計算機信息在辦公自動化中的應用探究

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摘要:隨著我國科學技術的迅速發(fā)展,網絡化技術得到了快速的提升,計算機信息處理技術被廣泛應用在多種領域,特別是在辦公自動化中的應用,極大地改善了辦公自動化的環(huán)境。本文主要從計算機信息處理技術和辦公自動化的概念出發(fā),簡單闡述計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用以及辦公自動化的發(fā)展特點,預測其發(fā)展趨勢。

關鍵詞:計算機信息處理技術；辦公自動化；具體應用；發(fā)展特點

近年來,計算機技術、網絡技術得到了快速發(fā)展,這些技術也被逐步應用在社會的多個領域。基于網絡的計算機信息處理技術逐漸被企事業(yè)單位在工作中所應用,使得辦公信息處理的模式得到改變,辦公自動化得到了較快的發(fā)展。在辦公中運用計算機信息處理技術,不僅能夠完善管理結構,而且能夠加強各部門之間的聯(lián)系,降低勞動強度,提升辦公效率,使得管理更加流暢,同時還可以實現(xiàn)較快的決策。

1計算機信息處理技術和辦公自動化概念簡析

計算機信息處理技術主要指集信息的獲取、輸送、檢測、處理、分析、使用等為一體的技術,其主要作用是對各類信息、數據進行管理和處理。計算機信息處理技術是由計算機技術、網絡技術、通信技術、傳感技術和微電子技術等多種技術結合而成,因此,也被稱為“現(xiàn)代信息技術”或“信息和通信技術”。辦公自動化,即OfficeAutomation,簡稱OA,是一種將計算機信息處理技術和單位的辦公工作結合起來的工作方式?；谟嬎銠C技術、網絡技術、通信技術等技術的硬件和軟件的開發(fā),單位的辦公工作逐步物化于各種設備和軟硬件中,這種由辦公人員和辦公設備、軟硬件等構成的人機處理系統(tǒng),被稱為辦公自動化系統(tǒng)。這里需要著重指出,使用辦公自動化系統(tǒng)時,必須具備人和相應的機器設備,同時必須具備相應的軟硬件設備。辦公自動化的概念范圍非常廣泛,凡是在辦公過程中采用了計算機技術均可納入辦公自動化,因此,它也是當代應用最廣的一類應用。近年來,隨著辦公自動化設備的完善,辦公自動化在電子郵件系統(tǒng),遠程會議系統(tǒng),高密度電子文件,多媒體綜合信息處理等方面都有許多新進展。

2辦公自動化中計算機信息處理技術的具體應用

在辦公工作中,適當運用計算機信息處理技術,能夠降低工作強度,改善辦公質量,提高工作效率。計算機信息處理技術因功能不同,可以滿足辦公過程中的不同需求,其在辦公自動化中運用主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1文字處理

利用計算機信息處理技術,能夠極大地提高文字處理的效率,從而促進辦公效率的提升。文字處理是辦公系統(tǒng)當中較為基礎性的內容,因此,計算機文字處理被認為是辦公自動化中的基礎功能之一。目前,在企事業(yè)單位較為普及的文字處理軟件有微軟公司的WORD、金山公司的WPSOffice等,它們都是基于WINDOWS平臺的文字處理軟件,能夠進行文字編輯、文章排版、文檔合并、文檔打印等操作,不僅能夠對文件進行管理,還能夠將數據、文字和圖片結合,進行多項命令的執(zhí)行,從而實現(xiàn)辦公工作的高效化和高質化。

2.2圖文制作

圖文制作是辦公自動化中使用較多的一項功能,指通過計算機信息處理技術,把辦公中需要用到一些數據或者是文字性的東西放到幻燈片的格式當中,并在其中插入一些圖片、音頻等,然后將其通過屏幕演示出來。這類軟件較為普及的有微軟公司的PowerPoint、金山公司的WPSOffice套件中的WPS演示、蘋果公司的Keynote等。通過這類軟件,我們可以制作直接通過計算機屏幕或投影儀播放的文件,這種文件圖文并茂,能較為清晰地闡述個人觀點,使別人更加容易理解的輔助工具。這種技術能夠讓信息更加直觀化和清晰化。

2.3表格處理

制作表格、填寫報表是目前企事業(yè)單位辦公較為常見的工作之一。利用表格處理軟件,可以方便地完成表格的制作、填寫、編輯、處理等操作。常用的表格處理軟件有微軟公司的Excel、金山公司的WPS等。Excel能夠方便的對數據進行一些函數運算,比如求和、連乘等,能夠較為快捷地實現(xiàn)數據的統(tǒng)計、分析,極大地簡化了表格處理的強度,提高辦公效率。

2.4數據處理

在計算機軟硬件發(fā)展的基礎上,企事業(yè)單位逐步將數據管理、分析和應用納入辦公的重點工作。數據管理主要包括對數據的擷取、加工、分析、存取以及傳輸等。目前的數據庫系統(tǒng)可以實現(xiàn)聯(lián)機實時處理,分布處理批處理等功能,數據的共享性高,冗余度小,為實現(xiàn)精準辦公提供了數據支持。隨著計算機網絡用戶數量的增長,每天要產生上萬億GB的數據,大數據的處理為計算機信息處理技術帶來了新的挑戰(zhàn)。

2.5多媒體處理

利用計算機信息處理計算,可以有效地實現(xiàn)圖像、視頻和語音處理功能。通過圖像處理軟件,如Photoshop,可以對圖像進行編輯設計,將原圖片調整為所需圖片,也可以用掃描儀等設備,將紙質文件轉化為數據文件。通過視頻處理軟件,如WindowsMovieMaker、AdobePremiere、會聲會影等,能夠方便地實現(xiàn)視頻制作、剪輯、合成等操作,將原本比較陌生的視頻剪輯變?yōu)椴僮鹘ㄗh、方便易學的普通技能。通過這類軟件,人們可以制作單位的宣傳視頻或產品介紹視頻等。

2.6網絡通信

網絡通信技術是目前辦公室自動化中應用較為普遍的技術,指的是通過計算機和網絡通訊設備對圖形、文字或其他數據進行采集、存儲、處理和傳輸等,使信息資源達到充分共享的技術。網絡通信技術主要包括多媒體技術、移動通信、寬帶網絡技術等。網絡通信技術的應用,改變了原來的辦公交流形式,使得交流更加方便、快捷,不同地點的人們可以通過網絡平臺,進行多環(huán)境下的交流。除了傳統(tǒng)的音頻傳輸,文字、圖像、視頻等資源也可以實現(xiàn)傳輸,使得信息傳輸的內容更加具體,從而實現(xiàn)辦公的暢通高效快捷。

3辦公自動化的發(fā)展特點及發(fā)展趨勢

計算機信息處理技術的快速發(fā)展,引領辦公自動化逐步朝著更高效更便捷的方向發(fā)展。許多企事業(yè)單位,已經逐步實現(xiàn)了無線辦公的環(huán)境,而網絡視頻技術的應用也逐漸成為辦公自動化發(fā)展的重要趨勢之一。雖然我們很難對未來的辦公自動化的發(fā)展有一個準確的預測,但根據目前的計算機技術和網絡技術的發(fā)展趨勢來看,辦公自動化的發(fā)展特點和趨勢主要有以下幾個特點。

3.1辦公環(huán)境不再受約束

無線局域網技術的發(fā)展,讓基于網絡的通訊方式迅速在辦公領域興起。利用手機、平板電腦、筆記本電腦等電子產品實現(xiàn)的通訊方式,比如即時通訊、視頻會議等,在技術上實現(xiàn)了飛躍。固定辦公地點的概念已不復存在,人們在飯店、商場、廣場、咖啡館、機場等地可以輕松地實現(xiàn)移動辦公。無線網絡覆蓋區(qū)域的增加,極大地提高了辦公的效率。

3.2視頻技術被大量應用

視頻技術的發(fā)展,讓動態(tài)圖像傳輸變得更加容易,網絡視頻等諸如此類的應用在辦公自動化中得到了快速的推廣。通過手機、筆記本電腦等設備攜帶的攝像頭,人們能夠輕松地進行交流、布置工作、展開討論等。網絡視頻會議技術可以實現(xiàn)點對點通信,同一傳輸線路上可以承載多種媒體信息,實現(xiàn)多點實時交互通信,可以讓不同地點的與會的活動情況、會議內容等展現(xiàn)在各個分會場。因此,網絡視頻會議也將會成為辦公自動化的重要組成部分。

3.3工作程序更加簡潔

目前各類的辦公軟件,包括利用網絡的遠程辦公軟件,提供了非常多的工程,使用起來簡單快捷,極大地簡化了辦公程序,提高了工作效率。比如,電子文件在網絡中傳輸,比紙質文件的傳送效率要高得多,通過網絡,還可以即時傳輸圖像、音頻、視頻等資料。而且,利用辦公軟件,可以實現(xiàn)對電子文件的收集、整理和歸檔,不僅可以使之得到長期保存,而且不占用任何的空間。

4結語

計算機信息處理技術的應用,為辦公自動化提供了有力的技術保障,極大地提升了辦公的工作效率,節(jié)約了人力資源,提升了經效益。隨著計算機技術的發(fā)展,將會實現(xiàn)更多的功能,滿足辦公自動化日益增長的需求。

參考文獻

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作者:徐艷 單位:江蘇省職業(yè)介紹中心