醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化過程

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摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代之下，各行各業(yè)迎來(lái)了數(shù)據(jù)管理的良好機(jī)遇，大量的數(shù)據(jù)能夠得到良好的搜集和處理，有效地提升了管理人員的工作效率，同時(shí)使數(shù)據(jù)處理過程更加準(zhǔn)確。在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中，人事檔案管理工作量大，容易產(chǎn)生信息誤差，舊式的醫(yī)院數(shù)據(jù)處理中，呈現(xiàn)出設(shè)備老化的問題，加上管理人員的意識(shí)比較落后，因而在人事管理的方式、制度、效率等各方面都比較落后，對(duì)整個(gè)醫(yī)院管理造成不良影響。為了更好地解決這一問題，需要引入數(shù)字化的檔案管理，避免人員管理工作中出現(xiàn)各類問題。本文針對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理情況進(jìn)行討論，分析數(shù)字化管理方式的實(shí)現(xiàn)過程，希望能夠?yàn)槠涮峁┮恍┬碌慕ㄗh。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；人事檔案管理；數(shù)字化管理；實(shí)現(xiàn)過程

一、舊式管理的問題分析

1.管理制度落后

舊式的檔案管理表現(xiàn)為歸檔方法的局限性，一般情況下，管理人員對(duì)于人事信息進(jìn)行一次性歸檔，造成管理的方法呈現(xiàn)出單一的特點(diǎn)。其主要原因在于：第一，檔案管理尚未成熟，更多工作正在改進(jìn)和革新途中，對(duì)于管理制度無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的完善，在檔案管理中，無(wú)法做到有效的檔案分類、排序，造成檔案的錯(cuò)亂，同時(shí)，沒有將檔案整合在一起，當(dāng)需要進(jìn)行檔案查詢時(shí)，無(wú)法準(zhǔn)確定位，影響查詢效率，甚至常常出現(xiàn)檔案提取錯(cuò)誤的現(xiàn)象，產(chǎn)生一系列問題；第二，管理人員對(duì)于高效管理的意識(shí)不強(qiáng)，當(dāng)管理過程中出現(xiàn)問題時(shí)，無(wú)法及時(shí)做出判斷，采取正確有效的措施，造成管理的效率降低。針對(duì)這些情況，需要及時(shí)進(jìn)行管理方法的革新，將數(shù)字化方式引入管理系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)管理更加高效，以達(dá)到預(yù)期的效果。

2.信息無(wú)法及時(shí)更新

在舊式的管理中，管理員常常需要進(jìn)行手工記錄，影響了工作效率，人工記錄過程中，沒有進(jìn)行及時(shí)的數(shù)據(jù)更新，舊的信息無(wú)法起到參考價(jià)值，數(shù)據(jù)失去了價(jià)值。在進(jìn)行數(shù)字化管理之后，所有數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)變化情況等都能夠以電子的形式出現(xiàn)，當(dāng)需要查詢或使用數(shù)據(jù)時(shí)，只需要直接進(jìn)行目錄查詢，或者輸入信息要點(diǎn)等，進(jìn)行高速查詢，不僅能夠減少查詢時(shí)間，也能減少錯(cuò)誤概率，使管理工作更加高效。

3.安全性不足

一直以來(lái)，醫(yī)院對(duì)于檔案管理的資金投入不足，信息管理方式無(wú)法得到進(jìn)一步的更新，對(duì)檔案沒有進(jìn)行有效保護(hù)，信息沒有安全保障。另外，舊式的管理主要利用紙張進(jìn)行記錄，長(zhǎng)期下來(lái)，紙張容易產(chǎn)生破損，如果保存不當(dāng)還容易產(chǎn)生信息外泄的情況，增加了管理的難度，影響了管理的質(zhì)量，無(wú)法達(dá)到管理標(biāo)準(zhǔn)。在舊式的管理方式中，還容易產(chǎn)生工作失誤，使醫(yī)院的人事管理無(wú)法滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，因此，對(duì)數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)是非常有必要的。

二、數(shù)字化管理檔案的方法

1.構(gòu)建良好的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

針對(duì)醫(yī)院信息管理中呈現(xiàn)出來(lái)的問題，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的建立，也就是將圖片、音頻、數(shù)字等不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，利用數(shù)字化的方式，按照醫(yī)院的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，讓整個(gè)醫(yī)院的數(shù)據(jù)管理呈現(xiàn)出整體性特點(diǎn)，對(duì)醫(yī)院不同部門可以進(jìn)行合理的資源分配，讓醫(yī)院的數(shù)據(jù)形成共享模式。在使用數(shù)字化管理方式時(shí)，呈現(xiàn)出很多優(yōu)勢(shì)。首先，檔案的使用時(shí)間得到延長(zhǎng)，舊式的紙張記錄方式容易產(chǎn)生紙張破損，對(duì)數(shù)據(jù)的完整性產(chǎn)生影響，如果需要查詢信息，還有可能影響正確性，繼而造成工作中產(chǎn)生失誤。當(dāng)數(shù)字化管理引入之后，醫(yī)院的人事檔案可以長(zhǎng)期保存，并確保其完整和準(zhǔn)確，避免因?yàn)橥獠恳蛩卦斐尚畔⒌倪z失，使信息管理過程更加有效，在信息查詢過程中也能更好地保證信息的準(zhǔn)確性。其次，在建立平臺(tái)之后，能夠有效提升檔案管理時(shí)的工作效率。在舊式的管理中，需要使用大量的紙張，在人工、資源等各方面產(chǎn)生更大的投資，在管理數(shù)據(jù)的整合過程中投入大量人力，消耗大量時(shí)間。當(dāng)醫(yī)院人員的崗位產(chǎn)生調(diào)動(dòng)的時(shí)候，也會(huì)加大信息整理的工作量，降低管理效率。當(dāng)數(shù)字化融入檔案管理中，可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，將所有的信息輸入電腦，進(jìn)行儲(chǔ)存，需要查找信息時(shí)，可以進(jìn)行高速查找，節(jié)約時(shí)間，提升工作效率。計(jì)算機(jī)有巨大的存儲(chǔ)量，準(zhǔn)確度高，運(yùn)行速度快，完全可以取代紙質(zhì)檔案，并呈現(xiàn)出更多的優(yōu)點(diǎn)。因此，需要在檔案管理中進(jìn)行不間斷的技術(shù)更新，為醫(yī)院提供準(zhǔn)確的人事信息，工作人員能夠更加高效、順利地完成工作；另外，在數(shù)字化技術(shù)之下，可以設(shè)置密碼，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案安全性不足的缺點(diǎn)，起到良好的保密效果，避免信息被更改或泄露的情況。

2.達(dá)到信息智能化管理

當(dāng)代，在科技的不斷發(fā)展下，電子信息技術(shù)不斷發(fā)展，管理人員在檔案管理時(shí)不斷更新管理理念，在管理過程中引入更加科學(xué)、合理的管理模式，在醫(yī)院的人事管理上呈現(xiàn)出整體性特點(diǎn)，使醫(yī)院內(nèi)部的人力資源進(jìn)行有效整合，同時(shí)，加入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，使醫(yī)院的檔案管理形成整體，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)管理，使數(shù)據(jù)集合產(chǎn)生應(yīng)有的效果。所以，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極引入信息化管理模式，主要從以下幾點(diǎn)出發(fā)做出革新。首先，醫(yī)院的管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)員工進(jìn)行積極引導(dǎo)，給予管理工作應(yīng)有的重視，醫(yī)院可以針對(duì)管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，讓相關(guān)人員能夠具備良好的專業(yè)能力，同時(shí)讓管理人員及時(shí)對(duì)技術(shù)內(nèi)容進(jìn)行更新，確保他們的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)他們的管理能力，能夠很好地利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和更新，從而使得管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)；其次，當(dāng)管理人員能夠更好地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性時(shí)，需要在原有的數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)上做好進(jìn)一步的保障，可以對(duì)人事信息做出備份，避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)故障、數(shù)據(jù)盜竊等問題造成信息遺失，在進(jìn)行數(shù)據(jù)管理時(shí)，需要更進(jìn)一步推進(jìn)信息化管理步伐，讓數(shù)據(jù)管理更加智能，增加數(shù)據(jù)管理的安全性，將智能化方式運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中，利用醫(yī)院的現(xiàn)有硬軟件設(shè)備進(jìn)行高效管理，形成整體管理體系，這樣，不僅能夠減輕管理人員的工作量，也能夠節(jié)約大量的工作時(shí)間，在工作之余，能夠使管理人員不斷精進(jìn)自己的計(jì)算機(jī)使用水平，學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的管理方式，使檔案管理更加高效，不僅在檔案管理上起到良好的效果，更重要的是推動(dòng)了醫(yī)院整體的管理水平。

3.增加人事信息的安全

人事檔案中的各項(xiàng)資料是醫(yī)院重要的信息之一，需要做好相關(guān)的管理工作，避免因?yàn)楣芾聿涣υ斐尚畔⒌男孤痘蛘吒膭?dòng)，影響醫(yī)院的整體工作。為了確保信息安全，醫(yī)院首先應(yīng)當(dāng)對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓管理人員認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)安全的重要性，使他們能夠增加安全意識(shí)，同時(shí)，管理人員需要詳細(xì)了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中可能存在的安全問題，例如黑客、有毒軟件等等。管理人員需要了解網(wǎng)絡(luò)中的防毒軟件，有效避免計(jì)算機(jī)侵入病毒，影響檔案的安全，另外，無(wú)論在哪個(gè)行業(yè)當(dāng)中，人事信息都屬于私人信息，醫(yī)院中也是如此，人事信息具備一定的隱私性質(zhì)，雖然電子檔案的建立過程中能夠設(shè)置密碼，可以有效避免出現(xiàn)安全問題，但是在科學(xué)技術(shù)得到迅速發(fā)展的今天，仍舊有不法分子進(jìn)行信息的盜竊，即使進(jìn)行加密處理，也有可能產(chǎn)生相應(yīng)的安全問題，對(duì)數(shù)據(jù)管理造成不良影響，因此，需要管理人員提升密碼設(shè)置的水平，不要設(shè)置過于簡(jiǎn)單的密碼，避免密碼被破譯。另外，管理人員應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)殺毒軟件，正確使用各個(gè)軟件，為數(shù)據(jù)提供更大的安全保障。與此同時(shí)，管理人員普遍呈現(xiàn)出法律意識(shí)不足的現(xiàn)象，但是，人事檔案中存在大量的個(gè)人信息，如果檔案的信息發(fā)生泄漏、遺失，則很難進(jìn)行完全修復(fù)，將會(huì)給管理工作帶來(lái)更大的麻煩。為了有效避免這種情況的發(fā)生，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把控管理人員的各項(xiàng)技術(shù)水平，增強(qiáng)他們的安全意識(shí)，在紙質(zhì)檔案與電子檔案的轉(zhuǎn)換過程中不斷改正其缺點(diǎn)，確保醫(yī)院個(gè)人信息的安全和完整。更多醫(yī)院已經(jīng)將數(shù)字化技術(shù)融入其中，讓醫(yī)院日常運(yùn)行更加高效。但是，數(shù)字化的融入程度仍舊受到各種外部因素的影響，例如，在一些經(jīng)濟(jì)條件不夠發(fā)達(dá)的地區(qū)，數(shù)字化管理尚未普遍，主要分為兩種情況，一種是特別貧困的地區(qū)，仍舊沿用人工記錄的方式，這種現(xiàn)象隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展正在不斷減少；一種則是數(shù)字化管理處于不完全狀態(tài)，雖然人事信息已經(jīng)錄入電腦，但是由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不發(fā)達(dá)、管理人員的能力有限，尚未達(dá)到信息的共享，形成信息管理中的不平衡發(fā)展，這是未來(lái)醫(yī)院數(shù)字化管理過程中需要解決的一大問題，應(yīng)當(dāng)?shù)玫礁鞣降闹匾暋?/p>

三、結(jié)束語(yǔ)

在醫(yī)院的檔案管理中，由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子，由人工轉(zhuǎn)向電腦操作，通過數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的大力使用，使得整個(gè)醫(yī)院中的管理工作更加準(zhǔn)確、更加高效，這很好地適應(yīng)了當(dāng)今時(shí)代對(duì)數(shù)據(jù)處理的各項(xiàng)要求。數(shù)字化進(jìn)入檔案管理中，不僅可以使醫(yī)院的人事信息得到充分利用，也可以使醫(yī)護(hù)人員在查詢相關(guān)信息時(shí)更加快速，有效提升工作效率，當(dāng)前社會(huì)，信息量巨大，需要更好的數(shù)據(jù)處理方式，才能進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)處理，達(dá)到工作要求，因此，在醫(yī)院的信息管理中加入數(shù)字化，能夠更好地彌補(bǔ)舊式管理中的不足，在管理過程中確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性、正確性和安全性。

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作者：章雷 單位：沈陽(yáng)市第四人民醫(yī)院