如何規(guī)范高校會計基礎(chǔ)工作
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一、高校經(jīng)費報銷存在的問題
在高校日常經(jīng)費報銷時，普遍存在下面情況：
1.1報銷票據(jù)類型差異大目前符合相關(guān)法律法規(guī)和高校財務報銷規(guī)定的相關(guān)票據(jù)種類繁多，差異極大，有餐費發(fā)票、住宿費發(fā)票、出租車發(fā)票、停車票、電話費發(fā)票等定額發(fā)票。有增值稅專用發(fā)票、非增值稅發(fā)票、行政事業(yè)性非稅收入收據(jù)、行政事業(yè)性資金往來統(tǒng)一收據(jù)、機打發(fā)票、手工發(fā)票；更有不規(guī)整的手寫收條等等。這些票據(jù)取得方式各異，真假難辨。
1.2報銷票據(jù)填寫不完整報銷票據(jù)要素填寫不齊全，印章簽蓋不完整。不管機打票據(jù)還是手工票據(jù)上，其客戶名稱絕大多數(shù)沒有填列，開票人、收款人要么沒填，要么就只寫一個姓字；其次票據(jù)上應有品名、規(guī)格、單價、數(shù)量也沒有反映出來；更有甚者，票據(jù)上的摘要都沒有填；另外有的票據(jù)上缺少開票單位的發(fā)票專用章，還有的票據(jù)存在金額、摘要涂改現(xiàn)象。
1.3報銷票據(jù)粘貼不規(guī)范工作中我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)票據(jù)粘貼極不規(guī)范，雜亂無序，大多使用易生銹易腐蝕的訂書針裝訂票據(jù)。對于大小不一的報銷票據(jù)，經(jīng)辦人經(jīng)常不分大小、不分面額，不按次序，不分內(nèi)容，順手粘貼在報銷單據(jù)后面導致裝訂憑證時出現(xiàn)小頭大肚且裝訂極不整齊的情況。
1.4審批單據(jù)填寫不規(guī)范在審核時我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)經(jīng)辦人用于報銷的審批單據(jù)填寫較不規(guī)范。較為嚴重的就是經(jīng)辦人把各種報銷票據(jù)混雜在一起，在審批單據(jù)“摘要欄”內(nèi)只填“報銷各項費用”或“報賬”等字樣，審批單據(jù)上“附件張數(shù)”基本沒填，付款方式（現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬支票、電匯等）沒有標明，經(jīng)辦人簽名和金額大小寫潦草難辨，報銷票據(jù)上沒有經(jīng)辦人的簽字，涉及實物資產(chǎn)（如食品、禮品、辦公用品、打印機、計算機設(shè)備等）的，也沒有驗收人或證明人簽字。
1.5審批單據(jù)審簽不齊備根據(jù)各高校財務報銷規(guī)定，業(yè)務經(jīng)辦人填寫要素齊備報銷審批單據(jù)后，還必須根據(jù)各高校經(jīng)費報銷審批權(quán)限的規(guī)定逐級履行審簽手續(xù)。但在日常會計審核中我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)報銷審批單據(jù)上相關(guān)領(lǐng)導審批簽字并不齊備，經(jīng)常是到財務部門排長時間隊后會計審核時才發(fā)現(xiàn)還差某個領(lǐng)導（如分管校領(lǐng)導）或某個部門（如實物發(fā)票沒有資產(chǎn)處簽字蓋章，工程竣工付款沒有監(jiān)察審計處簽字蓋章等）的審批簽字，無法報銷，只得去找相關(guān)領(lǐng)導審批，費時費力。
二、高校會計審核及賬務處理存在的問題
在高校會計人員日常進行報銷審核和賬務處理過程中，通常存在下列情況：
2.1審核標準不統(tǒng)一雖然高校有明確的經(jīng)費報銷規(guī)定，但由于不同會計人員的理解偏差和執(zhí)行偏差，導致相同的業(yè)務不同的經(jīng)辦人和不同的審核會計審核的標準不一致。有的審核會計執(zhí)行非常嚴格，必須票據(jù)合法手續(xù)齊備才給予簽字報銷，而有的審核會計執(zhí)行較為松懈，即便是報銷經(jīng)費欠缺部分內(nèi)容也可通過審核。還有，有的審核會計審核時非常細致和嚴格，凡與報銷經(jīng)費項目和內(nèi)容無關(guān)的票據(jù)均不給予報銷，如在高校某學院日常辦公經(jīng)費中報銷的嬰幼兒畫報（與教學工作無關(guān)），在課題經(jīng)費中報銷的課題負責人子女的飛機票等；但有些審核會計則執(zhí)行并不嚴格，只要部門領(lǐng)導、課題負責人簽批同意了就給予報銷而不管其內(nèi)容是否與其報銷的項目有關(guān)。
2.2審核速度差異大由于審核會計本身的會計業(yè)務素質(zhì)、審核經(jīng)驗、審核技巧、審核理解并不完全一致，從而出現(xiàn)會計業(yè)務素質(zhì)高經(jīng)驗豐富的審核會計審核速度快效果好，憑證錄入準確及時，而業(yè)務素質(zhì)相對較差并缺乏經(jīng)驗的審核會計速度慢效果差，憑證錄入費力耗時。另外，會計審核速度有時也會受到經(jīng)辦人填列的審批單據(jù)審簽情況及其所附票據(jù)的種類、粘貼等復雜情況的影響，有的審批單據(jù)填列規(guī)范手續(xù)齊備票據(jù)內(nèi)容簡單粘貼整齊標準，會計審核起來速度就較快；如果有的審批單據(jù)填列雜亂潦草且內(nèi)容復雜，簽批手續(xù)缺這少那，票據(jù)粘貼東倒西歪，會計審核時就得逐一告訴其應當補全的手續(xù)并重新幫其整理粘貼，這樣審核速度就會很慢。
2.3賬務處理不規(guī)范由于高校不同會計人員素質(zhì)不同，對各項規(guī)定的理解不一樣，個人觀點差異大，再加上高校會計人員缺乏統(tǒng)一的賬務處理技巧培訓和費用支出歸類（科目）詳細標準，使得高校會計人員的賬務處理相對不規(guī)范。具體表現(xiàn)為支出歸類科目不統(tǒng)一，憑證摘要填寫不規(guī)范。如在同一所高校，其發(fā)放校外人員的課酬、講座費、勞務費等，有的入“咨詢費”，有入“勞務費”，有入“臨時工工資”，有的入“其他工資福利支出—其他”科目進行核算。①會計人員經(jīng)常在摘要中隨意省字、加字，復雜經(jīng)濟業(yè)務賬務處理省略化，簡單經(jīng)濟業(yè)務賬務處理復雜化等造成經(jīng)濟事項反映不清晰的情況時有出現(xiàn)。如某高校下屬的某學院某人報銷到北京參加學術(shù)會議差旅費3600元，有的摘要為“XXX學院報差旅費”，有的摘要為“報差旅費”，有的摘要為“XXX學院XXX人報差旅費”，而內(nèi)容完整記錄清晰并有利于日后的查閱的摘要應為“XXX學院XXX人報北京參加XX學術(shù)會議差旅費”。
2.4票據(jù)流轉(zhuǎn)保管亂在高校財務工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)各種票據(jù)流轉(zhuǎn)雜亂，保管混亂的情況。由于各種報銷票據(jù)需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)和不同人手，且時間長短不一，從而導致有些票據(jù)在某個環(huán)節(jié)被隨意亂放或混合，有些票據(jù)散落難以歸位，有些票據(jù)夾在其他票據(jù)后面難以查找等情況，再加上經(jīng)辦人、審核會計或稽核會計隨時翻閱票據(jù)，使得已報銷票據(jù)流轉(zhuǎn)保管有些混亂，票據(jù)損壞較大，甚至有些票據(jù)遺失。
針對當前高校會計基礎(chǔ)工作中存在的原始憑證要素殘缺不全、粘貼不規(guī)范，報銷單據(jù)填寫潦草，手續(xù)不齊備，記賬憑證摘要不規(guī)范，不精細，支出歸類不統(tǒng)一等情況，高校應當注重會計基礎(chǔ)規(guī)范工作，健全規(guī)章制度，加強憑證管理，規(guī)范賬務處理，提升會計人員整體素質(zhì)等具體工作才能不斷完善財務管理，提高資金使用效益。
3.1健全規(guī)章制度，減化報銷審批流程高校應根據(jù)我國法律法規(guī)，結(jié)合學校實際報銷審批審核工作情況及廣大教職工的要求，在不違反相關(guān)規(guī)定和內(nèi)部控制的前提下，進一步完善學校各項規(guī)章制度辦法措施，盡量減少審批環(huán)節(jié)，擴大審批權(quán)限，優(yōu)化審批流程，以期到達減少中間環(huán)節(jié)提高報賬工作效率的目的。
3.2加大宣傳教育，統(tǒng)一報銷審核標準高校財務部門應當把有關(guān)規(guī)章制度、報銷流程、報銷標準、報銷要求、票據(jù)常識、真假票據(jù)鑒別方法與技巧、填單標準、填單要求與注意事項等統(tǒng)一歸納整理，制作標準樣本，印制成冊，印發(fā)成文，解決報賬人員報銷無標準、無參考、無樣本，無查閱等“四無”現(xiàn)象。并要大力開展財務報銷知識宣傳活動，定期舉辦財務報銷知識講座，著力解決報賬人員無頭緒、無意識狀態(tài)，讓報賬人員清楚地知道報賬的各項規(guī)定、標準及要求，使教職工全面理解和完全遵從財務報銷的各項規(guī)定、要求。還要加大報銷知識培訓力度，定期舉辦財務報賬人員培訓班，并提供模擬實驗，進行實做培訓，著力解決單據(jù)填寫不規(guī)范，審批手續(xù)不完備，報銷要求不清楚，票據(jù)審核不過關(guān)、憑證處理不標準等問題。
3.3注重歸納總結(jié)，規(guī)范會計賬務處理在日常會計報銷審核和賬務處理過程中，我們應當注重歸納總結(jié)，把工作中經(jīng)常碰到疑難雜癥集中起來進行歸類整理，統(tǒng)一處理標準和審核口徑，以保證會計信息的準確和及時。如在取得原始憑證時應審核：票據(jù)的合法性、有效性、完整性；在填制原始憑證時應注意：憑證要素是否齊全，手續(xù)是否完備，內(nèi)容是否合理合法；在填制記賬憑證時應注意：支出歸類口徑一致科目相同，摘要錄入完整規(guī)范，附件張數(shù)是否填列正確；在會計簽字報銷時應注意：部門項目經(jīng)費余額是否夠用，是否需要代扣個人所得稅，憑證手續(xù)是否欠缺。
3.3.1取得原始憑證時應注意的事項。①票據(jù)的合法性。一是發(fā)票有“國家（或地方）稅務局監(jiān)制單或財政監(jiān)制章”和收款單位的“發(fā)票（或財務）專用章”兩個印章；二是項目填寫齊全，內(nèi)容完整。如客戶名稱、品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額（大、小寫必須一致）、收款人、開票人及開票日期等是否填寫齊全，內(nèi)容是否完整。②票據(jù)的有效性。檢驗票據(jù)有效性主要看票據(jù)上不存在涂改現(xiàn)象，大、小寫金額一致，發(fā)票時間不長等。③票據(jù)清單。若發(fā)票上列明具體品名、規(guī)格等，可以不附清單；若發(fā)票上開具諸如“辦公用品、文化用品”等比較籠統(tǒng)的字樣，必須附上“購貨清單”（應由銷貨單提供，禁止私自填寫）。④固定資產(chǎn)、低值易耗品驗收。若購置的物品屬于較長時間使用的，應當先到國有資產(chǎn)管理處填寫“固定資產(chǎn)驗收單”或“低值易耗品驗收單”，并經(jīng)國有資產(chǎn)管理處相關(guān)人員簽字。
3.3.2填制原始憑證時應注意的事項。填制各類原始憑證時，應當注意分門別類地進行分行填寫，不要將各種內(nèi)容混雜在一起，如應按補貼、加班費、交通費、餐費、辦公用品費、電話費等內(nèi)容分項進行分類、歸集，同時注意報銷金額、單據(jù)張數(shù)及具體列支項目名稱或代碼。會計審核時應注意部門主要負責人、主管部門審批意見、分管校領(lǐng)導、主管財務校領(lǐng)導或黨政聯(lián)席會的審批意見和相關(guān)簽字。
3.3.3填制記賬憑證時應注意的事項。對校內(nèi)各項支出應當統(tǒng)一口徑固定科目，避免隨意性和無序性。如校外人員發(fā)放的課酬、講座費、勞務費等統(tǒng)一列入“勞務費”；發(fā)放到學生的各項報酬（包括課題勞務費等）全部列入“助學金—勤工助學補助”；各部門單獨報銷的禮品費、鮮花款、加班餐費等建議列入“辦公費”等。
3.4加強檔案管理，提升會計整體水平會計檔案是高校開展經(jīng)濟活動結(jié)果的載體，是全面反映高校教學科研活動經(jīng)濟效益的全過程的唯一依據(jù)，更是反映和評價會計人員會計責任履行情況、專業(yè)能力和工作業(yè)績的最有說服力的依據(jù)，既能為我們重現(xiàn)過去、評價過去教學科研活動效率效果提供依據(jù)，又為我們開創(chuàng)未來提供了重要的平臺和參考，因此必須加強會計檔案管理，從原始憑證的取得，記賬憑證的填制，裝訂，會計賬簿的登記裝訂，會計報表的填報及保管，每一環(huán)節(jié)每一項目都要制定科學規(guī)范的會計檔案管理辦法或措施，特別是對會計檔案裝訂的標準、時間，保管的地點、人員、期限等應制定更嚴格的標準和安全的保管環(huán)境，如裝訂記賬憑證時必須使用專用的憑證封面封皮，按照規(guī)定的裝訂方法整齊裝訂，并在封貼處加蓋會計人員印章，并把封面上的有關(guān)內(nèi)容逐項填寫齊全，最后按由小到大的憑證序號和月份順序裝入會計檔案盒，建立會計檔案卷內(nèi)目錄后完整歸檔，這樣才能防止原始憑證散落或遺失，才能保證會計檔案的規(guī)范、整齊，才能提升會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化水平和整體水平。
四、小結(jié)
總之，會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化是高校一項常抓不懈的常態(tài)化工作，貫穿于整個高校經(jīng)濟活動的全過程，需要通過廣泛的、不同形式的、長期重復的宣傳、教育，取得全體師生員工的理解和支持，并自覺遵守和密切配合，才能保證會計資料的合法完整，才能保證會計信息的準確及時，才能促進高校健康可持續(xù)發(fā)展。
作者：胡服 單位：云南財經(jīng)大學財務處