房地產(chǎn)檔案管理工作
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一、加強信息化建設
長期以來，房地產(chǎn)實體檔案的保護和利用一直是一對無法回避的矛盾。檔案利用得越多，越能體現(xiàn)檔案自身的價值和檔案的專業(yè)管理水平，但每次翻閱，哪怕是輕輕的觸摸，都不可避免地對實體檔案造成或多或少的損害，不利于實體檔案的長期保存。解決矛盾的出路只有加快檔案管理信息化、網(wǎng)絡化步伐。檔案的信息化建設徹底改變了這個局面，通過電子掃描等手段能將檔案所涉及的內(nèi)容完整保存至電子載體，將實體房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，通過網(wǎng)絡授權(quán)提供非實體檔案調(diào)閱，真正做到保護和利用“魚”與“熊掌”兼得。同時，在房地產(chǎn)檔案管理活動中全面應用信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理，為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進程，是檔案管理模式從以檔案實體為重心，向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡傳輸后，可大幅提高檔案信息資源的配置效率，實現(xiàn)檔案信息資源共享，大大地提高房地產(chǎn)檔案的管理水平。通過掃描房地產(chǎn)檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，用戶可以通過房淺議新時代的房地產(chǎn)檔案管理工作地產(chǎn)檔案的影像查詢系統(tǒng)，直接在網(wǎng)上查詢和打印檔案影像文件，大大方便了檔案的查閱利用，同時也保護了實體檔案。房地產(chǎn)檔案信息化建設，不僅是利用先進設備和技術(shù)形成內(nèi)部局域網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案庫房與政府管理部門以及系統(tǒng)內(nèi)部各事業(yè)單位各辦公地點之間的網(wǎng)絡聯(lián)通，而且也有利于房地產(chǎn)檔案管理機構(gòu)內(nèi)部克服庫房容量小、庫房較為分散等不足，真正實現(xiàn)庫房有效集中管理，還可以在內(nèi)部管理系統(tǒng)中增加定置管理功能，快速便捷地查出每份檔案實體的存放位置，方便管理人員在庫房中或多個分散型庫房之間快速調(diào)閱所需的檔案。長寧區(qū)房地產(chǎn)檔案管理部門通過建立局域網(wǎng)和市區(qū)內(nèi)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)平臺，利用先進信息技術(shù)手段開發(fā)應用了檔案管理系統(tǒng)，分層次多渠道提供房地產(chǎn)檔案信息資源。在長寧區(qū)“十三五”信息化建設與應用頂層設計戰(zhàn)略部署和要求下，通過系統(tǒng)升級、信息化硬件設施更新，全面提升房地產(chǎn)檔案信息化應用層次，為增強惠民服務能力提供強有力支持，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案服務融入上海“智慧城市”建設目標，服務大局、服務民生，進一步實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案資源信息共享，為民眾提供更全面、高效、便捷的房地產(chǎn)檔案信息服務。
二、強化利用服務
(一)服務大局
近年來長寧區(qū)房管局著力推進“十三五”規(guī)劃中各項重點工作實施：推進舊區(qū)改造，探索不成套房屋改造；保質(zhì)保量完成舊小區(qū)綜合整治和住宅修繕工作；大力推進住宅建設和保障性住房體系建設；積極開展權(quán)籍管理和房地產(chǎn)市場工作。面對一系列全局性重大舉措，檔案工作也必須緊緊圍繞大局，堅持“融入、進入、介入、深入”的服務目標，積極參與全局中心工作和重大活動，發(fā)揮好檔案工作自身特點，利用好檔案管理的專業(yè)優(yōu)勢，通過加強對全局各業(yè)務科室重點工程聯(lián)系、溝通，強化對重點工程檔案的管理，為全局各項重點工作提供檔案服務，做到局的決策部署到哪里，相應的檔案工作觸角就延伸到哪里。在全局各項中心工作推進中做到檔案工作同步部署、同步推進，確保檔案工作跟進到位。同時，注重全局工作推進過程中的材料收集整理，承擔積聚和保存全局工作軌跡的光榮使命，為發(fā)展做好記錄、留下記憶。
（二）服務民生
在市場經(jīng)濟環(huán)境下，房地產(chǎn)屬于重大資產(chǎn)，其權(quán)利以登記為準，因而房地產(chǎn)登記資料成為房地產(chǎn)檔案的重要組成部分，能夠為房地產(chǎn)權(quán)屬登記確認服務。房地產(chǎn)權(quán)屬可不斷轉(zhuǎn)移和變更，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是合法房地產(chǎn)取得和變更行為的確認依據(jù)：為房地產(chǎn)交易審查服務，確認交易行為的合法有效性；為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務，伴隨著房地產(chǎn)市場的繁榮與發(fā)展，房地產(chǎn)抵押行為也日益增多，糾紛也在呈上升趨勢，因此權(quán)屬檔案便成了司法部門解決房地產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)。長寧區(qū)檔案中心承擔了區(qū)房管局房地產(chǎn)登記資料查閱和政府信息公開受理的窗口工作，被納入長寧區(qū)政府服務窗口規(guī)范化建設之中。檔案中心在原有基礎上更加注重民生房地產(chǎn)檔案開發(fā)利用，不斷拓展房地產(chǎn)民生檔案服務種類。在接待窗口設立了便民服務、服務指南告知單、意見箱簿、展示牌等資料和設施，要求接待人員做到來有迎聲、問有答聲、去有送聲，查閱接待做到熱情、高效、規(guī)范。為了加強檔案查閱接待窗口的規(guī)范化建設，通過排隊叫號系統(tǒng)，在保護檔案查閱人隱私的同時提高庫房管理水平和使用效率。通過修訂內(nèi)部人員查閱單、重新制作公示欄、深入學習登記資料暫行規(guī)定、互相討論學習、建言獻策等方法進一步提高窗口接待操作規(guī)范水平。在窗口醒目位置增設錄音裝置，配合監(jiān)控設備將日常接待窗口的聲音圖像全部保留下來，以便在遇到特殊情況時調(diào)閱查看，避免糾紛，在保護窗口工作人員的前提下也能更好地為市民服務。
（三）增強編研服務
在市場經(jīng)濟條件下，政府不再像計劃經(jīng)濟時代那樣用看得見的手通過下達各類命令、指令的方式對經(jīng)濟實施直接管理，而是用看不見的手制定各項宏觀經(jīng)濟政策。再出色的醫(yī)生如若不掌握病情也無法對癥下藥。房地產(chǎn)檔案資料經(jīng)過統(tǒng)計能夠使人了解一個地區(qū)的土地狀況和房產(chǎn)的戶數(shù)、結(jié)構(gòu)、面積等狀況，不僅能夠反映房地產(chǎn)資源的存量情況，也能反映房地產(chǎn)資源的增量情況。由此可見，房地產(chǎn)檔案室在掌控房地產(chǎn)信息資源方面具有無與倫比的優(yōu)勢，能夠為政府房地產(chǎn)宏觀調(diào)控、城市規(guī)劃、舊城改造、住房保障等宏觀經(jīng)濟政策制定和公共產(chǎn)品供應提供信息支撐和保障。
三、傳承歷史文化
上海絕不只有鱗次櫛比的高樓大廈,更是一座可以閱讀、有故事的城市。許多見證了城市發(fā)展的老建筑不僅能勾起大眾的懷舊情懷，而且還孕育了記錄歷史、傳承文化的新價值。要搶救、保護、發(fā)掘這些珍貴檔案，通過查閱、分析、辨別和解讀其內(nèi)容，透過層層迷霧，還原歷史真相，破解歷史的奧秘，探尋事物發(fā)展的規(guī)律，為上海的建設發(fā)展留住珍貴的記憶和城市之魂，提供寶貴的歷史智慧、經(jīng)驗和通向未來的鑰匙，也將檔案室的作用發(fā)揮到極致。檔案管理有一套非常嚴格、規(guī)范的工作法則。這套法則是長期實踐經(jīng)驗的總結(jié)，有一定的科學依據(jù)。但是在特定情況下，這套法則就顯得不科學了。試想：檔案每一頁需用打號機打號這個規(guī)定如果用于珍貴歷史檔案的修復，就會破壞珍貴歷史檔案原貌，達不到修舊如初的目的。長寧區(qū)房管局檔案中心前段時間將所保存的房地產(chǎn)專業(yè)檔案中咸豐、光緒、宣統(tǒng)、民國時期和中華人民共和國建立初期的珍貴檔案抽調(diào)出來集中存放，不僅放置在特制設備內(nèi)以便日后重點保護，而且投入大量的人力、物力、財力對這批檔案進行搶救性修復。首先邀請經(jīng)驗豐富的專家對房管局檔案修復人員進行培訓，傳授先進的修復方法，提高檔案修復人員業(yè)務技能，使得修復工作在專家的指導下進行，檔案修復人員耐心細致，千方百計做到最小干預、修舊如舊、盡力加固。在修復過程中遇到難題時，修復人員總是先對檔案的破損情況詳盡觀察，尋找癥結(jié)所在，然后仔細分析研究，出妙計、開良方，制定詳細完善的修復方案。但是檔案的破損情況千變?nèi)f化，非常復雜，修復人員能夠做到具體問題具體分析，針對每一卷檔案制定相應的保護方案，盡力修復。對部分在現(xiàn)有技術(shù)、工藝、材料條件下無法修復的破損檔案，修復人員懂得權(quán)變，放棄激進的修復方案，改為保守治療。對破損檔案進行除塵、去皺、整齊擺放、掃描、復印等處理，以求適當改善破損檔案狀況，阻止珍貴檔案受到進一步損毀。同時，修復人員積極搜集修復材料，學習新技術(shù)、新工藝，努力研究攻關，關注檔案修復新動態(tài)。一旦某卷檔案具備修復條件，立即予以修復，力爭將未修復檔案數(shù)量降到最低。截至目前，共計16000卷珍貴檔案被修復，“掛彩”的檔案珍品康復了。在為這些珍貴檔案編制檔案目錄的過程中，修復人員發(fā)現(xiàn)由于時間跨越長達百年，加之上海具有獨特的歷史背景，這些老檔案有繁體字文言文、英文、法文、日文等不同版本，為了編制目錄，修復人員翻閱了大量歷史書籍，并頻繁上網(wǎng)查詢，終于知曉了每一卷檔案內(nèi)容。
四、推進事業(yè)發(fā)展
由于房地產(chǎn)檔案長期自我封閉并受傳統(tǒng)限制，房地產(chǎn)檔案部門被局限在一個狹窄的小圈子里，習慣于被動式服務，缺乏對檔案的主動、有效和積極的開發(fā)利用。因而在日后工作中要主動服務于社會，真正做到向公眾開放，實現(xiàn)檔案資源集約化和服務社會優(yōu)質(zhì)化，以更好地達到創(chuàng)新服務的目的。
（一）加強房地產(chǎn)檔案人才隊伍培養(yǎng)
不斷提升我局檔案人員的整體水平，努力造就一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質(zhì)檔案干部隊伍。積極幫助解決檔案工作中的難題，營造用心想事、潛心謀事、專心工作的環(huán)境氛圍。
（二）提高房地產(chǎn)檔案專業(yè)教育培訓的針對性和實效性
充分利用房地產(chǎn)發(fā)展中的案例進行經(jīng)常性教育，通過上崗規(guī)范性培訓、檔案收集整理實務操作、定期交流等方式，全方位、多角度提高檔案工作人員的職業(yè)道德、理論知識、業(yè)務技能。建立科學的正向激勵機制，進一步激發(fā)檔案工作人員積極性，努力形成有利于優(yōu)秀人才脫穎而出、健康成長的發(fā)展環(huán)境。
（三）努力使自己成為學識淵博的復合型人才
任何事業(yè)要取得發(fā)展，關鍵都在人才。房地產(chǎn)檔案信息已經(jīng)成為房地產(chǎn)確權(quán)、房地產(chǎn)司法訴訟的依據(jù)，是記錄歷史、傳承文化的工具，是制定宏觀經(jīng)濟政策的根據(jù)。作為房地產(chǎn)檔案人，不僅要努力學習法律、歷史、經(jīng)濟學的知識，還要學習文物修復、計算機操作技能，學習古漢語、英語。只有這樣才能更好地駕馭房地產(chǎn)檔案信息，發(fā)揮這些信息的潛能?？傊覈堰M入新時代，新時代有著豐富的內(nèi)涵與外延，新時代房地產(chǎn)檔案工作者一方面要繼續(xù)腳踏實地做好基礎工作，另一方面要勤于學習、善于思考，與時俱進、勇于創(chuàng)新、善于創(chuàng)新，充分挖掘檔案工作潛力，充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的資源作用，主動為法制建設、文化建設、經(jīng)濟建設服務。
作者：李露心 單位：長寧區(qū)住房保障和房屋管理局檔案信息中心
