計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用

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摘要：隨著信息社會(huì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在各行各業(yè)都發(fā)揮了重要的作用。在學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)已經(jīng)成為降低工作成本，提高辦公效率，提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力必不可缺的手段。該文將探討計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)融入學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的基本功能、作用和發(fā)展趨勢(shì)，希望計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)能加以推廣應(yīng)用，促進(jìn)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

伴隨科學(xué)技術(shù)的日新月異，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)得到了飛速發(fā)展，廣泛地應(yīng)用在社會(huì)的多個(gè)領(lǐng)域，為人們的生活、學(xué)習(xí)和工作帶來(lái)了極大的便利。由于信息社會(huì)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都需要對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、篩選和整理，也就是對(duì)信息進(jìn)行處理。計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展使得信息的處理有了極大的變化，由以前的人工手動(dòng)處理變成現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的基礎(chǔ)性作用也日益凸顯。在學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，可以降低工作成本，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用；降低工作量，提高辦公效率；優(yōu)化辦公環(huán)境，提高工作積極性；加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)較快的決策。

1概述

1.1信息處理技術(shù)

獲取信息并進(jìn)行儲(chǔ)存，加工處理使之成為有用信息，和表示信息的過(guò)程，稱為信息處理。信息處理技術(shù)就是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)處理信息。因?yàn)橛?jì)算機(jī)運(yùn)行速度飛快，能夠自動(dòng)處理海量信息，運(yùn)算能力極強(qiáng)，具有很高的精確度，所以，利用計(jì)算機(jī)處理各種信息不僅達(dá)到了自動(dòng)化，大量工作人員從煩瑣的事務(wù)性勞動(dòng)中解放出來(lái)，提高了辦公效率，節(jié)約了運(yùn)營(yíng)成本，而且極大地提高了信息的利用價(jià)值，可以為管理活動(dòng)中的預(yù)測(cè)和決策提供及時(shí)、可靠的依據(jù)。

1.2辦公自動(dòng)化

近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，提出了辦公自動(dòng)化的概念，英文全稱OfficeAutomation，縮寫為OA，是將計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化辦公結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新設(shè)備、新技術(shù)從事辦公業(yè)務(wù)，均屬于辦公自動(dòng)化的范疇。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，可以改變過(guò)去低效、復(fù)雜的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高工作效率的目的。

2基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基本功能分析

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是目前最具創(chuàng)造力和富有活力的技術(shù)，如果能把計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)與學(xué)校的教育、教學(xué)、管理等工作很好地結(jié)合在一起，全面建設(shè)數(shù)字化圖書館，大力發(fā)展網(wǎng)絡(luò)課程教學(xué)等，形成現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)環(huán)境、數(shù)字化的教學(xué)資源、一流的管理手段和后勤服務(wù)，那么就能為學(xué)校實(shí)施現(xiàn)代化的管理模式和教學(xué)手段提供有力保障，為人才培養(yǎng)和教學(xué)研究構(gòu)建現(xiàn)代化的信息平臺(tái)。

2.1個(gè)人事務(wù)

個(gè)人辦公系統(tǒng)主要是與個(gè)人辦公及聯(lián)絡(luò)有關(guān)模塊的整合，是學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)，它包括多個(gè)小模塊。電子郵件：內(nèi)部郵件給用戶提供了較好品質(zhì)的服務(wù)，在收發(fā)安全性、穩(wěn)定性、高效性等方面都有較高的保障，而且在垃圾郵件、病毒郵件的拒收能力方面也有較高的服務(wù)能力。該模塊方便地促進(jìn)了相互之間的信息交流。通知公告：向用戶告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，包括下達(dá)指示、布置工作、傳達(dá)重要精神、任免干部、決定具體問(wèn)題等。各部門通知公告后，可以在統(tǒng)計(jì)欄目中查看哪些人已讀，哪些人未讀。用戶也可以通過(guò)查詢，搜索以前的各類通知信息。日程安排：有計(jì)劃地將自己每天的事務(wù)與時(shí)間結(jié)合起來(lái)進(jìn)行安排，以便做到有計(jì)劃地進(jìn)行生活和工作。同時(shí)提升效率，以便達(dá)到日事日清的目的。該模塊的目的在于規(guī)范工作，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)任務(wù)能進(jìn)行實(shí)時(shí)管控。工作日志：可以記錄每天工作的情況以及感悟等等。個(gè)人文件柜：便于存儲(chǔ)自己長(zhǎng)期需要使用的文件和資料。個(gè)人設(shè)置：包括個(gè)人基本資料、修改密碼等內(nèi)容。

2.2公共事務(wù)

公共事務(wù)是全校性事務(wù)的集中網(wǎng)上處理，通過(guò)該模塊可以讓系統(tǒng)的各個(gè)部門所有的用戶及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取當(dāng)前系統(tǒng)的開(kāi)放信息。校務(wù)公開(kāi)：公布學(xué)校重大決策及執(zhí)行情況，學(xué)校教育教學(xué)管理方面的重要事項(xiàng)，學(xué)校經(jīng)費(fèi)及使用情況，涉及教職工切身利益方面的事項(xiàng)等內(nèi)容。規(guī)章制度：用于規(guī)范全校師生各類行為的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，它是內(nèi)部責(zé)任制的具體化，對(duì)本校具有普遍性和強(qiáng)制性，任何人、任何部門都必須遵守。值班反饋：由值班組組長(zhǎng)公布當(dāng)天校園內(nèi)教學(xué)秩序、突發(fā)事件等整體情況。一日常規(guī)：具體反映各個(gè)班級(jí)早讀、上課、晚自習(xí)的紀(jì)律、衛(wèi)生等加分、扣分情況。衛(wèi)生檢查：校園環(huán)境衛(wèi)生情況通報(bào)，指明教學(xué)樓、班級(jí)包干區(qū)、宿舍等區(qū)域的衛(wèi)生不足之處，提出整改方案。計(jì)劃總結(jié)：學(xué)校每學(xué)期的工作意見(jiàn)和工作總結(jié)。政策文件：各級(jí)各類的通知、辦法、方案、意見(jiàn)等文件。機(jī)房安排：公布學(xué)校每周的機(jī)房安排，便于查閱、調(diào)整。監(jiān)考安排：包括考試時(shí)間、考試地點(diǎn)、監(jiān)考老師姓名、場(chǎng)次、例會(huì)地點(diǎn)等內(nèi)容。常用資料：教職工經(jīng)常會(huì)使用到的一些文件，包括通訊錄、校歷、各類文檔模板等。

2.3系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)管理提供了操作員及操作權(quán)限的集中管理功能。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)操作分工和權(quán)限的管理，一方面可以避免與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入系統(tǒng)，另一方面可以對(duì)系統(tǒng)所包含的各個(gè)子功能的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證各負(fù)其責(zé)，流程順暢。操作權(quán)限的集中管理包括定義操作者角色、設(shè)定系統(tǒng)用戶和設(shè)置功能權(quán)限。

3計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的作用

隨著社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，并且發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)可以使得整個(gè)辦公過(guò)程趨向數(shù)字化和電子化，從而達(dá)到辦公人員共同工作在同—桌面環(huán)境下，以達(dá)到辦公自動(dòng)化的目的。

3.1促進(jìn)了內(nèi)部交流

在辦公自動(dòng)化應(yīng)用還沒(méi)有普及的時(shí)候，因?yàn)楦鞣N各樣條件的限制，員工與員工、部門與部門之間缺乏適當(dāng)?shù)慕涣?，往往造成辦公業(yè)務(wù)的拖拉，許多辦公業(yè)務(wù)沒(méi)有及時(shí)完成。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用可以建立一個(gè)辦公室內(nèi)部的信息交流平臺(tái)，及時(shí)分享公司各種規(guī)定通知以及業(yè)務(wù)文件，建立以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的辦公平臺(tái)，促進(jìn)了員工之間的溝通和交流，提高了工作積極性，能夠快速地完成信息的采集與分析，從而構(gòu)建一個(gè)高效的、有序的信息交流場(chǎng)所，為日常的管理與決策提供依據(jù)。

3.2提高了工作效率

信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用，減輕了人工辦公時(shí)繁重的任務(wù)量，通過(guò)對(duì)信息的及時(shí)處理，可以使我們?cè)诘谝粫r(shí)間了解各類動(dòng)態(tài)，以便迅速做出相關(guān)的應(yīng)對(duì)策略。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，是一種科學(xué)的技術(shù)手段，所得到的數(shù)據(jù)結(jié)果將比人工計(jì)算的準(zhǔn)確度更高，更有參考價(jià)值，而數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的高低往往決定了辦公過(guò)程中工作效率的高低。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中信息的傳遞、數(shù)據(jù)的分享、工作的處理都極大節(jié)約了辦公時(shí)間，提高了工作效率。

3.3有利于成本節(jié)約

傳統(tǒng)的辦公往往存在著許多資源浪費(fèi)，比如，員工之間經(jīng)常需要進(jìn)行各種業(yè)務(wù)上的交流，一般是通過(guò)電話或者面對(duì)面的傳達(dá)，這樣無(wú)形間就增加了人力成本和運(yùn)營(yíng)成本。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題，員工之間的溝通無(wú)須跑動(dòng)，只要利用電子通信技術(shù)，像電子郵件、微信、QQ、論壇等網(wǎng)絡(luò)信息傳播方式都可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)交流，將工作中的相關(guān)問(wèn)題做好協(xié)調(diào)。傳統(tǒng)的辦公常常需要把各種信息打印成冊(cè)，浪費(fèi)大量的紙張，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，信息的記錄、存儲(chǔ)、搜索都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，不需要紙質(zhì)材料。這些都能節(jié)省辦公成本，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。

4計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的發(fā)展趨勢(shì)分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)向微型化、系統(tǒng)化、高速化和智能化的方向發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用水平已經(jīng)越來(lái)越高，辦公自動(dòng)化將具備網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展特點(diǎn)，未來(lái)的辦公系統(tǒng)將更是前端人性化、界面場(chǎng)景化、應(yīng)用專業(yè)化，擁有廣闊的發(fā)展前景。

4.1在智能化辦公上的發(fā)展

辦公系統(tǒng)的智能化伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，被逐步推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)了。由于現(xiàn)在信息的復(fù)雜性和綜合性，因此辦公人員需要處理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和以前相比呈現(xiàn)幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)。當(dāng)用戶在面臨越來(lái)越多的數(shù)據(jù)處理工作時(shí)，辦公軟件可以有效針對(duì)圖表、數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行整合與處理并做出智能分析。這在很大程度上提高了用戶的數(shù)據(jù)分析能力與工作效率，減輕了用戶的工作量和工作負(fù)擔(dān)，將對(duì)用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。智能化辦公強(qiáng)調(diào)信息的整合能力，對(duì)于學(xué)校這類信息資源較多的地方，構(gòu)建一個(gè)可以拓展的管理平臺(tái)，能打破以前人適應(yīng)系統(tǒng)的尷尬境地，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)適應(yīng)人的全新理念。

4.2在WIFI技術(shù)上的發(fā)展

網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，WIFI技術(shù)的不斷發(fā)展，使得網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在辦公領(lǐng)域迅速興起，網(wǎng)絡(luò)辦公成為一種新形式的辦公方式。傳統(tǒng)封閉式的辦公室已經(jīng)不再必須，教師通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以隨時(shí)隨地開(kāi)始辦公，不受環(huán)境的束縛，打破了地域的限制。無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展極大地改善了辦公的條件，提高了辦公的效率。為了保障辦公信息的安全，學(xué)校可以根據(jù)權(quán)限設(shè)置不同的應(yīng)用級(jí)別，防止出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，避免對(duì)使用者造成損失。借助WIFI技術(shù)開(kāi)展的辦公形式，提高了工作效率，優(yōu)化了辦公環(huán)境，整體的工作效果得到了很大程度的改變。

4.3在視頻技術(shù)上的發(fā)展

網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)實(shí)時(shí)交互通信，讓不同地點(diǎn)的會(huì)議內(nèi)容、與會(huì)活動(dòng)情況等展現(xiàn)在各個(gè)分會(huì)場(chǎng)。參加視頻會(huì)議的人員不但可以把自己的想法流暢地表達(dá)出來(lái)，而且還可以對(duì)會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)情況和每一個(gè)參加會(huì)議人員的表情進(jìn)行全方位的觀察，繼而進(jìn)行有效的互動(dòng)。未來(lái)的全景辦公將通過(guò)集成語(yǔ)音識(shí)別系統(tǒng)、視頻互動(dòng)系統(tǒng)等人機(jī)交互應(yīng)用，構(gòu)建出一個(gè)立體的虛擬辦公空間，進(jìn)入OA系統(tǒng)，就像進(jìn)入了真實(shí)的辦公環(huán)境。將視頻技術(shù)運(yùn)用到辦公系統(tǒng)中，減少了人們?cè)诮煌ㄖ兴a(chǎn)生的時(shí)間浪費(fèi)，方便了相互之間的交流，提高了工作人員辦公的效率。

5總結(jié)

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用，讓信息的處理更加準(zhǔn)確、迅速，更好地方便了人們的工作，對(duì)提高辦公效率有重要的促進(jìn)作用，還可以降低運(yùn)營(yíng)成本，規(guī)范員工工作方式，實(shí)現(xiàn)智能化管理。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展將辦公自動(dòng)化的應(yīng)用帶到了一個(gè)全新的時(shí)代，辦公將不斷突破技術(shù)限制，打破時(shí)空限制，打破人機(jī)交流的障礙，從各種束縛中徹底解放出來(lái)，人們可以隨時(shí)隨地、全心全意地投入到自己的工作中，這將使得辦公自動(dòng)化的發(fā)展越來(lái)越完善，從而真正實(shí)現(xiàn)讓工作更有價(jià)值、讓生活更美好的愿望。

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作者：陳竹云 葉雯 單位：武進(jìn)開(kāi)放大學(xué)