建筑施工材料采購內(nèi)部控制管理

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摘要：在當(dāng)前社會，內(nèi)部控制是企業(yè)管理內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動的主要手段，目的是維持企業(yè)的正常運(yùn)營狀況，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的整體實(shí)力，確保企業(yè)內(nèi)部信息的準(zhǔn)確性，避免資產(chǎn)受到威脅并實(shí)現(xiàn)自己的戰(zhàn)略目標(biāo)等。但是，目前國內(nèi)大部分企業(yè)的內(nèi)部控制仍存在各種問題，許多國內(nèi)企業(yè)還沒有建立相對完整的內(nèi)部控制系統(tǒng)來確保良好的生產(chǎn)經(jīng)營。所以，企業(yè)要可持續(xù)發(fā)展下去就必須建立健全的內(nèi)部控制系統(tǒng)。在項(xiàng)目施工過程中，如果建筑企業(yè)希望項(xiàng)目順利進(jìn)行，則需要確保建材及時采購及進(jìn)場。在現(xiàn)階段，多數(shù)建筑企業(yè)已經(jīng)從運(yùn)營和發(fā)展的角度認(rèn)識到了建材采購內(nèi)部控制的重要性，并且正在認(rèn)真探尋符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展的建材采購內(nèi)部控制制度。并且將加大建材采購的內(nèi)部控制作為企業(yè)快速、穩(wěn)步及健康發(fā)展的有效手段。本文探討并分析了建筑企業(yè)建材采購的特點(diǎn)和重要性，提出了企業(yè)建材采購內(nèi)部控制的有效策略，希望對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展有所支持。

關(guān)鍵詞：建筑施工；材料采購；內(nèi)部控制

1引言

統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，多達(dá)70％的企業(yè)破產(chǎn)是由于企業(yè)內(nèi)部控制混亂造成的。因此，為了企業(yè)的健康發(fā)展，必須加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，降低企業(yè)的潛在風(fēng)險，及時有效地進(jìn)行風(fēng)險管理。自2011年以來，國家對房地產(chǎn)市場的大規(guī)?？刂埔褜ㄖ袌霎a(chǎn)生了嚴(yán)重影響，致使建筑業(yè)規(guī)模整體減少，給經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來了嚴(yán)重?fù)p失。除此之外，原材料、能源和勞動力價格上漲也威脅到建筑業(yè)。內(nèi)部和外部問題如此之多，使中小型建筑企業(yè)的發(fā)展變得舉步維艱，甚至走向破產(chǎn)。在這種情況下，許多建筑企業(yè)正在放慢發(fā)展步伐，尋找提高競爭力的方法，并在建筑行業(yè)的市場中謀求適合自己的路徑。建筑企業(yè)有不同的內(nèi)部控制程序，各自都有自己的優(yōu)勢。但是，由于各個建筑企業(yè)內(nèi)部控制的特殊性，其內(nèi)控制度總有疏漏，大多數(shù)建筑企業(yè)迫切需要創(chuàng)建一個相對完整的內(nèi)部控制系統(tǒng)來解決內(nèi)部控制存在的問題。隨著施工過程中市場經(jīng)濟(jì)體制和招投標(biāo)制度的逐步完善，市場競爭日趨激烈，建筑企業(yè)作為一種使用建筑材料專門從事建筑商品生產(chǎn)的企業(yè)，無法像其他生產(chǎn)企業(yè)，可以通過對原材料的內(nèi)部控制來控制材料成本。有些企業(yè)為了拿到建筑材料的供貨權(quán)，不斷降低材料的供應(yīng)價格，最后在供貨的時候偷工減料，由于以上原因建筑材料采購的內(nèi)部控制才被提出來，企業(yè)才越來越重視內(nèi)部控制。

2內(nèi)部控制的定義

內(nèi)部控制直到1930年代才被提出、認(rèn)可和認(rèn)同，并且作為一個特殊的術(shù)語和完整的概念。在人類社會的歷史上，內(nèi)部控制的基本思想和主要形式是內(nèi)部遏止。“內(nèi)部控制是企業(yè)為了保護(hù)資產(chǎn)，確保會計信息的可靠性和準(zhǔn)確性以及以提高運(yùn)營效率為目的而建立的。通過各種組織計劃、方法和支持措施，使業(yè)務(wù)管理部門加快政策的實(shí)施?！泵绹詴嫀焻f(xié)會于1988年審計標(biāo)準(zhǔn)。第一次將“內(nèi)部控制”更改為“內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)”，而企業(yè)的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)還包含了為企業(yè)的特定目標(biāo)創(chuàng)造了合理的保證而出臺的不同的政策和程序。“內(nèi)部控制整體框架”這一定義于1992年在《內(nèi)部控制-整體框架》中被COSO提出來，即企業(yè)的董事會、管理人員和工作人員提供的合理保證程序?yàn)榱巳齻€目標(biāo)：提高財務(wù)報告的可靠性、遵守相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)活動的效率和有效性。內(nèi)部控制定義為企業(yè)內(nèi)部要素的集成，包括系統(tǒng)、流程、資源文化、結(jié)構(gòu)和任務(wù)。這些元素結(jié)合在一起，支持實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。財政部在《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（2010年）中對內(nèi)部控制的定義如下：企業(yè)董事會、監(jiān)督委員會、經(jīng)理和所有工作人員執(zhí)行的控制過程，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)控制目標(biāo)。其目標(biāo)是合情合理確保法律上遵守業(yè)務(wù)控制措施，資產(chǎn)保障措施和財務(wù)報表的真實(shí)完整性，提高業(yè)務(wù)效率和效力，加快企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

3內(nèi)部控制的組成部分

在現(xiàn)代社會中，企業(yè)內(nèi)部控制和管理對于企業(yè)的整體發(fā)展變得越來越重要。COSO內(nèi)部控制是指企業(yè)董事會和管理人員以相互合作的方式建立一套適合企業(yè)發(fā)展的管理系統(tǒng)。其目的是確保企業(yè)的正常運(yùn)行，并確保數(shù)據(jù)和信息的準(zhǔn)確性和完整性，以提高整個企業(yè)的效率并為企業(yè)獲取更大的利潤。內(nèi)部控制的五個要素主要包括企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境，風(fēng)險評估，控制活動，信息和溝通以及內(nèi)部監(jiān)督。

3.1內(nèi)部環(huán)境

企業(yè)應(yīng)將內(nèi)部環(huán)境作為實(shí)施內(nèi)部控制過程的重要基礎(chǔ)，內(nèi)部環(huán)境主要包括組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、部門職責(zé)和管理機(jī)制。內(nèi)部環(huán)境的質(zhì)量直接影響企業(yè)內(nèi)部控制的效果的好壞。

3.2風(fēng)險評估

成立一個小組專門來評估建材采購的風(fēng)險，設(shè)置風(fēng)險預(yù)測水平的指標(biāo)，設(shè)置建材采購的目標(biāo)，確定風(fēng)險、分析和對應(yīng)措施，為建材采購的風(fēng)險評估水平設(shè)置矩陣圖，確定采購操作的風(fēng)險水平。通過處理和預(yù)防重大采購風(fēng)險，例如風(fēng)險預(yù)防、緩解風(fēng)險、分散風(fēng)險和承擔(dān)風(fēng)險策略，可以進(jìn)一步降低企業(yè)的重大采購風(fēng)險。常用的控件包括沒有交集的職務(wù)分開，內(nèi)部授權(quán)管理，文檔管理和信息內(nèi)部公開。

3.3控制活動

企業(yè)的管理人員要制定有關(guān)制度，以確保企業(yè)采取必要的預(yù)防措施，減少企業(yè)損失，使管理工作高效執(zhí)行起來，這稱為控制活動。為了實(shí)現(xiàn)對運(yùn)營的有效控制，企業(yè)通常會采取控制措施來實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。根據(jù)內(nèi)部控制目標(biāo)，企業(yè)結(jié)合有關(guān)的風(fēng)險應(yīng)對策略并全面應(yīng)用控制措施。常用的控件包括不相關(guān)的職務(wù)分開，內(nèi)部授權(quán)管理，文檔管理和信息內(nèi)部公開。

3.4信息和溝通

信息和溝通包括確保企業(yè)收集的內(nèi)部控制信息的可靠性和及時性，提供實(shí)施反饋，比較和分析預(yù)期目標(biāo)，檢查漏缺和填補(bǔ)空白。進(jìn)行有效地信息交流在企業(yè)內(nèi)外部。以確定并優(yōu)化內(nèi)部控制的實(shí)施。

3.5內(nèi)部監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督是實(shí)施內(nèi)部控制的重要保障，建立企業(yè)內(nèi)部控制制度后，它可以監(jiān)督檢查運(yùn)營過程中進(jìn)行的內(nèi)部控制工作，進(jìn)一步提高內(nèi)部控制的工作效率，并從不同的層面反映結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)并指出疏忽大意和薄弱環(huán)節(jié)。這稱為內(nèi)部監(jiān)督。通過內(nèi)部監(jiān)督，可以確保企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的具體實(shí)施和促進(jìn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效運(yùn)行，最終為企業(yè)良好運(yùn)營帶來顯著的變化。日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督是通常情況下的內(nèi)部監(jiān)督方法。

4建筑企業(yè)采購建材的內(nèi)部控制問題

4.1需求和采購計劃在形成時的主要風(fēng)險

在建材購買之前，需要對建材進(jìn)行基本情況的進(jìn)行摸底，例如預(yù)算價格、材料類型和供應(yīng)商篩選等。此步驟存在計劃不周的風(fēng)險，例如沒有提前提出到貨需求，沒有根據(jù)實(shí)際情況購買，不按照計劃數(shù)量或要求隨意進(jìn)行購買等情況。

4.2建材采購合同的管理和執(zhí)行不到位

企業(yè)采購合同的具體條款以互聯(lián)網(wǎng)或供應(yīng)商或分支機(jī)構(gòu)經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理與材料供應(yīng)商協(xié)商后提供的所謂“標(biāo)準(zhǔn)模型合同”為基礎(chǔ)。采購合同中沒有明確的條款就被有些人認(rèn)為是默認(rèn)規(guī)則，不應(yīng)在紙面上寫明。造成的后果就是企業(yè)的采購業(yè)務(wù)承擔(dān)了不可控制的風(fēng)險，給未來的采購業(yè)務(wù)合同的實(shí)施帶來了風(fēng)險。管理采購合同有三個方面：（1）負(fù)責(zé)簽署采購合同的人法律意識和對采購合同的防范意識低，以及對合同執(zhí)行風(fēng)險的認(rèn)識不到位。（2）采購合同的樣式不統(tǒng)一，采購合同有很多管理方面的漏洞。（3）采購合同在執(zhí)行和管理過程中存在著監(jiān)督既不規(guī)范也不完善的問題。工程項(xiàng)目主要基于項(xiàng)目經(jīng)理。在采購建材方面，項(xiàng)目經(jīng)理通常獨(dú)立完成采購工作并且購買多余的建材。也不一定要嚴(yán)格根據(jù)材料的質(zhì)量選擇，有可能被收買，拿取好處，用次品來代替優(yōu)等品，多拿的好處全都進(jìn)了自己的腰包等情況的發(fā)生。直接影響項(xiàng)目的成本和項(xiàng)目的質(zhì)量。

4.3偷工減料降低工程質(zhì)量

在某些情況下，為了贏得投標(biāo)，建筑企業(yè)盲目地降低了獲得項(xiàng)目的價格，并實(shí)施了低成本策略。建筑企業(yè)在施工過程中會因?yàn)轭A(yù)算不夠而昧著良心的降低產(chǎn)品質(zhì)量，從而導(dǎo)致質(zhì)量事故不斷發(fā)生。這些豆腐渣項(xiàng)目的出現(xiàn)會導(dǎo)致人民的生命安全沒有保障。

4.4關(guān)于材料采購的信息沒有及時交流

在建材采購過程中，建筑企業(yè)缺乏有效地內(nèi)部信息溝通和交流，只是用電話簡單溝通增加了傳輸物資采購信息的風(fēng)險，并在管理企業(yè)物資采購信息方面造成了漏洞。

4.5驗(yàn)收過程的問題

驗(yàn)收的關(guān)鍵是根據(jù)合同檢查和檢驗(yàn)選擇購買的商品，并確保其質(zhì)量符合承諾或有沒有遵照規(guī)定執(zhí)行。此階段的主要風(fēng)險：模糊的驗(yàn)收要求，不能按照正常程序進(jìn)行驗(yàn)收以及驗(yàn)收過程的異常情況不被重視，最后導(dǎo)致會計核算對不上或所購物品折損。

5采購建筑材料的有效內(nèi)部控制策略

5.1制定采購計劃并創(chuàng)建采購系統(tǒng)

采購計劃主要由項(xiàng)目預(yù)算人員制定。首先，項(xiàng)目預(yù)算人員根據(jù)建筑圖紙的建筑和設(shè)計要求來計算對建材的特定要求，并將其以電子數(shù)據(jù)的形式加載到項(xiàng)目建材的要求列表中。根據(jù)財務(wù)部門和采購建材的需求清單創(chuàng)建價格的近似預(yù)算表，并針對各種建筑材料和施工需求制定合理的采購計劃。采購計劃需要有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。同時，企業(yè)可以建立有關(guān)的采購小組，共同選擇可靠和高質(zhì)量的供應(yīng)商，以確保采購活動的公開透明。企業(yè)必須建立和完善建材采購的定價機(jī)制，以最大限度地減少人為因素對采購價格的影響。從而有效地降低了購買價格中的水分含量并遏制了貪污腐敗的行為。除此之外，企業(yè)將在購買建材后加強(qiáng)驗(yàn)收，接受技術(shù)人員和倉庫管理人員的嚴(yán)格驗(yàn)收，統(tǒng)一入庫檢查，仔細(xì)注冊建材明細(xì)，為以后的使用和驗(yàn)證做好準(zhǔn)備。另外，在購買建材時，必須確保有關(guān)建材采購的信息不中斷，并及時了解業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)發(fā)展中的問題。企業(yè)應(yīng)注意收集建材采購信息，包括市場上建材供應(yīng)的實(shí)際情況，建材價格的波動等，并及時發(fā)現(xiàn)在傳遞建材采購信息的過程中存在的問題，以避免產(chǎn)生不良后果。再有，企業(yè)定期舉行適當(dāng)?shù)牟少彆h，以加強(qiáng)有關(guān)建材采購信息的傳遞，加強(qiáng)對建材采購的內(nèi)部控制，確保信息交換的效率和順序，避免出現(xiàn)建筑材料不夠或者多余的問題。

5.2改善采購合同的簽訂和合同執(zhí)行的管理

在有關(guān)部門批準(zhǔn)了采購申請后，采購部門應(yīng)盡快確定采購材料的范圍。在領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，可以以采購訂單的形式購買零星建材。對于大宗材料及設(shè)備，企業(yè)必須明確說明其在規(guī)格、價格、數(shù)量、類型、交貨方式、付款方式、違反合同等方面的責(zé)任。并與合格的供應(yīng)商簽訂標(biāo)準(zhǔn)的采購合同以確保雙方都的權(quán)利和義務(wù)。為了做好購買建材之前和購買過程中的控制以及購買之后的驗(yàn)收與檢查，需要與材料供應(yīng)商簽訂正式的采購合同，并由財務(wù)和審計部門共同參與。正式的購買協(xié)議一般都是一式三份，企業(yè)財務(wù)、檔案室和供應(yīng)商各一份。其次，采購部門必須不斷監(jiān)督合同的執(zhí)行，以確保合同的及時執(zhí)行。可以使用以下方式進(jìn)行監(jiān)督：加強(qiáng)驗(yàn)證績效，并督查材料的供應(yīng)商以履行其義務(wù)。如有各種問題，及時采取措施，與對應(yīng)供應(yīng)商聯(lián)系，并及時采取措施，到最佳解決方案，減少業(yè)務(wù)損失。如有必要，可以補(bǔ)充、修改甚至取消協(xié)議，讓供應(yīng)商承擔(dān)其違約責(zé)任。

5.3建立健全的采購監(jiān)督機(jī)制

在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的情況下，建筑企業(yè)面臨著日益激烈的市場競爭環(huán)境，如果要在激烈的市場競爭條件下發(fā)展并保持高效運(yùn)行的狀態(tài)，需要建立可靠的監(jiān)督機(jī)制。如果創(chuàng)建了內(nèi)部審計部門，則必須確保高度獨(dú)立性，以便內(nèi)部審計部門可以對企業(yè)的各個方面進(jìn)行全面的監(jiān)督。特別是建材采購的監(jiān)督。首先，建立完整、獨(dú)立的上報機(jī)制。當(dāng)企業(yè)的運(yùn)營和管理出現(xiàn)問題時，有關(guān)的人員必須及時向企業(yè)的管理層和高級管理層報告。企業(yè)必須確保其報告渠道是完全開放的，以便企業(yè)的高層管理人員能夠真正了解基層的實(shí)際情況。其次，組建一支由高素質(zhì)的檢驗(yàn)和監(jiān)督專家組成的團(tuán)隊(duì)，并提高培訓(xùn)水平。檢驗(yàn)和監(jiān)督人員不僅需要具有特定的表達(dá)能力，而且還需要有關(guān)法律和財務(wù)方面的知識體系。最后，定期邀請相關(guān)專家來企業(yè)做專題講座，使全體員工能夠養(yǎng)成積極發(fā)展自我學(xué)習(xí)、自我提高和自我完善的技能，使員工能夠充分理解實(shí)際工作和發(fā)展?fàn)顩r，從而改善企業(yè)建筑材料采購內(nèi)部控制情況。

5.4加強(qiáng)建材采購信息的內(nèi)部和外部傳遞

改善企業(yè)建材采購信息的內(nèi)部和外部傳輸，加強(qiáng)建材采購信息的交流和反饋，使用電子采購、互聯(lián)網(wǎng)和通信工具等加速信息系統(tǒng)的建設(shè)，發(fā)送、共享和提供反饋信息，以改善建材采購內(nèi)部控制的有效性。同時，我們需要改善我們的監(jiān)督機(jī)制，以監(jiān)控建材的采購，監(jiān)督和審計采購的日?；顒樱⒖焖僮R別和應(yīng)對采購風(fēng)險。

6結(jié)束語

建筑企業(yè)通過制定合理的計劃和方案來參與采購過程，以避免采購錯誤，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中最大限度地利用各種資源進(jìn)行招標(biāo)，并確保材料質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制的重要性，其目的是提高企業(yè)的盈利能力，提高企業(yè)的效率以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定、可持續(xù)和健康的發(fā)展。

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作者：鄭小龍 單位：中鐵建工集團(tuán)建筑安裝有限公司