人事檔案管理中智能技術(shù)的運用

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1高效收集檔案資料

傳統(tǒng)的人事檔案通常都是以紙質(zhì)形式記錄，這種形式不僅占用空間大，保存攜帶也不方便。近幾年，人工智能技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也慢慢將無紙化及自動化技術(shù)引進來，很明顯的在檔案管理工作上有效地縮短了辦公時間，并且文件管理效率也得到了提升。因人工智能技術(shù)具有高效收集和保管的功能，所以在人事檔案管理中已經(jīng)普遍運用，并且將原有的紙質(zhì)人事檔案資料重新收錄、分類、整理制成電子檔案。在信息時代，人事檔案管理工作想要提高工作效率，還可以借助更多的智能主體來實現(xiàn)，例如，學(xué)習(xí)和執(zhí)行的智能主體，還有針對不同模型的智能主體。智能主體在收集人事檔案的工作上具有很強的應(yīng)變性、自控性、主動性。不過智能主體不同其用途就不一樣，檔案管理工作人員必須把各主體相結(jié)合使用，才能將其收集、處理檔案的功能充分的發(fā)揮出來。

2搜索與分類人事檔案

數(shù)字化的人事檔案儲存信息資料的形式是以多媒體方式和文本形式。在人事檔案整理分類工作中，可以利用普通話處理、智能機器學(xué)習(xí)以及管理方式識別等多種技術(shù)進行。其中文本分類技術(shù)能夠把文本類檔案資料進行智能化的整理分類。這種文本分類法既能夠按照管理人員設(shè)置的方式把檔案進行分類，還能直接分類整理互聯(lián)網(wǎng)中的資料。除此之外，管理人員還可以通過智能語言識別技術(shù)、智能圖片及視頻辨別技術(shù)整理分類人事檔案。人事檔案資料的內(nèi)容和形式隨著社會的快速發(fā)展在不斷增多，這使得傳統(tǒng)檔案資料的檢索已不能滿足現(xiàn)在人事檔案管理工作要求。人工智能技術(shù)的智能檢索功能采用了普通話處理及模式分辨的技術(shù)。它在篩選人事檔案資料時更精準(zhǔn)，更符合所輸入的要求。同時人工智能技術(shù)可以把不符合要求的數(shù)據(jù)過濾掉，有效的提高了檢索工作效率。

3評定人事檔案價值性

人事檔案具有真實性與價值性的特點，是評定人事檔案管理工作有效性的重要指標(biāo)。在評定人事檔案價值的鑒定工作中，人工智能專家系統(tǒng)可以為工作人員提供有力的支持。專家系統(tǒng)是一款以人工智能為基礎(chǔ)的程序，它能夠模擬人類的知識以及思考問題的方式來解決問題。它通過綜合方面的知識，相當(dāng)于各領(lǐng)域的專家。專家系統(tǒng)具有發(fā)散性和機動性的特點，可以根據(jù)已有的信息進行合理的推斷，靈活機動地解決問題。特別是對需要檔案評審專家評審的檔案，需要與專家進行時間地點上的約定，并且需要支付高額的咨詢費，但使用了專家系統(tǒng)就不受這類問題的限制，能夠隨時隨地對人事檔案的價值進行鑒別及評定，并提出一些可行性建議以供參考。在進行專家系統(tǒng)對人事檔案進行評定時，需進行以下三步驟：首先，要創(chuàng)建專家系統(tǒng)的獨立數(shù)據(jù)知識庫，就是利用計算機編程形式把人事檔案價值評定的相關(guān)知識、方法以及注意事項進行輸入；其次，合理有序的訓(xùn)練已經(jīng)建立好的知識數(shù)據(jù)庫，就是利用一定數(shù)量且較為簡單的人事檔案訓(xùn)練及驗證建立的系統(tǒng)，使已建立的系統(tǒng)熟悉工作流程；最后，對已建立好的專家系統(tǒng)進行完善，就是對這個系統(tǒng)進行多次驗證后作出總結(jié)，然后進行改善，創(chuàng)立相對完善的專家系統(tǒng)。這種專家系統(tǒng)的使用方法比較簡單，既能高效性的完成人事檔案管理工作，又能保證工作效率。

4保障檔案的安全性

保障人事檔案的安全是最基本的工作要求，只有保證檔案的安全才能開展后面的工作。為確保人事檔案資料的安全性可以利用指紋、聲音、人面等現(xiàn)代智能識別技術(shù)來完成，從而方便管理人員不用帶太多鑰匙，就可以拿取或歸還檔案，保障工作效率?，F(xiàn)在升級后的人工智能的監(jiān)控系統(tǒng)不僅可以對直接拍攝到的視頻影像進行檢測、分析及計算工作，還可以自行發(fā)出報警信號，這樣可以及時提醒工作人員，提高防范意識并且提前采取行動，從而有效地避免發(fā)生意外事故。除此之外，還可以把溫度和濕度調(diào)控系統(tǒng)合理的安裝在人事檔案存儲室內(nèi)，以保證檔案能在合適的環(huán)境下進行保存。目前人事檔案管理部門主要采用防火墻系統(tǒng)及監(jiān)測系統(tǒng)來完成防護工作。監(jiān)測系統(tǒng)可以對外界的非法入侵行為進行實時監(jiān)測，起到基本防護作用。防火墻系統(tǒng)綜合了多種技術(shù)，對不安全的訪問可以進行有效的阻擋及分析，從而更好地對數(shù)據(jù)庫進行集中管理。另外，在大部分情況下，防火墻系統(tǒng)都可自行攔截網(wǎng)絡(luò)病毒，繼而有效的保障了檔案系統(tǒng)不受攻擊破壞。同時還可以有效的協(xié)助監(jiān)測工作，還可以把被攻擊和被破壞的數(shù)據(jù)資料完整的找回來。

5人事檔案智能化

人工智能技術(shù)的檔案服務(wù)工作通常是以網(wǎng)絡(luò)或多媒體的形式進行，這就從根本上減輕了工作人員的工作量，使檔案服務(wù)工作的效率顯著提高。在國家政策的推動下，人事檔案管理工作人員將智能機器人用于檔案管理的服務(wù)工作，例如智能機器人可為等待的客戶安排座位休息，提供飲水等。在實際工作過程中，在用戶過多的而工作人員少的情況下，人工智能機器人可以給予很好的幫助。檔案管理人員在對不同用戶的不同需求上，可以借助相關(guān)的技術(shù)有針對性的進行分析，真正做到為客戶提供個性化的服務(wù)，最終實現(xiàn)以客戶為中心的服務(wù)目的。

結(jié)束語

人事檔案管理中通過人工智能技術(shù)的應(yīng)用，首先人事檔案資料實現(xiàn)了數(shù)字化、智能化的轉(zhuǎn)變，使檔案的收集整理工作更加便捷；其次人事檔案可以科學(xué)細致的進行分類檢索，使人事檔案得到更加合理的利用；最后可以評定人事檔案的價值，加強了檔案工作的安全性和保密性，使工作的效率得到進一步提高，繼而提升了服務(wù)水平。

參考文獻

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[2]黃燎隆.略論人工智能技術(shù)在財務(wù)管理中的應(yīng)用[J].沿海企業(yè)與科技,2009(12).

作者：劉宏偉 單位：慶安縣城市管理綜合執(zhí)法局