大數(shù)據(jù)下的人事檔案管理創(chuàng)新路徑

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[摘要]新媒體的高速發(fā)展給人事檔案管理制度改革創(chuàng)造了契機。本文將從大數(shù)據(jù)背景對人事檔案管理的積極效應出發(fā)，通過創(chuàng)新制度管理、智能化辦公、人事檔案數(shù)據(jù)化等方法來對人事檔案管理的創(chuàng)新路徑加以深入剖析。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；智能化辦公；檔案數(shù)據(jù)化

在人事檔案的管理中，因為人事檔案的殘缺、信息不完備等情況造成的直接、間接損失不計其數(shù)，所以在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新了人事檔案管理的路徑是對傳統(tǒng)人事檔案建立工作的一個很好的補充。在這樣的時代下，我們可以將從前不敢實踐的想法去落實到新的人事檔案編輯、修訂中。

1大數(shù)據(jù)背景下對于人事檔案管理的積極效應

因為大數(shù)據(jù)時代的到來，給人事檔案管理的工作人員帶來了很大便捷，使技術(shù)水平得以急速發(fā)展。因為技術(shù)的進步，管理人員能夠處理的數(shù)據(jù)量也隨之加大，良好促進了各行業(yè)各企業(yè)間的良好交流與發(fā)展。另外對于檔案內(nèi)容上的幫助也很大，一鍵操作能夠幫助對檔案進行較為系統(tǒng)的優(yōu)化內(nèi)容管理，使管理人員能夠在一個放松的環(huán)境下去將企業(yè)利益達到最大化。大數(shù)據(jù)帶給人事檔案管理工作不僅僅限于對辦公環(huán)境的優(yōu)化，也改善了對外的聯(lián)系。從前管理人事檔案最大的問題莫過于信息更新?lián)Q代得很慢，造成信息傳遞的不及時，流通性差。久而久之信息的共享被局限在了企業(yè)內(nèi)部，缺乏對外部的對接交流，從而影響了企業(yè)的對外形象、對外輸出等等。但大數(shù)據(jù)很大限度的整合了公共資源，實現(xiàn)了多方資源的交互，這便幫助了各家企業(yè)能夠?qū)⒕C合性發(fā)展提上日程。

2大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑探討

2.1緊跟時代步伐，創(chuàng)新制度管理

時代在進步，科技也在日新月異，我們不能被時代拋棄，要在人事檔案管理工作中做新時代的弄潮兒。第一步應當建立起信息化的人事管理檔案，把資料的真實性作為首要的入檔標準，仔細核查每一份檔案信息，確保如此低級的錯誤不會在未來的某一天爆出，影響企業(yè)形象；其次是檔案的形式不能只限于紙面上，要全面使用計算機進行電子歸檔，而且要做好備份工作，確保資料不流失。第二是要將數(shù)據(jù)信息考核納入檔案其中，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的透明化。日常出勤、加班、請假等作為基礎的員工考核標準一定要做到透明化，給到員工有錯必糾、有功必獎的風氣，將有效推進企業(yè)高速健康發(fā)展。第三要嚴密做好人事檔案信息的管理工作。把控好人才的錄用、轉(zhuǎn)職、離職等工作，每一環(huán)節(jié)做好把控，認真核對，尤其是大批轉(zhuǎn)職的人員變動，要做好二次核對，謹慎將檔案信息歸檔。

2.2實現(xiàn)智能化辦公與人事檔案管理

大數(shù)據(jù)背景下，各企業(yè)都配置了電子信息設備，要善于利用智能化的工具來為人事檔案管理工作做以輔助。國家倡導無紙化辦公多年來取得了很大的成效，在辦公室中，除必備的文本合同、備份信息等要用到紙張，基本做到了無紙化辦公，紙質(zhì)人事檔案可以通過電子掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子人事檔案，很大程度上提高了一份檔案的利用率，也避免了“一次棄檔，終生不錄”的無人才可用局面[1]。在智能化的運用中，對信息資料真實性的排查也很重要。例如某家公司在面向全網(wǎng)公開招聘時，因?qū)驮嚾藛T的二次核查，查出此人資料信息作假，在各信息平臺檢索都查無此人，人事工作人員隨即上報公安部門，警方迅速調(diào)查了此人的身份信息，竟是潛逃多年的通緝?nèi)藛T。采用智能化的操作流程幫助警方抓獲了潛逃的犯罪嫌疑人，所以在人事檔案管理中，智能化辦公不可謂不重要。

2.3使人事檔案數(shù)據(jù)化，做大數(shù)據(jù)時代的奠基石

人事檔案管理工作是輔助整個企業(yè)高速長遠發(fā)展的核心工作，因此要更人性化去服務于其他各部門，將人事檔案數(shù)據(jù)化就至關(guān)重要。數(shù)據(jù)化的核心理念基于“重要信息優(yōu)先級最高，次要信息優(yōu)先級次之，無用信息可以不歸檔”，然而從前都是由人事人員負責檔案工作，這就無可避免因其個人喜好原因就把信息的優(yōu)先級從自身角度去做考慮，這對數(shù)據(jù)的完整性、客觀性都有很大的影響[2]。所以大數(shù)據(jù)背景下，在檔案的創(chuàng)新管理方面就完全會避免掉這一點，因為數(shù)據(jù)化的思維下，信息的優(yōu)先級固然重要，但數(shù)據(jù)庫是龐大的，不缺乏有用信息，這就可以完全將人事檔案信息都存檔，有需要的時候從中挑選就可以了，排除無用信息的干擾。另外企業(yè)可以通過培訓來使人事檔案管理人員達到能夠勝任這一工作的能力，比如使用計算機操作的能力、掌握常用辦公軟件的能力等等，使人事檔案管理人員做好大數(shù)據(jù)時代的奠基石，促進企業(yè)高效邁向新的臺階。

3結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理的創(chuàng)新在大數(shù)據(jù)背景下有多條路徑，均能使人事檔案管理工作輕松高效。經(jīng)過分析可以得出，創(chuàng)新制度管理能夠使人事檔案管理更加透明化；實現(xiàn)智能化辦公將提高人事檔案的利用率；人事檔案數(shù)據(jù)化管理去更好地配合各部門協(xié)調(diào)工作，促進人事檔案管理工作水平獲得更大提升。

【參考文獻】

[1]楊舒然.關(guān)于網(wǎng)絡環(huán)境下高校人事檔案管理的挑戰(zhàn)分析及應對措施探討[J].中外企業(yè)家,2020(08):136-137.

[2]吳利珍.加強高校人事檔案管理實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化關(guān)鍵思路分析[J].教育教學論壇,2020(09):314-315.

作者：連杰 單位：河南省安陽市殷都區(qū)自然資源局