人力資源中人事檔案管理的作用

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1、人事檔案管理不善造成的不利影響

人事檔案中對個人的信息記錄過于陳舊，由于已經(jīng)放入檔案的信息不會再經(jīng)過相關部門的審核鑒定，新放入的檔案也大都是一些程式化的信息，能夠真正的反映當事人最新動態(tài)情況的材料是相當少的，因此人力資源管理部門要想從這些繁多且復雜的人事檔案中獲取對企業(yè)有價值的信息，需要做很多方面的刪減和調查工作，這無疑會增加人力資源部門的不必要工作量。此外，目前絕大多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理大都以紙質檔案為主，隨著企業(yè)之間員工的流動性不斷加強，也給人力資源管理部門查閱人事檔案帶來很大難度，浪費了大量的人力物力，最終導致人力資源部門管理效率低下。

2、強化人事檔案管理對人力資源管理的促進作用

2.1為人力資源管理提供真實的個人信息

人事檔案是一個人存在的最有力的證明文件，它記錄著人一生的成長經(jīng)歷，可以說，當事人一生中經(jīng)歷的重要獎懲和變故都在人事檔案中有所記錄。真實的人事檔案記錄能夠使人事部門及時地發(fā)現(xiàn)新人，使人才得到充分的利用。人事檔案管理部門只有系統(tǒng)、有序、及時地開發(fā)人事檔案信息資源，有效地為企業(yè)提供真實可靠的人員信息，才能充分彰顯其部門的價值所在。

2.2利于評定人才，使人員最大化發(fā)揮作用

真實可靠的人事信息有助于人力資源部門動態(tài)分析員工的人生經(jīng)歷，了解員工的過去、現(xiàn)在和未來，為預測當事人的發(fā)展?jié)摿μ峁┯行У囊罁?jù)。盡管人事檔案中反映的人才類型各不相同、優(yōu)缺點各異，但只要有利于企業(yè)發(fā)展的都是有用人才。通過查看人事檔案提供的信息，使用各類人才時人力資源部門可以做到揚長避短，使人才得到最大效力的發(fā)揮，進而促進人員在各部門、系統(tǒng)、組織之間能夠合理有序地流動，更好地提升企事業(yè)單位的迅速發(fā)展。

2.3預測企業(yè)對人力資源的需要，便于更好的為社會服務

對人力資源需求產(chǎn)生作用的最主要因素來自單位的內部需求，通過對人力資源檔案進行有效的分析有助于人力部門及時了解企業(yè)變革與發(fā)展進程中對人才的不同需求，從而制訂合理的人力資源使用計劃。人力資源部門從人事檔案里獲取真實可靠的個人信息后，就可以科學有效地預測人力資源需求。結合本單位實際情況，可從以下幾個方面改善人事檔案的管理工作，首先可以通過建立整個公司的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。人事檔案管理信息化是以檔案原始記錄信息為基礎，利用現(xiàn)代化的計算機使人事檔案資源信息化，它通過在計算機上建立起各類規(guī)范且標準的目錄數(shù)據(jù)庫和內容數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案管理信息實時傳輸以達到資源共享的目的，提高人事檔案的利用價值；其次，要依據(jù)真實信息不斷更新在職人員的人事檔案，及時去掉過期的或者不真實的個人信息，實現(xiàn)對檔案的實時管理；最后，對人事檔案的管理是一項對個人綜合知識有著較高要求的工作。因此，人事檔案管理人員除了要具備必須的檔案管理和人力資源方面的專業(yè)知識外，還要掌握相應的計算機應用技術，從而提高工作效率，充分開發(fā)和利用人才，以便更好的服務于企業(yè)。

3、結束語

在企業(yè)的快速發(fā)展進程中,人力資源部門擔任著為企業(yè)選拔人才的重要角色。而真實可靠的人事檔案作為人力資源管理內容的一部分,是提升人力資源管理效率的一個有效途徑。傳統(tǒng)人事檔案管理越來越不能適應講求效率的市場經(jīng)濟的發(fā)展需求,而真實、規(guī)范、完善的信息化人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中越來越彰顯其不可替代的作用。建立規(guī)范且真實的企業(yè)人事檔案信息化管理平臺，促進人事檔案管理工作的順利進行是人力資源管理部門的重要責任。

作者：蔡燕娜 單位：廣深珠高速公路有限公司