醫(yī)院會計(jì)電算化檔案管理特點(diǎn)

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一、醫(yī)院會計(jì)電算化檔案管理的特點(diǎn)

（一）醫(yī)院電算化會計(jì)檔案的內(nèi)涵

會計(jì)電算化檔案主要指的由存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)和通過計(jì)算機(jī)打印出來的書面文檔形式的財(cái)會數(shù)據(jù)，包括會計(jì)文檔、報(bào)表和賬簿等，另外還包括財(cái)會軟件運(yùn)行編制的各種資料、文檔和表格等。實(shí)行會計(jì)電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會計(jì)檔案并保證其安全，按要求生成各種標(biāo)準(zhǔn)文檔和數(shù)據(jù)，保障財(cái)會數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會計(jì)電算化檔案管理是一項(xiàng)十分重要的管理工作，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的會計(jì)核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進(jìn)行會計(jì)記賬轉(zhuǎn)變，因此實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的信息化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢。

（二）醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會計(jì)電算化檔案不僅包括儲存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來的紙質(zhì)財(cái)會檔案，如，藥品盤點(diǎn)表、醫(yī)院收費(fèi)管理系統(tǒng)病人預(yù)交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計(jì)檔案同時囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財(cái)會檔案和傳統(tǒng)意義上的財(cái)會紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會計(jì)檔案不同的是，電算化會計(jì)檔案不具有直接可視性，而需要借助計(jì)算機(jī)的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機(jī)房物理?xiàng)l件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會計(jì)背景下對相關(guān)財(cái)會人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財(cái)會核算的專業(yè)知識，更要掌握必要的計(jì)算機(jī)和財(cái)會軟件操作技能。

二、醫(yī)院會計(jì)電算化檔案管理的有效建議

（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理理念

新醫(yī)院的電算化會計(jì)檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)全醫(yī)院上下對會計(jì)檔案管理的重視程度，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行電子會計(jì)信息的生成和保存工作，同時財(cái)會工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新會計(jì)檔案管理理念，學(xué)習(xí)相關(guān)的會計(jì)和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識，如《會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強(qiáng)對檔案和會計(jì)相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財(cái)會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財(cái)會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計(jì)電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財(cái)務(wù)部門和檔案部門要結(jié)合起來對相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，一方面強(qiáng)化管理檔案意識，另一方培養(yǎng)信息化意識，提高計(jì)算機(jī)和電算會計(jì)軟件操作水平。

（二）完善財(cái)會電子化的軟硬件設(shè)施

加大財(cái)會檔案管理的硬件投入，加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會計(jì)檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理?xiàng)l件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財(cái)會部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機(jī)，選用符合醫(yī)院實(shí)際需求并帶有檔案管理功能的會計(jì)電算化軟件，通過醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強(qiáng)化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護(hù)，加強(qiáng)電算會計(jì)軟件的補(bǔ)丁修補(bǔ)、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問題，減少計(jì)算機(jī)病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。

（三）健全檔案管理制度

首先，完善檔案借閱制度，電算化財(cái)會檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴(yán)格審批的制度進(jìn)行，任何人不論任何崗位借閱會計(jì)檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財(cái)務(wù)部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財(cái)會部門，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計(jì)檔案進(jìn)行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會計(jì)檔案采用不同的保密等級，普通會計(jì)數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機(jī)密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財(cái)務(wù)部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會計(jì)檔案，都不得對檔案進(jìn)行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應(yīng)的懲罰措施。最后，對電算化會計(jì)檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理?xiàng)l例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門聯(lián)合鑒定并進(jìn)行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負(fù)責(zé)人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫(yī)院的會計(jì)檔案管理工作是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，對提高醫(yī)院的財(cái)會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財(cái)會檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備與時俱進(jìn)的意識，通過技能培訓(xùn)和制度完善加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

1.田勇.淺談電算化會計(jì)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014.2

2.董樂晶.會計(jì)電算化背景下的財(cái)務(wù)檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016.5

作者：田勇 單位：牡丹江市婦幼保健院