國有企業(yè)協(xié)同辦公管理平臺建設(shè)淺析

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摘要：協(xié)同辦公系統(tǒng)的廣泛使用，能夠有效提高企業(yè)管理執(zhí)行力和辦公效率，降低辦公成本。根據(jù)公司經(jīng)營管理要求，結(jié)合實際情況，開展協(xié)同辦公管理平臺的建設(shè)與應(yīng)用，探索如何提高業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)效率、促進(jìn)信息系統(tǒng)內(nèi)及信息系統(tǒng)間的信息共享利用、增強(qiáng)部門協(xié)作能力，進(jìn)而實現(xiàn)辦公自動化處理。該文論述協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)背景、建設(shè)過程、實現(xiàn)的功能模塊及建設(shè)成效等內(nèi)容，通過該系統(tǒng)的實施與應(yīng)用提高辦公效率，實現(xiàn)公司辦公快捷高效、決策依據(jù)準(zhǔn)確、資源配置最優(yōu)化、辦公模式標(biāo)準(zhǔn)、行政管理統(tǒng)一等管理提升目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公；流程管理；信息集成；管理提升；管理平臺

隨著協(xié)同管理的理念逐漸深入人心，為建立高效協(xié)同的運營管理模式，提升管理能力，以人和組織為基礎(chǔ)的協(xié)同辦公自動化受到越來越多的企事業(yè)單位關(guān)注[1]。公司原有的協(xié)同辦公系統(tǒng)2013年投入使用，實現(xiàn)了行政公文、外部來電來函及體系文件網(wǎng)絡(luò)化審批和文件自動分發(fā)流轉(zhuǎn)并分類存檔，隨著公司管理水平的提升，現(xiàn)有的協(xié)同辦公管理平臺已不滿足公司各級人員的應(yīng)用需求和管理需求，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。公司現(xiàn)有信息系統(tǒng)繁多，系統(tǒng)人員、組織機(jī)構(gòu)等基礎(chǔ)信息不同步，管理人員工作重復(fù)量大，用戶不易記住多個系統(tǒng)密碼；現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)沒有數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析模塊，不能對系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按字段自動統(tǒng)計分析；公司現(xiàn)有的會議管理模式仍采用線下人工管理方式，會議室的預(yù)定需通過電話向會議室管理員咨詢會議室設(shè)備情況、占用情況后才確定，會議室的管理極其繁瑣；目前公司重視各項事務(wù)的執(zhí)行力度，但沒有一個對任務(wù)下達(dá)（包含任務(wù)要求、時間節(jié)點和人員安排）、任務(wù)執(zhí)行過程和任務(wù)完成等任務(wù)全過程管理的平臺，對任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行督查督辦；平臺與新的辦公軟件、瀏覽器不兼容；流程配置模塊不夠靈活，不能根據(jù)表單信息進(jìn)行條件判斷從而使流程自動流轉(zhuǎn)，要求業(yè)務(wù)人員對業(yè)務(wù)管理流程較為熟悉。為了解決上述問題，在充分收集需求并分析后，對協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行了升級改造。本文介紹了協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)過程、主要實現(xiàn)的功能及建設(shè)成效，通過本系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，更好地提高工作效率，降低辦公成本。

1協(xié)同辦公管理信息系統(tǒng)的建設(shè)

協(xié)同辦公系統(tǒng)功能模塊主要包含綜合事務(wù)管理、公文管理、體系文件管理、流程審批管理、督查督辦、會議室管理、報表管理和人員組織機(jī)構(gòu)同步等，同時與公司檔案管理信息系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)實現(xiàn)單點登錄及消息待辦集成。

1.1建設(shè)過程

需求征集：根據(jù)公司協(xié)同辦公管理信息系統(tǒng)建設(shè)要求，向公司各業(yè)務(wù)歸口管理部門征集需求及意見，收集公文、體系、行政管理和報表管理等相關(guān)業(yè)務(wù)管理功能需求、權(quán)限管理機(jī)制及實現(xiàn)目的。流程優(yōu)化：根據(jù)征集的業(yè)務(wù)及流程，結(jié)合信息化手段，優(yōu)化業(yè)務(wù)管理流程，化繁為簡，減少冗余環(huán)節(jié)，提高流轉(zhuǎn)效率。確定公文及體系文件文單、流轉(zhuǎn)流程、流程各環(huán)節(jié)處理人及分發(fā)機(jī)制，根據(jù)優(yōu)化后的流程及梳理出系統(tǒng)需使用的環(huán)節(jié)、角色、判斷條件、處理人及審批權(quán)限等。部署實施：根據(jù)公司整體需求，完成系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入，如組織機(jī)構(gòu)、人員與用戶信息等；根據(jù)確定的文單、業(yè)務(wù)模板樣式及報表樣式在系統(tǒng)中制作相應(yīng)的業(yè)務(wù)表單；制作相應(yīng)的工作流程單，設(shè)置流程處理節(jié)點和審批角色；根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置業(yè)務(wù)發(fā)起、查詢、臺賬管理及文檔中心管理權(quán)限等。系統(tǒng)測試：完成系統(tǒng)部署后進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試工作，測試主要包含系統(tǒng)功能測試和性能測試。使用流程中涉及的用戶模擬流程發(fā)起、審批、歸檔及查詢等操作，驗證流程流轉(zhuǎn)是否正確、條件判斷是否生效和權(quán)限是否正常等。根據(jù)測試情況完善系統(tǒng)部署，直至業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)正常、滿足管理需求。試運行：組織培訓(xùn)，建立用戶反饋機(jī)制，選取業(yè)務(wù)歸口管理部門開展協(xié)同辦公系統(tǒng)試運行，在試運行期間集中收集用戶使用反饋并及時調(diào)整，試運行結(jié)束后，開展分級分層次的培訓(xùn)和全面推廣工作，將協(xié)同辦公系統(tǒng)切實應(yīng)用到實際工作中。日常運維：指定專人負(fù)責(zé)協(xié)同辦公系統(tǒng)的運維工作，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)升級、人員調(diào)動、權(quán)限變更及審批流程新增和變更等。定期對業(yè)務(wù)人員和管理員進(jìn)行培訓(xùn)，制作操作手冊，以提高系統(tǒng)使用效率和易用性。

1.2主要實現(xiàn)內(nèi)容

協(xié)同辦公系統(tǒng)主界面如圖1所示。1.2.1公文管理。由圖2可知，公文管理模塊包含公司發(fā)文和收文管理。發(fā)文管理流程配置了流程環(huán)節(jié)、各環(huán)節(jié)審批人和文件分發(fā)流轉(zhuǎn)機(jī)制，擬稿人可根據(jù)實際情況選擇公文類型、主抄送部門等文單基礎(chǔ)信息，經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)會簽、其他部門會簽、公司領(lǐng)導(dǎo)會簽、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)和套紅排版后自動分發(fā)給公司各部門相應(yīng)人員。收文流程主要用于外來文件的分發(fā)流轉(zhuǎn)，經(jīng)過登記、擬辦后分到各部門領(lǐng)導(dǎo)，再由部門領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)到部門內(nèi)部人員。同時可設(shè)置待辦處理時限，超過時限自動跳過該環(huán)節(jié)或提前通知待辦人員，亦可根據(jù)管理需求進(jìn)行數(shù)據(jù)報表分析，如流程流轉(zhuǎn)時效性等。生效的文件將會自動歸檔到文檔中心。公文管理模塊實現(xiàn)了公司內(nèi)部及外來公文的自動分發(fā)流轉(zhuǎn)，并可與督辦關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)文件到事項的全業(yè)務(wù)流閉環(huán)管理。1.2.2體系文件管理。由圖3可知,體系文件管理模塊主要對公司質(zhì)量管理體系、環(huán)境職業(yè)健康管理體系及兩化融合管理體系相關(guān)文件進(jìn)行全生命周期的管理，文件根據(jù)體系管理的要求進(jìn)行分類。涉及的功能有體系文件編制、升版、作廢、補(bǔ)發(fā)和重新激活。體系文件編制發(fā)起人可根據(jù)實際需求選擇體系文件類型、審批人等基礎(chǔ)信息，系統(tǒng)根據(jù)表單內(nèi)容進(jìn)行流程的自動流轉(zhuǎn)，審批流包含二級、三級和四級審批；體系文件需進(jìn)行版本升級時，發(fā)起人僅可選擇文件作者為自己的文件進(jìn)行升版，流程的流轉(zhuǎn)與新編文件流程的流轉(zhuǎn)相同，升版文件生效的同時，舊版本文件將會在文檔中心自動作廢；對于不再需要使用的文件，可通過失效流程審批將文件作廢；對于作廢的文件，若想重新啟用，可通過重新激活流程將失效的文件激活繼續(xù)使用；對于流程流轉(zhuǎn)過程中漏選的部門或人員，可通過補(bǔ)發(fā)流程將文件補(bǔ)發(fā)到相關(guān)人員，無需重提流程。1.2.3流程審批管理。由圖4可知，流程審批管理模塊主要實現(xiàn)了信息系統(tǒng)運維、供應(yīng)商評價、采購、出國任務(wù)、境外人員來訪、出入證、合同、法務(wù)相關(guān)、信息化設(shè)備相關(guān)、印章相關(guān)、論文及專利相關(guān)和請假等70幾個審批業(yè)務(wù)流，改變了多年來公司在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的大量文檔一直處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批、人工傳遞和紙質(zhì)分發(fā)的低效高成本模式。1.2.4督查督辦督查督辦平臺實現(xiàn)督促檢查公司相關(guān)決策部署和重要事項辦理落實情況，由督辦人發(fā)起督辦事項登記，登記人可一次插入多個事項，填寫事項來源、督辦內(nèi)容等督辦信息后提交自動創(chuàng)建督查督辦事項臺賬，系統(tǒng)自動觸發(fā)事項辦理消息至責(zé)任人，提醒責(zé)任人辦理，同時系統(tǒng)會在完成時限到期前3個工作日或者反饋周期到期時發(fā)送反饋單給責(zé)任人。通過該平臺，不僅能督促員工完成督辦工作，確保公司重要事項能按期推動，亦能對個人時間進(jìn)行有效管理。1.2.5會議管理。會議管理模塊實現(xiàn)了會前準(zhǔn)備、會中討論、會后執(zhí)行全過程的智能化和可視化管理，提升了會議組織與管理效率；所有會議室資源可以統(tǒng)一收集，分級管理，可對會議配備申請、可視化會議室安排與沖突提醒、會議議程和會議服務(wù)申請等信息一站式申請與處理；會議預(yù)定成功后可以自動或手動對參會人座位進(jìn)行排座；簡化會議紀(jì)要編制流程；實現(xiàn)全面統(tǒng)計分析，優(yōu)化會議執(zhí)行效能，包括會議類型分析、會議決議分析及會議事項追蹤分析等。1.2.6報表管理。報表管理模塊部署了信息化設(shè)備臺賬管理、合同臺賬管理和供應(yīng)商管理、破損燃料元件數(shù)據(jù)庫管理、成果管理、知識產(chǎn)權(quán)管理等功能。根據(jù)業(yè)務(wù)管理需求，該模塊與流程審批管理模塊進(jìn)行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，審批結(jié)束后的相關(guān)數(shù)據(jù)更新到相應(yīng)的報表中（新增、修改等）。該模塊實現(xiàn)了對系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)根據(jù)管理需求進(jìn)行統(tǒng)計分析。通過該模塊的實施，實現(xiàn)公司各類報表的線上管理與自動統(tǒng)計分析，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集成與共享，對公司關(guān)注的信息進(jìn)行更直觀的展示，提升了管理效率。1.2.7文檔管理。文檔管理模塊主要包含我的文檔、共享管理和文檔庫。其中“文檔庫”存儲了體系文件、公文（收文和發(fā)文）和流程審批歸檔的文件，收文歸檔按來文單位存儲，發(fā)文按部門存儲，體系文件按文檔分類進(jìn)行存儲，流程審批按照審批單名稱存儲，這種歸檔方式便于將在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的各類文件進(jìn)行授權(quán)，如查詢、打印、下載及共享等權(quán)限；“我的文檔”可按用戶本人需求建立文件夾、上傳文件，并共享給其他用戶；“共享管理”可查詢用戶本人共享給其他用戶的文件和其他用戶共享給本人的文件，實現(xiàn)信息的實時共享。1.2.8與檔案管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)集成。將協(xié)同辦公管理平臺作為用戶及組織機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一管理平臺，并通過協(xié)同辦公管理系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)同步人員及組織機(jī)構(gòu)信息；同時將人力資源系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的待辦信息集成到協(xié)同辦公系統(tǒng)，審批人僅需登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)便可審批檔案管理信息系統(tǒng)和人力資源系統(tǒng)的審批業(yè)務(wù)；用戶在檔案管理系統(tǒng)發(fā)起歸檔申請，可選擇協(xié)同辦公系統(tǒng)文檔庫中的文件，實現(xiàn)文檔資料的線上歸檔。通過與檔案管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)了人員組織機(jī)構(gòu)同步、待辦消息集成、文檔資料線上歸檔等，提高了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率，節(jié)約了人力、時間和紙張成本。待辦消息界面如圖5所示。

2協(xié)同辦公管理信息系統(tǒng)的建設(shè)成效

2.1優(yōu)化了業(yè)務(wù)管理流程，業(yè)務(wù)審批效率明顯提高

在業(yè)務(wù)流程信息化的過程中，開展了流程優(yōu)化工作，以前繁瑣的審批流程應(yīng)用信息技術(shù)實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程線上流轉(zhuǎn)，改變了人找人的低效模式，并且根據(jù)預(yù)先的流程配置和用戶填寫的表單信息自動流轉(zhuǎn)，用戶無需了解流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)，審批結(jié)束后，系統(tǒng)自動推送審批信息到流程發(fā)起人，極大提高了流程流轉(zhuǎn)效率。

2.2業(yè)務(wù)流程公開可查，部門協(xié)作能力顯著提高

用戶可隨時通過已發(fā)、待辦和已辦查看流程進(jìn)度及各環(huán)節(jié)審批意見，能對需要自己辦理的業(yè)務(wù)一目了然，發(fā)起者可對該業(yè)務(wù)進(jìn)行督辦、催辦。流程可設(shè)置超期辦理，當(dāng)審批時間超過需求辦理時間時可自動發(fā)出提醒功能，提示業(yè)務(wù)人員及時處理業(yè)務(wù)，極大地方便各部門協(xié)同辦公，提高了部門間的協(xié)作能力。協(xié)同辦公系統(tǒng)保存了所有的電子審批單及審批過程，還實現(xiàn)了按類歸到文檔庫，可防止業(yè)務(wù)表單丟失并提升了審批單的可追溯性，提高了業(yè)務(wù)表單的綜合管理能力。

2.3規(guī)范了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

通過協(xié)同辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的審批單，系統(tǒng)可實現(xiàn)表單字段自動校驗，若有必填項未填寫、字段類型填寫錯誤和字段填寫范圍等情況，系統(tǒng)會報錯并提示錯誤信息，發(fā)起人可快速找到問題并進(jìn)行修正，避免了因填寫錯誤導(dǎo)致的重復(fù)審批。

2.4構(gòu)建內(nèi)部資源共享平臺，提高信息資源利用

建立文檔中心、報表管理平臺，涵蓋公司各類信息、體系文件、公文、各類經(jīng)營管理數(shù)據(jù)報表及其他文檔資料等，實現(xiàn)文檔管理的自動化。通過設(shè)置分級權(quán)限以實現(xiàn)各單位分級管理，并可按工作需求設(shè)置文件的查閱及訪問權(quán)限，用戶可以根據(jù)工作需求自行上傳文件資料并進(jìn)行信息共享，提高了資源利用率。

3結(jié)束語

協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用對公司推進(jìn)公文處理、體系文件管理、行政事務(wù)管理、事項督辦管理、管理觀念和工作模式轉(zhuǎn)變等方面產(chǎn)生了積極的影響；對各類文檔及業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行了優(yōu)化整合，實現(xiàn)公司的各類文檔、流程審批的高效流轉(zhuǎn)；通過文檔管理模塊及與檔案管理系統(tǒng)的集成，給公司各類人員提供便捷的知識共享手段；實現(xiàn)了公司辦公先進(jìn)、快捷高效、決策依據(jù)準(zhǔn)確、資源配置最優(yōu)化、辦公模式標(biāo)準(zhǔn)和行政管理統(tǒng)一等管理提升目標(biāo)。隨著公司對協(xié)同辦公系統(tǒng)的深入應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)安全管理的不斷完善，需求將不斷增加，后續(xù)將不斷完善協(xié)同辦公管理平臺，跟進(jìn)新方法、新技術(shù)，將其作為一個統(tǒng)一的管理平臺，使其他管理信息系統(tǒng)與協(xié)同辦公管理平臺對接，為其他管理業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更好地為公司經(jīng)營管理提供保障和服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王晨，劉鵬博，馮雙昌，等.協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)需求分析及設(shè)計[J].中國科技信息，2021（Z1）：67-69.

作者:甘德英 單位:中核建中核燃料元件有限公司