療系統(tǒng)發(fā)展朝著現(xiàn)代化、信息化的方向不斷發(fā)展。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，是關(guān)系到醫(yī)院發(fā)展和管理科學性的重要基礎(chǔ)工作。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的檔案管理工作要從實際出發(fā)，積極做出調(diào)整和改變，更好地適應(yīng)新時期醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療改革的要求。
一、當前醫(yī)院檔案管理工作中需要改進的問題
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作中仍然存在著一些需要改進的問題，主要集中在以下幾個方面。首先，醫(yī)院檔案管理的觀念不能符合新時期醫(yī)院管理發(fā)展的要求，檔案管理工作與臨床管理、藥品管理等工作一樣都是醫(yī)院管理發(fā)展的重要組成部分，但是長期以來，醫(yī)院管理者對檔案管理的重要性認識不夠，在檔案管理人力、資金投入方面都是比較欠缺的，在這種錯誤的觀念影響下，員工對檔案管理工作的重要性也沒有科學的認識，在工作中出現(xiàn)了不負責任、敷衍了事的現(xiàn)象，對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生了極為不利的影響。其次，醫(yī)院檔案管理工作制度不夠完善也是新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作需要改進的一個重要方面，管理制度不夠健全、監(jiān)督機制更是欠缺，這些使得醫(yī)院的檔案管理工作長期處在管理不嚴格、不受約束和監(jiān)督無能的狀態(tài)下，不能夠發(fā)揮檔案管理工作的切實效能。最后，醫(yī)院檔案管理人員隊伍的整體素質(zhì)能力有待進一步提升，新醫(yī)改背景下，現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作中，但是相關(guān)人員的工作能力有限，影響了檔案管理信息化和現(xiàn)代化水平的提升，從某個角度上說，人員問題已經(jīng)成為制約醫(yī)院檔案管理科學、有效進行的關(guān)鍵要素，需要進行大力的改革和提升。
二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進的對策和方法
(一)積極轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理理念
在新醫(yī)改背景下，必須結(jié)合新時期醫(yī)院發(fā)展改革的要求，積極更新觀念，認識到檔案管理在促進醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中的重要意義，強化醫(yī)院檔案管理意識。首先，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者要對檔案管理的重要性給予足夠的認識，也就是說領(lǐng)導(dǎo)者和管理者要積極的轉(zhuǎn)變觀念，認識到檔案管理在促進醫(yī)院管理發(fā)展方面的重要意義，并且在人力、物力、財力等方面給予大力的支持，將檔案管理工作納入到醫(yī)院的議事日程當中，做到科學規(guī)劃、認真管理。其次，要在醫(yī)院內(nèi)部強化檔案管理工作重要性的宣傳教育工作，提高醫(yī)院員工對檔案管理重要性的進一步認知，檔案管理部門人員要重新審視自身的工作，認真負責的開展檔案管理工作，其他科室人員要做到積極配合，為檔案管理工作的順利、高效開展提供可靠的保障。
(二)健全和完善醫(yī)院檔案管理制度
健全和完善醫(yī)院檔案管理制度主要從以下幾個方面采取措施。首先，結(jié)合醫(yī)院實際制定檔案管理工作制度，并且落實管理制度的落實，尤其是檔案管理部門的工作人員要對管理制度的內(nèi)容進行熟悉，確保制度執(zhí)行的科學性。其次，要在檔案管理工作中落實信息檔案科的主體效能，基于信息檔案管理科室的工作職責，結(jié)合新時期檔案管理工作的要求，建立高效的檔案管理工作模式，也就是說，信息檔案科室要承擔起檔案管理和檢查以及檔案管理業(yè)務(wù)培訓等相關(guān)工作，其他各相關(guān)科室要做好檔案資料的收集、整理等相關(guān)工作。另外，要積極構(gòu)建各個相關(guān)科室之間的溝通和合作渠道，以此來完善醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作體系，通過各個部門之間的合作交流共同推動醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。
(三)推動檔案管理工作信息化建設(shè)進程
信息時代的發(fā)展對現(xiàn)代醫(yī)院管理發(fā)展產(chǎn)生了深刻的影響，檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，必然也要適應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，積極推動信息化建設(shè)工作，要在檔案管理工作中充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。首先，要在醫(yī)院內(nèi)部建設(shè)一個比較完善的計算機網(wǎng)絡(luò)檔案體系，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。其次，要進一步推動檔案管理手段和方法的信息化建設(shè)進程，也就是說，對醫(yī)院檔案管理中的各種文件要進行統(tǒng)一的數(shù)字化處理，通過網(wǎng)絡(luò)平臺和系統(tǒng)來實現(xiàn)資源的傳輸、共享。需要注意的是，開展信息化檔案管理，要特別重視檔案管理工作的安全性，要采取相應(yīng)的信息安全手段來確保檔案信息的安全性。
(四)強化醫(yī)院檔案管理隊伍建設(shè)
檔案管理隊伍的素質(zhì)和能力會對檔案管理工作的效能和相關(guān)推進產(chǎn)生直接的影響，針對現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作水平低、人員綜合素質(zhì)能力不高的問題，需要醫(yī)院從實際出發(fā)，在人員隊伍建設(shè)、業(yè)務(wù)能力培訓等方面提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和水平。首先，要將觀念先進、業(yè)務(wù)能力強、具有現(xiàn)代信息操作技術(shù)的人員引入到檔案管理工作隊伍當中。其次，要強化對醫(yī)院檔案管理人員的技能和業(yè)務(wù)培訓工作，促使檔案管理人員的素質(zhì)和能力能夠適應(yīng)新時期醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的要求。另外，要強化對檔案管理工作人員的監(jiān)督考核工作，督促檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變思想、認真開展工作，并且能夠結(jié)合崗位工作要求不斷的加強自我學習和培訓，促使自身能力的不斷提高。
三、結(jié)語
新醫(yī)改是關(guān)系到社會發(fā)展和人們健康生活發(fā)展的重要策略，同時對醫(yī)院的各項管理工作提出了新的要求。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，是關(guān)系到醫(yī)院建設(shè)管理的重要基礎(chǔ)工作。在新的發(fā)展形勢下，需要結(jié)合新醫(yī)改的相關(guān)要求，從醫(yī)院自身實際出發(fā)，做好檔案管理的理念轉(zhuǎn)變、制度建設(shè)、信息化管理手段推進和人員隊伍建設(shè)等相關(guān)工作，不斷提升新時期醫(yī)院檔案管理工作的水平。
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作者：趙玉玲 單位：肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院
