醫(yī)院人事檔案管理信息化探析

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一、醫(yī)院人事檔案管理信息化現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)人事檔案管理的信息化沖擊。醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理多采用手工管理的方式，紙質(zhì)材料的收集、整理、組卷、歸檔是檔案管理工作的主要內(nèi)容。醫(yī)院大量的紙質(zhì)檔案還沒(méi)有完全實(shí)行信息化管理，在建立索引數(shù)據(jù)和檔案信息登記時(shí)還依靠手工操作，檔案資料查詢(xún)使用上會(huì)耗費(fèi)很大時(shí)間和人力。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院人事管理過(guò)程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息諸如電子文檔、影像資料、網(wǎng)絡(luò)新聞報(bào)道等多種信息類(lèi)型，也需要得到分類(lèi)收集、整理和歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理方式很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)工作效率和時(shí)間效益的較高要求，也很難實(shí)現(xiàn)新的信息流、數(shù)據(jù)源的存儲(chǔ)、提取和使用，醫(yī)院人事檔案管理急需加快信息化實(shí)現(xiàn)進(jìn)程。2.醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)特征。醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息好比一個(gè)水池，不同種類(lèi)的信息就是各種顏色的水流，目前來(lái)看，這個(gè)水池越來(lái)越大，匯入不同的信息流種類(lèi)越來(lái)越多、數(shù)量也越來(lái)越大，因此醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出信息量大、信息種類(lèi)多的特征。隨著醫(yī)改的深入，醫(yī)院人員結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜多樣，人員數(shù)量也在與日俱增，同時(shí)由于專(zhuān)業(yè)類(lèi)別不同、編制類(lèi)別差異、科室情況區(qū)分等原因在各個(gè)職能部門(mén)管理過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量龐大。醫(yī)院工作人員的基本信息變動(dòng)、學(xué)習(xí)學(xué)位信息變動(dòng)，以及頻率較高的職稱(chēng)晉升工作、崗位聘任工作工作、職工獎(jiǎng)懲工作、考試考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)工作等都會(huì)產(chǎn)生不同種類(lèi)的信息，其中包括紙質(zhì)資料，也包括電子信息，使得檔案信息種類(lèi)增多。3.醫(yī)院人事檔案管理信息化的重要性。檔案的價(jià)值在于利用，人事檔案管理應(yīng)為人事管理服務(wù)。人事檔案作為記錄醫(yī)院工作人員個(gè)人履歷、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的載體，是醫(yī)院人力資源開(kāi)發(fā)、人事決策、職稱(chēng)評(píng)審、人員獎(jiǎng)懲等人事管理工作的重要依據(jù)。面對(duì)海量且種類(lèi)繁多的人事信息，傳統(tǒng)的檔案管理方法依靠人工翻閱檢索等方式，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，重復(fù)勞動(dòng)多而且容易出錯(cuò)，顯然對(duì)于這些人事管理工作中人員相關(guān)信息的提取利用造成很大程度上的效率低下，同時(shí)也使得人員信息更新速度和信息收集范圍有限，人事管理的檔案材料參考價(jià)值受到很大限制。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化顯得尤為重要。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)不夠完整。由于人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，醫(yī)院只對(duì)部分有編制的人員具有檔案管理權(quán)，大量編外人員實(shí)行人事，其人事檔案則由人社部門(mén)指定的機(jī)構(gòu)代為管理。這就造成醫(yī)院所掌握人員信息不夠完整，而醫(yī)院的人事管理工作是針對(duì)包括人事職工在內(nèi)的全院職工而言，每次需要查閱非在編人員檔案信息時(shí)只能由人事檔案工作人員去相關(guān)機(jī)構(gòu)查閱，這極大阻礙人事檔案管理信息化進(jìn)程，也極耗費(fèi)的人力、物力和財(cái)力。同時(shí)，由于醫(yī)院檔案管理缺乏行之有效的規(guī)章制度，工作人員在收集信息過(guò)程中欠缺一定的規(guī)范性，難免會(huì)出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象，容易造成信息數(shù)據(jù)的不完整。2.諸多信息數(shù)據(jù)源對(duì)接困難。在醫(yī)院人員管理過(guò)程中，人事部門(mén)所掌握的信息主要涉及工作人員個(gè)人基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、黨團(tuán)關(guān)系、工資表等信息，而其他信息則掌握在其他相關(guān)部門(mén)。如醫(yī)務(wù)處對(duì)醫(yī)療人員能開(kāi)展的手術(shù)級(jí)別、手術(shù)并發(fā)癥發(fā)生率、對(duì)口支援情況、外出進(jìn)修情況等信息，護(hù)理部掌握著各護(hù)理單元中護(hù)理人員的考核情況、服務(wù)評(píng)價(jià)等信息，繼續(xù)教育部門(mén)掌握著醫(yī)務(wù)人員的不同類(lèi)型的考試考核頻次、考核結(jié)果等信息，質(zhì)控部門(mén)掌握著各個(gè)科室質(zhì)量管理情況，院感部門(mén)掌握著各個(gè)科室的感控情況，科研處掌握著職工的科研信息，另外還有職工管理過(guò)程中產(chǎn)生的其他信息掌握在其他部門(mén)。這些都是醫(yī)院工作人員評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，卻分散在各個(gè)部門(mén)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息交流，聯(lián)通互動(dòng)，造成人員信息完整度差，各種信息數(shù)據(jù)也很難實(shí)現(xiàn)對(duì)接，進(jìn)一步增大了這些信息的利用難度。3.基礎(chǔ)配備不到位。在人員配置方面，醫(yī)院人事檔案管理人員往往是超負(fù)荷工作，很難達(dá)到每一千人配備一個(gè)專(zhuān)職檔案管理員的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，人事檔案管理人員長(zhǎng)期習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案管理信息化的理念不夠強(qiáng)，而且很少掌握信息統(tǒng)計(jì)和整理的方法和技術(shù)；在硬件設(shè)施方面，各種檔案信息的采集整理需要不同的工具來(lái)進(jìn)行，采用不同的載體來(lái)儲(chǔ)存，而醫(yī)院往往鮮少在這方面進(jìn)行全方位資金支持；在軟件系統(tǒng)方面，雖然信息資源得到了一定程度的收集整理，但是在信息整合以及檢索和開(kāi)發(fā)利用上缺乏行之有效的系統(tǒng)支持，由于不同醫(yī)院的具體情況各不相同，目前并沒(méi)有一個(gè)適用于不同需求的檔案管理系統(tǒng)，因此軟件系統(tǒng)就需要根據(jù)各自實(shí)際進(jìn)行開(kāi)發(fā)，而這往往需要很長(zhǎng)時(shí)間的探索和試用才能夠?qū)崿F(xiàn)。

三、大數(shù)據(jù)為醫(yī)院人事檔案管理信息化提供依托

1.大數(shù)據(jù)帶來(lái)人事檔案信息來(lái)源渠道增加。在醫(yī)院管理過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量與人員有關(guān)的信息數(shù)據(jù)。如醫(yī)德考評(píng)會(huì)體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德品行狀況，進(jìn)修培訓(xùn)情況會(huì)體現(xiàn)工作人員的技能水平提升情況，理論考核、技能考核等可以體現(xiàn)工作人員的理論掌握水平和操作能力，科研課題、情況會(huì)體現(xiàn)工作人員的科研水平，院內(nèi)外評(píng)先評(píng)優(yōu)、社會(huì)兼職等可以體現(xiàn)工作人員的社會(huì)價(jià)值，等等這些信息的大量產(chǎn)生，都可以作為完善人事相關(guān)檔案信息的來(lái)源，會(huì)極大豐富醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)，作為實(shí)現(xiàn)全方位評(píng)價(jià)人才的重要依據(jù)，為人力資源管理提供相應(yīng)參考價(jià)值。2.大數(shù)據(jù)有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息實(shí)用價(jià)值。大數(shù)據(jù)帶來(lái)的人事檔案信息的豐富，會(huì)是醫(yī)院管理的巨大無(wú)形財(cái)富。通過(guò)匯集、整合各種信息數(shù)據(jù)，形成全面豐富的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，變被動(dòng)整理檔案材料為主動(dòng)挖掘檔案信息價(jià)值，主動(dòng)為人力資源管理和開(kāi)發(fā)提供服務(wù)。例如可以將個(gè)人手術(shù)視頻、個(gè)人典型病例報(bào)告、科研專(zhuān)項(xiàng)進(jìn)展等個(gè)性化內(nèi)容納入職工個(gè)人人事檔案，更加側(cè)重對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)、科研教學(xué)等信息的收集，豐富人事檔案內(nèi)涵。通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，醫(yī)院將不同種類(lèi)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，能夠深入挖掘人事檔案的價(jià)值，有效利用各種檔案信息資源，對(duì)醫(yī)務(wù)工作者實(shí)現(xiàn)更全面的評(píng)價(jià)，從而實(shí)現(xiàn)適才適用，以至于更精準(zhǔn)的開(kāi)發(fā)人才資源，更好地服務(wù)患者，更大程度的去造福社會(huì)。

四、大數(shù)據(jù)視角下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化舉措

1.樹(shù)立大數(shù)據(jù)信息管理理念。醫(yī)院應(yīng)樹(shù)立為培養(yǎng)人才服務(wù)的檔案觀，以大數(shù)據(jù)視角推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化的頂層設(shè)計(jì)，從醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃角度而不僅僅是人事檔案管理角度來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。通過(guò)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，提高人事檔案管理的地位，實(shí)現(xiàn)人事、醫(yī)務(wù)、護(hù)理、繼教、科研、質(zhì)控等多個(gè)部門(mén)協(xié)同合作，將人事檔案管理信息化納入到醫(yī)院信息化建設(shè)的過(guò)程中，以大數(shù)據(jù)的視角，來(lái)增強(qiáng)各個(gè)部門(mén)大數(shù)據(jù)信息管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理方式創(chuàng)新，加快檔案管理信息化進(jìn)程。2.形成聯(lián)通互動(dòng)及時(shí)更新的大數(shù)據(jù)平臺(tái)。面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)源，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中構(gòu)建數(shù)字化大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)，發(fā)揮醫(yī)院信息科職能的同時(shí)，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的大數(shù)據(jù)信息管理團(tuán)隊(duì)，研發(fā)適合醫(yī)院實(shí)際情況的信息系統(tǒng)，使各部門(mén)、科室產(chǎn)生的各種文字、圖片、影像等資料得到及時(shí)的匯集整理，構(gòu)建科學(xué)合理、分類(lèi)明確的數(shù)據(jù)庫(kù)。利用好醫(yī)院已有的信息系統(tǒng)，通過(guò)技術(shù)升級(jí)，將醫(yī)院現(xiàn)有的HIS系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)抓取甚至實(shí)現(xiàn)對(duì)接，將極大豐富人事管理信息。同時(shí)需要注重信息收集的方式的優(yōu)化，加快將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子檔案的步伐，通過(guò)疊加專(zhuān)有電子水印和電子簽章保持檔案信息的完整性和真實(shí)性，提升提取信息的時(shí)間效益。另外，人員信息數(shù)據(jù)及時(shí)更新也十分重要，相關(guān)部門(mén)需配備專(zhuān)職信息統(tǒng)計(jì)人員，及時(shí)整理和上傳各種數(shù)據(jù)。同時(shí)，在信息檢索研發(fā)方面，要做好意見(jiàn)征求工作，提高信息屬性和檢索字段的實(shí)用價(jià)值，在將相關(guān)信息做好保密工作的同時(shí)，使查詢(xún)條件更具靈活性，輸出報(bào)表更符合實(shí)際需求，以便于醫(yī)院及相關(guān)部門(mén)實(shí)現(xiàn)更加便捷有效的人員信息檢索和利用。3.完善支持保障措施。在人員支持方面，應(yīng)組織人事檔案管理人員以及各部門(mén)相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，或去有先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，增加溝通交流和技能提升的渠道，不斷掌握新技術(shù)和新知識(shí)，提升相關(guān)人員的信息管理能力和水平，加快構(gòu)建新型人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，提升人事檔案管理隊(duì)伍的層次。在硬件支持方面，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，為檔案管理部門(mén)配備數(shù)據(jù)記錄必要的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、微縮相機(jī)、掃描儀和存儲(chǔ)服務(wù)器等設(shè)備，同時(shí)為信息科配備大容量的伺服器，為軟件信息系統(tǒng)提供最大程度的支持。在制度建設(shè)方面，醫(yī)院應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)程，嚴(yán)格按照操作規(guī)范來(lái)錄入、修改、和歸檔、更新信息，將制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)貫穿到醫(yī)院人事檔案管理信息化的全過(guò)程中，從制度上減少隨意篡改、刪除檔案的可能性，重視考核和追責(zé)，確保人事檔案在信息化過(guò)程中仍能安全有序。在信息安全方面，應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息的保密性管理，嚴(yán)格權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)操作記錄歸檔和定期審核，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，嚴(yán)肅流程管理和交接制度；另外，需要通過(guò)提高數(shù)據(jù)庫(kù)的防護(hù)水平，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份和防火墻提升等工作。

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作者：張婷婷單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源部