內(nèi)部控制下的企業(yè)經(jīng)濟合同管理

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［摘要］在我國社會主義市場經(jīng)濟條件下，經(jīng)濟合同貫穿企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營過程，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)都起著配合、輔助和監(jiān)控的作用，是保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，因此經(jīng)濟合同管理成為企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要內(nèi)容。近年來，隨著企業(yè)管理制度的不斷發(fā)展，經(jīng)濟合同管理水平不斷提高，從內(nèi)控視角看經(jīng)濟合同管理的好壞成為整個企業(yè)內(nèi)部控制管理是否有效的關(guān)鍵。文章在分析基于內(nèi)部控制視角探討企業(yè)經(jīng)濟合同管理的重要性基礎(chǔ)上，探討了內(nèi)部控制視角下企業(yè)經(jīng)濟合同的關(guān)鍵風(fēng)險點，并基于內(nèi)部控制視角加強企業(yè)經(jīng)濟合同管理的對策措施。

［關(guān)鍵詞］內(nèi)部控制;企業(yè)經(jīng)濟合同;合同管理

1引言

內(nèi)部控制屬于企業(yè)管理范疇，以企業(yè)的各項制度為控制的依據(jù)，明確劃分企業(yè)內(nèi)各部門、各崗位的主要職責(zé)，在此基礎(chǔ)上建立相互制約、相互配合的企業(yè)內(nèi)部流程方法，以達到企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。隨著企業(yè)經(jīng)營的不斷發(fā)展，內(nèi)部控制發(fā)揮著越來越重要的作用，而作為內(nèi)部控制管理主要內(nèi)容的經(jīng)濟合同管理也變得尤為重要，經(jīng)濟合同管理在不同階段存在著不同的風(fēng)險，這些風(fēng)險一旦發(fā)生都會給企業(yè)帶來巨大損失。因此，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，各部門都需要嚴(yán)格按照企業(yè)內(nèi)控流程進行相關(guān)工作，盡量避免合同風(fēng)險的出現(xiàn)，做好相應(yīng)的控制措施。但是，目前企業(yè)的內(nèi)控管理中對經(jīng)濟合同管理存在一些問題未能引起企業(yè)管理者的重視，有很大的內(nèi)控風(fēng)險隱患，因此加強企業(yè)的內(nèi)部管理中的經(jīng)濟合同管理具有重要的現(xiàn)實意義。

2內(nèi)部控制視角下企業(yè)經(jīng)濟合同的關(guān)鍵風(fēng)險點

2.1經(jīng)濟合同與生產(chǎn)庫存情況嚴(yán)重脫節(jié)，管控水平較差

企業(yè)經(jīng)濟合同在簽訂以前應(yīng)該根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際需要，由物資短缺部門或者物質(zhì)使用部門提出采購申請，采購部門再進行比選、招標(biāo)、詢價等下一步的工作。而實際上大部分企業(yè)因為倉庫庫存管理未能全面信息化的缺陷，往往到月底財務(wù)結(jié)賬完畢才能知道庫存數(shù)量，無法在月中提供有效的實時庫存數(shù)量，導(dǎo)致物資短缺部門根據(jù)自己的經(jīng)驗，主觀隨意填寫采購申請中的數(shù)量、型號等信息，并且不傳送到倉庫保管部門進行審核，就進行經(jīng)濟合同的簽訂。簽訂完經(jīng)濟合同后，甚至已經(jīng)收到貨物后才發(fā)現(xiàn)需要的物資數(shù)量、型號與收到的物資不一致，或者倉庫還有大量庫存的情況，從而導(dǎo)致庫存數(shù)量的不斷增加，型號不匹配物資的浪費，存貨的不斷增加也會加大周轉(zhuǎn)次數(shù)，積壓了企業(yè)的流動資金。

2.2經(jīng)濟合同的前期審批流程流于形式

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營一段時間以后往往有自己相對固定的供應(yīng)商或者信賴的長期合作伙伴，就會導(dǎo)致企業(yè)形成采購慣性，即需要物資時首先都會找自己已經(jīng)熟悉的供應(yīng)商提供。這種情況下使得經(jīng)濟合同前期進行的比選、招標(biāo)等過程流于形式，對經(jīng)濟合同簽訂對象的信用狀況、資信等方面未進行持續(xù)的關(guān)注及調(diào)查，往往存在造假的情況，無法真正做到“貨比三家”“價格從優(yōu)”。而相關(guān)人員在進行經(jīng)濟合同審批時，由于專業(yè)素質(zhì)的局限性等方面的原因，也會對供應(yīng)商資質(zhì)、合同條款等方面不太仔細(xì)研究，只要價格沒有上漲太多，與原合同沒有較大偏差，一般都會審批通過，使經(jīng)濟合同的審批流程脫離了內(nèi)控的管理，失去了保護企業(yè)生產(chǎn)應(yīng)有的作用。

2.3經(jīng)濟合同條款約定不具體、不全面，容易產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛

隨著國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展，近幾年國家的稅收政策每年都發(fā)生著比較大的變化。尤其是營業(yè)稅改增值稅的過程中，增值稅稅率的變化非常的快速，而企業(yè)在簽訂經(jīng)濟合同的時候很少有考慮稅收政策的變化。稅收政策的變化、稅收征管的加強是企業(yè)在簽訂經(jīng)濟合同時都忽略的問題，由于經(jīng)濟合同具體條款約定的不明確和不全面，導(dǎo)致合同簽約雙方與稅務(wù)機關(guān)對于經(jīng)濟合同性質(zhì)、稅率等方面無法達成一致意見，從而大大增加了稅收風(fēng)險。企業(yè)在簽訂合同時對于付款及稅收條款往往只寫“收到發(fā)票后幾日內(nèi)予以支付貨款”，這種形式的合同約定等于沒有約定，當(dāng)雙方發(fā)生理解異議時根據(jù)合同條款無法進行有效仲裁。同時經(jīng)濟合同條款中對于違約、爭議解決的條款也往往一筆帶過，寫的非常模糊，根本起不到監(jiān)控的作用。

2.4經(jīng)濟合同簽訂后，管理力度明顯減弱

大部分企業(yè)認(rèn)為經(jīng)濟合同簽訂完成就結(jié)束了，然而對企業(yè)來說經(jīng)濟合同前期控制的不到位，審核的不嚴(yán)謹(jǐn)，簽訂合同過程中的內(nèi)容又不全面、不完善，在合同簽訂后對相關(guān)內(nèi)容也未進行及時補充，都會導(dǎo)致經(jīng)濟合同在后續(xù)執(zhí)行過程中無法正常履行的風(fēng)險。再者有些企業(yè)甚至沒有任何一個部門對經(jīng)濟合同進行跟蹤落實、歸類整理、編號存檔等后續(xù)工作，當(dāng)財務(wù)部門按照提出申請的部門進行費用歸口管理控制時，誰也不愿意承擔(dān)此筆合同費用，出現(xiàn)相互扯皮的現(xiàn)象。

3對策措施

3.1加快經(jīng)濟合同信息化的建設(shè)

正是由于企業(yè)在合同管理中信息化的水平較低，才容易出現(xiàn)經(jīng)濟合同的簽訂與實際庫存嚴(yán)重脫節(jié)的情況，因此必須加快經(jīng)濟合同信息化的建設(shè)，通過電子信息化技術(shù)來規(guī)范企業(yè)經(jīng)濟合同管理。在信息化的系統(tǒng)中企業(yè)的生產(chǎn)部門可以實時看見所有物資的庫存數(shù)量、型號、批次價格等信息，透明化的庫存管理使生產(chǎn)部門采購申請的提出不再依靠主管經(jīng)營的判斷，而是有據(jù)可依。物質(zhì)部門根據(jù)對各項物資進行編碼，通過編碼進行物資庫存量的查詢，然后提出準(zhǔn)確的采購申請，經(jīng)過信息系統(tǒng)中相關(guān)部門逐級審批，最終歸檔由采購部門進行采購。采購部門在信息系統(tǒng)中提交采購訂單，招標(biāo)、比選公告，所有合格供應(yīng)商通過網(wǎng)絡(luò)信息提交相關(guān)資質(zhì)，審核通過后簽訂經(jīng)濟合同。采購的各項物資及時在信息系統(tǒng)中進行出入庫的管理，由于合同的簽訂也在信息系統(tǒng)中完成，因此合同的付款、履約情況也可以進行不斷更新，杜絕了后期付款錯誤發(fā)生的風(fēng)險。在整個信息化合同管理流程中，因各個環(huán)節(jié)都需要相關(guān)職能部門的層層審核，因此使內(nèi)部控制的作用得到充分的發(fā)揮。

3.2加強經(jīng)濟合同前期的審批和審核工作

建立好信息化以后，企業(yè)應(yīng)重視經(jīng)濟合同的前期審核、審批工作，將合格供應(yīng)商的篩選、審核有效的進行，不能敷衍了事。應(yīng)該將與本公司有長期合作的供應(yīng)商進行歸類、整理，建立合格供應(yīng)商目錄，并將合格供應(yīng)商信息錄入信息化系統(tǒng)。合格的供應(yīng)商目錄有效期為一年，最多不應(yīng)超過兩年，企業(yè)應(yīng)該在每年12月底前對所有的合格供應(yīng)商進行重新的審核、評估，每種類型的供應(yīng)商不應(yīng)少于5家企業(yè)，以方便今后經(jīng)濟合同的價格比選工作。對于已經(jīng)進入合格供應(yīng)商目錄后再次審查發(fā)生不具備相關(guān)資質(zhì)、信用評級降低等情況的不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時從信息化系統(tǒng)中進行剔除。同時不斷的對新的供應(yīng)商進行審核、評級，對審核評級合同的供應(yīng)商補充進入合格供應(yīng)商目錄。經(jīng)濟合同是各職能部門項目協(xié)調(diào)、統(tǒng)一目標(biāo)的工作，各職能部門都要加強自身部門的審核力度，對經(jīng)濟合同中屬于本部門專業(yè)的條款要認(rèn)真對待、仔細(xì)研究，充分考慮各項影響因素，不能敷衍了事。對經(jīng)濟合同簽訂后發(fā)現(xiàn)部分條款存在明顯錯誤后要追究相關(guān)職能部門審核失職的責(zé)任。通過對合格供應(yīng)商審查時效的縮短可以使信息化系統(tǒng)信息更加及時，使內(nèi)控管理得到進一步的提升。

3.3完善經(jīng)濟合同條款內(nèi)容，形成范本合同

由于經(jīng)濟合同沒有規(guī)范的版本，使得經(jīng)濟合同內(nèi)容不全面、不具體，從而增大了經(jīng)濟糾紛的風(fēng)險，因此企業(yè)應(yīng)不斷地改進經(jīng)濟合同的模板，不斷完善格式化的條款內(nèi)容，使經(jīng)濟合同的類別、編號等信息規(guī)范化，保證經(jīng)濟合同的基本質(zhì)量，提高經(jīng)濟合同簽訂的效率。同時也要對不同的經(jīng)濟合同進行針對性的改變，對于稅收政策、稅率變化等不確定的因素，在合同中要進行詳細(xì)的說明，盡可能地規(guī)避稅收風(fēng)險。比如在合同中可以將價、稅分別進行規(guī)定，這樣在稅率變動的時候可以保證企業(yè)的入賬成本不變，減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)。在一些可以享受簡易計稅等方面的經(jīng)濟合同簽訂時，一定要嚴(yán)格按照稅法相關(guān)規(guī)定進行合同的約定，避免以后和稅務(wù)部門的認(rèn)定存在異議產(chǎn)生稅收風(fēng)險。對于違約、仲裁等條款的約定最好相關(guān)法務(wù)部門或者咨詢相關(guān)專業(yè)人員，聽取他們的意見進行改進，尤其是非格式條款的內(nèi)容。將可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險進行充分的說明，降低合同風(fēng)險，使經(jīng)濟合同能夠正常履行，最大限度地維護企業(yè)的經(jīng)濟利益。

3.4增強經(jīng)濟合同后續(xù)管理工作

在經(jīng)濟合同簽訂后，企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)加大對合同履行的實時跟蹤力度，保障合同的順利實施，如果預(yù)見對方出現(xiàn)違約風(fēng)險，應(yīng)根據(jù)合同條款進行及時處理，比如在雙務(wù)合同中，如果對方出現(xiàn)無法支付貨款情況，我公司也可以對其行使抗辯權(quán)等，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的風(fēng)險。對于企業(yè)所有的經(jīng)濟合同，要指定歸口管理的部門，由該部門對所有合同進行統(tǒng)一的分類、編號、整理、歸檔工作。合同的歸口管理部門要定期更新合同臺賬，將相關(guān)合同信息以合同臺賬的方式進行整理，方便今后的查閱工作。經(jīng)濟合同最好是在財務(wù)部門留一份復(fù)印件進行備案，同時也方便財務(wù)部門對合同支付情況的整理。對于合同金額后期費用歸類的問題，從內(nèi)控的角度應(yīng)該在合同簽訂前期確認(rèn)費用承擔(dān)的部門，此筆合同金額是否在年度預(yù)算中，具體應(yīng)該是費用化還是資本化等相關(guān)信息，為后期的費用歸口管理減少壓力。

4結(jié)論

綜上所述，從目前整體經(jīng)濟環(huán)境來看，企業(yè)的經(jīng)濟合同管理工作已經(jīng)成為非常重要的環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的要約、承諾和簽約的模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要，必須要進行全生命周期的經(jīng)濟合同管理。不斷地加強經(jīng)濟合同從“采購申請—采購訂單—采購合同—合同付款”等各個環(huán)節(jié)的信息化管理，使經(jīng)濟合同更加具有效益性，促進企業(yè)不斷發(fā)展。從內(nèi)部控制的角度來看，要杜絕經(jīng)濟合同前期比選、招標(biāo)過程的形式主義，增加對稅收政策的預(yù)見意識，不斷的完善企業(yè)經(jīng)濟合同的內(nèi)部控制管理，逐步構(gòu)建完善的經(jīng)濟合同內(nèi)部控制流程，使經(jīng)濟合同管理的作用得到有效發(fā)揮，讓企業(yè)在履行經(jīng)濟合同的過程中能夠保障自身的合法權(quán)益，才能使企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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作者：王鑫 單位：威海環(huán)境再生能源有限公司