談人力資源檔案管理及信息化建設(shè)

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摘要：當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息技術(shù)的快速發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)步產(chǎn)生了極為重要的影響。在高校人力資源檔案管理工作中，信息技術(shù)的引入和應(yīng)用，對(duì)檔案管理質(zhì)量和效率的提升，產(chǎn)生了極為重要的促進(jìn)作用。在當(dāng)前環(huán)境下，高校人力資源檔案管理工作的信息化發(fā)展，已成為一種必然趨勢(shì)。同時(shí)，加強(qiáng)高校人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，也是在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下高校進(jìn)行人力資源管理的必然要求。本文對(duì)高校人力資源檔案管理及信息化建設(shè)進(jìn)行深入的分析和研究，并結(jié)合實(shí)際情況，提出科學(xué)、合理的建議，為推進(jìn)我國(guó)高校人力資源檔案管理的信息化發(fā)展，發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校；人力資源；檔案管理；信息化建設(shè)

傳統(tǒng)手工檔案管理模式效率較為低下，而且管理過(guò)程復(fù)雜繁瑣，工作量龐大，還容易受到人為因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)生差錯(cuò)。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在快節(jié)奏的現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境中，傳統(tǒng)檔案管理方法已無(wú)法滿足高校的發(fā)展建設(shè)要求?；谛畔⒒瘯r(shí)代背景，我們必須要加強(qiáng)對(duì)高校人力資源檔案管理的信息化建設(shè)。這已成為高校人力資源檔案管理發(fā)展建設(shè)的必然趨勢(shì)，對(duì)高?，F(xiàn)代化建設(shè)，也具有極為重要的影響。高校人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，能夠充分發(fā)揮人力資源檔案的作用，對(duì)推動(dòng)高校規(guī)范發(fā)展，為用戶提供可靠的檔案信息支持，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校人力資源檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀

(一)管理機(jī)制不完善目前，我國(guó)高校在人力資源檔案管理工作中，雖然設(shè)立了檔案管理部門，但是管理人員較分散，大多是由其他部門的工作人員兼任檔案管理工作。這就沒(méi)有形成系統(tǒng)的管理機(jī)制，影響了高校人力資源檔案管理工的效率和質(zhì)量。由于高校的人力資源檔案管理機(jī)制不完善，因此，其對(duì)檔案信息化建設(shè)，造成了嚴(yán)重的阻礙。目前，很多高校仍在采用傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，即實(shí)施多頭管理，這種管理模式不利于形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。在多頭管理模式下，各個(gè)部門在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，只根據(jù)自身的需求制定管理制度和工作方式，沒(méi)有站在整體角度綜合分析高校人力資源檔案管理工作的發(fā)展要求。這就導(dǎo)致在檔案管理工作中，存在多種管理標(biāo)準(zhǔn)和管理機(jī)制。實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制是進(jìn)行人力資源檔案管理信息化建設(shè)的前提條件。顯然，多頭管理模式無(wú)法達(dá)到信息化建設(shè)的要求，這就成為了高校人力資源檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的阻礙因素。在高校人力資源檔案管理工作中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平較差，無(wú)法滿足檔案信息化建設(shè)的要求。在高校人力資源檔案管理工作中，管理人員普遍由其他部門工作人員兼任，沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，其檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能水平較低，檔案管理能力也非常有限。這嚴(yán)重限制了高校人力資源檔案管理機(jī)制的建設(shè)和完善[1]。

(二)資金投入不足近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展以及教育改革政策的不斷深化，高校紛紛加強(qiáng)建設(shè)，進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新。大部分高校在建設(shè)過(guò)程中，只重視對(duì)教學(xué)方面的建設(shè)和改革，沒(méi)有重視對(duì)高校人力資源檔案管理信息化方面的資金投入和信息化建設(shè)。由于資金投入不足，缺少資金的支持，我國(guó)高校的檔案管理信息化建設(shè)整體發(fā)展水平不足，而且存在較為嚴(yán)重的信息化建設(shè)不均衡的現(xiàn)象。由于后續(xù)資金不足，因此，一些高校人力資源檔案管理信息化建設(shè)停滯不前，無(wú)法得到有效的發(fā)展。目前，在我國(guó)高校人力資源檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，受到資金投入不足的影響，其信息化發(fā)展不均衡的現(xiàn)象主要表現(xiàn)為，高校普遍盲目加強(qiáng)檔案管理信息化的硬件建設(shè)，卻沒(méi)有在軟件方面投入資金進(jìn)行建設(shè)。相關(guān)管理軟件以及管理技術(shù)，也是加強(qiáng)高校人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重要組成部分。大部分高校都沒(méi)有加強(qiáng)這方面的建設(shè)，僅是為檔案管理添設(shè)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備。由于檔案管理信息化建設(shè)的不均衡，因此，高校人力資源檔案管理的發(fā)展進(jìn)程受到嚴(yán)重的阻礙，無(wú)法真正提高信息化水平。

(三)缺少專業(yè)化管理人才目前，大部分高校的檔案管理人員多由其他部門的工作人員兼任。這些人員既沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，也不是檔案管理部門的正式工作人員。在高校人力資源檔案管理工作中，部分檔案管理工作由老年員工負(fù)責(zé)。他們年齡較大，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理軟件、管理設(shè)備等接受程度較低，自身學(xué)習(xí)能力也有所下降。這就導(dǎo)致老齡檔案管理人員無(wú)法有效利用信息化技術(shù)設(shè)備實(shí)施檔案管理工作。因此，高校檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)化的檔案管理素養(yǎng)，檔案管理知識(shí)和技能水平較差，缺少檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。這就導(dǎo)致高校人力資源檔案管理的整體水平較低，而且受到檔案管理人才不足這一因素的制約，高校的人力資源檔案管理水平遲遲得不到有效的提高[2]。

二、高校人力資源管理信息化建設(shè)的主要措施

(一)完善人力資源檔案管理體系構(gòu)建完善的人力資源檔案管理體系，是有效提升高校人力資源檔案管理水平，提高信息化建設(shè)水平的重要保障。完善的管理體系，是有效調(diào)整管理手段，使人力資源檔案管理機(jī)制得到科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的必要前提條件。高校應(yīng)對(duì)檔案管理人員的工作流程、言行、管理方法等等，進(jìn)行明確規(guī)定，有效優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制，從根本上為加強(qiáng)高校人力資源檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)，奠定良好的體系基礎(chǔ)，提供必要的制度保障。在完善人力資源管理檔案體系的過(guò)程中，高校應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)展要求，對(duì)人力資源檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新，從而使檔案管理工作能夠真正發(fā)揮作用，使信息化的檔案管理模式得到有效的完善和發(fā)展，并充分發(fā)揮著檔案的重要價(jià)值，為自身的發(fā)展建設(shè)提供有力的支持。

(二)推進(jìn)高校人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)高校人力資源檔案的數(shù)字化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)高校人力資源檔案信息化發(fā)展的必要前提條件。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在收納管理工作中，往往會(huì)形成龐大的工作量，使得管理工作難度大，管理流程繁瑣，對(duì)檔案的查閱和使用也極不方便，影響了檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。因此，高校必須要大力推進(jìn)人力資源檔案的數(shù)字化發(fā)展，建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)檔案信息，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一管理。高校要利用自計(jì)算檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行快速、高效、準(zhǔn)確的整理和歸納，還要利用計(jì)算軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行快速檢索查詢，從根本上解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，有效提高檔案信息的利用效率和應(yīng)用的便利性，使檔案信息能夠在自身發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，發(fā)揮更加重要的作用[3]。

(三)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理安全維護(hù)高校人力資源管理信息化的發(fā)展建設(shè)，是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)和依托的，也存在網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)一旦出現(xiàn)安全事故，就會(huì)造成檔案信息泄露，給高校造成極為嚴(yán)重的損失以及惡劣的社會(huì)影響。因此，高校在進(jìn)行人力資源檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要高度重視網(wǎng)絡(luò)管理安全問(wèn)題，從而有效保證檔案信息的安全性。在人力資源檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，高校要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理的安全性，就必須要根據(jù)檔案信息的重要程度，對(duì)其機(jī)密等級(jí)進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，并進(jìn)行備份和加密處理。同時(shí)，高校還要構(gòu)建完善的保密管理制度，加強(qiáng)對(duì)管理人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，制定完善的責(zé)任機(jī)制，科學(xué)劃分職責(zé)范圍，明確管理任務(wù)，建設(shè)完善且嚴(yán)密有效的安全防護(hù)體系，從而有效保證高校人力資源檔案信息化建設(shè)的安全性。

(四)提高管理人員的專業(yè)化水平在高校人力資源管理信息化建設(shè)過(guò)程中，管理人員的專業(yè)化水平高低，對(duì)檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程以及實(shí)施效果，具有至關(guān)重要的影響。因此，高校必須要重視對(duì)管理人員專業(yè)化的培養(yǎng)工作，加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)。高校通過(guò)定期培訓(xùn)，聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作專業(yè)知識(shí)和技術(shù)進(jìn)行講解以及操作演示，從而有效提升高校檔案管理人員的專業(yè)水平，為其人力資源檔案管理信息化建設(shè)，奠定重要的人力資源基礎(chǔ)。管理人員還要不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，包括學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，熟悉運(yùn)用各種信息化技術(shù)和設(shè)計(jì)，從而有效推動(dòng)高校人力資源檔案管理的信息化發(fā)展[4]。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，高校必須要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予高度重視，加強(qiáng)投入力度，從多方面著手全面加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，為推進(jìn)高校教育改革發(fā)揮積極的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]韋濤.大數(shù)據(jù)視域下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].數(shù)字化用戶,2019,(18):118,126.

[2]劉貝貝.人事檔案管理信息化建設(shè)芻議[J].檔案時(shí)空,2018,(12):37-38.

[3]亢云潔.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校人事檔案的信息化建設(shè)[J].科技視界,2018,(21):125-126.

[4]王瓊.關(guān)于高校教師人事檔案管理的思考[J].才智,2017,(24):183-184.

作者：韓云松 單位：三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院