計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的事業(yè)單位檔案資源管理思考

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【摘要】目前，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于事業(yè)單位檔案資源管理中，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)提高了事業(yè)單位檔案資源管理工作的效率與質(zhì)量，推動(dòng)了事業(yè)單位綜合信息品質(zhì)的發(fā)展。在此背景下，本文將針對(duì)事業(yè)單位檔案資源管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行具體分析，研究了檔案資源管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用，事業(yè)單位檔案資源管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，旨在提高事業(yè)單位檔案資源管理水平，更好地服務(wù)于人民。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案資源管理；計(jì)算機(jī)信息技術(shù)；應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以幫助事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案資源管理由傳統(tǒng)的手工錄入或掃描方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)處理信息的管理模式，并方便提供利用檔案信息。因此，事業(yè)單位在檔案資源管理中充分地應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案工作迎合信息社會(huì)的必然選擇。

一、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的作用

（一）有效拓展了檔案管理的范圍。受信息傳送技術(shù)的限制，傳統(tǒng)的檔案資源開(kāi)發(fā)對(duì)象主要是針對(duì)小范圍內(nèi)的資源或者企業(yè)事業(yè)單位現(xiàn)有的資源。但如果將計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)引入檔案資源管理系統(tǒng)中，便很好地解決了空間與時(shí)間限制這一難題，事業(yè)單位可隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案管理工作或者提供服務(wù)。（二）實(shí)現(xiàn)了檔案資源管理的系統(tǒng)化。采用信息化技術(shù)不僅能夠有效拓展信息存儲(chǔ)量，提高信息存儲(chǔ)的可靠性，還可使得檔案資源管理更加系統(tǒng)化。擁有一套良好的信息化系統(tǒng)可將檔案管理的所有信息存儲(chǔ)在內(nèi)，覆蓋所有范疇的檔案資源管理內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。（三）促進(jìn)事業(yè)單位管理的精細(xì)化。將信息化技術(shù)引入檔案資源管理系統(tǒng)中，可進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位的精細(xì)化管理。將所有的檔案資源信息以電子版的形式存儲(chǔ)起來(lái)，以便隨時(shí)查閱。事業(yè)單位的檔案資源管理性質(zhì)從服務(wù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略發(fā)展，這對(duì)事業(yè)單位的改革與發(fā)展大有裨益。

二、事業(yè)單位檔案資源管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用

（一）提高信息化水平。目前，大多數(shù)事業(yè)單位忽視了檔案資源管理工作，然而，隨著科技的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，檔案資源管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮的作用越來(lái)越重要。因此，事業(yè)單位檔案資源管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有效應(yīng)用的第一步就是提高信息化水平，加強(qiáng)信息化建設(shè)。事業(yè)單位在信息化檔案管理模式構(gòu)建過(guò)程中，應(yīng)該充分考慮資金基礎(chǔ)和實(shí)際需求，確定科學(xué)合理的信息化建設(shè)思路。比如，當(dāng)事業(yè)單位資金缺乏時(shí)，可以通過(guò)租賃云端服務(wù)器來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)，將檔案信息存儲(chǔ)在所租賃的云端服務(wù)器中。值得注意的時(shí)，事業(yè)單位在選擇租賃云端服務(wù)器時(shí)，一定要確保云商的可靠性，從而保證檔案的安全性；當(dāng)資金充足或所需要處理的檔案數(shù)據(jù)量較為龐大時(shí)，事業(yè)單位可以選擇購(gòu)買(mǎi)服務(wù)器，構(gòu)建檔案資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，但要注意盡量選用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、性能好、檔案數(shù)據(jù)處理速度快的服務(wù)器。（二）建立全面的電子檔案資源管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)能夠按照檔案的規(guī)格、類(lèi)型和時(shí)間等不同標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行詳細(xì)的記錄。電子化信息資料具有及時(shí)更新的特點(diǎn)，能夠?qū)崟r(shí)記錄事業(yè)單位某一時(shí)間段發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)未來(lái)工作的計(jì)劃和部署提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。此外，電子化信息資料的記錄更加便捷，與傳統(tǒng)的手工作業(yè)相比，不僅減少了人工管理成本，更重要的是極大地提高了檔案管理工作的效率，推動(dòng)著事業(yè)單位的檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和便捷。（三）提高檔案加工和利用效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存與管理需要消耗工作人員大量的時(shí)間和精力，且檔案文獻(xiàn)存放的時(shí)間越長(zhǎng)就越容易出現(xiàn)破損，需要后期維護(hù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查詢僅僅依賴人工來(lái)進(jìn)行檢索，再加之檔案的種類(lèi)繁多、時(shí)間跨度長(zhǎng)，難以滿足時(shí)展的需要。然而，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)將檔案信息保存為電子檔案，不僅減輕了檔案資源管理工作人員的工作量，提高了檔案加工的效率，同時(shí)也使得檔案信息檢索和查詢更加方便快捷、（四）提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位檔案資源管理信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)也是非常重要的舉措。一方面，事業(yè)單位可以積極引入高素質(zhì)、高學(xué)歷的檔案管理人才。另一方面，注重對(duì)相關(guān)檔案管理人員的培養(yǎng)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和信息化技能。這樣才能保證信息技術(shù)的有效應(yīng)用，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，避免問(wèn)題的發(fā)生，有效增強(qiáng)了檔案管理的可靠性和安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案資源管理中的應(yīng)用有效地拓展了檔案管理范圍、實(shí)現(xiàn)了檔案資源管理的系統(tǒng)化、促進(jìn)事業(yè)單位管理的精細(xì)化，信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位通過(guò)加強(qiáng)檔案管理中的信息化建設(shè)、系統(tǒng)梳理檔案資源體系、提高檔案加工和利用效率及提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等途徑，可以實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，只有這樣才能保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]吳秀娟.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(11):40.

作者:馬潔 單位:濱州黃河河務(wù)局濱城黃河河務(wù)局