HIS系統(tǒng)下的藥品庫(kù)存監(jiān)控設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

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摘要:目的利用his系統(tǒng)監(jiān)控和優(yōu)化藥品庫(kù)存，降低藥品周轉(zhuǎn)天數(shù)。方法基于HIS系統(tǒng)，應(yīng)用PDCA循環(huán)法對(duì)藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，制定相應(yīng)對(duì)策并持續(xù)改進(jìn)。結(jié)果實(shí)施PDCA循環(huán)法后，庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d的藥品所占比例由原來(lái)的56.93%提高到79.38%(P＜0.01)。結(jié)論P(yáng)DCA循環(huán)法在藥品庫(kù)存精細(xì)化管理中的應(yīng)用效果較為顯著，有效提高周轉(zhuǎn)天數(shù)在15d內(nèi)的藥品比例。

關(guān)鍵詞:HIS系統(tǒng);PDCA循環(huán)法;庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù);精細(xì)化管理

隨著醫(yī)療體制改革的深化，特別是取消藥品加成后，藥劑科由盈利科室變成成本科室，降低藥品庫(kù)存，提高藥品周轉(zhuǎn)成為當(dāng)務(wù)之急。而藥品庫(kù)存管理是醫(yī)院藥房工作的重要環(huán)節(jié)，直接影響到臨床用藥供應(yīng)和醫(yī)院資金的周轉(zhuǎn)。在藥房精細(xì)化管理過(guò)程中，提高藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)率屬于精細(xì)化管理中的重點(diǎn)。在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中的《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則(2011年版)》(簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)》)〔1〕中第15.2.1條款對(duì)藥品庫(kù)存管理規(guī)定:“定期評(píng)估藥品儲(chǔ)備情況，85%以上藥品的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率少于10～15日，有分析報(bào)告和提出改進(jìn)措施”的要求，因此科學(xué)地管理藥品庫(kù)存，提高藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，無(wú)論在降低醫(yī)院運(yùn)營(yíng)壓力及等級(jí)評(píng)審需要方面，都是十分重要的。我院項(xiàng)目組于2018年8月至2019年2月，基于HIS系統(tǒng)，采用PD-CA循環(huán)法提高藥品周轉(zhuǎn)天數(shù)在15天內(nèi)的品種比例，取得了較好的效果。

1資料來(lái)源

利用醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS系統(tǒng))，分別收集2018年8月、11月和2019年2月每種藥品的每月出庫(kù)金額、藥品期初庫(kù)存金額和藥品期末庫(kù)存金額。根據(jù)公式分別計(jì)算實(shí)施PDCA前后的藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)，庫(kù)存周轉(zhuǎn)率=(出庫(kù)金額/平均庫(kù)存金額)*100%、平均庫(kù)存金額=(期初庫(kù)存金額+期末庫(kù)存金額)/2、庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)=本期天數(shù)/周轉(zhuǎn)率，再分別計(jì)算周轉(zhuǎn)天數(shù)在15d內(nèi)的品種比例。

2方法與結(jié)果

2.1計(jì)劃(P)

2.1.1現(xiàn)狀調(diào)查:通過(guò)HIS系統(tǒng)收集整理2018年8月我院中心藥房每種藥品的出庫(kù)金額、藥品期初庫(kù)存金額和藥品期末庫(kù)存金額，計(jì)算藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d的藥品所占比例為56.93%(530/931)。

2.1.2目標(biāo)設(shè)定:根據(jù)《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則(2011年版)》(簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)》)中第15.2.1條款對(duì)藥品庫(kù)存管理規(guī)定:“定期評(píng)估藥品儲(chǔ)備情況，85%以上藥品的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率少于10-15日，因此，我們把目標(biāo)值定為85%。

2.1.3原因分析:為提高藥品庫(kù)存的周轉(zhuǎn)，減少藥品積壓，根據(jù)調(diào)查結(jié)果，分析可能存在的原因:①單純依靠工作人員個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行藥品庫(kù)存管理以及藥品申領(lǐng)計(jì)劃，而且領(lǐng)藥員需要每次進(jìn)行藥品庫(kù)存量檢查、評(píng)估藥品消耗數(shù)量以及人工填寫領(lǐng)藥簿等;②缺乏有效的預(yù)警提醒機(jī)制，以至于對(duì)藥品庫(kù)存不清晰，對(duì)缺藥的監(jiān)控不及時(shí)，往往需要依賴藥房人員的提醒;③對(duì)藥品的周轉(zhuǎn)情況監(jiān)控不明確，極易造成藥品積壓;④受政策的影響，部分中成藥積壓;⑤藥庫(kù)人員出庫(kù)的準(zhǔn)確率低，從而影響藥品庫(kù)存的準(zhǔn)確性。

2.2實(shí)施(D)針對(duì)以上各種原因，制定相應(yīng)的措施并持續(xù)改進(jìn)。

2.2.1針對(duì)手工做藥品申領(lǐng)計(jì)劃的問(wèn)題:我們利用HIS系統(tǒng)導(dǎo)出相應(yīng)的數(shù)據(jù)，探索可行的公式，通過(guò)EXCEL表格把數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，生成申領(lǐng)計(jì)劃表(見(jiàn)圖1)。

2.2.2利用HIS系統(tǒng)的功能，對(duì)藥品庫(kù)存設(shè)定適當(dāng)?shù)木渚€和上限:每天對(duì)目錄上的藥品品種和數(shù)量進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)低于警戒線的藥品及時(shí)補(bǔ)充，對(duì)高于上限的藥品進(jìn)行有效的控制(見(jiàn)圖2)。

2.2.3制定定期庫(kù)存周轉(zhuǎn)情況評(píng)估方案以及評(píng)估指標(biāo)，定期監(jiān)控藥品庫(kù)存:設(shè)定庫(kù)存評(píng)估公式:庫(kù)存積壓比率=(當(dāng)前庫(kù)存量-相應(yīng)日數(shù)庫(kù)存消耗量)/相應(yīng)日數(shù)庫(kù)存消耗量×100%，定期計(jì)算每種藥品庫(kù)存積壓百分比，從高到低排序，對(duì)比幾次的結(jié)果，對(duì)每次排序都出現(xiàn)在前面，百分比高的藥品我們定為積壓或庫(kù)存過(guò)高，并對(duì)此部分藥品通過(guò)各部門之間進(jìn)行及時(shí)的調(diào)撥使用。若在各部門仍然積壓超過(guò)3個(gè)月的，則及時(shí)向采購(gòu)反映，聯(lián)系供貨部門作退回處理。

2.2.4通過(guò)多部門合作，制定相應(yīng)制度，提高藥庫(kù)人員的出庫(kù)準(zhǔn)確率，出庫(kù)藥品必須認(rèn)真復(fù)核，及時(shí)出賬，以保證藥品庫(kù)庫(kù)準(zhǔn)確率，出庫(kù)藥品必須認(rèn)真復(fù)核，及時(shí)出賬，以保證藥品庫(kù)

2.3階段檢查(C)和處理(A)PDCA

循環(huán)是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程，通過(guò)對(duì)每月藥品庫(kù)存的監(jiān)控和管理，措施實(shí)施3個(gè)月進(jìn)行第一階段總結(jié)，分析數(shù)據(jù)，找出存在的問(wèn)題，調(diào)整方案，再進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)，以達(dá)到85%以上藥品的庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d。

2.4統(tǒng)計(jì)學(xué)分析

對(duì)措施實(shí)施前(2018年8月)、實(shí)施三個(gè)月(2018年11月)、實(shí)施六個(gè)月(2019年2月)的數(shù)據(jù)應(yīng)用SPSS22.0統(tǒng)計(jì)軟件進(jìn)行處理，措施實(shí)施前后比較采用χ2檢驗(yàn)，以P＜0.05表示有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，有顯著性差異。

2.5結(jié)果

基于HIS系統(tǒng)的應(yīng)用，使藥品庫(kù)存管理模式更加科學(xué)、規(guī)范和精細(xì)化，缺藥跟蹤情況更加清晰，對(duì)積壓藥品監(jiān)控情況更加明確，緊急領(lǐng)藥的次數(shù)明顯減少。措施實(shí)施3個(gè)月后的結(jié)果顯示，藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d的藥品所占比例為67.13%(625/931)，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P1＜0.01)，根據(jù)這一結(jié)果我們分析原因，調(diào)整方案，尋求有效的方法持續(xù)改進(jìn)。措施實(shí)施6個(gè)月后藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d的藥品所占比例明顯提高，其差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P2＜0.01)(見(jiàn)表1)。

3討論

3.1藥品申領(lǐng)計(jì)劃數(shù)據(jù)化

在傳統(tǒng)的藥房管理中，藥品申領(lǐng)模式存在較多的缺陷，領(lǐng)藥員需要每次進(jìn)行庫(kù)存量檢查，評(píng)估藥品領(lǐng)取數(shù)量及手工填寫領(lǐng)藥單等，工作量大，庫(kù)存量準(zhǔn)確性較低，極易產(chǎn)生缺藥、藥品積壓等情況〔2〕。而大多數(shù)醫(yī)院使用的HIS系統(tǒng)比較簡(jiǎn)單，缺少現(xiàn)代物流管理相關(guān)方面內(nèi)容，為規(guī)范我院藥品申領(lǐng)計(jì)劃以及庫(kù)存管理，相關(guān)人員曾要求信息系統(tǒng)添加相應(yīng)功能，但經(jīng)多次努力都無(wú)法實(shí)現(xiàn)。因此，我院相關(guān)人員利用HIS系統(tǒng)導(dǎo)出相應(yīng)的藥品消耗數(shù)和庫(kù)存數(shù)，探索可行的公式，通過(guò)EXCEL表格把數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，生成申領(lǐng)計(jì)劃表，大大地縮短了人工做計(jì)劃每次庫(kù)存檢查的時(shí)間以及申領(lǐng)簿填寫時(shí)間，提高領(lǐng)藥效率，降低藥庫(kù)人員出庫(kù)差錯(cuò)率，提高庫(kù)存的準(zhǔn)確性。

3.2藥品庫(kù)存預(yù)警提醒

有學(xué)者研究發(fā)現(xiàn)〔3〕，藥房藥品庫(kù)存預(yù)警與計(jì)劃領(lǐng)藥通過(guò)自動(dòng)生成領(lǐng)藥單，有利于藥房規(guī)范化管理，減少人為差錯(cuò)，領(lǐng)藥流程受領(lǐng)藥人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)影響較少，可以最大程度地節(jié)約時(shí)間。根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，領(lǐng)藥人員需在藥品實(shí)物差不多用完，經(jīng)藥房人員提醒才發(fā)現(xiàn)缺藥，這樣對(duì)臨床用藥影響很大，不利于藥品庫(kù)存管理。而本院自應(yīng)用HIS系統(tǒng)的庫(kù)存預(yù)警和上限提醒設(shè)置以來(lái)，系統(tǒng)每日可自動(dòng)提醒低于庫(kù)存警戒線或高于庫(kù)存上限的藥品種類，我們只需每天定時(shí)檢查藥品庫(kù)存提醒預(yù)警，即可迅速發(fā)現(xiàn)藥品缺藥情況，并及時(shí)補(bǔ)充藥品，最大程度地節(jié)省人力，節(jié)約庫(kù)存檢查時(shí)間，減輕藥房工作人員的工作量。根據(jù)實(shí)際情況定期對(duì)警戒線和上限調(diào)整，以減少藥品缺藥和庫(kù)存積壓等，提高臨床滿意度。

3.3積壓藥品的動(dòng)態(tài)監(jiān)控

傳統(tǒng)的庫(kù)存管理和領(lǐng)藥模式規(guī)范性不強(qiáng)，缺乏藥房和藥庫(kù)的聯(lián)系，藥庫(kù)發(fā)到藥房的藥品使用情況不能集中庫(kù)存地反應(yīng)，工作憑個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，工作量大且經(jīng)常容易出現(xiàn)缺藥或藥品積壓，造成藥品過(guò)期或數(shù)量誤差〔4〕。為了改變這種模式，在庫(kù)存管理過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)等軟硬件設(shè)備對(duì)藥品庫(kù)存積壓情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，并且引入庫(kù)存評(píng)估公式:庫(kù)存積壓比率=(當(dāng)前庫(kù)存量-相應(yīng)日數(shù)庫(kù)存消耗量)/相應(yīng)日數(shù)庫(kù)存消耗量×100%，制定定期庫(kù)存周轉(zhuǎn)情況評(píng)估方案，對(duì)藥品庫(kù)存進(jìn)行定期評(píng)估，這樣既可避免庫(kù)存過(guò)多導(dǎo)致積壓甚至因藥品過(guò)期而退貨，又可防止庫(kù)存過(guò)少導(dǎo)致斷貨或者因頻繁補(bǔ)充藥品而增加工作量。使藥品庫(kù)存管理模式更加科學(xué)、規(guī)范和精細(xì)化。

3.4藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)率的計(jì)算方法

目前，關(guān)于三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)中藥品周轉(zhuǎn)率的具體計(jì)算方法仍存在分歧，張亞芳等〔5〕建議，修改為“金額累計(jì)比率85%的藥品周轉(zhuǎn)天數(shù)不超過(guò)15天”。李燦霞等〔6〕則探討認(rèn)為按85%品種數(shù)的銷售金額、庫(kù)存金額來(lái)計(jì)算藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)率是較科學(xué)和可行的計(jì)算方法。醫(yī)院的用藥不可能一成不變，可能因?yàn)榧竟?jié)的變化或突發(fā)事件等因素導(dǎo)致一些藥品出現(xiàn)消耗情況異常波動(dòng)，而過(guò)度周轉(zhuǎn)不僅增加藥房工作人員工作量，而且增加缺藥的風(fēng)險(xiǎn)。本次研究采用以單個(gè)達(dá)標(biāo)品種數(shù)累計(jì)比率計(jì)算庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，雖然未達(dá)到《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則(2011年版)》(簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)》)的要求，但考慮我院中心藥房是以門診藥房和住院藥房相結(jié)合的綜合性藥房，藥品供應(yīng)比單純的門診藥房或住院藥房復(fù)雜，藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)率的計(jì)算應(yīng)該選用哪種方法，還有待進(jìn)一步的探討。

4結(jié)論

藥品庫(kù)存管理是醫(yī)院藥品運(yùn)營(yíng)管理工作的重要方面，科學(xué)合理地控制藥品庫(kù)存，才能既保障臨床用藥，又不積壓醫(yī)院的資金。而在現(xiàn)代化、信息化醫(yī)院管理模式下，PDCA循環(huán)管理方法日漸普及，將其用于優(yōu)化藥品庫(kù)存管理，對(duì)構(gòu)建醫(yī)院藥品信息化平臺(tái)〔7〕、規(guī)范工作流程、保障用藥安全，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存管理水平的持續(xù)提高有顯著的效果。此次PDCA循環(huán)管理方法在我院中心藥房藥品庫(kù)存管理中的應(yīng)用，雖然未達(dá)到《標(biāo)準(zhǔn)》的要求，但明顯提高了藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，可見(jiàn)本次制定的PD-CA循環(huán)措施是有效、可行的，值得持續(xù)進(jìn)行并推廣應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

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作者：梁偉亮 譚潔英 蔡育紅 張淑敏 李雅麗 單位：江門市新會(huì)區(qū)人民醫(yī)院