企業(yè)合同管理系統(tǒng)的建設(shè)

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摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場競爭也日趨激烈，企業(yè)資源越來越多元化。如何建立起一整套適用的合同管理系統(tǒng)，既能適用不同管理業(yè)務(wù)要求，又能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管控，集中管理目標(biāo)，這給企業(yè)合同系統(tǒng)建設(shè)提出了一個難題。

關(guān)鍵詞：合同管理；系統(tǒng)建設(shè)；問題；措施

科技化、信息化，是時(shí)展的需求。隨著時(shí)代的發(fā)展，無論是國有企業(yè)還是中小型企業(yè)對信息化的推廣、應(yīng)用和深化都有了很高的需求，企業(yè)資源的多元化，需要對各類業(yè)務(wù)的合同執(zhí)行過程進(jìn)行管理，同時(shí)結(jié)合企業(yè)實(shí)際的費(fèi)用預(yù)算，形成一個覆蓋到整個企業(yè)的合同管理系統(tǒng)，這不僅能為企業(yè)節(jié)約不必要的人力物力成本，更為重要的是能夠提高企業(yè)的工作效率，讓辦公的中間環(huán)節(jié)大大縮短，效率才是企業(yè)最重視的部分，只有提高效率才能提升企業(yè)的競爭力。

1合同管理系統(tǒng)

我們通常所說的合同管理系統(tǒng)是建立在互聯(lián)網(wǎng)化、信息化的基礎(chǔ)上，對企業(yè)、單位等在辦公過程中的合同管理進(jìn)行改革，業(yè)務(wù)流程的變革。從而使用戶能在一個一體化的合同管理系統(tǒng)中進(jìn)行高效工作，能夠支持其他子系統(tǒng)的流程環(huán)節(jié)。合同管理系統(tǒng)覆蓋合同的起草、審核、會簽、審批、備案、執(zhí)行、歸檔的全生命周期，以便對全公司各單位在經(jīng)營活動過程中發(fā)生的經(jīng)濟(jì)合同實(shí)行全過程管理[1]。系統(tǒng)建成后，可對合同管理系統(tǒng)中的合同進(jìn)行統(tǒng)一備案，以便日后的調(diào)用、查詢、數(shù)據(jù)挖掘等?？梢约皶r(shí)掌握合同的簽訂、執(zhí)行情況并及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，防范風(fēng)險(xiǎn)，逐步建立事前評估、事中把控、事后追蹤的風(fēng)險(xiǎn)控制體系。

2合同管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

經(jīng)過幾十年的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，大家已經(jīng)有了普遍的契約精神，認(rèn)識到了合同的重要性，合同管理的重要性，在信息化發(fā)展的今天，合同管理的方式方法也發(fā)生了巨大的變化，越來越多的企業(yè)認(rèn)識到，企業(yè)合同管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的一個重點(diǎn)區(qū)域，是企業(yè)對外交易過程中的重點(diǎn)把控內(nèi)容。企業(yè)開始向集團(tuán)化發(fā)展，單位部門眾多，所要管理的合同要素也不盡相同，原來的手工管理信息很難集中，時(shí)效性差，各個部門的相互協(xié)作和任務(wù)執(zhí)行效率都會大打折扣。合同管理上的滯后、不完善會給企業(yè)的發(fā)展帶來嚴(yán)重的后果。于是，能夠提高企業(yè)自身的合同管理水平，借助IT手段，輔助企業(yè)規(guī)范流程、防控風(fēng)險(xiǎn)、落實(shí)制度要求、提高效率，實(shí)現(xiàn)對合同全生命周期的管理的合同管理系統(tǒng)的建設(shè)越來受到了企業(yè)的重視[2]。我國雖然對合同管理系統(tǒng)的研究時(shí)間不是很長，但也取得了一定的成果。很多管理軟件的供應(yīng)商都開發(fā)了類似的軟件，而且很多大型企業(yè)也在使用。但這些大型軟件公司開發(fā)的合同管理系統(tǒng)雖然功能強(qiáng)大，但對企業(yè)的個性化需求不能夠很好的滿足，通用的合同管理系統(tǒng)主要著眼于整個合同管理的流程體系，模塊相對固化，功能和組織架構(gòu)等均不可擴(kuò)展，在針對特定辦公流程或特定業(yè)務(wù)模塊時(shí)顯然不適合。這些對有些企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)是不合適的。

3合同管理體系建設(shè)過程中的問題

3.1功能性、靈活性。合同管理全生命周期包括簽訂前，簽訂中、履行中和履行后四個階段，涉及到合同的簽訂，履行，變更，解除，評價(jià)，合同歸檔，糾紛處理等。這些管理事項(xiàng)一般情況下不可能由一個部門獨(dú)立完成，由于不同組織層級間存在不同，所以每個單位對合同管理的關(guān)注點(diǎn)就會不同。在這種情況下系統(tǒng)建設(shè)需要從上到下了解到每一部分的需求，明確差異，建立可以覆蓋全生命周期的合同管理系統(tǒng)，以滿足使用單位的需要。同時(shí)，不同合同類別，風(fēng)險(xiǎn)度就會不同，管控重點(diǎn)也存在不同之處，所以建立系統(tǒng)的時(shí)候要根據(jù)不同的需求類別構(gòu)建差異化的管理內(nèi)容，使建立起來的合同管理系統(tǒng)具有足夠的靈活性。3.2集成性?，F(xiàn)代的企業(yè)里，合同管理系統(tǒng)一般都不是企業(yè)信息化的第一步，在合同管理系統(tǒng)前通常都存在著或多或少的其他系統(tǒng)，如預(yù)算管理系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)、統(tǒng)一的流程平臺、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)等。這些或多或少都與合同管理系統(tǒng)有關(guān)系，需要給予合同管理系統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)進(jìn)行端口的集成，打通原有的相互獨(dú)立的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。3.3審批流程.審批流程在合同管理系統(tǒng)中是十分重要的一部分，在系統(tǒng)中使用的也是最多的，同時(shí)也是最容易受到用戶詬病的功能。審批流程設(shè)計(jì)的是否合理將直接影響到合同審批的效率?，F(xiàn)代企業(yè)，尤其是大型集團(tuán)企業(yè)，組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，層級繁多，這些就導(dǎo)致其審批流程必然會更為復(fù)雜。統(tǒng)一單位內(nèi)部的審批流程就可能需要多部門并行會簽、領(lǐng)導(dǎo)審核，不同條件下有不同的文件流轉(zhuǎn)路線等。不同層級的單位系統(tǒng)更需要支持流程上下貫通，合同逐級、多級審查等。此外，合同文件屬于公司商業(yè)機(jī)密，合同系統(tǒng)中需要設(shè)計(jì)嚴(yán)密的權(quán)限機(jī)制，保證只有相關(guān)參與人員才能查看此合同。3.4靈活部署。每個企業(yè)間都有網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、硬件配置、計(jì)算機(jī)使用能力的差異，部署的方式也不要求一致，有的傾向于集中部署，便于集中管理，統(tǒng)一運(yùn)維。有的則更傾向于分散式部署方式，各單位獨(dú)立管理自己的系統(tǒng)。因此合同管理產(chǎn)品需要支持多種部署方式。另外隨著系統(tǒng)使用時(shí)間的增長，有些企業(yè)會存在組織機(jī)構(gòu)變革，重組或拆分，這些都需要進(jìn)行根據(jù)需求的應(yīng)用拆分重組已滿足用戶需求。3.5操作界面友好度。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)初就要針對不同角色的用戶行為進(jìn)行分析，根據(jù)不同的角色使用分析展示不同的操作界面，只展示用戶需要看到的部分和想看到的部分，簡潔整個界面，提升用戶使用系統(tǒng)的效率和體驗(yàn)。例如合同起草人只需要看到自己起草的合同，及合同審批過程，了解自己合同的執(zhí)行情況即可。而公司領(lǐng)導(dǎo)只在系統(tǒng)中參與合同審批和包括合同總體情況即可。此外，由于文件流轉(zhuǎn)復(fù)雜，設(shè)置界面最好直觀簡潔，方便用戶查看跟蹤流程環(huán)節(jié)。

4如何進(jìn)行合同管理系統(tǒng)建設(shè)

合同管理系統(tǒng)建設(shè)是個管理變革的過程[3]。首先在建設(shè)合同管理體系當(dāng)中，必須明確其必要性，不僅只是領(lǐng)導(dǎo)人員，中基層員工也要明白清晰的了解。其次再進(jìn)行充分的討論，提供不同的方案，營造氛圍，相關(guān)人員進(jìn)行組建形成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，人員必須有強(qiáng)大的責(zé)任感和過硬的知識儲備，抗壓能力較強(qiáng)，才會有保障。人員集合后，要確立明確的建設(shè)目標(biāo)，目標(biāo)的建設(shè)不能過于急切，而應(yīng)該以提升效率，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)為主。與相關(guān)部門進(jìn)行明確的交接，明確資源的優(yōu)質(zhì)配備，將項(xiàng)目目標(biāo)傳遞下去。然后在選擇供應(yīng)商方面無論是其能力還是規(guī)模，都是非常重要的，這是合同管理系統(tǒng)功能開發(fā)的前提[4]。在開發(fā)階段，相關(guān)人員要進(jìn)行協(xié)調(diào)、跟蹤和測試，保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，在短時(shí)期內(nèi)看到成效。最后將系統(tǒng)成果推廣到企業(yè)當(dāng)中去。在最后推廣的過程中，是非常消耗時(shí)間和人力物力的，許多公司人員對于合同管理系統(tǒng)并不熟悉，會產(chǎn)生一些逆反心理，而且對于資金的問題也會產(chǎn)生很大的疑問，這就需要相關(guān)人員進(jìn)行相互交流，開展相關(guān)會議，統(tǒng)一企業(yè)人員的思想。針對不同的部門和單位開發(fā)不同的功能，使其更具個性化。企業(yè)合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是一個復(fù)雜的過程，需要經(jīng)過許多相關(guān)人員的大量討論、商議、計(jì)算和策劃，最終才能進(jìn)入正式的目標(biāo)建設(shè)。這對于工作人員的自身素質(zhì)要求很高。但正是由于前期的繁雜，后期的工程建設(shè)才會更加高效。我國目前的建筑發(fā)展正處于高峰期，日益繁多的施工企業(yè)需要高效的的合同管理系統(tǒng)，才能夠加強(qiáng)運(yùn)轉(zhuǎn)，將工程建設(shè)完成在計(jì)劃之內(nèi)，提高競爭力。

結(jié)束語

合同管理信息系統(tǒng)，建立在現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上，運(yùn)用先進(jìn)的管理思想，最大化的保護(hù)了用戶的利益，簡單易上手，且功能強(qiáng)大。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，也來越多的企業(yè)會加入。當(dāng)然，不是所有的系統(tǒng)都會十全十美，也會存在因?yàn)楦鞣N主客觀因素導(dǎo)致的缺陷，有待于完善。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣俊波.Z企業(yè)合同管理信息系統(tǒng)研究[D].西安：西安理工大學(xué)，2007，9：5.

[2]蔣俊波.Z企業(yè)合同管理信息系統(tǒng)研究[D].西安：西安理工大學(xué)，2007，9：4.

[3]劉愛和，周蕾.集團(tuán)型企業(yè)建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)的七大步驟[J].法人，2017（12）：1.

[4]劉愛和，周蕾.集團(tuán)型企業(yè)建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)的七大步驟[J].法人，2017（12）：3.

作者:閃新燕 單位:湖北工業(yè)大學(xué)