人力資源管理看人事檔案管理工作探析

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【摘要】隨著我國經濟體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事管理以無法適應當前時展的要求，只有對人事檔案管理工作進行大膽的改革和創(chuàng)新才能跟上時代的步伐，才能為企業(yè)做出更大的貢獻。

【關鍵詞】人力資源；檔案管理；問題；措施

一、現代人力資源管理的特點

簡單的說現代人力資源的特點是為公司吸引優(yōu)秀的人才，留住優(yōu)秀的人才，要保持員工發(fā)揮出最高的能力，實現企業(yè)制定的各種目標。具體的說，現代人力資源管理是根據企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略要求，有計劃地對人力資源進行科學、合理的配置，通過招聘、對企業(yè)內部員工的培訓、使用、考核、激勵、調整等一系列的措施，調動員工的工作積極性，提高員工的責任心，積極發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值，為企業(yè)創(chuàng)造效益。21世紀是全球化、市場化和信息化的時代，是以知識為主宰的時代，在新的經濟條件下，企業(yè)的人力資源管理必然要發(fā)生相應的變化。因此，企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)將構筑在Internet的計算機網絡平臺上，形成新型的人力資源管理模式。

二、現代人力資源的管理與檔案工作管理的關系

現代人力資源的管理強調的是對人的管理，不僅是管理的主體也是客體，人必須有一定的管理能力才能完成這一過程，在日益激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)之間的競爭就是人才的競爭，只有企業(yè)把人力資源作為首要的資源才能在市場經濟的大潮中利于不敗之地，因此人力資源管理已成為今后企業(yè)發(fā)展的重中之重。而人事檔案管理是人力資源管理過程中所有人員基本信息的主要依據，它不僅包括儲存了人力資源的所有基本信息，還包括儲存了所有人的真實歷史記錄，如獎勵情況、立功情況、記過情況、處罰情況及其它情況等。企業(yè)的人事檔案是由真實的原始資料所組成，不能有絲毫的纂改，它真實的記錄和反應了個人經歷、思想品德、業(yè)務情況、個性特點、專長和愛好等，是對員工的歷史全面的考察了解和提拔使用的重要依據。因此是人力資源管理不可缺少的組成部分。人力資源管理的很多職能都與檔案管理有著密不可分的關系，完整和真實的檔案管理對人力資源的管理有著很強的促進作用?？梢詾槿肆Y源管理過程中提供十分有價值的信息，可以及時的發(fā)現人才，也可以及時阻止出現濫竽充數現象的發(fā)生，這就有效的避免埋沒人才，壓抑人才。

三、現代人事檔案管理過程中存在的一些常見的問題

1.一些主管領導對基層的人事檔案管理漠不關心，對人事提拔和重用只看表面和其他人的推薦，使人事檔案管理形同虛設。一個人的檔案記錄了在此之前很多真實的歷史，也具體體現了他真實的一面，如其性格、世界觀及價值觀等，大家都知道，世界上最難改變的就是人的習慣和性格，一旦忽視這方面的工作，在選人用人時難免會出現失誤。2.檔案管理不規(guī)范，不能及時將一些人的獎勵及劣跡清楚的記錄在案，給今后的人力資源管理帶來很大的困難?，F代人力資源的管理是如何選人、用人和淘汰人等，而由于檔案管理的不規(guī)范造成使一些人的檔案中幾乎什么都沒有，使人力資源的領導無法從檔案中看到任何有價值的東西。這不光是檔案管理部門的問題，也存在人力資源管理方面的問題，如一些單位管理沒有做到系統(tǒng)化，一些受到的獎勵情況、處罰情況等沒有及時的報到檔案管理部門，造成檔案記錄不全面。3.檔案管理質量達不到標準，真實性、準確性及完整性不足。（1）在錄用人員時，基本信息缺乏真實性，對關鍵的項目沒有經過任何考究就歸檔，同時一些檔案管理人員隨意更改檔案內容，造成檔案缺乏真實性。（2）一些檔案管理人員對工作不細心，在一些檔案的記錄中，大學畢業(yè)時的年齡、參加工作時的年齡等對不上，造成一些檔案缺乏準確性。（3）一些檔案存在許多不完整的部分，不是時間對不上，就是很長一段時間是空白的，很不完整。4.一些部門人事檔案落后，到目前為止還仍然存在手工編輯和檢索的檔案管理工作。當前我國已進入信息時代，檔案信息自動化在很多城市早已普及，但在一些單位仍存在手工編輯和檢索檔案工作，造成一些關鍵的材料不能及時歸檔，在查找一些信息時，有時無法及時的查閱到。四、按照現代化人力資源管理的要求，構建新型的人事檔案管理模式1.做到管理要系統(tǒng)化。人力資源的管理設計到單位的各個部門，而各個部門對人員的獎懲、錄用、提拔等都要經過人力資源部門的審查，審查結束后各級領導簽字同意后要下發(fā)，所下發(fā)的各種文件一定要及時到檔案部門存檔，存檔過程中一定要及時、真實、準確，存檔的項目要完整。同時管理要有連續(xù)性，要將管理進行規(guī)范化、標準化和制度化，使各個部門的管理形成一種職業(yè)習慣，最終使管理形成一個有機的系統(tǒng)。2.要加強檔案人員的管理工作，提高檔案人員的業(yè)務素質。要經常檢查檔案記錄的質量，如檔案記錄的真實性、準確性等；應該保密的是否做到位；檢查有無被漏掉的內容以及歸檔的及時性等，對發(fā)現的問題要及時的糾正，對出現問題的責任人要及時的處理，以免重復發(fā)生。同時要制定檔案管理人員培訓計劃，提高他們的業(yè)務素質和思想品德修養(yǎng)，使他們認真工作，樹立他們愛崗敬業(yè)的思想，高標準、嚴要求，適應現代人力資源管理的新要求。3.加快建設人事檔案管理工作的科學化、現代化工作。人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括先進的管理手段，又包括科學的管理理念。而管理手段和科學管理理念最終是要在企業(yè)中建立一個以單位員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統(tǒng)的自動化，而這個自動化系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統(tǒng)，實現人事檔案的計算機管理。結束語我們已經進入信息時代，隨著我國市場經濟的不斷發(fā)展，市場競爭將更加激烈，而市場競爭其實就是人才競爭，檔案凝聚著企業(yè)的所有創(chuàng)造、所有知識，檔案承載著企業(yè)人才的信息，檔案管理不再是無足輕重，他為人力資源管理提供第一手基礎材料，這就要求我們人事檔案管理人員要認真學習，適應知識經濟時代賦予我們新的要求，為檔案管理工作做出我們應有的貢獻。

參考文件：

[1]青松.試論現代企業(yè)人力資源管理的發(fā)展趨勢[J].理論與當代,2009年09期.

[2]崔娜.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].價值工程,2011年24期.

作者:張民