人才交流服務(wù)中心檔案管理工作探索

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摘要：人才交流服務(wù)中心是人才與企事業(yè)單位之間的橋梁，保證其信息的完善和齊全，是人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的重要內(nèi)容。但目前我國(guó)人事人才交流服務(wù)中心檔案管理工作還存在一些問題，需要進(jìn)一步采取有效措施，做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：人才交流服務(wù)中心；檔案管理工作；策略分析

一、人才服務(wù)中心人事檔案管理概述

人事檔案管理是指在開展人事管控活動(dòng)時(shí)，其主要作用是記載和反饋個(gè)體情況的資料，記載的主要內(nèi)容是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力以及工作狀況等，由人事、組織、勞資等部門的管理，做好這些人事檔案的管理工作對(duì)于個(gè)人的發(fā)展具有重要的影響，對(duì)于人才服務(wù)中心各個(gè)部門之間的交流溝通具有重要意義。

二、人才服務(wù)中心存在的人事檔案管理問題分析

1.人事檔案內(nèi)容不夠全面目前，人才服務(wù)中心在人事檔案采集方面，采用的依然是傳統(tǒng)的收集標(biāo)準(zhǔn)，如在個(gè)人履歷、自傳信息和教育程度以及獲取證書狀況等方面采用的是傳統(tǒng)的審核方式，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，這些內(nèi)容也已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)用人單位對(duì)人才的需要，更多的企業(yè)用人單位更加關(guān)注的是職員的人才類型、綜合的管理能力、專業(yè)的技術(shù)能力以及較強(qiáng)的心理綜合素質(zhì)、創(chuàng)新意識(shí)與能力等，然而人事檔案管理中心在這些方面沒有投入更多的關(guān)注。2.人檔分離的問題人檔分離是人事檔案管理中比較顯著的問題，這不利于發(fā)揮人事檔案、信息資料的作用。而且，目前隨著我國(guó)小微型企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)不斷增多，在人力資源在聘用方面受到市場(chǎng)波動(dòng)的幅度也在增大，一些職員于是隨著調(diào)換不同的工作崗位，而職員在調(diào)動(dòng)之際沒有充分重視對(duì)自己的人事檔案進(jìn)行合理地處置與管理，一部分人甚至覺得這些檔案并沒有什么用處，將之放置于人才服務(wù)中心不予搭理，而人才服務(wù)中心對(duì)這些資料也沒有及時(shí)地更新，因此，導(dǎo)致人檔分離的問題比較突出。3.檔案管理模式的問題人才服務(wù)中心在檔案的管理方面其模式還是有必要?jiǎng)?chuàng)新的，將以往采取人力進(jìn)行資料的收集、分類以及篩選等繁雜的工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化電子管理模式，依靠人力進(jìn)行資料的采集與分類加大了職員的工作量，同時(shí)也降低了對(duì)檔案的管理效率，因此，采用先進(jìn)的信息采集、分類技術(shù)是檔案管理的必然趨勢(shì)，能夠?yàn)槠髽I(yè)和個(gè)人提供更滿意的服務(wù)。

三、加強(qiáng)人才服務(wù)中心的人事檔案管理策略分析

1.豐富人事檔案的信息人才服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)不斷地獲取企業(yè)對(duì)人才的最新要求，將人才各方面的能力，包括“硬件”能力和“軟件”能力，如應(yīng)聘者的業(yè)務(wù)能力、個(gè)人專長(zhǎng)、人才類型和心理素質(zhì)等統(tǒng)統(tǒng)納入考慮范圍之內(nèi)，并想方設(shè)法完善人事檔案信息，以為各個(gè)企事業(yè)用人單位提供信息完整的檔案文件，方便用人單位更好的掌握各種人才信息和資料，滿足企業(yè)對(duì)人才的需求。2.完善檔案管理制度在檔案的管理方面，可采用分級(jí)管理和數(shù)據(jù)化管理相結(jié)合的方式，并建立全面統(tǒng)一的人事檔案管理制度。分級(jí)管理是指根據(jù)社會(huì)公眾的不同發(fā)展需要，實(shí)施不同的人事檔案管理方式，同時(shí)將比較有限的人力資源和物力等合理分配到任務(wù)比較復(fù)雜的檔案管理事物中，切實(shí)落實(shí)檔案管理職員的責(zé)任和義務(wù)，促進(jìn)檔案管理工作效率的不斷提高。數(shù)據(jù)化管理方式是指將電子檔案管理方式加以運(yùn)用推廣，注意將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子的方式加以保存和使用，這便需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)相配套的、合理完善的人事檔案管理系統(tǒng)，將職員們?nèi)粘５男畔⒉杉头诸?、保存工作信息化。為方便企事業(yè)單位對(duì)人才信息的查閱，可建成全國(guó)性質(zhì)的人事檔案信息庫，并不斷提升人事檔案信息化管理水平。全面統(tǒng)一的人事檔案管理制度的建立可以為人事檔案的收集、整理和調(diào)轉(zhuǎn)等工作環(huán)節(jié)提供相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求，使得人事檔案的使用效率進(jìn)一步提升。3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)檔案管理者個(gè)人的管理能力和職業(yè)素養(yǎng)對(duì)人事檔案管理具有重要意義，因此需要從各個(gè)方面入手增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以滿足檔案管理質(zhì)量提升的要求。首先，需要讓檔案管理者認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生的重要作用，只有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，才能強(qiáng)化檔案管理者的責(zé)任意識(shí)，端正工作態(tài)度，以文明禮貌的行為服務(wù)社會(huì)和人民。其次，需要建立適合人才服務(wù)中心的分管負(fù)責(zé)制度，保證每一份檔案都有專門的管理者進(jìn)行負(fù)責(zé)，防止有檔案信息發(fā)生遺漏狀況。其三，在選拔應(yīng)聘人員時(shí)，須按照嚴(yán)格的選拔標(biāo)準(zhǔn)對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行篩選和任用；對(duì)于在職工作人員，則要加強(qiáng)工作內(nèi)容的培訓(xùn)和責(zé)任意識(shí)的教育力度，在信計(jì)算機(jī)息安全防范方面也需要加強(qiáng)，使職工與時(shí)俱進(jìn)，掌握電子信息技術(shù)，適應(yīng)信息時(shí)代下檔案管理工作的要求。最后，需要建立獎(jiǎng)懲分明的考核制度，對(duì)于工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)，具有責(zé)任心的職員給予表彰，鼓勵(lì)其再接再厲，將人事檔案管理工作做得更好，更完善；對(duì)于工作態(tài)度不夠端正、考核不合格者則須進(jìn)一步加強(qiáng)思想教育和技能培訓(xùn)，或者進(jìn)行崗位的調(diào)整，以此來促進(jìn)職工不斷地強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。

結(jié)語

總之，人才服務(wù)中心在檔案的管理方面須從職員素質(zhì)、制度體系、現(xiàn)代化管理方式等方面入手，加強(qiáng)對(duì)檔案的高效管理和利用，更好地為企業(yè)的發(fā)展提供詳細(xì)完備的人才檔案管理和服務(wù)，滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求。

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[2]紀(jì)嘉奎.淺析人才服務(wù)中心的人事檔案管理問題及其措施[J].環(huán)球市場(chǎng)，2016（29）：44-44.

作者:蘭暉 單位:山西省運(yùn)城市人才開發(fā)交流服務(wù)中心