高校人事檔案管理的價(jià)值與優(yōu)化對(duì)策

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摘要：高校人事檔案管理是高校人事工作的重要組成部分，是高校人才流通、信息歸納的主要平臺(tái)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校人事檔案管理面臨著更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，要針對(duì)其人事檔案管理中的弊端，采取有效的優(yōu)化措施，才能不斷提升高校人事檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案；管理；優(yōu)化措施

我國(guó)的人事檔案工作源于延安時(shí)期，建國(guó)之后，包括高校在內(nèi)的一些企業(yè)和事業(yè)單位均建立并完善了人事檔案管理制度。人事檔案完整地記錄了一個(gè)人的學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技術(shù)水平、政治面貌、工作情況、任職資格等，通過有效的人事檔案管理，高校可以全面了解人才信息并作為人事管理的基礎(chǔ)。

一、大數(shù)據(jù)的概念及其在高校人事檔案管理中的應(yīng)用

（一）大數(shù)據(jù)概念綜述

早在2011年5月，“大數(shù)據(jù)”一詞就被麥肯錫公司提出。大數(shù)據(jù)又被稱之為巨量資料，主要是指依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)而產(chǎn)生的海量的、形式多樣化的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)通過傳統(tǒng)的技術(shù)手段很難對(duì)其進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和處理[1]?？梢哉f，與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)相比，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量龐大、類型繁多、價(jià)值密度低、處理速度快等特點(diǎn)。目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于社會(huì)的很多行業(yè)，并帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（二）大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的應(yīng)用

一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用十分不方便。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可對(duì)高校人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的收集，并將數(shù)量龐大的信息進(jìn)行精準(zhǔn)的分類、存儲(chǔ)，為人事檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理效率低下。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)、云存儲(chǔ)等技術(shù)提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用，使得其在使用過程中直接通過計(jì)算機(jī)的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識(shí)較弱，管理方式單一

長(zhǎng)期以來，我國(guó)高校對(duì)人事檔案管理意識(shí)較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項(xiàng)輔助性工作，沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認(rèn)為人事檔案僅僅是政治時(shí)代個(gè)人功過是非的記錄，沒有太大的現(xiàn)實(shí)意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過程中出現(xiàn)了人員配置不齊、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過人工方式進(jìn)行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后

受到傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響，各大高校對(duì)人事檔案信息化管理投入的資金有限，導(dǎo)致其信息化管理過程中出現(xiàn)了硬件設(shè)備落后、軟件開發(fā)滯后的問題，這都在很大程度上限制了大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的有效應(yīng)用。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校人事檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)水平較低，并且存在明顯的老齡化現(xiàn)象，其觀念陳舊且無法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請(qǐng)檔案管理人員，在工作中缺乏責(zé)任心，無法認(rèn)真對(duì)待人事檔案的管理工作。

（四）缺乏健全、完善的管理制度

目前，我國(guó)高校仍缺乏一個(gè)健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至在借閱、轉(zhuǎn)出過程中出現(xiàn)檔案遺漏和損毀。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案信息化管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度

大數(shù)據(jù)的發(fā)展是大勢(shì)所趨。在這種形勢(shì)下，高校必須要改變傳統(tǒng)人事檔案管理的觀念，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)繁雜的檔案進(jìn)行收集、分類、存儲(chǔ)和利用，并在此基礎(chǔ)上制定出符合高校實(shí)際情況的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對(duì)目前人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行修正，明確檔案管理人員的職責(zé)和管理細(xì)則，使其在管理工作中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案的信息化管理。

（二）加大資金投入，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在更新人事檔案信息化管理理念的基礎(chǔ)上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設(shè)備、軟件技術(shù)。當(dāng)人事檔案管理的硬件和軟件完全達(dá)標(biāo)之后，即可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。在具體構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的過程中，首先要收集整理原始數(shù)據(jù)，并對(duì)其真?zhèn)芜M(jìn)行辨別。同時(shí)，建立以部門為單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，將每一份人事檔案的編號(hào)、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學(xué)歷信息等相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類處理，以便日后進(jìn)行查閱。最后，在人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，還應(yīng)將人事檔案與其相關(guān)的職能部門進(jìn)行鏈接，以便日后信息能夠及時(shí)更新。

（三）構(gòu)建“大檔案”思維

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變思維模式，積極構(gòu)建“大檔案”，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行全方位、多維度的收集、儲(chǔ)存和管理。在具體構(gòu)建“大檔案”的過程中，要以制定的端口為基點(diǎn)，準(zhǔn)確、快速地將檔案信息資料進(jìn)行全方位檢測(cè)，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時(shí)要重視檔案信息的安全問題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識(shí)產(chǎn)權(quán)不被侵害。

（四）組建“大檔案”團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理

“大檔案”體系屬于一個(gè)規(guī)模較大、信息量齊全的數(shù)字化檔案庫。因此，在具體的管理中要準(zhǔn)確理解檔案信息內(nèi)容以及信息與信息之間存在的關(guān)聯(lián)性，以確保能夠真正發(fā)揮其自身的價(jià)值。

（五）提升高校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

在高校人事檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)也是一項(xiàng)非常重要的因素。在具體的管理過程中，檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)，還要具有較高現(xiàn)代信息技術(shù)水平，同時(shí)還要具備較高的思想道德覺悟和一定的責(zé)任心。因此，高校在加強(qiáng)人事檔案信息化管理的過程中，要通過業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、素質(zhì)教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和思想道德素質(zhì)，同時(shí)還可以引進(jìn)一批高質(zhì)量的檔案管理人員和計(jì)算機(jī)信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質(zhì)量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發(fā)展，而大數(shù)據(jù)的發(fā)展推動(dòng)了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要針對(duì)目前高校人事檔案信息化管理過程中存在的問題采取積極有效的措施，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]方麗華.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略[J].現(xiàn)代交際,2017(23):63.

[2]許珍花.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的問題與創(chuàng)新應(yīng)用[J].管理觀察,2018(13):135-137.

作者：唐詩佳 單位：廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院