醫(yī)院人事檔案管理問題及對策思考

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摘要：人事檔案管理工作是醫(yī)院管理體系的一大關(guān)鍵組成部分，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須提高對此項工作的重視度，增強檔案管理意識，構(gòu)建完善的檔案管理制度，強化業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，促進檔案資料的合理開發(fā)與利用，這樣才能使檔案工作在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。本文筆者就針對醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題及對策進行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；問題；對策

醫(yī)院員工工資評定、職稱晉升、干部選拔等工作的開展都離不開人事檔案，由此可見，人事檔案管理工作的切實有效開展對醫(yī)院的長遠發(fā)展來說有著至關(guān)重要的意義。但是，從當前的現(xiàn)狀來看，我國不少醫(yī)院在人事檔案管理方面都還存在一些問題，如管理人員綜合素質(zhì)不高、管理觀念落后等，要使人事檔案管理工作質(zhì)量得到進一步提升，就必須在今后的實踐中加強對上述問題的解決。

一、人事檔案管理的概述

人事檔案是企事業(yè)單位、黨政機關(guān)在管理員工的過程中所形成的的以個人為單位的一種特殊檔案，是全面了解和考察一個人的重要依據(jù)，也是黨的組織工作、人事工作等順利開展的必要參考依據(jù)。人事檔案的真實性與可靠性是由該組織的領(lǐng)導(dǎo)以及人事管理部門所負責的。人事檔案管理工作是合理配置和使用人才，促進人才有序流動，確保人才隊伍綜合素質(zhì)的一項重要工作。伴隨我國社會發(fā)展逐漸進入信息化時代，作為人員信息重要載體的人事檔案在價值空間上也得到了進一步擴展，組織人才培養(yǎng)、市場人力資源的優(yōu)化配置以及日趨社會化的社會保障工作都需要完整可靠的人事檔案信息作為基本參考。但是，由于人事檔案本身并不能帶來直接的經(jīng)濟效益，所以，當前很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視度并不高，在管理理念、管理模式與管理方法等方面都還存在諸多缺陷和不足。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作存在的主要問題

1.領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作缺乏重視當前，我國很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)都把人事檔案管理看作是保管資料的事務(wù)性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠充分，在他們看來，人事檔案管理只是醫(yī)院的一項附屬性工作，而非主要工作。人事檔案管理工作只要做到不泄露資料、不丟失資料，也能應(yīng)付外部相關(guān)檢查就行了，正是由于存在這種錯誤的思想意識，導(dǎo)致人事檔案管理工作在很多醫(yī)院都不受重視，具體到實際工作中，就會出現(xiàn)檔案工作安排不合理以及檔案管理缺乏足夠的經(jīng)費與人員保障等問題。

2.檔案管理制度不完善現(xiàn)階段，許多醫(yī)院的檔案形成部門并未建立完善的檔案材料送交制度，這就導(dǎo)致很多材料的送交范圍不清晰，檔案收集工作也不具備針對性。同時，由于制度內(nèi)容的覆蓋面較為狹窄，沒有將歸檔手續(xù)、歸檔要求、歸檔時間以及歸檔范圍等完全包含進去，很多檔案資料的管理都還停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理的階段。另外，有些醫(yī)院在檔案管理制度上往往偏重于對管理人員提出要求，而不注重對人事檔案部門工作人員的要求，這一問題的存在也在很大程度上阻礙了醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、高效化發(fā)展。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升從目前的現(xiàn)狀來看，國內(nèi)很多醫(yī)院在人事檔案管理工作上都缺乏高素質(zhì)的人才作為保障。具體表現(xiàn)為以下兩個方面：第一，檔案管理人員的檔案意識較為薄弱。絕大部分從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員都不具備全面的專業(yè)知識，對檔案工作缺乏基本的了解，認為檔案就等同于過時的資料，與當前工作的關(guān)系并不大，甚至認為根本沒必要開展此項工作，正是由于在思想觀念上就不重視檔案管理工作，導(dǎo)致其在實際開展自身工作的時候也不具備責任感和使命感，長此以往，必定會導(dǎo)致檔案工作效率與質(zhì)量低下，甚至出現(xiàn)檔案資料大量流失、內(nèi)容失真等嚴重問題。第二，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力存在不足。當今社會已經(jīng)成功進入信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時代，在這樣的背景下，人事檔案管理工作也出現(xiàn)了極大的變化，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，這就要求檔案管理工作者必須具備較強的數(shù)字化能力，能熟練運用計算機進行檔案資料信息的錄入和保存。但是，目前很多醫(yī)院的人事檔案管理工作人員都并非科班出身，不具備專業(yè)知識背景，再加上醫(yī)院不重視對其進行專業(yè)培訓，這就導(dǎo)致其崗位勝任力偏低，無法對電子檔案進行合理歸檔、整理和保存，在網(wǎng)絡(luò)信息安全防護上也不具備足夠的專業(yè)能力。

4.管理理念較為落后筆者通過實地調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國不少醫(yī)院在人事檔案管理理念上都還停留在傳統(tǒng)階段，認為人事檔案不過是醫(yī)院人才引進與人才管理過程中用于記錄個人工作表現(xiàn)，并以個體為單位組織起來的文件資料，這樣的檔案管理思想實際上是非常狹隘的，這就在一定程度上制約了醫(yī)院檔案管理工作的進一步發(fā)展。還有一些管理者片面地認為醫(yī)院人事檔案就是為醫(yī)院服務(wù)的，過于強調(diào)保密的觀念，這就導(dǎo)致人事檔案信息資源無法在社會發(fā)展與經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，同時也大大降低了人事檔案資料的有效利用率。

5.人事檔案管理技術(shù)較為滯后現(xiàn)階段，很多醫(yī)院的人事檔案管理雖然都已經(jīng)引入了計算機管理模式，將檔案信息錄入到電腦中進行保存，但是從整體上來看，信息化管理水平并不高，還停留在檔號、名字的輸入和輸出以及檢索等基礎(chǔ)管理階段，和傳統(tǒng)人工管理模式相比，采用計算機進行信息查找的效率有了一定程度的提升，失誤率也顯著降低，但錄入電腦的數(shù)據(jù)信息大都還是職工自己所提供的，數(shù)據(jù)的真實性與可靠性仍然很難得到有效保障。

6.檔案真實性存疑醫(yī)院人事檔案的記錄、編檔和留存工作涉及到各種各樣的信息，這些信息不僅數(shù)量巨大，內(nèi)容也十分復(fù)雜，表現(xiàn)出零散性、碎片化分布的特點，而且大多數(shù)信息都很難追溯到最初的原始材料，這就導(dǎo)致人事檔案管理的可信度和真實性顯著下降。與此同時，在人事檔案的保存上，大部分醫(yī)院都是沿用的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件收納的方法，一旦在整理過程中出現(xiàn)人事檔案缺漏、損壞等問題，檔案資料的真實性就更加無從考究。另外，還有部分管理人員為了逃避責任，將錯漏檔案隱而不報，或者直接在此基礎(chǔ)上進行編撰，只求能順利通過上級檢查，顯然，這種做法對檔案的真實性來說都是非常有害的。

7.檔案內(nèi)容不夠完善，無法適應(yīng)當前需求醫(yī)院人事檔案除了在真實性上存疑以外，由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對人事檔案缺乏足夠的重視度，將其作為一項邊緣化的工作對待，導(dǎo)致人事檔案收錄的信息無法及時得到更新，信息內(nèi)容較為陳舊，缺乏動態(tài)性，很難準確反映目前醫(yī)院職工的實際經(jīng)歷狀況，這對職工可塑性、可發(fā)展性的判斷來說是非常不利的。與此同時，很多人事檔案中對職工的評價都存在內(nèi)容相似、優(yōu)點偏多、缺點模糊甚至完全沒有缺點的問題，顯然，這樣的評價是缺乏客觀性和特色性的，無法通過人事檔案評價來了解該人員的特點，這對醫(yī)院人力資源的合理配置與利用來說是極為不利的。

8.檔案利用效率偏低由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對人事檔案管理缺乏足夠的重視度，管理制度也較為落后，檔案信息缺乏完整性和真實性，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理的利用效率非常低，除了簡單的記錄、留檔，能應(yīng)付上級檢查以外，要想從大量檔案資料中找出某一具體的信息對很多醫(yī)院來說是非?？嚯y的，需要花費較長時間。另外，盡管一些醫(yī)院已經(jīng)建立起了人事檔案信息化管理系統(tǒng)，但由于管理者和職工的信息化素質(zhì)并不是很高，無法熟練運用各種計算機操作技能進行檔案資料信息的查找，有些老職工甚至對檔案信息化管理持抵觸態(tài)度，不愿意學習新型的信息化技能，這也是導(dǎo)致檔案利用效率無法得到有效提升的一大重要原因。

三、醫(yī)院人事檔案管理工作的對策

1.提高對檔案管理工作的重視度要確保醫(yī)院人事檔案管理工作的開展質(zhì)量，首先就必須認識到此項工作的重要性。一方面，醫(yī)院應(yīng)當加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，為檔案工作的開展提供科學的指導(dǎo)，并定期檢查檔案管理工作情況，以便第一時間發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。另一方面，所有檔案管理人員都必須具備較強工作使命感與責任感，樹立正確的工作態(tài)度，熱愛自身的工作，并主動將檔案管理工作按要求落實到位。此外，還應(yīng)當將干部人事檔案工作和醫(yī)院的其他各項工作聯(lián)系起來，確保醫(yī)院在干部選拔、職稱評定以及人才培養(yǎng)等方面的公正性、客觀性，實現(xiàn)人盡其才。

2.完善檔案管理制度伴隨我國科學技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作也必須做到與時俱進，構(gòu)建與當今時展需求相適應(yīng)的科學完善的檔案管理體系，并出臺明確的檔案管理規(guī)章制度，對相關(guān)人員的職責進行明確劃分，提升檔案的有效歸檔率。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當將人事檔案管理工作納入到醫(yī)院辦公會議的議事日程之中，針對人事檔案管理工作中存在的問題和不足，必須及時探討和解決。同時，還應(yīng)當制定一套健全的管理考核制度，定期對管理人員的工作情況加以考核，并將考核結(jié)果直接與其工資、職稱評定相掛鉤，這樣就能提高其對人事檔案管理工作的重視度。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)當今時代的人事檔案管理工作對管理人員專業(yè)技術(shù)水平的要求更高，因此，醫(yī)院必須加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，著力打造一支專業(yè)型、復(fù)合型、創(chuàng)造型的人才隊伍。具體來說，應(yīng)當從以下幾個方面進行人才建設(shè)：首先，應(yīng)加強檔案管理人員的思想素質(zhì)建設(shè)。確保人事檔案工作人員具備較強的事業(yè)心與高度的政治責任感，能在檔案管理工作中做到明辨真假和是非，堅決將虛假的材料拒之門外，從而維護人事檔案資料的真實性與可靠性。其次，應(yīng)注重提升檔案管理人員的文化素質(zhì)。在進行崗位人才選拔或招聘的時候，要求檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的醫(yī)學理論背景，同時還必須掌握一定的公文知識與寫作技巧。最后，應(yīng)加強對管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓。通過定期開展業(yè)務(wù)培訓、專業(yè)教育等活動，有針對性地提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.改變管理理念首先，應(yīng)當增強檔案利用意識，檔案的管理不單單是對檔案資料進行收集和整理，更重要的是對其進行有效開發(fā)和利用，使其價值得到充分發(fā)揮。其次，應(yīng)當樹立開放意識，把人事檔案文件利用計算機整理出專題目錄，從而提升查閱效率，方便隨時調(diào)檔。最后，還應(yīng)當提高服務(wù)意識，將以往的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，第一時間了解檔案工作動向，以便及時掌握相關(guān)信息，使檔案管理工作從被動存放向主動提供利用服務(wù)轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案工作效率。

5.及時更新檔案管理技術(shù)在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代背景下，只有不斷改進和完善人事檔案的信息化管理，才能實現(xiàn)人事檔案管理效率與質(zhì)量的提升，并達到資源共享的目的。首先，醫(yī)院應(yīng)當對人事檔案信息化建設(shè)的技術(shù)環(huán)境進行更新和升級，構(gòu)建統(tǒng)一的人力資源檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。其次，還應(yīng)當采取適當?shù)木W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全防護措施，如采用入侵檢測技術(shù)、設(shè)置防火墻和登錄密碼等。此外，醫(yī)院還應(yīng)當適當加大在人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)上的投入，為相關(guān)硬件設(shè)施的采購提供足夠的資金保障。

6.落實好檔案基礎(chǔ)工作檔案管理工作的順利有效開展必然需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。首先，領(lǐng)導(dǎo)必須提高對檔案管理工作的重視度，做好基礎(chǔ)保障工作，有效解決檔案管理過程中存在的各種問題。其次，應(yīng)結(jié)合相關(guān)檔案管理的規(guī)定，對紙質(zhì)人事檔案資料進行全面、系統(tǒng)地整理，合理編排卷宗目錄，并采用專門的檔案盒，并對裱糊不滿足規(guī)定標準或存在嚴重破損問題的檔案資料進行重新裱糊。若紙張偏大，則應(yīng)當進行折疊處理，對于裝訂邊較窄或者沒有留裝訂邊的檔案，應(yīng)進行加邊處理。最后，還要注重檢查裝訂完成后的檔案的封面姓名和內(nèi)容是否對應(yīng)，并將目錄表放在卷首位置，嚴格根據(jù)目錄進行資料的排列，對于信息不夠完整或者存在漏簽問題的檔案資料，應(yīng)及時退回檔案形成部門，待相關(guān)手續(xù)辦理完善之后才可重新歸檔。

7.統(tǒng)一要求，注重規(guī)范在檔案資料形成的過程中，相關(guān)部門和人員必須嚴格要求自身，對于出現(xiàn)的各種問題要及時核實和糾正，尤其要強調(diào)相關(guān)人員在進行材料填寫的時候必須確保姓名、出生年月、參加工作的時間等文字和數(shù)據(jù)的前后統(tǒng)一、真實。此外，還要注意采用統(tǒng)一規(guī)格的材料和滿足檔案材料書寫要求的筆墨工具等，這樣才能從源頭上防止檔案材料不規(guī)范問題的出現(xiàn)。

8.嚴格做好人事檔案材料的收集、審核與整理工作相關(guān)人員必須嚴格遵循規(guī)范制度要求，將人事檔案資料的收集、整理與歸檔工作落實到位，在進行檔案收集的時候，不僅要考慮到相關(guān)規(guī)范，同時還必須關(guān)注人才成長的需要，適當擴大收集范圍，重點抓好能反映醫(yī)務(wù)工作人員綜合能力與業(yè)績的材料，對于已經(jīng)收集完成的人生電感材料，應(yīng)認真檢查、核實，杜絕出現(xiàn)虛假材料信息或者填寫不規(guī)范、內(nèi)容不完整的材料，對于缺乏相關(guān)手續(xù)的材料，要及時進行補辦，并提出明確的限期要求，避免不滿足要求的材料歸入到人事檔案之中，最終造成嚴重的后果。此外，在對人事檔案進行整理的時候，必須使用統(tǒng)一的檔案夾等工具，確保檔案材料分類準確、目錄清晰、編排層次合理、裝訂規(guī)范，進而實現(xiàn)人事檔案管理標準化、規(guī)范化的目標，使醫(yī)院人事檔案管理的整體水平得到有效提升。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案是醫(yī)院開展各項人事活動的重要參考依據(jù)，而要確保人事檔案的完整性、真實性與可靠性，首先就必須做好人事檔案管理工作。及時收集和保存相關(guān)人事檔案資料。從當前的現(xiàn)狀來看，我國不少醫(yī)院在人事檔案管理工作上都還存在一些問題，如檔案管理制度不完善、管理人員綜合素質(zhì)偏低、管理理念落后等，要解決這些問題，就必須進一步提高對檔案管理工作的重視度，建立健全人事檔案管理制度體系，同時還須加強人才隊伍的建設(shè)，更新管理觀念與管理技術(shù)。

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作者：劉佳 單位：濱州市優(yōu)撫醫(yī)院