高校合同管理與審計(jì)實(shí)務(wù)探索

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摘要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐步建立和高校管理體制改革的不斷深入，高校已成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體之一，合同作為高校參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的重要途徑，合同管理已成為高校經(jīng)濟(jì)管理的重要內(nèi)容。如何有效地加強(qiáng)合同管理，避免糾紛，已成為高校管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：高校；合同管理；審計(jì)

一、高校合同管理現(xiàn)狀

目前，高校合同管理方式大部分實(shí)行的是按部門職責(zé)進(jìn)行分類歸口管理、分級(jí)審批、各負(fù)其責(zé)的制度，但在具體實(shí)施中有的合同分類歸口不是很明確，且存在合同管理未按管理辦法嚴(yán)格執(zhí)行的現(xiàn)象，例如：授權(quán)委托制度未及時(shí)跟進(jìn)、合同審查小組未充分發(fā)揮其功能作用。合同履行完畢或合同權(quán)利義務(wù)終止時(shí)，大多數(shù)承辦單位未及時(shí)向歸口管理部門書面報(bào)告合同的執(zhí)行情況及結(jié)果。具體表現(xiàn)為：（1）合同管理機(jī)制不健全，職權(quán)不清。目前，很多高校在合同管理當(dāng)中，只局限于合同的登記備案，對(duì)合同的簽訂、履行過(guò)程都無(wú)法進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督，合同糾紛處理機(jī)制不健全，監(jiān)督機(jī)制缺失，合同簽訂比較混亂，部分印簽為學(xué)校合同專用章，部分印簽為部門章。重合同訂立、輕合同監(jiān)督，導(dǎo)致合同履行風(fēng)險(xiǎn)增加，從而引起訴訟與糾紛，使學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益及聲譽(yù)受損。（2）法制意識(shí)淡薄，對(duì)合同的權(quán)利和義務(wù)缺乏認(rèn)識(shí)。在合同簽訂時(shí)，由于管理人員缺乏相應(yīng)的法律常識(shí)，這將導(dǎo)致高校出現(xiàn)重合同訂立，輕合同監(jiān)督的現(xiàn)象。對(duì)于合同的細(xì)節(jié)、條款不是很在意，或者是完全不懂合同所列的內(nèi)容是否符合自己的權(quán)利和義務(wù)，以至于在合同履行的中期和后期出現(xiàn)各種問(wèn)題，這將導(dǎo)致學(xué)校的經(jīng)濟(jì)利益受損。（3）合同管理手段落后，導(dǎo)致合同管理效率低，信息傳遞不及時(shí)。相關(guān)職能部門和不同級(jí)別層次的管理者都參與合同管理，很容易出現(xiàn)審批環(huán)節(jié)繁多，致使合同審批效率低的問(wèn)題，合同管理效率低將會(huì)導(dǎo)致學(xué)校錯(cuò)失業(yè)務(wù)良機(jī)，信息傳遞不及時(shí)會(huì)使各管理部門之間溝通協(xié)調(diào)不通暢。（4）合同管理人員素質(zhì)良莠不齊。目前，高校對(duì)外所簽訂的合同種類越來(lái)越多，所涉及的范圍也越來(lái)越廣，覆蓋了購(gòu)銷、財(cái)產(chǎn)租賃、合作辦學(xué)、土地轉(zhuǎn)讓、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、科研、對(duì)外投資等。學(xué)校合同管理人員的素質(zhì)關(guān)系到學(xué)校合同管理工作的優(yōu)劣，要配備具備專業(yè)知識(shí)的合同管理人員。合同管理人員要熟悉學(xué)校的內(nèi)部運(yùn)作流程和外部信息，要有較強(qiáng)的組織能力和協(xié)調(diào)能力，敏銳的洞察分析能力，嚴(yán)密的邏輯思維能力和較強(qiáng)的責(zé)任心。而目前，高校的合同管理人員大多數(shù)是辦公室兼職的，沒(méi)有配備專門的合同管理人員。

二、開(kāi)展合同審計(jì)的意義

高校開(kāi)展合同審計(jì)，對(duì)自身的建設(shè)和發(fā)展有著積極的作用，也是高校適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需要。（1）開(kāi)展合同審計(jì)，可以促進(jìn)學(xué)校各級(jí)管理者法制意識(shí)的增強(qiáng)，明確管理職責(zé)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)和提高學(xué)校管理水平。（2）開(kāi)展合同審計(jì)，可以強(qiáng)化學(xué)校內(nèi)部控制管理機(jī)制，規(guī)范各級(jí)人員的經(jīng)濟(jì)行為，嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，堵塞漏洞，增強(qiáng)高校內(nèi)部管理，預(yù)防腐敗，促進(jìn)廉政建設(shè)。（3）開(kāi)展合同審計(jì)，可以幫助完善合同條款，確保合同合法合規(guī)，避免潛在的經(jīng)濟(jì)糾紛，促進(jìn)各部門有效維護(hù)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)利益。加強(qiáng)對(duì)合同的簽訂、審批、履行等過(guò)程的審查，可以排除隱患，防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)教職工的合法權(quán)益。

三、高校合同審計(jì)的內(nèi)容

高校合同審計(jì)是指由高校內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止及合同管理等，進(jìn)行獨(dú)立客觀的監(jiān)督和評(píng)價(jià)活動(dòng)。高校實(shí)施合同管理，并開(kāi)展合同審計(jì)，可以起到互相牽制的作用。合同審計(jì)的內(nèi)容應(yīng)包括：（1）審計(jì)簽訂合同的合法性和有效性。審查合同的簽訂是否遵守平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t，合同的簽訂是否損害學(xué)校利益或社會(huì)公共利益，是否符合法律規(guī)定的形式和程序，涉及法律裁定的條款是否完善，內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)。（2）審計(jì)合同的審批流程。主要是審查合同審批表內(nèi)容是否齊全，是否按照規(guī)定流程及時(shí)審批。審批表格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否齊全；是否出具合同審批表。是否按規(guī)定程序及時(shí)審批；是否存在合同先簽后補(bǔ)審批手續(xù)情況。審查合同制定后是否經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的審查（法務(wù)部），查看審查記錄。（3）審計(jì)合同的主要條款。主要審查合同價(jià)款是否合理，合同重要條款有無(wú)遺漏；所涉及的數(shù)量與質(zhì)量以及履行期限、違約的賠償責(zé)任、賠償金額等是否明確，招標(biāo)文件與合同中主要條款是否存在差異等。合同形式是否符合相關(guān)法律、行政法規(guī)的要求，是否采用統(tǒng)一的合同范本。（4）審計(jì)合同履行情況。主要審查合同雙方是否按規(guī)定履行合同，合同執(zhí)行中是否存在弄虛作假、合同的變更是否符合法定條件，執(zhí)行上是否存在偏差及偏差產(chǎn)生的原因。審查合同雙方是否按合同約定的期限、地點(diǎn)和條款認(rèn)真履行了合同，有無(wú)一方任意改變合同內(nèi)容和條款的行為。（5）審計(jì)合同的管理情況。主要審查合同日常管理情況，審查機(jī)構(gòu)的設(shè)置與人員的配置、合同的檔案保管與臺(tái)賬設(shè)立、合同印章管理、合同的內(nèi)控制度建設(shè)情況，是否有相關(guān)的合同管理制度、合同的評(píng)審制度、合同的會(huì)簽制度和合同專用章管理制度等。通過(guò)對(duì)以上內(nèi)容的審查，對(duì)合同的訂立、履行、審批、管理的合法性、規(guī)范性等方面做出客觀評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，揭示風(fēng)險(xiǎn)，提出建議。

四、合同審計(jì)的程序

合同審計(jì)實(shí)施過(guò)程中，具體程序包含有:合同審前準(zhǔn)備階段、合同審計(jì)實(shí)施階段和合同審計(jì)報(bào)告階段以及合同后續(xù)審計(jì)。（1）事前階段(或稱計(jì)劃階段)，了解被審單位合同的完整性和真實(shí)性。采用現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)和表格調(diào)查等形式，了解學(xué)校各類合同的管理方式，并與學(xué)校合同管理人員進(jìn)行溝通，了解合同管理情況。然后根據(jù)初步了解的情況，梳理學(xué)校主要部門的合同操作管理流程，對(duì)了解的情況進(jìn)行分析，找出其中存在的薄弱環(huán)節(jié)和控制點(diǎn)，確定審計(jì)重點(diǎn)。（2）事中階段(或稱實(shí)施階段），對(duì)照合同的內(nèi)容，檢查財(cái)務(wù)反映內(nèi)容的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，檢查起草、審核、審批、制度建設(shè)、檔案管理與臺(tái)賬設(shè)立等工作流程，是否符合學(xué)校合同管理辦法的要求，從而發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位有無(wú)違法違紀(jì)行為。審查合同是否得到有效執(zhí)行、合同執(zhí)行結(jié)果的反饋及合同糾紛的處理情況。檢查合同存檔情況，是否進(jìn)行分類管理和建檔，是否有專人負(fù)責(zé)管理；檢查合同臺(tái)賬管理，是否設(shè)有合同臺(tái)賬；檢查各個(gè)部門有無(wú)違約行為和合同糾紛的處理記錄，以便進(jìn)一步建立健全學(xué)校的合同管理內(nèi)控制度。（3）事后階段（報(bào)告階段），針對(duì)合同審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出合同管理的意見(jiàn)和建議。與合同簽訂部門、合同管理部門進(jìn)行交流溝通，確保審計(jì)報(bào)告的科學(xué)性和實(shí)用性。（4）后續(xù)階段，針對(duì)合同報(bào)告發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并提出整改建議和意見(jiàn)，查看審計(jì)意見(jiàn)的落實(shí)情況。

五、高校合同管理與審計(jì)的啟示

在國(guó)家依法治國(guó)的大背景下，依法治校就是此方針的具體體現(xiàn)，作為學(xué)校管理的基本要求，高校的合同管理工作還很滯后。因此提升高校合同管理水平，需要從觀念、組織、制度、監(jiān)督等方面尋求對(duì)策，才能切實(shí)維護(hù)好學(xué)校的各項(xiàng)權(quán)益。（1）建立健全合同管理機(jī)制。建立健全學(xué)校合同管理部門，明確學(xué)校合同主管部門和各歸口管理部門的分工和職責(zé)，并配備專門合同管理人員，明確機(jī)構(gòu)或崗位職責(zé)，保證合同履行落到實(shí)處。構(gòu)建合同管理制度，定期對(duì)合同的審查質(zhì)量和審查效率、履約情況等進(jìn)行分析，查找合同管理中的漏洞和問(wèn)題，避免和減少經(jīng)濟(jì)損失。（2）制定完善的合同管理辦法。高校應(yīng)進(jìn)一步完善和修訂學(xué)校合同管理辦法，建立健全合同歸口管理和分類管理制度、合同示范文本制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查制度或?qū)徍炛贫?、合同專用章管理制度、合同臺(tái)賬制度以及合同檔案制度等，加強(qiáng)對(duì)合同授權(quán)簽訂、審批流程、受理登記、備案歸檔、履行驗(yàn)收、管理臺(tái)賬等方面的管理。強(qiáng)化合同授權(quán)委托制度，學(xué)校對(duì)授權(quán)委托及簽章事項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的法律審查，明確各類合同簽訂的授權(quán)委托權(quán)限，避免授權(quán)不明、職責(zé)不清等不規(guī)范行為。（3）加強(qiáng)合同審計(jì)監(jiān)督管理。將審計(jì)監(jiān)督引入合同管理全過(guò)程，通過(guò)審計(jì)監(jiān)督有效地把控合同管理過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。由審計(jì)部門制訂較為詳細(xì)的合同審計(jì)實(shí)施辦法，合理確定審計(jì)范圍，對(duì)標(biāo)的金額較高、影響較大的經(jīng)濟(jì)合同，納入必審項(xiàng)目，將合同審計(jì)逐步常態(tài)化，把合同審計(jì)作為高校內(nèi)部審計(jì)的重要內(nèi)容。要重視合同管理制度的執(zhí)行與落實(shí)，重視對(duì)合同履行情況的跟蹤。學(xué)校要從法律風(fēng)險(xiǎn)防范的實(shí)際需要出發(fā)，加強(qiáng)合同訂立后的履約跟蹤，定期了解合同的執(zhí)行情況，加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督檢查。（4）增強(qiáng)合同管理隊(duì)伍建設(shè)。由于學(xué)校所簽訂的合同涉及面廣，政策法規(guī)性強(qiáng)，要求合同的報(bào)審人員、審批人員、管理者、審計(jì)人員都要具備一定的法律意識(shí)，有效地維護(hù)學(xué)校的合法利益。高校應(yīng)采取各種方式，使合同管理部門和教職工具備一定的法律常識(shí)，重視合同的條款、明確自己的權(quán)利與義務(wù)，只有提高了教職工的法律意識(shí)，才能更好地開(kāi)展合同管理工作，為合同審計(jì)工作提供保障，促進(jìn)審計(jì)工作法制化、規(guī)范化。（5）創(chuàng)建合同管理信息系統(tǒng)。信息化時(shí)代，信息系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，創(chuàng)建合同管理信息系統(tǒng)，對(duì)合同的訂立、審批、歸檔、履行等流程可以進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，這有利于監(jiān)控合同執(zhí)行的全過(guò)程，促進(jìn)規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)以合同為主動(dòng)脈，利用合同構(gòu)建業(yè)務(wù)主線，滿足合同業(yè)務(wù)跨部門、跨層級(jí)、全過(guò)程、精細(xì)化的協(xié)同管理。

作者:李蓉 金忠兆 單位:華中師范大學(xué)審計(jì)處