人力資源管理中人事檔案管理思考

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人事檔案管理屬于人力資源管理中的一部分，人力資源管理是否科學離不開人事檔案管理的輔助，通過人事檔案能夠了解人才的自身詳細情況，合理選擇需要的人才，而現(xiàn)階段人力資源管理中人事檔案管理存在問題，需要進一步有效提升人事檔案管理水平。

一、人力資源與人事檔案之間的關系分析

人力資源管理是與一定物力進行有效的結合人力，通過運用科學有效的方法合理組織、科學培訓、合理調配，使物力與人力之間形成合理的比例，做到知人善用。人事檔案為人力資源管理提供基礎信息，人事檔案管理直接影響了人力資源管理工作的效率。

二、人事檔案管理對人力資源管理的負面作用

1.虛假的人事檔案材料能夠阻礙人力資源的合理分配，虛假的人身檔案掩飾了檔案的真實性，如果存在這些缺乏真實性的人事檔案，那么人事檔案將失去使用價值。由于現(xiàn)在技術手段的提升出現(xiàn)了很多偽造學歷、偽造學士學位、個人簡歷造假、年齡造假的情況頻發(fā)，使人事檔案管理產生很多問題。檔案如果存在不對稱的信息將直接影響人力資源的合理分配，讓很多有才能的人員喪失就業(yè)機會。

2.如果人事檔案材料的管理缺乏集中性，使人力資源的管理效力降低。人事檔案需要客觀全面的介紹一個人的真實狀況，現(xiàn)在人事檔案材料中存在檔案內容抽象，材料簡單不細致，這樣很難通過檔案了解一個人的真實情況，對于企業(yè)通過人事檔案選拔人才的時候沒有任何參考價值，以至于直接影響到員工的正常晉升等等。

3.人事檔案材料管理方式陳舊，時效性不高，使人力資源的管理效率降低。我國現(xiàn)在已經步入了信息化時代，由于經濟的發(fā)展促進了科技的發(fā)展和創(chuàng)新，因此，人事檔案的管理方式、管理制度以及管理體系都需要及時更新，這樣才能適應社會的發(fā)展。如果人事檔案管理方式落后、管理制度得不到及時更新、管理體系不進行改革，那么直接影響新制度、新方式、新體系的發(fā)展，導致人事檔案管理效率不高。由于我國很多城市的人員的流動性大，如果不及時更新管理制度和技術水平，勢必將跟不上人事管理規(guī)劃的步伐，使人力、物力、時間大量的浪費。

三、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用

1.人事檔案它的具體內容是記錄了員工一生的個人經歷及其日后發(fā)展過程，企事業(yè)單位通過人事檔案才能真正了解一位員工的過去，從而通過檔案來衡量一名員工真正的發(fā)展?jié)摿?，從而有效避免人才被埋沒，企事業(yè)單位還可以通過人事檔案中的有效信息，最大限度的了解人才能否為自己的企業(yè)效力。

2.利用人事檔案企事業(yè)單位對人才能力的不同合理的安排適合他們的工作崗位，充分發(fā)揮人才的特長，為企事業(yè)的發(fā)展合理配置人力資源。

3.人力資源需求主要源于組織內部，真實有效的人事檔案能夠分析組織內部人力資源狀況能否適應快速發(fā)展的社會，從而制定科學的人力資源管理機制。

四、現(xiàn)代化的人力資源管理需要完善的人事檔案管理

1.人事檔案管理過程當中，應該及時更新規(guī)章制度，這樣才能適應人事檔案管理制度的發(fā)展，建立科學化、規(guī)范化、合理化人事檔案管理制度，才能幫助人事檔案管理更具有制度化與法制化。在人事檔案的管理中要建立完善保密的檔案材料傳遞系統(tǒng)，對人事檔案的登記過程進行監(jiān)督，真正實現(xiàn)動態(tài)管理，通過先進的科學技術手段來擬補人事檔案管理不足，還能將以前丟失的檔案材料查找出來，保證了人事檔案材料的完整。

2.將人事檔案集中納入人力資源統(tǒng)一管理中，人事檔案能夠更加真實的反映一個人的全貌，做為人事檔案的管理人員需要采取現(xiàn)代科學手段及時有效的更新全體人員的所以與工作相關的情況，在工作中為全體人員建立真實的人事材料，充實檔案的具體內容。

3.人事檔案管理人員要具備較高的政治素質、良好的職業(yè)道德，拓寬檔案管理人員的知識領域，才能提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好的適應全新的檔案管理方式。同時我們對于檔案管理人員的服務意識要進行提升，更好的為人力資源管理和高層決策提供有效的服務。

五、人事檔案管理對于提高人力資源管理的作用分析

1.檢索工具要進行科學的完善，建立合理的人事檔案管理目錄人事檔案檢索工具要具備多種類、高功能、檢索效率快，檔案檢索工具要滿足檔案信息保存的需要，我們要滿足檔案與日劇增的需求，我們要建立檔案數據庫并根據數據庫的情況建立檔案的檢索目錄。檢索工具要設計的簡單方便使用，符合人事檔案使用的習慣，符合檔案內容資料和形式特征。

2.人事檔案管理人員要參與單位的薪酬管理制度為了能夠更好的提高人事檔案管理在人力資源管理中的作用，作為檔案管理工作人員要參與單位薪酬評判，從而制定合理的薪酬制度。逐步推廣績效工資，增加業(yè)績，制定績效考核機制、獎金分配機制。

3.做為人事檔案管理人員要進行定期的教育培訓，并建立獎金與工作掛鉤機制提升人事檔案在人力資源管理中的作用，人事檔案管理人員要進行定期的教育培訓。比如對檔案管理技術維護人員提供培訓教育課程，這對于建立完善的員工檔案提供幫助，對日后晉升、評定職稱有一定的幫助，為員工獎金評定提供重要的參考依據。

4.人事檔案管理必須與人力資源管理相適應采用現(xiàn)代化科學技術管理手段對人事檔案信息進行有效的管理，利用網絡信息化管理方式爭強人力資源部門與外界人才之間的溝通交流，從而開放交流模式。伴隨我國知識經濟的進步，人力資源對于企事業(yè)單位的發(fā)展日益明顯，現(xiàn)階段的人才流動非常頻繁，促進了人才質量的提高。而政治體制的改革與深化，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為普遍使用的人力資源管理模式。

六、總結

真實有效的人事檔案能夠幫助人力資源建立與開發(fā)。因此，我們需要發(fā)揮人事檔案管理作用，促進人力資源管理發(fā)展。

作者：曾顯策 單位：柳河縣人力資源和社會保障局