大數(shù)據(jù)醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理

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摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已滲透到各個(gè)產(chǎn)業(yè)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可彌補(bǔ)傳統(tǒng)科研檔案管理的不足，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展。本文即針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院科研檔案管理的缺陷，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理中的應(yīng)用進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；科研檔案；管理

隨著大數(shù)據(jù)環(huán)境的逐漸形成，科研實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等資料愈發(fā)依賴電子檔案的形式保存，這無(wú)疑對(duì)科研檔案管理提出了新的要求。與此同時(shí)，創(chuàng)新性思維作為科研工作的核心，尤以科研信息的時(shí)效性為重。而傳統(tǒng)的科研檔案管理方法難以對(duì)科研檔案進(jìn)行高效管理，因此科研檔案管理要求對(duì)已接收材料進(jìn)行全面細(xì)致的歸類整理，建立并完善科學(xué)、系統(tǒng)的管理體系。毋庸置疑，高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目蒲袡n案管理對(duì)提高醫(yī)院科研水平、促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要意義，是醫(yī)院提高醫(yī)教研整體水平的必要條件。

一、醫(yī)院科研檔案管理的缺陷

（一）科研檔案管理人員缺乏專業(yè)性當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的科研檔案管理人員未進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的培訓(xùn)，因而易造成基本業(yè)務(wù)不熟悉、檔案管理意識(shí)薄弱等問(wèn)題。相關(guān)檔案管理人員通常只掌握基礎(chǔ)的文檔收集能力，在面對(duì)如電腦因病毒而死機(jī)等突發(fā)情況常顯得手足無(wú)措。其接受專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)較少，檔案管理系統(tǒng)知識(shí)無(wú)法及時(shí)更新，從而造成檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，工作效率低下，難以迅速適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理事業(yè)提出的更高要求。

（二）科研檔案管理意識(shí)落后很多醫(yī)院對(duì)科研檔案管理不夠重視，未形成規(guī)范的科研檔案管理體系，更無(wú)相應(yīng)完整的科研檔案管理規(guī)定。同時(shí)，醫(yī)學(xué)研究工作者、科研人員和管理人員缺乏歸檔意識(shí)，使得科研檔案材料雜亂無(wú)序，難以對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行高效利用。科研人員專注于實(shí)驗(yàn)研究，往往出現(xiàn)檔案記錄書(shū)寫(xiě)不及時(shí)、檔案記錄格式不規(guī)范等情況，最終使得檔案文件質(zhì)量不高。在上交材料時(shí)也僅按規(guī)定直接打包上交，并未進(jìn)行進(jìn)一步的歸納整理。而檔案管理人員也僅是將各項(xiàng)科研項(xiàng)目、科研成果進(jìn)行簡(jiǎn)單登記，從而導(dǎo)致很多資料信息不能得到妥善地歸檔和保管，為將來(lái)材料的應(yīng)用造成不便。

（三）科研檔案利用率低由于缺乏具體的科研檔案管理應(yīng)用規(guī)定，檔案管理人員有時(shí)對(duì)各科室上交的科研材料過(guò)分保密，以致于許多有利用價(jià)值的檔案資料只能被部分人員查閱，檔案利用率低。當(dāng)前以人工管理為主、紙質(zhì)文件與電子檔案并存的管理辦法，使得科研人員及管理人員在科研數(shù)據(jù)查詢和管理工作中面對(duì)未經(jīng)歸檔分類的數(shù)據(jù)不得不做大量的重復(fù)性工作，造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)。而智能化數(shù)字管理平臺(tái)的缺乏也使得數(shù)據(jù)分析的有效性受到限制。現(xiàn)在廣泛應(yīng)用的信息檢索系統(tǒng)，僅能搜索到表面上與所需材料相關(guān)的信息，無(wú)法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步挖掘分析，從而忽視了許多有內(nèi)在聯(lián)系的寶貴資源。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在科研檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用

（一）大數(shù)據(jù)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.增加存儲(chǔ)空間，減少資源浪費(fèi)科研檔案尤以數(shù)據(jù)多為特點(diǎn)，漫長(zhǎng)的實(shí)驗(yàn)周期更是使得一份科研檔案里所囊括的材料數(shù)量驚人。而當(dāng)各種類型的數(shù)據(jù)資料錄入進(jìn)數(shù)字管理平臺(tái)，其極大的儲(chǔ)存空間避免了傳統(tǒng)儲(chǔ)存方式下由于文書(shū)材料數(shù)量多而導(dǎo)致的儲(chǔ)存空間有限的情況，與此同時(shí)還可以解決紙質(zhì)資料受潮受損的問(wèn)題，降低檔案儲(chǔ)存成本的同時(shí)節(jié)約了各類資源，踐行了“綠色”發(fā)展理念。

2.避免檔案丟失，加強(qiáng)數(shù)據(jù)保密在傳統(tǒng)人工檔案管理的過(guò)程中，難免會(huì)遇到材料丟失或難以查找的窘境，以及對(duì)某些重要數(shù)據(jù)泄露的擔(dān)心。數(shù)字管理平臺(tái)的應(yīng)用使得各類文檔數(shù)據(jù)得到永久保存，在需要時(shí)僅需簡(jiǎn)單搜索便能獲得想要的材料。此外，檔案管理人員可通過(guò)對(duì)機(jī)要檔案進(jìn)行加密處理，限定可查閱人員權(quán)限，既實(shí)現(xiàn)了科研數(shù)據(jù)的共享，又避免了關(guān)鍵信息的泄露。

3.提高工作效率，促進(jìn)資源利用應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能提高工作的效率及準(zhǔn)確度，并且能增加科研原始數(shù)據(jù)的利用效率。在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的環(huán)境下，隨著智能化數(shù)字管理平臺(tái)的建立，檔案管理人員可通過(guò)其協(xié)助迅速對(duì)各類科研檔案進(jìn)行合理的歸納整理，并將科研檔案與醫(yī)院其他類別的檔案信息綜合聯(lián)系，形成一套強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)。在此情況下，科研人員通過(guò)合理分析電子檔案便可及時(shí)得到與研究人員所探索課題相關(guān)的有利數(shù)據(jù)資料，促進(jìn)了資源共享，提高了各類資源的利用率。

（二）智能化數(shù)字檔案平臺(tái)及管理團(tuán)隊(duì)的設(shè)立

1.構(gòu)建智能化數(shù)字檔案平臺(tái)對(duì)各類科研數(shù)據(jù)高效分類、歸檔、應(yīng)用等的實(shí)現(xiàn)，均需以擁有成熟強(qiáng)大的智能化數(shù)字檔案管理平臺(tái)為基石。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，積極建立開(kāi)發(fā)智能化數(shù)字檔案管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)永久保存、資源合理共享、信息查閱利用便捷等需要。系統(tǒng)穩(wěn)定、分類清晰、使用簡(jiǎn)便，是理想數(shù)字化檔案管理平臺(tái)應(yīng)具備的特點(diǎn)。因此，醫(yī)院必須具備高質(zhì)量、高性能的硬件設(shè)備以維持管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，同時(shí)定期維護(hù)、更新相關(guān)系統(tǒng)。依托該平臺(tái)，數(shù)據(jù)的查閱、應(yīng)用必須經(jīng)過(guò)個(gè)人身份信息驗(yàn)證，保密級(jí)別高的材料借閱也必須經(jīng)申請(qǐng)及審核后方可查看，使得科研檔案客觀性、保密性得到了保障；檔案管理人員可根據(jù)平臺(tái)上明確的分類指示對(duì)科研數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔整理，在減輕了工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)提高了工作效率；科研人員可直接于智能化數(shù)字檔案管理平臺(tái)上傳相關(guān)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，同時(shí)可以利用系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中各類資源進(jìn)行分析，獲得對(duì)深入研究有所幫助的材料，既增強(qiáng)了各部門間的資源共享和交流合作，又助力了科學(xué)研究的進(jìn)一步發(fā)展。

2.培養(yǎng)專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)現(xiàn)代化檔案管理需要的是既熟悉檔案業(yè)務(wù)又掌握現(xiàn)代知識(shí)的復(fù)合型人才。為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案平臺(tái)的建立與成熟，醫(yī)院應(yīng)建設(shè)具有專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)的硬件支持維護(hù)隊(duì)伍，及有一定專業(yè)檔案管理相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備的管理團(tuán)隊(duì)，以更好地與數(shù)字化檔案管理平臺(tái)相配合。檔案管理人員除具有專業(yè)檔案管理知識(shí)外，對(duì)一些實(shí)用計(jì)算機(jī)技能也應(yīng)有一定掌握，以便更好地為電子檔案資料管理服務(wù)。此外，醫(yī)院還應(yīng)定期舉辦分別針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員、檔案管理人員及全院科研人員的培訓(xùn)，使數(shù)字化檔案平臺(tái)與時(shí)俱進(jìn)地更新完善，使檔案管理人員強(qiáng)化檔案管理能力及相應(yīng)數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)用技術(shù)，使全院科研人員熟悉如何正確于科研中利用該平臺(tái)，從而全面提升醫(yī)院科研檔案資料管理的質(zhì)量和效率。

3.形成完整的檔案管理體系為建立規(guī)范的檔案管理體系，從領(lǐng)導(dǎo)到每一位員工都必須提高對(duì)科研檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。首先，醫(yī)院應(yīng)將科研檔案管理納入長(zhǎng)期規(guī)劃中，充分考慮其平臺(tái)建設(shè)及團(tuán)隊(duì)成立的需要，及時(shí)提供相應(yīng)資金、制度等幫助。其次，醫(yī)院應(yīng)制定盡可能精細(xì)、詳備的科研檔案管理制度，為檔案管理人員的工作提供依據(jù)，為科研人員材料上交、檔案利用等環(huán)節(jié)提供指導(dǎo)，使得各環(huán)節(jié)工作富有條理，提高效率。最后，科研檔案的管理需與醫(yī)院其他檔案資料有機(jī)結(jié)合，依托于智能化數(shù)字檔案管理平臺(tái)，建立醫(yī)院各類別檔案的交互網(wǎng)，便于在科研中應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)分析、篩選相關(guān)材料，取其精華、去其糟粕，使醫(yī)院檔案在實(shí)驗(yàn)研究中充分發(fā)揮作用，提高各類資源的融合度，深入開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。綜上所述，科研檔案是醫(yī)院的重要財(cái)富，其蘊(yùn)藏著巨大價(jià)值有待開(kāi)發(fā)。隨著醫(yī)療行業(yè)大數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展，檔案的管理形式也在不斷創(chuàng)新、豐富。因此，醫(yī)院必須跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，成立專業(yè)的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)，建設(shè)強(qiáng)大的數(shù)字化科研檔案管理平臺(tái)，并及時(shí)更新改進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)技能，設(shè)立精細(xì)的科研檔案管理制度，形成全面系統(tǒng)的科研檔案管理體系，提高全院?jiǎn)T工對(duì)科研檔案管理的重視程度。

作者：曾紅華 單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)