高校檔案電子商務化管理創(chuàng)新

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以信息技術(shù)為特征的21世紀，信息資源管理成為商業(yè)競爭勝利，科學統(tǒng)籌管理，技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高等教育改革不斷深入，學校招生規(guī)模不斷擴大，傳統(tǒng)的高校檔案管理面臨嚴峻挑戰(zhàn)，進行高校檔案管理的創(chuàng)新探索勢在必行。電子商務是以網(wǎng)絡通信技術(shù)為基礎(chǔ)，微電腦技術(shù)為條件而進行的商業(yè)貿(mào)易活動，電子商務具有便捷性、集成性、高效性特點，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務影響著人們生活的方方面面，高校檔案管理也從中受益匪淺。

一、高校檔案電子商務化管理的特點和意義

1.高校檔案電子商務化管理的特點。

檔案電子商務化管理與傳統(tǒng)管理方法相比，具有明顯不同的特點。一是虛擬性。電子商務行為發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡空間，與直觀的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案需要借助計算機才能識別。二是便捷性。高校檔案電子商務化管理可以節(jié)省大量存儲空間，大量人力物力，通過網(wǎng)絡可以實現(xiàn)信息的快速采集和傳輸，實現(xiàn)檔案信息的共享和通用。三是復雜性。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務檔案的信息格式、傳輸協(xié)議、存儲形式、鏈接方式不盡相同，造成了電子商務檔案的復雜性[2]。四是集成性。與紙質(zhì)檔案相比，電子商務檔案包括文字、圖像、影像等不同形式的信息。五是綜合性。高校檔案既包括學生理論學習、社會實踐的信息，也包括教學過程中的教學檔案、教職工的人事檔案、財務活動中的會計檔案，還包括科研項目申報、科研立項、項目驗收等信息，具有綜合性特點。

2.高校檔案電子商務化管理的意義。

高校檔案電子商務化管理能實現(xiàn)檔案管理模式的現(xiàn)代化、可控化、高效化，為客戶提供便捷、快速的服務。一是實現(xiàn)檔案管理模式現(xiàn)代化。檔案的信息化管理，把檔案管理人員從繁重的整理、搜集、維護工作中解脫出來，更好地從事檔案搜集和編研工作。二是實現(xiàn)檔案檢索便捷化。檔案電子商務化管理后，檔案檢索和查詢只需通過網(wǎng)絡就能馬上實現(xiàn)，節(jié)省了大量的時間和勞動力。三是實現(xiàn)檔案閱用可控化。傳統(tǒng)的檔案借閱、查詢都以手工為主，費時費力。檔案電子商務化管理后，通過計算機可以準確、快速地查閱需要的檔案信息，操作方便，過程可控。四是實現(xiàn)科研服務高效化。檔案電子商務化管理后，科研人員能共享科研資源，避免重復勞動，提高研究質(zhì)量和效益。

二、高校檔案電子商務化管理存在的問題

1.基礎(chǔ)設施薄弱。

多數(shù)高校檔案信息網(wǎng)還處于孤立狀態(tài)，沒有接入校園網(wǎng)，檔案館各自為政、急功近利，不能實現(xiàn)網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的傳遞和共享。由于經(jīng)費有限，用于檔案電子商務化建設的經(jīng)費有限，沒有配備專門管理檔案的計算機、打印機、掃描儀等基礎(chǔ)設施，計算機老舊，多為淘汰或者廉價產(chǎn)品，反應速度慢，性能質(zhì)量差，操作使用不便。同時，高校檔案管理軟件功能單一，界面復雜，使用不便，不能實現(xiàn)跨庫檢索、數(shù)據(jù)傳輸，運行還停留在維持日常簡單業(yè)務的功能上，與高校檔案電子商務化管理還有一定差距。

2.組織管理不力。

在信息化背景下，高校檔案信息化管理取得了一定進步，但服務意識樹得不牢，創(chuàng)新動力不足，管理理念滯后等問題依然存在。高校領(lǐng)導只重視教學科研工作，對檔案管理信息化建設缺乏清醒認識，沒有建立檔案信息化建設的決策機構(gòu)，檔案管理工作處于邊緣位置，在建設規(guī)劃、制度設置、系統(tǒng)設計等方面沒有得到足夠重視。檔案管理人員業(yè)務知識匱乏，很多科研、教學、管理等方面的電子文檔游離于檔案管理范疇外，甚至有的已經(jīng)丟失或損壞。高校對信息化背景下檔案管理的組織管理不力，只滿足于設備購買了，人員納編了，機構(gòu)設置了，場地開設了，而對如何做好檔案管理工作，如何發(fā)揮檔案效益，如何提升服務水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.標準規(guī)范不一。

高校檔案信息化建設還處于起步階段，高校根據(jù)自身的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設備，機型五花八門，接口規(guī)格不一；檔案管理軟件沒有遵循國際規(guī)范，使得不同高校之間標準不統(tǒng)一，甚至同一高校不同院系之間的標準也不統(tǒng)一，不能實現(xiàn)資源的共享和通用。檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理軟件和完備的管理制度，大量的紙質(zhì)文檔、書面材料都沒有系統(tǒng)、規(guī)范地處理，而是簡單地輸入到電腦里，類屬不清，存儲混亂，造成資源的浪費。受高校管理和運行機制的影響，不同高校隸屬不同的行政主管部門，造成各高校檔案管理自成系統(tǒng)，缺乏館際之間的交流合作，進一步造成檔案管理標準規(guī)范的不統(tǒng)一。

4.專業(yè)力量不足。

高校檔案電子商務化管理，對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求專業(yè)技術(shù)過硬，而且還要求熟悉電子技術(shù)、計算機網(wǎng)絡、計算機操作等知識。但目前高校檔案工作人員普遍存在“一少、二弱、三不穩(wěn)”的現(xiàn)象。即：高校檔案管理人員較少，高校主管者對檔案管理工作關(guān)注不夠，投入不足，高校檔案管理人員數(shù)量與擔負的大量煩瑣的工作不匹配。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏弱，大多數(shù)高校檔案管理人員專業(yè)知識匱乏，業(yè)務不精；由于構(gòu)成復雜、知識老化，大多數(shù)檔案管理人員計算機使用和操作能力偏弱。由于檔案管理工作任務重，福利待遇差，出彩機會少，導致檔案管理隊伍人才引入困難重重，缺乏既懂檔案管理知識，又熟練掌握計算機使用和管理的復合型人才。

三、高校檔案電子商務化管理創(chuàng)新途徑探索

1.夯實電子商務化管理之基礎(chǔ)。

用發(fā)展的眼光看問題、做決策、謀發(fā)展，緊跟科技進步潮流，結(jié)合高校自身特點，進一步配套完善高校檔案信息網(wǎng)。將各高校檔案信息網(wǎng)鏈接到Internet網(wǎng)，實現(xiàn)不同省市、不同區(qū)域、不同領(lǐng)域高校之間信息的共享和通用，為高校之間的交流溝通架設橋梁，構(gòu)建紐帶。合理統(tǒng)籌經(jīng)費使用，進一步加大檔案信息網(wǎng)投入，建立有效的檔案電子商務化管理系統(tǒng)，按照“先急后緩、急事急辦”的原則，配套功能完善、專機專用的計算機、掃描儀、打印機、復印機等硬件設施。加大對硬件系統(tǒng)的管理維護力度，制定專門的使用管理規(guī)程，嚴格按章操作，確保設施設備性能良好。結(jié)合檔案電子商務化管理的實際需求，邀請既懂檔案電子商務管理，又深諳軟件設計的復合型軟件工程師，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的錄取、分類、存儲、管理、檢索一體化服務，為高校檔案電子商務化管理提供可靠的硬實力和軟實力保障。

2.健全電子商務化管理的組織。

加強檔案管理工作的組織領(lǐng)導，根據(jù)教學、科研的實際，及時調(diào)整策略，成立決策機構(gòu)，負責檔案管理工作的組織領(lǐng)導和檢查監(jiān)督，對檔案資源、數(shù)量及內(nèi)外部環(huán)境進行革新。加大檔案電子商務化管理的宣傳貫徹力度，營造“檔案電子商務化管理為我謀利，我為檔案電子商務化管理出力”的良好氛圍，形成全校“上下互動，內(nèi)外聯(lián)動”的良性發(fā)展局面。筑牢檔案管理人員服務中心思想，喚醒他們的崗位榮譽感和事業(yè)責任心，確保為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務。構(gòu)建順暢的反饋機制，根據(jù)客戶對檔案管理的意見建議，改進檔案管理模式、管理方法，使高校檔案電子商務化管理向全方位、多層次、系統(tǒng)性的方向發(fā)展。積極借鑒電子商務的成功經(jīng)驗，注重自主創(chuàng)新，適時組織評估，改進技術(shù)手段，構(gòu)建智能化的檔案信息檢索查詢系統(tǒng)，為客戶提供最便捷化、人性化、個性化的檔案服務。

3.完善電子商務化管理之標準。

“沒有規(guī)矩、不成方圓”，制定和實施檔案工作的標準和規(guī)范，是實現(xiàn)高校檔案電子商務化管理的基礎(chǔ)，是提高工作質(zhì)量和效益的前提，是實現(xiàn)資源交流和信息共享的保證。高校檔案電子商務化管理過程中，要購置標準統(tǒng)一，接口通用，性能配套的硬件設備，確保新舊設備、接口管理的延續(xù)性和通用性。積極完善檔案電子商務化管理制度，確保檔案的整理鑒別、信息輸入、分類歸檔、遷移保管、使用查詢都有完善的規(guī)章制度，明確不同類型電子文件的存儲格式，為檔案的電子商務化管理奠定良好基礎(chǔ)。設計檔案管理軟件時，要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、注重長遠、細化功能，確保電子檔案在不同軟件、系統(tǒng)之間的通用性。各高校、院系之間要加強合作、分享經(jīng)驗、互通信息、共享資源，避免不必要的重復勞動，充分發(fā)揮檔案對科研、教育、管理的促進作用。

4.加強電子商務化管理之力量。

檔案管理人員在高校檔案電子商務化管理過程中起著舉足輕重的作用，他們的創(chuàng)新精神、職業(yè)素質(zhì)、服務態(tài)度、理論水平影響著高校檔案電子商務化管理的質(zhì)量和進程。人員招聘時，要嚴格標準，寧缺毋濫，補充專業(yè)對口，素質(zhì)過硬的檔案管理人員；人員調(diào)整時，秉著公平公正，兼顧統(tǒng)一的原則，選拔任用在檔案管理工作中做出突出貢獻的人員，讓每個檔案管理者看到希望。加強檔案管理人員的教育，增強他們的事業(yè)心、責任感，灌輸“崗位因我而榮，我為崗位添彩”的敬業(yè)精神，筑牢他們的服務中心思想，提高服務質(zhì)量和水平。定期組織檔案管理人員培訓，系統(tǒng)學習檔案管理、計算機操作、網(wǎng)絡通信、軟件使用等知識，提高他們的專業(yè)理論水平和計算機實操能力。開展形式多樣的交流溝通，營造良好的學習氛圍，鼓勵檔案管理人員廣泛學習知識，把自己培養(yǎng)成“一專多能、多專多能”的復合型人才。健全獎懲制度，提高福利待遇，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和主觀能動性，為高校檔案電子商務化管理儲備素質(zhì)過硬、能力全面的人才。信息化背景下，借鑒電子商務的成功經(jīng)驗做法，實現(xiàn)高校檔案的電子商務化管理，能充分發(fā)揮檔案的實用價值，提供便捷高效的服務，促進高?？蒲薪虒W的快速發(fā)展，具有重要的理論和實踐意義。從夯實基礎(chǔ)、健全組織、完善標準、加強力量等方面進行高校檔案電子商務化管理創(chuàng)新探索，為我國高校檔案管理事業(yè)的跨越式發(fā)展注入動力，為檔案管理事業(yè)的科學發(fā)展提供參考。

作者：王敏 單位：安徽建筑大學