人才服務(wù)中心人事檔案管理工作探討

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關(guān)鍵詞：人事檔案；現(xiàn)狀分析；措施探究

一、當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足。當(dāng)前階段，社會(huì)各方面都對(duì)檔案工作提出了新要求，但是還存在部分基層人才服務(wù)中心對(duì)檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，仍片面的認(rèn)為人才服務(wù)中心只是短暫的保管人事檔案，做好接收和整理工作即可，而疏于其他方面的管理，比如，人員配備少、人手不足、軟硬件設(shè)施配備不齊全、硬件設(shè)備老化、制度建設(shè)不完善等，尤其是在檔案管理人員中普遍存在缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能等現(xiàn)象。由于部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，直接導(dǎo)致檔案管理?xiàng)l件的落后，進(jìn)而制約了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。2.人檔分離現(xiàn)象普遍存在。在人才的檔案管理工作中最突出的問(wèn)題就是人檔分離，這極其不利于人事檔案的管理，嚴(yán)重影響人事檔案作用的發(fā)揮。當(dāng)前，大多數(shù)未找到正式工作的大學(xué)畢業(yè)生在離校后，個(gè)人檔案都被寄往人才服務(wù)中心，除部分檔案會(huì)被及時(shí)調(diào)走外，大部分工作不穩(wěn)定、頻繁調(diào)換崗位的人員，以及就業(yè)單位管理欠規(guī)范不接收檔案的人員，他們的檔案則會(huì)被置于人才服務(wù)中心，絕大多數(shù)將不會(huì)再過(guò)問(wèn)，導(dǎo)致人才服務(wù)中心也無(wú)法對(duì)這些人事檔案進(jìn)行及時(shí)更新。以我單位為例，經(jīng)常遇到人員在畢業(yè)數(shù)年甚至十余年后，才通過(guò)多方打聽(tīng)最終得知自己的檔案在人才服務(wù)中心管理著，可見(jiàn)人檔分離現(xiàn)象之普遍。3.檔案管理方式相對(duì)滯后。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的背景下，檔案信息化管理已成為一種必然趨勢(shì)，應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，不僅有利于檔案的查找利用，還極大的方便檔案的管理工作。但是大多數(shù)的人才服務(wù)中心尚未實(shí)現(xiàn)信息化管理，部分單位是由于經(jīng)費(fèi)緊張無(wú)法開(kāi)展信息化建設(shè)，還有部分單位是缺乏信息化方面的人才，對(duì)于信息化管理缺乏信心，因此檔案管理的方式較為滯后，沒(méi)能緊跟時(shí)代步伐實(shí)現(xiàn)信息化管理，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)仍大多采用人工方式，尤其是在檔案的檢索和查詢工作中，嚴(yán)重影響了工作效率，與現(xiàn)階段的實(shí)際需求極其不符。4.檔案管理人員不足。由于基層人才服務(wù)中心編制有限，大多數(shù)檔案管理人員配備不足，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)干部人事檔案工作的機(jī)構(gòu)，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，但是目前大多數(shù)的人才服務(wù)中心管理的檔案較多，但配備的檔案管理人員基本上都達(dá)不到規(guī)定比例。此外，很多檔案管理人員自身既非專業(yè)出身又缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和技能，工作方式較為陳舊，缺乏創(chuàng)新，對(duì)檔案信息化管理知識(shí)更是缺少認(rèn)識(shí)，致使工作效率相對(duì)較低，導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展受到了很大程度的限制。

二、解決人事檔案管理問(wèn)題的措施探究

做好人事檔案的管理至關(guān)重要，只有針對(duì)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，多措并舉、多管齊下，才能切實(shí)提高對(duì)人事檔案的妥善管理，在最大程度上為各類人才和用人單位提供更好的服務(wù)。為此，筆者認(rèn)為應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面：1.提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。各基層人才服務(wù)中心作為人力資源社會(huì)保障部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，要提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。首先，要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有單位領(lǐng)導(dǎo)重視才會(huì)在人員編制、管理設(shè)施設(shè)備、人員培訓(xùn)等方面加大投入；其次，要提高檔案管理人員自身的認(rèn)識(shí)，只有他們提高認(rèn)識(shí)才能更好的履行自身崗位職責(zé)，不斷提高自身的檔案管理能力和水平，做好人事檔案的管理，更好的為人才提供服務(wù)。2.加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度。只有不斷拓寬宣傳途徑，才能提高全社會(huì)的檔案意識(shí)，才能讓更多的人了解檔案的重要性。各人才服務(wù)中心要不斷深入社區(qū)、深入企業(yè)宣傳，尤其是畢業(yè)季之前，主動(dòng)到高校宣傳，面向即將離開(kāi)學(xué)校的畢業(yè)生們進(jìn)行宣傳，讓他們充分了解檔案的作用、流轉(zhuǎn)過(guò)程，以及畢業(yè)后檔案的管理，從而提高他們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，以便畢業(yè)后能及時(shí)妥善的處理自己的檔案問(wèn)題，同時(shí)也方便人才服務(wù)中心檔案工作的開(kāi)展。此外，各人才服務(wù)中心還要通過(guò)報(bào)紙、電視、網(wǎng)站等媒體，尤其是當(dāng)下流行的微信公眾號(hào)，對(duì)檔案管理服務(wù)工作進(jìn)行廣泛的宣傳，切實(shí)提高服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案管理的重視程度，有效避免棄檔、人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生，為以后檔案管理工作的開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)。3.提升檔案信息化管理服務(wù)水平。當(dāng)前信息化技術(shù)迅速發(fā)展，越來(lái)越多的行業(yè)和部門已經(jīng)開(kāi)始了檔案信息化建設(shè)，人才服務(wù)中心肩負(fù)為人才和用人單位服務(wù)的重任，加快信息化建設(shè)勢(shì)在必行。各人才服務(wù)中心要加大在信息化方面的資金投入，加快硬件升級(jí)和檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，充分借助信息化管理技術(shù)，提高人事檔案的管理水平和服務(wù)效率。同時(shí)還要做好檔案的信息化安全建設(shè)，嚴(yán)防檔案數(shù)據(jù)的流失泄露，避免因信息泄露為服務(wù)對(duì)象帶來(lái)不必要的損失和麻煩。4.建立完善的檔案管理隊(duì)伍。有高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，才能有出色的檔案管理水平。各人才服務(wù)中心要配備符合檔案管理規(guī)定數(shù)量的編制，做好檔案管理服務(wù)專業(yè)人才的引進(jìn)，加大公開(kāi)招考和人才引進(jìn)工作力度，增加具有較高專業(yè)素養(yǎng)和水平的檔案管理人才，從而提升檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員要有針對(duì)性的制定培訓(xùn)計(jì)劃，或參加所在地區(qū)的檔案綜合管理部門組織的培訓(xùn)，或分批次組織外出參加專業(yè)培訓(xùn)，或邀請(qǐng)各地檔案專家來(lái)授課，提升他們的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。在制度方面，要建立更加完善合理的檔案管理制度，提高檔案管理人員的工作積極性，從而更好的做好人事檔案的管理服務(wù)工作。

三、結(jié)語(yǔ)

說(shuō)過(guò)“人才資源是第一資源”，人才的檔案也是寶貴的社會(huì)資源，是人才服務(wù)中心的重要工作內(nèi)容。當(dāng)前，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)人事檔案的管理也提出了更高的要求，人才服務(wù)中心作為服務(wù)人才和用人單位服務(wù)的機(jī)構(gòu)，必須充分發(fā)揮自身職能，直面在人事檔案管理中存在的短板和不足，有針對(duì)性的加以解決和完善，要緊隨時(shí)展步伐，充分利用信息化成果，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的高效、安全管理，為人才和用人單位提供更為有效的服務(wù)，推動(dòng)人才服務(wù)中心檔案管理工作的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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作者：馬麗娟 單位：菏澤高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委會(huì)人才服務(wù)中心