高校檔案管理技術(shù)研討

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隨著高等院校的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)實力逐步提高，檔案管理工作也取得了相應(yīng)進(jìn)步。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對此給予支持和重視，投入資金，設(shè)立專門機構(gòu)，配備專門人員進(jìn)行管理，添置安保設(shè)備，確保檔案安全。第二對于檔案的收集、歸納以及管理等一系列問題，學(xué)校遵從《檔案法》制定嚴(yán)格的管理制度，使檔案管理工作走上制度化和規(guī)范化的道路。第三，建立一個專業(yè)的團(tuán)隊和一批兼職人員的網(wǎng)絡(luò)管理團(tuán)隊，共同管理每年各部門的檔案等資料，這些資料經(jīng)過收集、整理、立卷等步驟后統(tǒng)一提交學(xué)校中心檔案室，再由中心檔案室集中管理。第四，學(xué)校加強對廣大教職員工的法制宣傳教育，提高員工的正確檔案意識。第五，增設(shè)檔案室的硬件設(shè)施，完善管理機制。提高管理水平。當(dāng)前，從一些部門的管理工作來看，檔案管理仍存在一些問題。檔案管理人員素質(zhì)不高，再加之觀念陳舊，以至于很多硬件設(shè)施如計算機等的優(yōu)勢難以充分發(fā)揮。自然這樣的檔案管理工作也很難滿足目前形勢發(fā)展的需求。所以，加快現(xiàn)代化的檔案管理步伐是高校的迫切需求。

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化首先必須做到轉(zhuǎn)變觀念，強化意識

為了跟上當(dāng)今時代的腳步，更好的適應(yīng)信息高速發(fā)展的需求，檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程要加快。一直以來，在查找檔案方面，受傳統(tǒng)觀念的影響，多采用人工查找的方法。即便是采用了計算機等硬件設(shè)備，由于仍處于剛剛起步階段，水平不高，難以使其很好的發(fā)揮作用。因此，查找速度緩慢，效率很低。這么一來，很難滿足當(dāng)今時代高速發(fā)展的要求。當(dāng)今時代要求檔案館不僅要成為永久保管檔案資料的基地，還要成為為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的信息中心。為此，作為新時期的檔案管理工作人員，應(yīng)解放思想、更新觀念，擺脫長期以來傳統(tǒng)思想的束縛，大膽革新，使高校的檔案管理事業(yè)沿著一個積極良性的方向發(fā)展下去，使其更好地適應(yīng)時代的發(fā)展需求。

在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的道路上，計算機水平的提高不容忽視

在當(dāng)今社會，計算機的應(yīng)用已經(jīng)逐步進(jìn)入了我們生活的每一個角落。而在高校的檔案管理工作中，計算機應(yīng)用程度的多少直接影響著管理水平的高低。時展迫切要求高校的檔案工作盡早從繁雜的手工操作中解放出來。在學(xué)校里，圖書檔案、學(xué)籍檔案、人事檔案等眾多繁雜而重要的信息資料需要統(tǒng)一整理成一個資料庫。這樣，學(xué)校就需要增加資金投入，添置足夠的計算機等硬件設(shè)備，使高校的檔案管理工作盡早實現(xiàn)現(xiàn)代化。目前，學(xué)校已經(jīng)有了自己的校園網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校的老師們以及各部門工作人員可以根據(jù)校園網(wǎng)輕松地查到自己所需的信息資料，大大提高了工作效率。同時，校園網(wǎng)與全國的教育科研機構(gòu)相連，并向社會開放，實現(xiàn)了資源共享，從而適應(yīng)了現(xiàn)代化發(fā)展要求。

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵就是建立一支高素質(zhì)并且掌握現(xiàn)代檔案的管理技術(shù)的隊伍

檔案工作是一項政治性，政策性和紀(jì)律性都很強的工作，它要求從業(yè)人員必須具有較高的政治素質(zhì)和政治理論水平，平時必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、思想和鄧小平理論，認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會同志關(guān)于“三個代表”的重要思想，同時要認(rèn)真學(xué)習(xí)好《中結(jié)人民共和國檔案法》并以之作為平時工作的指導(dǎo)性原則。檔案工作又是一項默默無聞，頗為瑣碎，往往不被人看重的工作，所以檔案工作者一定要樹立不為名、不為利、甘于奉獻(xiàn)的精神，做到敬業(yè)———熱愛檔案工作；愛崗———盡職盡責(zé)；嚴(yán)謹(jǐn)———一絲不茍；慎重———遵守檔案紀(jì)律；警惕———嚴(yán)守檔案秘密；這也是《檔案法》和檔案制度對檔案工作人員提出的職業(yè)要求。要實施檔案管理的現(xiàn)代化，只有一套齊備的硬件設(shè)施還是不夠的，還要有一批具有現(xiàn)代化管理技術(shù)的高素質(zhì)人才。他們要具有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ骶?，良好的政治素養(yǎng)，敏銳的信息意識，積極的創(chuàng)新精神，還有就是高水平的專業(yè)素質(zhì)。要培養(yǎng)這樣一批高素質(zhì)的檔案管理人才，就需要學(xué)校積極為從事檔案管理工作的人員創(chuàng)造條件，為他們創(chuàng)造機會外出參觀學(xué)習(xí)或者進(jìn)修，多參加一些國內(nèi)外的學(xué)術(shù)交流活動。在國內(nèi)外的學(xué)術(shù)交流活動中，他們可以及事了解到現(xiàn)今國內(nèi)外的一些科技、經(jīng)濟(jì)、檔案學(xué)技術(shù)等方面的信息，以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

綜上所述，筆者認(rèn)為，要實施檔案管理現(xiàn)代化：第一，應(yīng)該及早認(rèn)識到高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的緊迫性；第二，要轉(zhuǎn)變觀念，增強意識是實施檔案管理現(xiàn)代化的前提；第三，在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的道路上，計算機水平的提高不容忽視；第四，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵就是建立一支高素質(zhì)并且掌握現(xiàn)代檔案的管理技術(shù)的隊伍。上面說的這幾項都得到了有效的強化后，現(xiàn)代化的檔案管理才能逐步實施到位。（本文作者：楊莉、王新喜 單位：長江大學(xué)信息與數(shù)學(xué)學(xué)院）