內(nèi)部控制下合同全生命周期管理研究

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摘要：企業(yè)的經(jīng)營活動實際是一種合同履行過程，合同的執(zhí)行是業(yè)務核心表達通道。合同從擬制開始到其履行及持續(xù)分析，整個合同管理過程涵蓋了企業(yè)管理的各個主要部分。本文基于內(nèi)部控制視角分析了合同全生命周期的基本概念及面臨的風險，提出了合同全生命周期管理體系建設及平臺的搭建框架。

關(guān)鍵詞：合同管理;合同全生命周期管理;風險管理

1合同全生命周期管理的基本概念和意義

1.1合同全生命周期管理的基本概念。合同是企業(yè)從事民商事行為的書面憑據(jù)，決定了企業(yè)承擔的權(quán)利和義務以及是否能在可控范圍內(nèi)有效保障自身的合法權(quán)益。合同是企業(yè)間經(jīng)濟活動來往的重要依據(jù)，貫穿了企業(yè)活動的全部過程。經(jīng)營活動的實質(zhì)就是合同的履行過程。合同全生命周期主要包括前期的合同接洽、起草，中期的合同審核及簽署，后期的合同執(zhí)行、履約問題、糾紛解決、文檔管理、統(tǒng)計分析與后評估等環(huán)節(jié)。合同全生命周期管理是將合同從準備階段到終止階段的上述全部業(yè)務納入合同管理的整個過程，形成系統(tǒng)、動態(tài)的閉環(huán)管理。1.2合同全生命周期管理的意義。合同全生命周期管理體系的建立和管理系統(tǒng)的應用在實現(xiàn)風險管控的同時，帶來了一場管理的傳統(tǒng)模式變革，推動了傳統(tǒng)管理向信息化和精細化管理的轉(zhuǎn)變，通過優(yōu)化資源配置，為企業(yè)創(chuàng)造更多的管理價值，推動管理不斷創(chuàng)新。通過合同全生命周期管理體系的建立，可以幫助企業(yè)對合同風險管理思路進行梳理，并基于合同全生命周期管理系統(tǒng)的風險管理運作，將有關(guān)業(yè)務內(nèi)容以合同為主線進行整合，進行全面分析和風險識別，在相應節(jié)點上設置控制點，達成滿足每個節(jié)點控制要求的合同流轉(zhuǎn)，從而實現(xiàn)風險管控目標。合同生命周期管理系統(tǒng)的應用和實施，能幫助企業(yè)厘清思路和抓住重點，擺脫合同管理煩雜，消耗資源的困境，合同全生命周期管理系統(tǒng)成為企業(yè)合同管理中落實各級責任機制的重要且有效的載體。目前，大多數(shù)企業(yè)通過ERP系統(tǒng)或自身的信息化建設，將各項業(yè)務納入信息化系統(tǒng)進行管理。但是信息關(guān)聯(lián)度不高，相互之間沒有或有較弱的制約，成為信息孤島。通過合同全生命周期管理系統(tǒng)的應用，可將分布于各處的信息孤島有機聯(lián)合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)或信息間多維度、多交互的相互印證，達到相互制約的作用。在企業(yè)經(jīng)營活動的風險關(guān)鍵點上，制定滿足風險控制的制度和有關(guān)要求，并通過系統(tǒng)強制實施業(yè)務流程和數(shù)據(jù)信息按制度和要求運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)風險管控的目標。

2合同全生命周期管理的風險點

2.1企業(yè)合同管理協(xié)調(diào)配合性風險。合同全生命周期管理應包括前期、中期和后期的各項工作環(huán)節(jié)銜接、配合和制約。目前有誤區(qū)認為合同的起草、審核和履行部門相互獨立，各管一段，因此相互缺乏溝通。管理環(huán)節(jié)的割裂使得風險不斷提高。合同在定價和談判時，法務和財務及內(nèi)控往往沒有參與，易出現(xiàn)為追求經(jīng)濟效益而違反國家法律法規(guī)及制度的問題。合同在審核時，各審核參與方僅只能就自己的專業(yè)角度提出意見或建議，對于一些技術(shù)性、專業(yè)性的條款缺乏審核能力且對實施的具體條件或要求并不了解或把握，有可能出現(xiàn)單方面一味強調(diào)降低風險而導致提出過于苛刻的意見或建議，使得合同不具備可操作性。合同履行過程中若發(fā)生異常情況，各部門無法統(tǒng)一同步知悉，給企業(yè)帶來經(jīng)濟和法律雙重風險。企業(yè)合同管理協(xié)調(diào)性及配合性欠缺，于企業(yè)內(nèi)部來說，易造成權(quán)力尋租，存在內(nèi)控漏洞，于企業(yè)外部來說，存在合同條款問題及較高的法律風險。2.2企業(yè)合同執(zhí)行過程中的法律風險。大多數(shù)企業(yè)將合同管理重點放在了簽訂評審環(huán)節(jié)上，其過程是靜態(tài)的，合同管理并不全面。企業(yè)沒有實施合同履行階段的風險防控機制，從而對于后續(xù)的合同履行，糾紛處理及合同項目評估等環(huán)節(jié)缺乏過程性管控，使得合同履行環(huán)節(jié)成為法律風險和經(jīng)濟損失高危所在，企業(yè)權(quán)益無法保障。2.3企業(yè)合規(guī)運行性風險。在企業(yè)實際的運行過程中，經(jīng)常會遇到合同倒簽或補簽的情形，如先實際執(zhí)行，再簽合同或是實際執(zhí)行過程中補簽。這些在法律上，可能對于合同本身的法律效力無實質(zhì)影響，但是從內(nèi)控角度來說的話，還是存在合規(guī)風險的。比如，合同都需要經(jīng)過合同評審環(huán)節(jié)，而且評審部門涉及業(yè)務、法務、財務等部門及公司管理層，先執(zhí)行后補簽或?qū)嵭兄醒a簽，都違反了關(guān)于合同管理的合規(guī)性。另外，對于一些持續(xù)性的固定性服務類合同，如事先近到期日前沒有及時確認續(xù)期或重新招標，則影響企業(yè)的日常經(jīng)營，倘若為了保障服務不中斷，而被動倒簽或補簽，則存在內(nèi)控管理的合規(guī)風險，嚴重者還可能產(chǎn)生法律風險。2.4企業(yè)財務資金管理風險。企業(yè)不同的業(yè)務板塊，涉及不同類型的合同，合同的履行與企業(yè)財務資金息息相關(guān)。如硬件銷售類合同，貨物的交付，對方的收貨并簽收確認，企業(yè)的收入確認及債權(quán)形成，收款權(quán)利的行使等一系列環(huán)節(jié)將直接影響到合同的正常履行并如期回收貨款。如服務類銷售合同，如果不實施合同項目的全生命周期管理，則不能及時跟蹤并了解合同項目的執(zhí)行情況，不能按時提請或組織對方驗收，從而把控每階段款項結(jié)算的時點，造成不能及時收回款項的風險。對于采購類合同，若不能持續(xù)關(guān)注整個采購流程，如合同簽訂，簽(驗)收和結(jié)算條件的達成，就可能給企業(yè)帶來付款結(jié)算風險。固定費用性合同，兼具周期性和持續(xù)性，如果沒有合同跟蹤管理，則不能于合同即將到期時及時提請承辦部門清理應收款或應付款，也不能提前做好合同續(xù)簽的準備，從而給企業(yè)財務資金管理帶來資金管理風險及經(jīng)營風險。2.5合同管理人員風險。企業(yè)經(jīng)濟活動的多樣性，會產(chǎn)生大量不同類型不同模式的合同，涉及眾多行業(yè)，如購銷類、金融類、土地房屋租賃類、辦公類、中介類、技術(shù)服務及其他咨詢服務類等，需要合同管理人員具備豐富的專業(yè)知識、邏輯思維和判斷能力。目前大多數(shù)企業(yè)合同管理人員配備有限，大多數(shù)不具備相關(guān)的執(zhí)業(yè)證書或職稱證書，管理水平不高，在法律審核、風險防控及責任意識方面都不夠強大，容易產(chǎn)生問題和風險。

3加強合同全生命周期管理的內(nèi)部控制建設

3.1合同全生命周期管理內(nèi)部控制建設目標。企業(yè)經(jīng)濟活動涉及的合同種類繁多、形式多樣且數(shù)量較大。如果靠人工手段進行管理則艱苦而復雜，對其過程中的風險識別、防范與監(jiān)控存在著很大困難。一旦風險發(fā)生就會很難挽回。因此從企業(yè)內(nèi)部管理角度來說，必須要求建立一套高效能的合同全生命周期管理體系，該體系能識別、防范和監(jiān)控合同全生命周期，最大程度的規(guī)避風險失控造成的經(jīng)濟損失。3.2合同全生命周期管理內(nèi)部控制建設思路。合同全生命周期管理的建設思路是將合同管理分為“合同擬制生命周期”和“合同履行生命周期”兩個層面。合同擬制生命周期是指合同管理從“檔案管理”升級為“檔案管理+合同關(guān)鍵信息管理+簽署追溯管理”，主要包括合同模板、擬制、審批、歸檔、變更和借閱板塊。合同履行生命周期是指貫通“業(yè)務—財務”數(shù)據(jù)，實現(xiàn)履約的追溯跟蹤管理和可視化管理，提升內(nèi)部管理效率，主要包括收付款計劃、采銷業(yè)務集成、合同結(jié)算、合同任務、合同預警及合同風險控制板塊。3.3合同全生命周期管理內(nèi)控建設內(nèi)容及做法。合同全生命周期管理主要包括：根據(jù)企業(yè)業(yè)務行業(yè)特點、商業(yè)模式及管理方式等，以企業(yè)全面風險管控為目標，建立合同全生命周期管理體系，提高企業(yè)管理能力，促進企業(yè)的科學、可持續(xù)性發(fā)展。在風險管控體系框架下，對業(yè)務和風險進行梳理和識別并進行分類和評估，進一步對風險進行規(guī)劃、監(jiān)控及應對處理。從全局考慮業(yè)務流程中的風險，設置必要的控制點，對流程進行改造優(yōu)化。制定合同管理制度，根據(jù)業(yè)務特點及其風險點，梳理管理需求為系統(tǒng)軟件需求，開發(fā)與之相適應的業(yè)務及管理軟件系統(tǒng)。利用信息系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)跟蹤、提醒、統(tǒng)計和分析等手段規(guī)范業(yè)務，從而為管理提供服務。3.4合同全生命周期管理內(nèi)控系統(tǒng)框架。合同全生命周期管理的實施需要搭建一套智能的管理平臺，該平臺目標是可對流程進行靈活設置，可對規(guī)則進行自定義，通過對數(shù)據(jù)的解析及預警發(fā)送，全程監(jiān)控企業(yè)運營狀況，實現(xiàn)管理需求。其系統(tǒng)框架主要包括三個層面。第一，事務操作層。主要是指合同擬制的工作環(huán)節(jié)及節(jié)點，包括合同模板的新建、審批、使用范圍定義和模板填空定義；合同擬制的合同創(chuàng)建、合同信息、合同文本、合同評審和打?。缓贤炇鸷蜌w檔的用章及存檔登記、電子簽章和影像系統(tǒng)集成；合同履行的收付款計劃、項目執(zhí)行進度，收付款進度，項目結(jié)束；合同變更的變更申請、審批、執(zhí)行、差異比較和權(quán)限控制等。第二，統(tǒng)計分析層。主要是指在第一層級執(zhí)行記錄過程的基礎上，進行多維度的分析，旨在為識別風險，評估聚焦。主要包括合同模板使用效率分析，簽訂情況分析，評審效率分析，變更情況分析，風險情況分析，進度、績效、交易和財務報表等分析。第三，風險管理層?；诓僮鲗雍头治鰧又?，通過預警定義、預警監(jiān)測、消息管理、風險處理、風險評審和風險關(guān)閉管理等實現(xiàn)風險控制，從而達成合同全生命周期管理的目標和意義。3.5合同全生命周期管理內(nèi)部控制落地。合同全生命周期管理內(nèi)部控制建設，包括體系的建立和系統(tǒng)的應用兩個方面，都會面臨各種各樣的困難和阻力。要保障合同全生命周期管理的落地，必須要做實各項支撐工作。合同全生命周期管理要求工作流程必須覆蓋整個周期，制度文件應明確各職能部門的職責，要求對合同的全周期負責?？己吮O(jiān)督是檢驗和保障工作效果的手段，對于合同全生命周期來說，考核和監(jiān)督應當覆蓋全過程，在考核標準的制定上，針對各環(huán)節(jié)的重要性，分各層級分類別設置標準并進行考核。通過評比，促進整體管理水平得以提升。合同管理的執(zhí)行者和推動者是全體成員，企業(yè)應采用會議、培訓和現(xiàn)場指導檢查等方式加強隊伍建設，促進合同全生命周期管理模式全面落地，從而提升企業(yè)整體的合同管理水平。

4結(jié)語

合同全生命周期管理是對企業(yè)經(jīng)營活動的無盲區(qū)全方位管控。企業(yè)以合同溝通、簽署、執(zhí)行、文檔管理、數(shù)據(jù)分析等為主線，自上而下，逐級分解，建設一套事前規(guī)劃、事中監(jiān)控和事后分析的運營架構(gòu)，科學地進行業(yè)務協(xié)作和風險管控。合同全生命周期管理不僅能實現(xiàn)對合同的系統(tǒng)管理及履約質(zhì)量的保障，又能對合同進行動態(tài)管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，同時還可借用信息系統(tǒng)，進行信息匯總，形成各部門在合同管理下的大數(shù)據(jù)。通過拓展合同全生命周期風險管控的廣度和深度，從而推進企業(yè)全面風險管理，給企業(yè)創(chuàng)造更多的附加值。

參考文獻

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[3]孟春.采購合同全生命周期管理淺析[J].中國物流與采購,2016(6).

作者:喻莉萍 單位:武漢天喻信息產(chǎn)業(yè)股份有限公司