醫(yī)院管理制度印章精細(xì)化管理體系建設(shè)

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［摘要］通過對當(dāng)前醫(yī)院印章管理工作現(xiàn)狀分析，發(fā)現(xiàn)印章管理存在制度不健全、管理手段落后、受重視度不夠、信息化流程缺乏等問題。基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度對醫(yī)院內(nèi)部治理和規(guī)范化管理的要求，嘗試從科學(xué)分類、管理范圍、申請流程、審批程序、保管使用、制發(fā)監(jiān)督等角度，對醫(yī)院印章實(shí)行系統(tǒng)化管理，探索構(gòu)建高質(zhì)量的印章精細(xì)化管理體系，提升醫(yī)院內(nèi)部管理效能。

［關(guān)鍵詞］現(xiàn)代醫(yī)院管理；印章管理；精細(xì)化管理；體系建設(shè)

醫(yī)院印章是本單位對外行使職權(quán)、對內(nèi)施行制度政策及公務(wù)活動(dòng)的重要憑證，具有獨(dú)特的法律屬性。印章管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，是有效開展醫(yī)院各項(xiàng)工作的前提，是防控用印風(fēng)險(xiǎn)、遏制違規(guī)辦事的重要防線［1］，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下的印章精細(xì)化管理體系建設(shè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1當(dāng)前醫(yī)院印章管理現(xiàn)狀

1.1醫(yī)院印章管理的“先天不足”

印章管理制度不健全，管理手段落后，是目前各級各類醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。醫(yī)院是基層事業(yè)單位，其印章管理人員多為非專職行政管理工作人員兼任，缺乏專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備和系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在工作中極易出現(xiàn)管理不規(guī)范的現(xiàn)象［2］。隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的逐步完善，科學(xué)、精細(xì)的內(nèi)部治理體系建設(shè)對醫(yī)院內(nèi)部管理規(guī)范化、人員崗位職業(yè)化要求不斷提高，不完善的印章管理制度和不合理的崗位設(shè)置成為影響醫(yī)院管理和政策執(zhí)行穩(wěn)定性的重大短板。

1.2印章管理受重視度不夠

醫(yī)院作為以醫(yī)療活動(dòng)為主的單位，精湛的醫(yī)療技術(shù)、優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資源、杰出的科研成果是醫(yī)院的核心競爭力，醫(yī)院更為重視學(xué)科平臺(tái)發(fā)展、人才隊(duì)伍建設(shè)、科研成果轉(zhuǎn)化等方面，但對印章管理不規(guī)范可能引發(fā)重大風(fēng)險(xiǎn)、損害醫(yī)院利益缺乏一定的認(rèn)知度和重視度。

1.3印章管理缺乏系統(tǒng)化、信息化流程

醫(yī)院各類印章使用相對獨(dú)立，缺乏綜合、高效的監(jiān)管手段。醫(yī)院在印章的刻制、發(fā)放、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)多依賴手工登記，缺少信息化支持，管理手段單一，效率較低；用印合規(guī)性審批流程模糊，審批追責(zé)性差，缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督檢查機(jī)制，且紙質(zhì)存檔易出現(xiàn)丟失、損毀的現(xiàn)象，給后續(xù)用印材料信息查詢造成困難。

2印章精細(xì)化管理的重要性

2.1印章是醫(yī)院經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證

印章是醫(yī)院權(quán)力的象征，所有加蓋醫(yī)院印章的文件材料等，都是醫(yī)院管理活動(dòng)的重要依據(jù)。為確保依法治院，從嚴(yán)治院，醫(yī)院各類印章使用須嚴(yán)格遵循科學(xué)合理的用印審批程序，切實(shí)維護(hù)醫(yī)院印章的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

2.2印章使用必須遵循國家法律規(guī)定和有關(guān)要求

蓋有醫(yī)院印章的材料，是受法律保護(hù)的有效材料，對外具有正式性和官方性，標(biāo)志著醫(yī)院認(rèn)可其內(nèi)容，同時(shí)也意味著醫(yī)院必須對蓋章材料承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任［3］。印章的流失、盜用、冒用、審批不嚴(yán)等一系列不規(guī)范的印章管理，可能給醫(yī)院帶來極大風(fēng)險(xiǎn)，甚至影響到醫(yī)院的生存和發(fā)展。因此必須加強(qiáng)印章管理印章使用，確保印章使用符合國家的法律規(guī)定和有關(guān)要求。

2.3現(xiàn)行的印章管理制度已經(jīng)不能滿足實(shí)際工作需要

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度對醫(yī)院內(nèi)部治理和規(guī)范化管理提出新的要求。隨著醫(yī)院內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)一步優(yōu)化、調(diào)整，醫(yī)院管理逐步轉(zhuǎn)向科學(xué)化、精細(xì)化、信息化，印章使用管理權(quán)限、審批備案要求等方面應(yīng)及時(shí)適應(yīng)實(shí)際工作需要。因此，為強(qiáng)化醫(yī)院正確履責(zé)，優(yōu)化管理職能，加強(qiáng)印章規(guī)范管理尤為重要。

3印章精細(xì)化管理體系的構(gòu)建

3.1科學(xué)印章分類，擴(kuò)大管理范圍

醫(yī)院印章種類較多，不同的業(yè)務(wù)范圍形成不同的印章。從印章權(quán)限范圍來看，醫(yī)院印章可分為醫(yī)院公章、黨委系列印章、行政系列印章和專項(xiàng)工作組印章。醫(yī)院公章包括黨委印章、行政印章；黨委書記印章及法人印章，黨委系列印章包括各分黨委、黨總支印章；行政系列印章包括各職能部門、臨床醫(yī)技科室、研究平臺(tái)、臨床中心及掛靠醫(yī)院等印章；專項(xiàng)工作組印章包括各類領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會(huì)等印章。以往印章管理范圍僅限醫(yī)院公章，為進(jìn)一步加強(qiáng)印章精細(xì)化管理，現(xiàn)將印章的管理范圍從黨委印章擴(kuò)大到各分黨委、黨總支等黨委系列印章，進(jìn)一步落實(shí)落地公立醫(yī)院黨的建設(shè)相關(guān)決策部署，引領(lǐng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展；將行政印章擴(kuò)大到各職能部門、臨床醫(yī)技科室、研究平臺(tái)、臨床中心等行政系列印章，有序推進(jìn)執(zhí)行現(xiàn)代醫(yī)院管理制度體系建設(shè)的各項(xiàng)具體事宜；將各類領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會(huì)等專項(xiàng)工作組印章納入管理。醫(yī)院印章管理部門按照“多類合一”的管理機(jī)制，統(tǒng)籌管理各類印章，形成決策與執(zhí)行一體化的管理模式，確保印章的權(quán)威性和使用的合法性。

3.2優(yōu)化申請流程，嚴(yán)肅審批程序

基于醫(yī)院電子辦公系統(tǒng)（OA）設(shè)計(jì)用印審簽表，建立印章使用信息化管理系統(tǒng)，形成醫(yī)院印章管理數(shù)據(jù)庫。用印審簽表須堅(jiān)持“一事一表單，一單一審批”的原則，申請人應(yīng)認(rèn)真填寫申請人信息、用印材料信息、用印類型等。相比紙質(zhì)材料登記、人工檢索，此流程更便于存檔和日常查詢。在用印審批上，醫(yī)院實(shí)行分級審批責(zé)任制。按照文件、材料的緊急和重要程度對用印事項(xiàng)進(jìn)行分類并制定相應(yīng)的審批流程，做到“下有來源、中有審核、上有所知”，確保審批過程高效、精細(xì)。比如涉及醫(yī)院“三重一大”事項(xiàng)及其他重要戰(zhàn)略、合同、協(xié)議等文本資料的用印申請，需以醫(yī)院黨委會(huì)、黨委專題會(huì)、院長辦公會(huì)等形成的會(huì)議紀(jì)要為依據(jù)，嚴(yán)格審校。上報(bào)上級部門或平傳至兄弟單位的各類文件、材料用印，需經(jīng)科室和職能部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照院領(lǐng)導(dǎo)分工審簽用印。以醫(yī)院名義出具的邀請函、證書等用印申請，需提供醫(yī)院集體決策審批的佐證材料或證書清單等集中用印。

3.3嚴(yán)格印章保管，規(guī)范印章使用

醫(yī)院各類印章由相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門設(shè)立專人保管，明確責(zé)任，各行其職，并備案登記［3］。醫(yī)院公章由黨政辦公室印章管理部門設(shè)立印章管理人員AB崗，分別負(fù)責(zé)管理；分黨委、黨總支等黨委系列印章，各職能部門、臨床醫(yī)技科室、研究平臺(tái)、臨床中心等行政系列印章由具體履職部門專人管理；各類專項(xiàng)工作組印章由各領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會(huì)專人負(fù)責(zé)管理。印章管理人員必須忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理手中印章。印章需統(tǒng)一放入保密柜保存，使用一把鑰匙，嚴(yán)禁將鑰匙交由他人，確保印章安全。牢固樹立“小印章，大管理”的管理理念，立足工作實(shí)際，規(guī)范用印流程。印章管理部門應(yīng)及時(shí)制定可用印范圍清單和禁止用印清單，并全院公開。印章經(jīng)辦人在印章使用的過程中，須嚴(yán)格審查需要蓋章的文件或材料，按照醫(yī)院規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍和批準(zhǔn)程序使用印章，做好文件、材料審校核對工作，關(guān)注用印環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)并嚴(yán)加防范，把好印章使用關(guān)。如用印材料內(nèi)容不符或?qū)徟鷻?quán)限不當(dāng)則不予用?。晃唇?jīng)醫(yī)院研究，涉及到人事、獎(jiǎng)懲、資產(chǎn)、法律糾紛等方面的文件、材料不予用??；與具體申請用印部門工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料不予用?。豢瞻椎募垙?、表格、信函、證件或單獨(dú)成頁的蓋章頁面，視為空白材料不予用??；用印材料行文不規(guī)范的，字跡潦草、有明顯涂改痕跡、表達(dá)不清、落款不明確的，不予用印。

3.4明確制發(fā)流程，加強(qiáng)監(jiān)督管理

印章的制發(fā)管理由印章制發(fā)部門和印章管理部門分工扎口負(fù)責(zé)，并統(tǒng)一刻制和備案。印章刻制應(yīng)以醫(yī)院設(shè)置有關(guān)機(jī)構(gòu)的正式文件為依據(jù)，由部門提出申請，經(jīng)核準(zhǔn)后，刻制新的印章。新刻印章的形狀、規(guī)格、印文式樣等，根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》執(zhí)行。如需更換或停用印章，由印章制發(fā)部門負(fù)責(zé)做好相關(guān)印章更換、停用登記備案工作，并收繳原印章。收繳的印章由印章制發(fā)部門根據(jù)上級部門規(guī)定統(tǒng)一封存或銷毀，不得私自處理。印章管理部門根據(jù)醫(yī)院規(guī)定，從印章的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、制發(fā)程序、保管使用、收繳銷毀等環(huán)節(jié)入手，加強(qiáng)對印章的監(jiān)督管理，提高印章管理精細(xì)化水平。醫(yī)院各類印章由具體部門（科室）負(fù)責(zé)人為部門（科室）印章使用管理的第一責(zé)任人，負(fù)有監(jiān)督管理的職責(zé)，若發(fā)生業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)追究其相關(guān)責(zé)任。對非法、違規(guī)使用印章的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分、黨紀(jì)處分，如違法應(yīng)移交司法機(jī)關(guān)處理。

4存在的問題及挑戰(zhàn)

目前，醫(yī)院全面落實(shí)關(guān)于嚴(yán)肅用印管理、嚴(yán)格用印審批等要求，完善印章使用管理規(guī)定，妥善保存安放醫(yī)院公章，對各類用印申請分類審批登記備案，并結(jié)合實(shí)際工作存在的審批風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和具體用印等問題，不斷優(yōu)化完善醫(yī)院印章使用流程，現(xiàn)已形成較為合理的電子化表單申請系統(tǒng)、逐級審批程序，實(shí)現(xiàn)印章使用“一事一表單，一單一審批”，嚴(yán)格落實(shí)“誰審核誰負(fù)責(zé)”、“誰用印誰負(fù)責(zé)”，確保每一枚用印有依據(jù)、有佐證，但印章管理工作也同樣存在一些不足和挑戰(zhàn)。

4.1審批流程較長，滿意度不高

印章使用從備案制向?qū)徟七^度，需用印的文件或材料多數(shù)涉及跨部門協(xié)同審批，審批流程的增加導(dǎo)致審批時(shí)間增長，不可避免地對業(yè)務(wù)科室相關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響，導(dǎo)致業(yè)務(wù)科室體滿意度和接受度不高，在更好地推進(jìn)和深度優(yōu)化用印審批制度工作中，需要做好流程解釋和工作引導(dǎo)。

4.2管理規(guī)定不完善，解讀深度較低

新修訂的印章使用管理規(guī)定雖已印發(fā)實(shí)施，但有些業(yè)務(wù)科室未能深度解讀規(guī)定內(nèi)容，導(dǎo)致用印時(shí)出現(xiàn)“來回跑，多次跑”的現(xiàn)象。當(dāng)前的印章使用管理規(guī)定適用范圍僅限醫(yī)院公章，各職能處室、臨床醫(yī)技各科室、各研究平臺(tái)、臨床中心等相應(yīng)的印章使用參照執(zhí)行，但是各部門印章及專項(xiàng)工作組印章的使用具有材料專用性和履職限定性等屬性，醫(yī)院在更加精準(zhǔn)地限定印章使用權(quán)限和效力范圍等方面有待進(jìn)一步探索完善。

4.3電子印章缺乏，信息化程度不夠

建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下的印章精細(xì)化管理體系，離不開電子印章。目前，醫(yī)院積極推行行政審批制度改革，電子化表單申請系統(tǒng)、逐級審批程序已初具成效，但醫(yī)院尚未推行使用電子印章，印章仍以實(shí)物印章為主，蓋章依賴人工操作，在需用印的文件或材料數(shù)量龐大時(shí)，效率低下。用印審批是公立醫(yī)院內(nèi)部行政審批的重要部分，也是全面深化公立醫(yī)院放管服改革的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如何在保證審批不缺位，管理不越位的同時(shí)，簡化各類審批流程，提升內(nèi)部管理效能是健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度體系建設(shè)的重要命題。高質(zhì)量的印章精細(xì)化管理體系，有賴于在制度流程上持續(xù)優(yōu)化，在面向全院職工及患者的服務(wù)需求中不斷推進(jìn)完善。為此，印章管理工作應(yīng)以“最多跑一次”為改革發(fā)展目標(biāo)，從跨部門協(xié)作、流程優(yōu)化、專項(xiàng)審批、督導(dǎo)考核機(jī)制、滿意度提升、追責(zé)問責(zé)機(jī)制等方面持續(xù)改進(jìn)。醫(yī)院將打造一體化的管理模式，各職能處室、臨床醫(yī)技各科室、各研究平臺(tái)等參照醫(yī)院印章使用管理規(guī)定，詳細(xì)制定其印章的使用權(quán)限和效力范圍清單；定期組織印章管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高印章管理人員對崗位及印章管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的防控能力；開展電子印章使用試點(diǎn)工作，爭取從印章的申請、審批到用印等過程均在電子辦公系統(tǒng)內(nèi)完成，實(shí)現(xiàn)印章管理與簽章過程的高度信息化，提高工作效率。

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作者：徐未 胡紅巖 唐奇柳 曹紅梅 單位：南京鼓樓醫(yī)院黨政辦公室