制度化和信息化下的采購風險管理研究

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摘要：伴隨著中國改革開放40年，中國企業(yè)的管理水平也是與時俱進，博采眾長，從西方和日本等發(fā)達經濟體身上學到很多，比如汽車企業(yè)從日本學習精益管理，從德國學習工業(yè)4.0，并從中吸收優(yōu)秀的信息化工具和法制化思想，不懈地為“中國工業(yè)2025”的實現(xiàn)加足馬力。本文立足于企業(yè)管理的制度化、信息化和人性分析，并結合國內大中型汽車企業(yè)采購管理的實戰(zhàn)經驗，論述如何對制造企業(yè)的采購風險進行管控。

關鍵詞：供應商全生命周期管理；SAP系統(tǒng)；激勵

0前言

當前社會已在大力提倡法制，企業(yè)管理也應是以制度為基礎，建立風險管控機制。采購作為企業(yè)成本控制的核心部門，也是企業(yè)創(chuàng)造利潤的重要來源部門，更需要有堅實的管理制度和信息系統(tǒng)為基石，規(guī)避過于主觀、過于靈活的人為操作帶來的弊病和風險。本人從事過東南沿海的兩家汽車企業(yè)，第一家是中外合資的乘用車企業(yè)，采用的是日資企業(yè)的精益生產模型，采購業(yè)務管理非常規(guī)范和精細。當前服務的是一家自主品牌客車企業(yè)，屬于商用車板塊，這家企業(yè)采購管理在10年前還屬于粗放型，在經過10多年的持續(xù)改進后，逐步建立起一套優(yōu)秀的采購管理制度架構，有樹干，也有枝葉，形成了一套有效的閉環(huán)管理機制。從供應商準入到退出，從招標到合同簽訂，都有嚴格的管理制度。

1采購制度化

本文重點介紹當前雇主的已然成熟的采購兩大制度，分別是供應商制度和價格制度，這兩方面是所有零件最重要的供應鏈因素：

1.1《供應商全生命周期管理制度》。

此制度制定了嚴謹?shù)臏嗜牒吞蕴?guī)則。1.1.1為什么要選擇新供應商。必須要有需求管理思維，比如原供應商產品質量出現(xiàn)了重大問題，售后抱怨非常嚴重，短期無法得到改善；或者是原供應商產品滿足不了新車型的功能要求等，從而避免因為個人因素隨意更換供應商。1.1.2如何選擇新供應商。不允許采購工程師私自決定供應商，需要經過招標等公平、公開方式進行評估和選擇，當然，在評價的過程中，不僅僅考慮價格因素，還要綜合考慮質量、技術、交付、售后等供應鏈多方面因素，要有一套全方位的評分規(guī)則，最終通過決策機構進行決策（比如采購決策小組、外包會議等）。1.1.3如何認證新供應商。供應商資質的審查是非常嚴格，需要通過一套嚴密的評價辦法進行評估，也就是供應商認證工作。此項工作不應該是某個人或某個部門決定，而應該是多個部門依據(jù)規(guī)則共同審核。1.1.4如何驗證新供應商產品。汽車安全非常重要，不允許隨意更換零部件供應商，如果確有必要更換，不僅要經過實驗室的測試，還需要經過售后耐久驗證。為降低風險，允許先試裝1套，再進行批量驗證，并確保符合國家相關法規(guī)。1.1.5供應商如何日常管理。要使企業(yè)零部件品質持續(xù)進步，并具備價格競爭力，日常必須對其供應商進行有效管理，包括工程監(jiān)察、績效考評等。要學會采用四象限原則對供應商進行分類管理，包括區(qū)分戰(zhàn)略供應商、瓶頸供應商、一般供應商、杠桿供應商，并匹配相應的采購策略。1.1.6供應商退出。若供應商已經無法與企業(yè)共同進步，必將面臨淘汰退出，但為了控制退出后的售后配件供應的風險，務必保留相對合理的履約保證金在企業(yè)，直至產品周期結束。

1.2價格管理制度。

成本是企業(yè)的核心競爭力之一，為了有效控制企業(yè)成本，提高利潤，降低違規(guī)風險，需要制定嚴謹?shù)臎Q策機制。1.2.1如何讓獲得的價格合理。應建立《采購物資招標管理制度》，讓招標作為企業(yè)決定價格的主要手段，至少要適用到杠桿物料上，保證絕大部分產品的價格是符合市場行情，并具備競爭力。1.2.2如何提高定價效率。為了降低價格管理難度，提高效率，針對大量標準化的零件產品，要分析出合理的價格模型，要建立《采購物資定價規(guī)則管理制度》，讓價格管理做到有章可循，也是為前期招標和后期同類產品定價奠定基礎，避免供應商利用零件設計變更的機會，變相漲價，損害公司利益。通過上述兩大方面制度，很大程度上已經穩(wěn)固了采購運營的核心業(yè)務，并朝著規(guī)范的道路行進。

2采購信息化

采購制度是對采購行為的約束，但光有規(guī)則還是不夠的，在具體執(zhí)行層面，如果還是延續(xù)傳統(tǒng)的紙質審批，難免存在不透明、難追溯的風險，從而迫切地需要實現(xiàn)采購流程的信息化，建立起一整套全程可視、可查、可溯的采購系統(tǒng)。在目前所服務的公司，我和我的團隊，從零開始，搭建起一整套與制度匹配、高效的信息系統(tǒng)，本文重點介紹三個模塊：2.1采用國產EKP辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)全生命周期的供應商管理和價格管理，包括供應商推薦流程、潛在供應商認證流程、招標流程、供應商試裝流程、供應商選擇結果應用流程、份額調整流程、新品定價審批流程、價格調整審批流程等。2.2采用德國SAP系統(tǒng)與EKP系統(tǒng)交互，實現(xiàn)采購訂單的審批和，便于供應商可以隨時隨地在EKP門戶查看訂單需求，為了更加便捷，還可以與手機進行交互。通過健全的制度、系統(tǒng)化的電子流程，做到事前管控，也為采購風險筑起了一道道防火墻，避免過多人為操作帶來的廉潔問題發(fā)生，但是再好的制度也會有瑕疵，再好的流程也會有失誤，所以在”防”的基礎上，還要配套相應的監(jiān)督機制。在當前企業(yè)，我們設置了專門的監(jiān)督崗位，制定了稽查制度，每年展開采購大檢查，對近年的所有采購業(yè)務和流程進行全面盤查，及時糾正錯誤，對故意犯錯進行處罰，對主動發(fā)現(xiàn)別人錯誤進行獎勵，做到有獎有懲，獎罰分明。2.3采用“簡道云”項目管理軟件（阿里巴巴集團下屬企業(yè)開發(fā)），針對一些非審批類的采購項目進行信息化管理，避免遺漏和計劃性的缺失等問題發(fā)現(xiàn)。當然，再優(yōu)秀的制度和系統(tǒng)都應該是以人為本的，要做到采購真正零風險，光靠制度和系統(tǒng)是不夠的，企業(yè)管理者更需要從人性出發(fā)，制定采購激勵機制，實現(xiàn)真正意義的高薪養(yǎng)廉，建設一支過硬的、優(yōu)秀的采購團隊，將更好的管理思想傳承下去。

參考文獻：

［1］劉寶紅.采購與供應鏈管理.機械工業(yè)出版社,2015.

［2］周云.采購成本控制與供應商管理.機械工業(yè)出版社,2014.

［3］肖書和.采購管理規(guī)范化.機械工業(yè)出版社,2015.

作者:陳堅 單位:黑龍江工程學院